Formularz dokumentu (dostępny po naciśnięciu Dodaj, po zaznaczeniu parametru Dokumenty – Amortyzacje) zawiera następujące informacje:

Środek trwały – numer inwentarzowy i nazwa środka trwałego, do którego wystawiony jest dokument. Przy dodawaniu nowego dokumentu na liście dokumentów środków trwałych po pierwsze należy określić odpowiedni środek trwały przez wpisanie numeru inwentarzowego lub przez wybór z listy środków trwałych, otwieranej przyciskiem .

Dokument – numer dokumentu, na podstawie którego dana operacja jest wykonywana.

Na dokumencie Ulepszenia pole Dokument nie występuje. Na dokumencie Ulepszenia na zakładce [Dokumenty] Operator ma możliwość wskazania listy dokumentów, których wartość składa się na podwyższenie wartości środka trwałego.

Kliknięcie w ikonę plusa otwiera listę z dokumentami z rejestru VAT. Jeżeli wybrany zostanie dokument z ewidencji dodatkowej to następne kliknięcie w ikonę plusa otwiera listę ewidencji dodatkowej. Kliknięcie w strzałkę obok ikony Plusa otwiera listę z następującymi opcjami: 

Wybór opcji Faktura zakupu VAT otwiera listę z rejestru zakupu VAT, na której widoczne są dokumenty z rodzajem: środki trwałe, środki transportu oraz nieruchomości. Jeżeli na dokumencie w rejestrze zakupu wybrane są odliczenia VAT na NIE wtedy na dokument ulepszenia przenoszona jest wartość brutto z dokumentu. Jeżeli wybrane będą odliczenia VAT na TAK bądź WARUNKOWO wtedy na dokument ulepszenia przenoszona jest wartość netto. Dodatkowo przenoszony jest numer dokumentu, data zakupu oraz opis z nagłówka.

Wybór opcji Ewidencja dodatkowa otwiera listę z ewidencji dodatkowej kosztów. Przenoszone są wartości: numer dokumentu (numer wewnętrzny), kwota, data operacji oraz opis z nagłówka.

Jeżeli wybrana jest opcja Bez wskazania dokumentu na liście dodawana jest pozycja z datą bieżącą oraz kwotą 0,00. Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty dokumentu. Należy w tym wypadku uzupełnić ręcznie numer dokumentu, kwotę oraz opis.

Ikona lupki na pozycji, która ma podpięty dokument z rejestru VAT, czy ewidencji dodatkowej powoduje otwarcie formularza dokumentu. Na pozycji bez wskazania dokumentu powoduje możliwość edycji pozycji. Dwuklik na pozycji, która ma podpięty dokument z rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej powoduje pokazanie się komunikatu: Zmiana numeru lub daty spowoduje usunięcie powiązania z dokumentem. Po zatwierdzeniu komunikatu istnieje możliwość modyfikacji pozycji. Zmiana numeru lub daty powoduje utratę powiązania z dokumentem i taka pozycja zachowuje się tak jakby była bez wskazania dokumentu. Ikona kosza powoduje usunięcie pozycji. Na pierwszą zakładkę [Ogólne] do pola Data operacji przenosi się najwcześniejsza z dat na liście dokumentów powiązanych. Użytkownik ma możliwość modyfikacji daty operacji. Do pola Zmiana wartości przenosi się suma z kolumny Kwota.

Zmiana wartości – jest to zmiana wartości środka trwałego. Jest ona aktywna dla dokumentów ulepszenia oraz przeszacowania.

Umorzenie – jest to wartość dokonanego odpisu w przypadku dokumentu amortyzacji, wartość dokonanych umorzeń w przypadku dokumentu przekazania  oraz wartość przeszacowania odpisów w przypadku dokumentu przeszacowania. Na dokumentach ulepszenia pole to jest nieaktywne. Jeśli chodzi o likwidację, wartość umorzenia to kwota ujemna wynikająca z wygenerowanych wcześniej odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli na Kartotece środka trwałego zaznaczono parametr Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa, wtedy kwoty umorzenia i zamiany wartości są wyświetlane dwukrotnie, odpowiednio dla potrzeb amortyzacji bilansowej i kosztowej.

Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Domyślnie proponowana jest tu kategoria z Kartoteki środka trwałego. Kategorię można również pobrać z listy kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem , ewentualnie wpisać bezpośrednio na formularzu dokumentu.

Metoda amortyzacji – jest to pole, gdzie widoczna jest metoda z Karty środka trwałego (jednorazowa, liniowa, degresywna, naturalna). W przypadku odpisu wprowadzanego bezpośrednio na liście dokumentów środków trwałych zawsze proponowana jest metoda amortyzacji: naturalna. W polu obok widoczna jest stawka amortyzacji z kartoteki środka trwałego oraz współczynnik, przez który mnożona jest dana stawka.

Nie pomniejszaj podstawy amortyzacji – jest to dodatkowy parametr, którego zaznaczenie powoduje nie pomniejszanie podstawy, od której jest naliczana amortyzacja w kolejnych latach podatkowych. Parametr może zostać wykorzystany w przypadku 30% odpisu wartości środka w roku zakupu.

Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Parametr można zaznaczyć pod warunkiem, że na karcie środka trwałego nie zaznaczono opcji W budowie. Zaznaczenie parametru na karcie środka trwałego powoduje zaznaczenie parametru na automatycznie wygenerowanym dokumencie amortyzacji. Parametr podlega edycji. Podczas księgowania dokumentu amortyzacji, na którym zaznaczono parametr Uwzględniaj przy księgowaniu w kosztach na badania i rozwój, kwota umorzenia trafia do kolumny Inne oraz do kolumny Koszty B+R na zapisie w Księdze Podatkowej.

Zapis księgowy – jeżeli dany dokument jest zaksięgowany, to w polu tym znajduje się numer oraz data dokumentu księgowego. Zapis księgowy można podglądnąć przez naciśnięcie przycisku .

Zakład – pole jest widoczne na dokumencie amortyzacji oraz likwidacji jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Wartość brutto – wartość początkowa (wartość bieżąca brutto) środka trwałego.

Okres od:, do: – data od, do obowiązywania danej osoby odpowiedzialnej czy miejsca użytkowania.

Przekazujący, przyjmujący pracownik – informacje o osobach odpowiedzialnych. Pola nieaktywne do modyfikacji. Generują się na podstawie zmian na karcie środka trwałego.

Dotychczasowe, docelowe miejsce użytkowania – informacje o miejscu użytkowania. Pola nieaktywne do modyfikacji. Generują się na podstawie zmian na karcie środka trwałego.

Opis – pole tekstowe z możliwością wpisania dowolnego opisu. Wartość z pola przenoszona jest na listę dokumentów środków trwałych do kolumny Opis. W przypadku dokumentu PT w polu będzie automatycznie podpowiadał się tekst Zmiana osoby odpowiedzialnej od dnia i/lub Zmiana miejsca użytkowania od dnia wraz z odpowiednimi datami, a następnie wartość z tego pola będzie przenoszona na wydruk dokumentu.

Wprowadził, zmodyfikował – zawiera kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Częściowa likwidacja środka trwałego

W programie istnieje możliwość dokonania częściowej likwidacji środka trwałego za pomocą dokumentu likwidacji  wraz z możliwością wskazania daty ujęcia likwidacji w wyliczeniach odpisów amortyzacyjnych oraz planu amortyzacji.

Na dokumencie likwidacji wprowadzanym ręcznie z poziomu Księgowość/ Dokumenty środków trwałych widoczny jest parametr Wylicz umorzenie oraz pole Data uwzgl. w amort., odpowiednio dla amortyzacji bilansowej i/lub kosztowej. W polu Zmiana wartości istnieje możliwość wpisania kwoty tylko w wartości ujemnej.

W polu  Data uwzgl. w amort. domyślnie ustawia się pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano częściowej likwidacji środka trwałego. Użytkownik ma możliwość jej zmiany. Data nie może być wcześniejsza niż data operacji. Nie może być również wcześniejsza niż pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu,  w którym likwidacja została dokonana. Od tej daty zmiana wartości środka trwałego uwzględniana jest w wyliczeniu odpisów amortyzacyjnych oraz planu amortyzacji.

Jeżeli data operacji jest wcześniejsza niż data wygenerowanych już dokumentów środka trwałego to podczas zapisywania dokumentu częściowej likwidacji pojawia się komunikat: W bazie są dokumenty środka trwałego z datą późniejszą niż data uwzględnienia w amortyzacji. Czy chcesz zapisać dokument?

Zaznaczenie parametru Wylicz umorzenie powoduje wyliczenie kwoty umorzenia jako ilorazu wartości wprowadzonej w polu Zmiana wartości i wartości bieżącej brutto środka trwałego, pomnożonego przez kwotę całkowitego umorzenia środka trwałego. Kwota nie podlega edycji. Jeżeli na karcie środka trwałego zaznaczono parametr Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa, kwota umorzenia wyliczana jest tylko dla wartości bilansowej. Użytkownik ma możliwość samodzielnego uzupełnienia kwoty dla amortyzacji kosztowej.

Wartość umorzenia wyliczana jest na postawie wartości zapisanych na karcie środka trwałego, które to są zgodne z datą bieżąca ustawioną z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca. Jeżeli użytkownik na dokumencie likwidacji wprowadzi kwotę zmiany wartości i zapisze ten dokument to podczas ponownej jego edycji i zaznaczeniu parametru Wylicz umorzenie, kwoty wyliczone zostaną w oparciu o aktualne wartości widoczne na karcie środka trwałego.

Dokument częściowej likwidacji jest uwzględniany na wydrukach karty środka trwałego oraz wydrukach z listy środków trwałych. W przypadku wydruku historycznego widoczny jest w wartości bieżącej brutto oraz netto oraz wartości odpisów za bieżący okres zgodnie z datą dokumentu