Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mail za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima (szczegóły konfiguracji zostały opisane w artykule).

Skrzynka pocztowa podzielona jest na dwa panele. W lewym panelu dostępna jest lista folderów, w prawym panelu lista wiadomości z wybranego folderu. Jednocześnie można wyświetlić zawartość tylko jednego folderu. Z poziomu skrzynki pocztowej z każdego folderu, możliwa jest wysyłka e-maili, edycja i usunięcie istniejących. W zależności, która opcja zostanie wybrana, wiadomości zapiszą się w odpowiednich folderach, przykładowo:

– jeśli użytkownik wybierze Zapisz  – wiadomość zostanie zapisana w kopiach roboczych,

– jeśli użytkownik wybierze jedną z opcji – wiadomość zostanie zapisana w skrzynce nadawczej.

Ponadto możliwe jest przenoszenie wiadomości między folderami. Wiadomość można przenieś przeciągając ją za pomocą myszki ( należy ustawić się na liście, na wybranej wiadomości i prawym przyciskiem myszki przeciągnąć do innego folderu). 

Lista wiadomości wyświetlona z każdego folderu jest taka sama, może różnić się kolejnością wyświetlanych kolumn oraz zawartością niektórych z nich. W każdym z folderów, na liście wiadomości dostępne jest menu kontekstowe. Oprócz standardowych opcji, można również wysyłać wiadomości a w przypadku folderu skrzynka odbiorcza, elementy wysłane, załatwione, usunięte oraz kopie robocze – dostępna jest opcja Oznacz jako przeczytane oraz Oznacz jako nieprzeczytane.

W każdym folderze pod listą e-maili znajduje się przycisk domyślnie nazwany Kontrahent – analogiczny jak na formularzu e-maila (Podmiot) ułatwiający  filtrowanie listy maili do tych, które mają przypisany podmiot o wskazanym akronimie. Z menu przy tym przycisku można wybrać również inne podmioty np. Pracownik/Bank/Wspólnik/Urząd. Jeśli jest wybrany jakiś podmiot, to dodając nową wiadomość, na formularz przenoszony jest ten podmiot wraz z jego adresem e-mail.

Filtrowanie wiadomości na koncie o typie IMAP

W przypadku konta o typie IMAP filtrowanie w panelu filtra po treści wiadomości wiąże się z wyszukiwaniem na serwerze poczty. Z tej przyczyny taka operacja może trwać dłużej. Jednocześnie istotne jest, że nie każdy serwer pocztowy pozwala na wyszukiwanie.

W przypadku filtrowania wiadomości, wyszukiwana fraza musi zawierać co najmniej trzy znaki. W ten sposób można wyszukiwać wiadomości po określonym słowie. Aby filtrować wiadomości po konkretnej frazie należy ją wpisać w cudzysłowie, np. „oferta handlowa”.

Skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej wyświetla się lista odebranych wiadomości. Lista składa się z następujących kolumn (układ domyślny):

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane szczegółowo tutaj.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – dodaj wiadomość

Zmień –  edytuj wiadomość

Usuń – usuń wiadomość

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w rozdziale Standardy w programie) a dodatkowo:

Podpisy – lista zdefiniowanych podpisów więcej w artykule Lista podpisów

Wyślij/ Odbierz wiadomość. Jeśli zostanie odebrana nowa wiadomość to na pasku stanu wyświetli się ikona .W trakcie odbierania/wysyłania wiadomości e-mail w pasku stanu wyświetli się informacja o liczbie wykonywanych operacji. W opisie wyświetlanym po najechaniu kursorem myszki widoczna jest dodatkowo objętość wysyłanych/odbieranych danych  np. Odebrano 4MB z 30 MB. Lista wiadomości jest odświeżana dopiero po zakończeniu wyślij/ odbierz.

Parametry Wyślij – opcje: odpowiedz/ prześlij dalej/ odpowiedz wszystkim

Przekaż – przycisk pozwala na zmianę operatora prowadzącego w obrębie danego konta firmowego, do którego przypisanych jest wielu operatorów. Można wybrać tylko spośród operatorów, którzy są przypisani do danego konta. Po wyborze Przekaż pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia.

Załatw – kliknięcie w ta ikonę powoduje przeniesienie podświetlonej wiadomości do folderu „Załatwione”. Przenoszone są wszystkie maile z danego wątku (również te w innych folderach). Po wyborze Załatw pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Opcja Załatw działa zarówno dla zaznaczonych jak i podświetlonych elementów, czyli do załatwionych zostają przenoszone wszystkie maile powiązane z zaznaczonymi lub podświetlonymi wątkami. Ponadto funkcja Załatw jest dostępna również z poziomu formularza e-maila. Przy próbie przeniesienia wiadomości funkcją Załatw, program ostrzega o nieprzeczytanych mailach.

Przypisz podmiot – po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z możliwością wyboru zakresu dat. Program sprawdza czy adres e-mail z pola „OD” oraz „DO” występuje w słowniku podmiotów, jeśli tak – uzupełnione zostanie pole podmiot na wiadomościach w wybranym zakresie dat.

Skrzynka nadawcza

Lista wiadomości nadanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy wysłane

Lista wiadomości wysłanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy załatwione

Lista wiadomości załatwionych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy usunięte

Lista wiadomości usuniętych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Kopie robocze

Lista wiadomości w folderze kopie robocze obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn oraz możliwością wysłania listy zaznaczonych wiadomości Wyślij zaznaczone.

W przypadku kont o typie IMAP zawartość folderu kopie robocze (podobnie jak innych folderów) jest synchronizowana z serwerem poczty. Gdy w programie została zapisana wersja robocza wiadomości powiązana np. z wydrukiem czy dokumentem, to podczas jej edycji na innym kliencie poczty, po zapisie, usuwana jest stara treść wiadomości, a z serwera zostanie pobrana nowa wiadomość. Taka wiadomość nie będzie powiązana z dokumentem, jak to miało miejsce w przypadku wiadomości pierwotnej zapisanej lokalnie. Podobna sytuacja może wystąpić przy wysyłaniu tych wiadomości w innym kliencie poczty.

W przypadku jednoczesnego edytowania wiadomości roboczej w skrzynce pocztowej w programie i na innym kliencie poczty, po synchronizacji w folderze będą widoczne dwie wiadomości. Osobno zostaną zapisane zmiany wprowadzone z poziomu każdego klienta.

Podgląd wiadomości

Możliwy jest podgląd wiadomości e-mail bezpośrednio na liście w Skrzynce pocztowej. Daje to możliwość szybkiego podglądu zawartości maila bez konieczności jego otwierania.

Podgląd wiadomości dostępny jest z poziomu okna Skrzynka pocztowa.  Przy pierwszym otwarciu okna po prawej stronie pojawi się pasek Podgląd wiadomości. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczna jest treść maila. W panelu widoczna jest tylko treść wiadomości wraz z grafiką. Temat wiadomości oraz pozostałe informacje widoczne są na liście wiadomości. Przesuwając kursorem po liście wiadomości na panelu widoczna jest treść aktualnie podświetlonej wiadomości.

Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście wiadomości panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany, zmniejszając obszar przeznaczony na listę wiadomości.

Dodawanie własnych folderów

Można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery w skrzynce pocztowej. Przenoszenie folderów możliwe jest między folderami w obrębie jednego konta, nie można przenosić folderów pomiędzy różnymi kontami pocztowymi. Wiadomości e-mail można przenosić między folderami na różnych kontach. W sytuacji, gdy wiadomość zostanie przeniesiona pomiędzy folderami na różnych kontach w Historii wiadomości, w kolumnie Akcja, wyświetla się informacja, na jakie konto została ona przeniesiona.

Lista folderów widoczna jest w kształcie drzewa. Panel z folderami podzielony jest na dwie zakładki [Wg kont] oraz [Wszystkie]. W zakładce [Wg kont] widoczne są foldery pogrupowane wg kont pocztowych do których jest przypisany operator. W zakładce [Wszystkie] widoczne są foldery i maile ze wszystkich kont operatora do których jest przypisany. Operacje na folderach (dodawanie, usuwanie, zmiana nazwy) można wykonywać tylko w zakładce [Wg kont].

Nie można przenosić, zmienić nazwy i usuwać głównych zdefiniowanych w programie folderów tj.  skrzynka pocztowa, skrzynka nadawcza, elementy wysłane, załatwione, Elementy usunięte oraz Kopie robocze. Można natomiast tworzyć podfoldery do nich. Dodawanie folderów na tym samym poziomie co foldery domyślnie zdefiniowane w programie, możliwe po ustawieniu kursora na z gałęzi nadrzędnej np. konto pocztowe. Wymagane jest podanie nazwy dla nowo dodawanego folderu. Nie można w gałęzi drzewa na tym samym poziomie wprowadzić dwóch folderów o takiej samej nazwie. Jeżeli występują wiadomości lub podfoldery w folderze wówczas nie można usuwać takiego folderu. Operator powinien przed usunięciem folderu usunąć wszystkie wiadomości znajdujące się w tym  folderze oraz jego podfolderach.

W strukturze drzewa foldery główne domyślnie zdefiniowane w programie są umieszczone w pierwszej kolejności i nie podlegają sortowaniu. Dodawanie nowych podfolderów zakłada folder w danej gałęzi i foldery te są ustawiane w kolejności alfabetycznej w tej gałęzi. Dodawanie nowych folderów na głównej gałęzi założy foldery pod ostatnim folderem głównym, a dodane foldery zostaną posortowane alfabetycznie. Na obydwu zakładkach w nagłówku działa filtrowanie służące do wyszukania po nazwie folderów na drzewku.

Dla ułatwienia pracy z wieloma kontami e-mail, po wskazaniu kursorem określonego folderu skrzynki pocztowej, wyświetli się dodatkowy opis. Zawiera on informację o nazwie konta, do którego dany folder należy. W przypadku zakładki [Wszystkie], nazwa konta wyświetlana jest tylko dla folderów utworzonych przez użytkownika.

Zarządzanie folderami w skrzynce pocztowej.

Wykonywanie operacji dla folderów odbywa się tylko na zakładce [Wg kont] dla wskazanego na drzewie folderu. Po wybraniu folderu na drzewie jego zawartość wyświetlana jest w skrzynce pocztowej. W przypadku wybrania gałęzi nie będących folderami jak gałęzie: Poczta, Archiwum lub dane konto pocztowe w skrzynce pocztowej lista wiadomości jest pusta.

Na wstążce w górnym menu dostępna jest grupa o nazwie Folder zawierającą opcje dotyczące zarządzaniem folderami. Grupa aktywna jest na zakładce [Wg kont]. Za pomocą przycisków dostępnych na wstążce w grupie Folder lub pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego można wybrać jedną z poniższych opcji:

Dodaj folder  – dodanie nowego folderu

Zmień – edycja nazwy folderu

Usuń – usuwanie folderu  z bazy danych

Przenoszenie folderów odbywa się poprzez przeciągnięcie folderów za pomocą myszki na wskazany folder. Przenoszenie folderów możliwe jest tylko w obrębie danego konta pocztowego. Przenoszona jest cała zawartość wskazanego folderu wraz z jego podfolderami.

Synchronizacja folderów i zarządzanie folderami w IMAP

Po poprawnym skonfigurowaniu konta w protokole IMAP i wykonaniu synchronizacji, w skrzynce pocztowej są widoczne zarówno foldery subskrybowane, jak i foldery lokalne. Dla rozróżnienia obu rodzajów katalogów, nazwy tych pierwszych są napisane standardową czcionką, a nazwy folderów lokalnych kursywą. W przypadku kont o typie POP3, nazwy katalogów są prezentowane standardowo. W tym protokole wszystkie foldery są lokalne, więc nie są rozróżniane.

Przy wejściu do skrzynki pocztowej w programie, w pierwszej kolejności, w celu zachowania spójności struktury katalogów, synchronizowana jest lista wszystkich folderów. Następnie wysyłane są na serwer nowe wiadomości. Potem zostają pobrane nowe wiadomości z serwera pocztowego, z subskrybowanych folderów.

Synchronizacja skrzynki pocztowej może się odbywać tylko na jednej instancji, dlatego wszystkie operacje przenoszenia, dodawania i usuwania wiadomości są wykonywane na bazie. Następnie na jednym stanowisku podczas synchronizacji te wszystkie zmiany są aktualizowane na serwerze.

W przypadku dłuższej pracy użytkownika na danej skrzynce pocztowej, jest ona synchronizowana zgodnie z ustawieniami dotyczącymi czasu pobierania wiadomości lub na żądanie za pomocą przycisku Wyślij/ Odbierz.

Jeżeli w tym samym czasie dana wiadomość zostanie przeniesiona z poziomu serwera i z programu Comarch ERP Optima do dwóch różnych folderów, to będzie ona widoczna w nowym katalogu w ramach akcji wykonanej na serwerze. Jednocześnie w skrzynce odbiorczej pojawi się e-mail z informacją o wycofaniu w programie operacji zmiany folderu dla tej wiadomości. Po wykonaniu synchronizacji, z poziomu skrzynki odbiorczej w programie możliwe będzie przeniesienie tej wiadomości do innego folderu.

Zmiany w strukturze katalogów wprowadzone z poziomu programu zostaną również odzwierciedlone na serwerze poczty, w szczególności utworzenie nowego subskrybowanego folderu, zmiana nazwy folderu, zapisanie wersji roboczej wiadomości, wysłanie lub przeniesienie wiadomości do innego folderu. Dozwolone jest przenoszenie folderów do innych folderów o takim samym statusie, np. lokalnych do innych folderów lokalnych. Utworzony nowy subfolder dziedziczy status z folderu nadrzędnego. Nie jest możliwa zmiana nazwy folderu, jego przeniesienie lub usunięcie podczas wykonywania synchronizacji.

Gdy na serwerze poczty nastąpiła zmiana nazwy subskrybowanego folderu, to w programie folder ten zostanie oznaczony jako lokalny. Jeżeli zawiera on wyłącznie pobrane nagłówki, z poziomu programu nie będzie możliwe otworzenie takich wiadomości. W tej sytuacji w konfiguracji folderów IMAP będą widoczne oba foldery (folder lokalny z nazwą sprzed zmiany oraz folder serwerowy ze zmienioną nazwą). Przy oznaczeniu subskrypcji dla folderu serwerowego ze zmienioną nazwą, wiadomości zostaną ponownie pobrane z serwera. Po zaznaczeniu subskrypcji folderu lokalnego, zostanie utworzony jego odpowiednik na serwerze i na serwer zostaną przeniesione wiadomości z programu.

Jeżeli na serwerze został usunięty folder zawierający wiadomości, to po synchronizacji będzie on widoczny w programie jako lokalny, bez możliwości pobrania pełnych treści wiadomości (jeżeli wcześniej pobrano tylko ich nagłówki).

W przypadku usunięcia folderu na serwerze i dodania drugiego z taką samą nazwą, a następnie przypisania do niego wiadomości – to po wykonaniu synchronizacji, w programie widoczny będzie ten folder z nową zawartością.

Podczas przenoszenia wiadomości do folderów subskrybowanych weryfikowane jest, czy katalog docelowy istnieje na serwerze pocztowym. Jeżeli w międzyczasie został on usunięty na innym kliencie poczty, a nowa struktura folderów nie została jeszcze zsynchronizowana po stronie Comarch ERP Optima, to przeniesienie wiadomości do takiego „nieistniejącego” na serwerze folderu zostanie wycofane. Jednocześnie w skrzynce pocztowej w programie pojawi się wiadomość informująca o tym niepowodzeniu.

Przeniesienie wiadomości, której nie ma na serwerze pocztowym, np. z folderu lokalnego do synchronizowanego, spowoduje utworzenie tej wiadomości na serwerze.