Data aktualizacji: 16-10-2020
Co to jest Internetowa Wymiana Dokumentów?
Internetowa Wymiana Dokumentów to model współpracy pomiędzy Biurem rachunkowym a jego Klientem.
Klient Biura może pracować na programie Comarch ERP XT, Comarch Moje BR lub Comarch ERP Optima. Biuro Rachunkowe pracuje natomiast na rozwiązaniu Comarch ERP Optima w wersji dla Biur Rachunkowych. Współpraca polega na tym, że Klient wysyła zaszyfrowane i podpisane dokumenty. Wymiana odbywa się elektronicznie poprzez Internet. Dokumenty w postaci zaszyfrowanej paczki trafiają na serwery Comarch skąd Biuro rachunkowe również przez Internet odbiera je i wczytuje do bazy. Biuro może również przesyłać dane do bazy Klienta.
W jaki sposób zabezpieczone są przesyłane dane?
Główne cechy zastosowanego rozwiązania:
- bezpieczeństwo danych – system został tak zaprojektowany, aby zapewnić jak największe bezpieczeństwo przesyłanych danych,
- poufność danych – uzyskiwana jest dzięki podwójnemu systemowi szyfrowania (paczki danych są szyfrowane/deszyfrowane asymetrycznie parą kluczy RSA oraz przesyłane szyfrowanym kluczem symetrycznym protokołem opartym o TLS 1.2 / SSL 3.0),
- integralność danych – jest zapewniona dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego (paczki są podpisywane kluczem prywatnym strony wysyłającej) i strona odbierająca ma pewność, że dane nie zostały zmodyfikowane,
- zabezpieczenia serwera – (takie jak wymuszanie haseł, czy szyfrowanie całej transmisji uniemożliwiające przechwycenie hasła) uniemożliwiają nieautoryzowane usuwanie danych z serwera oraz wysyłanie na serwer.
Jak uruchomić Internetową Wymianę Dokumentów?
Krok 1 – utworzenie konta w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR
Jeśli Klient nie posiada konta w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR, powinien utworzyć je zgodnie z instrukcją:
Do wykonania kolejnych kroków Biuro Rachunkowe będzie potrzebować adresu e-mail, na który utworzono konto oraz NIP Klienta.
Krok 2 – rejestracja na portalu www.iksiegowosc24.pl
Biuro Rachunkowe, które chce wymieniać dokumenty ze swoimi Klientami rejestruje się na stronie: https://www.iksiegowosc24.pl/rejestracja wybierając dowolny pakiet iKsięgowość24.
Krok 3 – konfiguracja programu Comarch ERP Optima w Biurze Rachunkowym
W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, a następnie na oknie Podaj dane uzupełnić pola:
- Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
- PIN – numer PIN Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
- Ustaw hasło – pole uzupełniamy dowolnym własnym hasłem. Hasło należy zapamiętać, ponieważ będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch,
- Potwierdź hasło.
Po zapisaniu zmian konto Internetowej Wymiany Dokumentów jest aktywne.
Krok 4 – dodanie Klienta Biura Rachunkowego w portalu www.iksiegowosc24.pl
Biuro Rachunkowe loguje się na portalu https://www.iksiegowosc24.pl/dla-biur-rachunkowych, przechodzi na zakładkę Moi Klienci i dodaje Klienta, wypełniając formularz. Po zapisaniu formularza na adres mailowy osoby kontaktowej Biura Rachunkowego wysyłana jest wiadomość informująca o dodaniu Klienta.
Krok 5 – dodanie Klienta Biura Rachunkowego w programie Comarch ERP Optima
Biuro Rachunkowe loguje się do bazy Klienta i przechodzi do konfiguracji.
- W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów Biuro Rachunkowe uzupełnia w tabeli dla Klienta (kolumna Nazwa bazy):
- Wymieniam dane – wybrać opcję „z Klientem”
- Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane – uzupełnić numerem Klienta Comarch, który Biuro Rachunkowe otrzymało w powiadomieniu mailowym po wykonaniu kroku 4.
Po uzupełnieniu danych w tabeli należy zapisać zmiany, potwierdzając hasłem ustawionym w kroku 3.
- W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona Biuro Rachunkowe ustawia identyfikator księgowości, wpisując w pole: KSIEG .
- W menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Praca rozproszona/ Parametry Biuro Rachunkowe wskazuje dowolny folder na dysku, w którym będą przechowywane pliki z wymienianymi dokumentami.
Jak wysyłać i odbierać dokumenty?
Wymiana dokumentów w Comarch ERP XT
Klient pracujący na Comarch ERP XT w dowolnym momencie (np. po zakończeniu miesiąca) przesyła dokumenty do Biura Rachunkowego przyciskiem Wyślij dane do księgowego, który znajduje się na pulpicie aplikacji. W oknie wysyłki Klient wskazuje okres, z którego zostaną przekazane dokumenty. Może również skorzystać z dodatkowej opcji ponownego wysłania wszystkich dokumentów, gdyby pojawiła się taka potrzeba.
Wymiana dokumentów w Comarch Moje BR
Klient pracujący na Comarch Moje BR na pulpicie swojej aplikacji przed wysyłką pierwszego dokumentu otrzyma komunikat o konieczności potwierdzenia współpracy z Biurem Rachunkowym.
Po zaakceptowaniu zostaje uruchomiona automatyczna wymiana danych. Do Biura Rachunkowego od tego momentu przesyłane są:
- faktury sprzedaży, które zostały zatwierdzone przez Klienta,
- dokumenty kosztowe, które zostały wprowadzone do aplikacji i wysłane przez Klienta.
Wymiana dokumentów w Comarch ERP Optima
Wysyłanie i odbieranie danych odbywa się poprzez opcję Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport/Import.
Aby przesyłać informacje o podatkach i fakturach za usługi Biura, zaznacz na oknie eksportu pozycje: Faktury za usługi księgowe i Płatności do deklaracji. Te opcje eksportu są dedykowane pod współpracę z Klientami korzystającymi z aplikacji Comarch Moje BR. Opcja będzie wkrótce również dostępna dla Klientów korzystających z Comarch ERP XT.
Biuro Rachunkowe może odbierać dokumenty wysłane przez Klientów seryjnie poprzez moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość ustawienia automatycznego eksportu i importu danych. Zobacz tę funkcję na filmie
FAQ – najczęściej zadawane pytania
W tej części opisane zostały możliwe komunikaty, wyświetlające się podczas pracy z Internetową Wymianą Dokumentów.
Nie można dokonać autoryzacji na serwerze Comarch.
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy dane podane przy aktywacji konta Internetowej Wymiany Dokumentów w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów są nieprawidłowe lub brak połączenia z serwerem.
Biuro powinno sprawdzić wprowadzone dane: Numer Klienta (ID), PIN oraz połączenie z Internetem.
Komunikat pojawia się także w przypadku, gdy przy zapisywaniu zmian w ustawieniach Internetowej Wymiany Dokumentów zostanie wprowadzone inne hasło, niż ustawione przy aktywacji konta. Biura Rachunkowe mogą dokonać resetu hasła po zalogowaniu na www.iksiegowosc24.pl w zakładce Konto.
Konto o ID [ID Klienta] nie istnieje.
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy Biuro Rachunkowe w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/Internetowa Wymiana Dokumentów w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane wpisuje numer Klienta, który nie posiada konta Internetowej Wymiany Dokumentów lub gdy konto istnieje, ale nie doszło do synchronizacji.
Od dodania Klienta na www.iksiegowosc24.pl musi minąć około 1 godzina, zanim możliwe będzie skonfigurowanie wymiany w programie Comarch ERP Optima.
Błąd przy imporcie paczki. Wiadomość została zaszyfrowana innym kluczem niż aktualnie posiadany. Usuń oczekujące paczki i wyślij je ponownie.
Komunikat pojawia się w Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import w sytuacji, gdy obecnie posiadany przez Biuro certyfikat jest inny od tego, obowiązującego w momencie wysyłki dokumentów przez Klienta.
Wysłanej na inny certyfikat paczki z dokumentami nie będzie można już odebrać i należy ją usunąć z Narzędzia/ Skrzynka IWD. Klient powinien wysłać paczkę ponownie. Jeśli podczas importu nowej paczki z dokumentami pojawi się ten sam komunikat, należy odświeżyć certyfikat w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów za pomocą przycisku Odnowienie certyfikatu.
Konto Klienta Comarch ERP XT pracuje w trybie testowym
Sprawdź, co może być powodem na stronie https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/komunikat-o-koncie-testowym-dla-uzytkownika-iwd/