Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować.
W przypadku modułów Handel, Handel Plus podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:
- W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
- Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
- Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Na Fakturach Zakupu oraz Fakturach Zakupu od Rolnika Ryczałtowego powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby skopiować dokument należy:
- otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur),
- ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany,
- fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+
, - otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane).
Kopiowanie płatności na dokumentach
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego.
Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki [Ogólne].
Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.
Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami, których obsługę można włączyć w modułach Handel, Handel Plus (na zakładce [Kaucje] na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje:
- Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
- Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
- Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje].