• W Kadrach wyświetlamy Listę Właściciele.
    • Otwieramy nowy Formularz danych właściciela za pomocą przycisku plusa.
  • Wypełniamy wymagalne pola na zakładce Ogólne: Akronim, Nazwisko, Imię oraz uzupełniamy pola dotyczące adresu. Na zakładce 3 Etat:
    • W polu Data zatrudnienia/ zawarcia umowy/ rozpoczęcia pracy – podajemy datę rozpoczęcia działalności
    • Wybieramy Rodzaj zatrudnienia: Właściciel
    • Zaznaczamy parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu Stawka zaszeregowania pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, zapisywana w programie dla danego miesiąca z poziomu Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

    Uwaga
    W przypadku właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od obniżonej (preferencyjnej) podstawy wymiaru (30% minimalnego wynagrodzenia) lub dowolnej zadeklarowanej przez niego kwoty – nie zaznaczamy parametru ‘Dochód deklarowany’ – wpisujemy kwotę podstawy ręcznie w polu ‘Stawka’.
    • Na zakładce Ubezpieczenie (etat) należy uzupełnić informacje o ubezpieczeniach właściciela:
    • Kod tytułu ubezpieczenia np. 0510
    • Po zatwierdzeniu kodu przechodzimy klawiszem <Tab> przez kolejne pola – program proponuje objęcie pracownika ubezpieczeniami i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną wcześniej datą zatrudnienia.
    • Zaznaczamy parametr ‘Indywidualna DRA’ ponieważ właściciel będzie wykazywany na odrębnej deklaracji (powstaną wówczas dwie deklaracje DRA – jedna dla pracowników a druga dla właściciela) Standardowo parametr ten nie jest zaznaczony – program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami.

Uwaga
Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac dla właścicieli (lista płac o rodzaju ‘Właściciel’) i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie wykazany kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

  • Wybieramy Listy płac z menu głównego modułu Płace i Kadry.
  • Dodajemy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu W (Właściciel). Uzupełniają się pozostałe pola:
    • Rodzaj: Właściciel
    • Data wypłaty np. ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do:ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
    • Miesięcy wstecz: 0 (chcemy rozliczyć tylko bieżący okres)
  • Zapisujemy formularz – widzimy zieloną listę, czyli jest otwarta.
  • Z menu głównego modułu Płace i Kadry wybieramy Wypłaty pracowników.
  • Poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę o symbolu W za bieżący miesiąc. Ustawiamy kursor na nazwisku właściciela  i przyciskiem plusa  uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Następnie wchodzimy z poziomu Płace i Kadry do Deklaracji ZUS rozliczeniowych i dodajemy deklarację.
  • Na formularzu deklaracji w sekcji Rozliczenie właściciela wciskamy przycisk Właściciel i wybieramy z listy nazwisko właściciela (pozycję tą wypełniamy tylko w przypadku generowania DRA indywidualnie dla właściciela) 


W celu przedłużenia umowy z pracownikiem należy z poziomu listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku – datę podpisana kolejnej umowy (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zawierania kolejnej (przedłużania) umowy o pracę nie zmieniamy daty zatrudnienia. Datę zatrudnienia pozostawiamy z pierwszego zapisu pracownika, ponieważ pracownik został zatrudniony kilka miesięcy wcześniej i nie miał żadnej przerwy w tym zatrudnieniu.

Datę zawarcia kolejnej umowy odnotowujemy w polu „Data zawarcia umowy” – data, z którą podpisano kolejną umowę o pracę. Ponadto zmieniamy datę zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.



W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odebrania nadgodzin w bieżącym i kolejnych miesiącach rozliczeniowych.

Przykład

Odbiór nadgodzin w bieżącym miesiącu: 

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze etatu i jest rozliczany według kalendarza Standard godziny pracy 7:00-15:00.W dniu 02.02.2018r. przepracował 11 godzin, czyli za ten dzień należą się pracownikowi 3 nadgodziny. Ustalono, że 05.02.2018r. pracownik odbierze wypracowane wcześniej nadgodziny i skończy pracę wcześniej. Aby poprawnie odnotować odbiór nadgodzin w programie należy wejść w (Nie)obecności pracownika i otworzyć formularz dnia 02.02.2018 r. Następnie należy wprowadzić nowe wejście ikoną  i wprowadzić czas pracy ponad normę (15:00-18:00), strefę Czas przerwy oraz w polu ‘nadgodziny’ wybrać O.BM. Formularz dnia 02.02.2018 powinien wyglądać następująco:

W kolejnym kroku należy ustawić odpowiednio formularz dnia pracy, w którym pracownik będzie odbierać czas wolny za nadgodziny.Dzień należy podzielić na dwa wejścia. Pierwsze wejście tego dnia jest faktycznie przepracowanym czasem pracy w tym dniu. Zostało ono skrócone o liczbę godzin, które pracownik odbiera. Drugie wejście należy ustawić od godziny 12:00 do godziny 15:00 (jest to czas pracy, który pracownik odbiera) strefa Czas pracy podstawowy, nadgodziny W.PŁ. Formularz dnia 05.02.2018r. powinien wyglądać tak jak poniżej:

Więcej dokładniejszych informacji, przykładów oraz opisów zostało umieszczonych w biuletynie: Rozliczanie czasu pracy w modułach płacowych  



Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem   na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.

W oknie Eksport danych kadrowych znajduje się parametr Czas pracy zleceniobiorców z dwoma opcjami: Czas przepracowany z kalendarza oraz Uproszczone zestawienie czasu pracy. Zaznaczenie powyższych parametrów spowoduje eksport czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności oraz zestawienia czasu pracy zleceniobiorców.

Na oknie Importu danych kadrowych dostępnym z poziomu zakładki Narzędzia >Importy > Danych kadrowych > Z arkusza Excel dostępne są opcje dotyczące importu czasu przepracowanego oraz zestawienia zleceniobiorcy. Zaznaczenie opcji Czas przepracowany zleceniobiorcy spowoduje import czasu pracy do kalendarza (Nie)obecności dla pracownika, który ma w tym dniu umowę cywilnoprawną. Zaznaczenie opcji „Zestawienia zleceniobiorcy” umożliwia import uproszczonego zestawienia czasu pracy dla zleceniobiorcy mającego umowę rozliczaną według zestawienia.



W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowego typu wypłaty – potrącenie netto np. potrącenia komornicze lub składki na ubezpieczenia PZU. Aby taki element zdefiniować należy wejść w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat i dodać nowy składnik (ikoną plusa). Otworzy się konfiguracja typu wypłaty gdzie:

  1. Na zakładce Ogólne: 
    • Podajemy nazwę (dowolna) np. Składka PZU oraz akronim (dowolny): Skł.PZU
    • Rodzaj – dodatek
    • Wybieramy Algorytm 1 – kwota (wartość tego potrącenia podamy w Kadrach na formularzu dodatku lub bezpośrednio w wypłacie)
    • Stała okresowa – Brak
    • Zaznaczamy, że definiowana wypłata jest potrąceniem (parametr ‘Potrącenie’)
    • Automatyczne korygowanie wynagrodzenia za czas nieobecności jest wyłączone          
    1. Zakładka Podatki/Nieobecności – po zaznaczeniu, że ten składnik jest potrąceniem wszystkie pozycje na tej zakładce ustawiają się jako ‘Nie dotyczy/Nie naliczać’ – czyli będzie to potrącenie od netta.

      • Okres wypłaty potrącenia: co 1 miesiąc

    1. Zakładka Szczegółowe:

      • Zaokrąglenie z dokładnością do 0.01 zł. – standardowo.
      • Potrącenie: wpłynie na kwotę do wypłaty – zaznaczone
      • Potrącenie: nie będzie przyrównywane do najniższego wynagrodzenia – puste
      • Potrącenie: nie będzie uwzględniane przy liczeniu dopłat za nadgodziny – puste

  1. Zapisujemy taki typ wypłaty.
  1. Potrącenie możemy następnie dodać pracownikowi na liście dodatków w Kadrach jeżeli ma być naliczane np. co miesiąc (wpisując na formularzu dodatku wartość bezwzględną – czyli bez minusa) lub jednorazowo po naliczeniu wynagrodzenia na zakładce ‘Elementy wypłaty’.


Ponowne zatrudnienie osoby, która była już kiedyś pracownikiem naszej firmy, należy w programie odnotować za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Odszukujemy nazwisko osoby na Liście pracowników – Wszyscy, następnie za pomocą przycisku  ‘Aktualizacja zapisu’ odnotowujemy ponowne zatrudnienie, podając w oknie ‘Data aktualizacji’ datę zawarcia aktualnej umowy. Następnie po otwarciu formularza danych kadrowych wprowadzamy dane kadrowe i etatowe dotyczące nowej umowy o pracę, m.in. datę zatrudnienia / zwolnienia, informacje dotyczące stawki zaszeregowania i wymiaru etatu, dane dotyczące ubezpieczeń, itp.

Wprowadzony zapis aktualizacyjny będzie widoczny na ‘Liście zapisów historycznych pracownika’ – po podświetleniu pracownika i wybraniu z menu przycisku .



Lista rodzajów dni wolnych, które można ustawić w planie pracy pracownika jest dostępna z poziomu System/Konfiguracja/Firma /Płace /Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy. Lista zawiera kilka standardowych pozycji. Użytkownik może dodawać także własne pozycje za pomocą zielonego plusa.