W programie Comarch ERP Optima limity urlopu wypoczynkowego wyliczane są i wyświetlane na oknie ‘Lista limitów nieobecności’ (z poziomu menu dostępnych opcji przy przycisku Kalendarz). Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy urlop wypoczynkowy jest udzielany i rozliczany w ujęciu godzinowym, a nie w odniesieniu do ilości dni. Urlop jest udzielany w wymiarze tylu godzin, ile w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Art. 154.2 § 2 Kodeksu Pracy brzmi: “… 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy’, co oznacza, że w sytuacji zatrudnienia pracownika na niepełny wymiar etatu lub zmiany wymiaru etatu, ilości dni przysługującego urlopu będą widoczne w wielkościach ułamkowych.

W celu przedłużenia umowy z pracownikiem należy z poziomu listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku – datę podpisana kolejnej umowy (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zawierania kolejnej (przedłużania) umowy o pracę nie zmieniamy daty zatrudnienia. Datę zatrudnienia pozostawiamy z pierwszego zapisu pracownika, ponieważ pracownik został zatrudniony kilka miesięcy wcześniej i nie miał żadnej przerwy w tym zatrudnieniu.

Datę zawarcia kolejnej umowy odnotowujemy w polu „Data zawarcia umowy” – data, z którą podpisano kolejną umowę o pracę. Ponadto zmieniamy datę zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem   na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.

W oknie Eksport danych kadrowych znajduje się parametr Czas pracy zleceniobiorców z dwoma opcjami: Czas przepracowany z kalendarza oraz Uproszczone zestawienie czasu pracy. Zaznaczenie powyższych parametrów spowoduje eksport czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności oraz zestawienia czasu pracy zleceniobiorców.

Na oknie Importu danych kadrowych dostępnym z poziomu zakładki Narzędzia >Importy > Danych kadrowych > Z arkusza Excel dostępne są opcje dotyczące importu czasu przepracowanego oraz zestawienia zleceniobiorcy. Zaznaczenie opcji Czas przepracowany zleceniobiorcy spowoduje import czasu pracy do kalendarza (Nie)obecności dla pracownika, który ma w tym dniu umowę cywilnoprawną. Zaznaczenie opcji „Zestawienia zleceniobiorcy” umożliwia import uproszczonego zestawienia czasu pracy dla zleceniobiorcy mającego umowę rozliczaną według zestawienia.

W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odebrania nadgodzin w bieżącym i kolejnych miesiącach rozliczeniowych.

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowego typu wypłaty – potrącenie netto np. potrącenia komornicze lub składki na ubezpieczenia PZU. Aby taki element zdefiniować należy wejść w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat i dodać nowy składnik (ikoną plusa). Otworzy się konfiguracja typu wypłaty gdzie:

1. Na zakładce Ogólne: 
   • Podajemy nazwę (dowolna) np. Składka PZU oraz akronim (dowolny): Skł.PZU
   • Rodzaj – dodatek
   • Wybieramy Algorytm 1 – kwota (wartość tego potrącenia podamy w Kadrach na formularzu dodatku lub bezpośrednio w wypłacie)
   • Stała okresowa – Brak
   • Zaznaczamy, że definiowana wypłata jest potrąceniem (parametr ‘Potrącenie’)
   • Automatyczne korygowanie wynagrodzenia za czas nieobecności jest wyłączone          

2. 2. Zakładka Podatki/Nieobecności – po zaznaczeniu, że ten składnik jest potrąceniem wszystkie pozycje na tej zakładce ustawiają się jako ‘Nie dotyczy/Nie naliczać’ – czyli będzie to potrącenie od netta.

3. 3. Zakładka Szczegółowe:

4. Zapisujemy taki typ wypłaty.

5. Potrącenie możemy następnie dodać pracownikowi na liście dodatków w Kadrach jeżeli ma być naliczane np. co miesiąc (wpisując na formularzu dodatku wartość bezwzględną – czyli bez minusa) lub jednorazowo po naliczeniu wynagrodzenia na zakładce ‘Elementy wypłaty’.

Lista rodzajów dni wolnych, które można ustawić w planie pracy pracownika jest dostępna z poziomu System/Konfiguracja/Firma /Płace /Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy. Lista zawiera kilka standardowych pozycji. Użytkownik może dodawać także własne pozycje za pomocą zielonego plusa.

Aby dodatkowy składnik wynagrodzenia nie był uwzględniany przy wyliczeniu zajęcia komorniczego, w jego definicji dostępnej z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/Typy wypłat na zakładce ’Szczegółowe’ należy zaznaczyć parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń”. Po zaznaczeniu parametru, zajęcie wynagrodzenia policzy się bez uwzględnienia tego składnika.