• możemy wystawić FS i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ,
• możemy wystawić FS, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru),
• możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży),
• możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży.

Ten ostatni mechanizm – zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FS – daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.

Warunki powodzenia takiej operacji to:

• zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto),
• wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Wydań Zewnętrznych

Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy standardowo zawiera:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Status – w kolumnie wyświetlane są informacje na temat dokumentów powiązanych z WZ:

• FS – dokument jest powiązany z Fakturą Sprzedaży,
• PA – dokument jest powiązany z Paragonem,
• RO – dokument został utworzony z Rezerwacji Odbiorcy,
• PF – dokument został utworzony z Faktury Pro Forma.

Magazyn – magazyn, z którego wydano towar.

Kontrahent – kod kontrahenta, któremu wydano towar.

Data wydania – data wydania towaru z magazynu.

Netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] w polu Koszt usługi lub wprowadzony na pozycji dokumentu, na zakładce [Szczegóły] w polu Koszt zakupu).

W oknie dostępne są przyciski:

 – księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:

• nie można korygować WZ będących w buforze,
• korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży/Paragonem,
• korekta WZ skojarzonego z FS/PA możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego, która spowoduje automatyczne wygenerowanie korekty do WZ. Przycisk „Utworzenie faktury sprzedaży” – utworzenie faktury sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednego lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).