Jeżeli pracownik ma powtarzalny czas pracy, np. pracuje tylko od poniedziałku do środy, a pozostałe dni ma wolne, wówczas najlepiej stworzyć dla niego oddzielny kalendarz. Czas pracy na kalendarz zostanie wprowadzony za pomocą odpowiednio skonfigurowanej serii kalendarza. Pracownik pracuje na 1/2 etatu, w poniedziałek i wtorek po 8 h, w środę 4 h. Z poziomu System / Konfiguracja /Firma / Płace / Serie kalendarzy dodajemy nową serię. Na zakładce Ogólne wprowadzamy nazwę oraz symbol serii. Przechodzimy na zakładkę Pozycje i dodajemy poszczególne dni: Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace/ Kalendarze dodajemy nowy kalendarz. Kalendarz przypisujemy na formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Etat, w polu Kalendarz. Jeżeli pracownik był wcześniej rozliczany wg innego kalendarza i chcemy zachować historyczność danych, wówczas zmianę należy wprowadzić poprzez Aktualizację zapisu.
Wstawianie serii. W formularzu wstawiania serii na zakładce Ustawienia podajemy okres, na który będzie naniesiona nasza seria – od dnia do dnia (zakres dat należy podać w ten sposób, aby rozpoczynał się od poniedziałku, jako początku tygodnia pracy).
. Po naniesieniu serii w kalendarzu obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy, a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
i określamy okres (wybrany rok), na jaki wprowadzamy standardowe święta. Zapisujemy kalendarz.
Czas pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W celu zdefiniowania nowego kalendarza dla takiego pracownika należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą W jaki sposób zdefiniować kalendarz na cały rok?
Dla osób niepełnosprawnych definiujemy nową Serię kalendarza, w której w dniach pracy wprowadzamy po 7 godzin pracy, np. Od godziny 08:00, Do godziny: 15:00.
Następnie w formularzu danych kadrowych pracownika niepełnosprawnego na zakładce Etat należy w polu Kalendarz ustawić nowy 7-godzinny kalendarz. Dodatkowo, w celu poprawnego wyliczenia limitu urlopu wypoczynkowego, w polu Norma do urlopu dla pełnego wymiaru etatu należy wpisać 7:00.
Program Comarch ERP Optima umożliwia definiowanie własnych, niestandardowych nieobecności w System/ Konfiguracja/Firma/Płace/Typy nieobecności. Na formularzu nieobecności wpisujemy nazwę i skrót oraz uzupełniamy pozostałe pola: Po dodaniu takiej nieobecności pracownikowi w wypłacie naliczy się element „wynagrodzenie za czas url. okoliczn.”. Można oczywiście rozliczyć tą nieobecność innym elementem wypłaty. Należy wejść w System/Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat i wprowadzić własny składnik wynagrodzenia, który posłuży rozliczeniu nieobecności. Po zapisaniu nowego typu wypłaty ponownie wchodzimy do System/Konfiguracja/Firma/Płace/Typy nieobecności w polu „rozliczenie nieobecności” zamiast „Wynagrodzenia za czas url.okoliczn.” wskazujemy dodany typ wypłaty. Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.
Aby naliczyć pracownikowi urlop wg zasad obowiązujących w pierwszym kalendarzowym roku pracy należy zaznaczyć parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ na zakładce nr 3 Etat w formularzu danych kadrowych.
Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 umożliwiono automatyczne ustawianie statusu parametru Limit urlopu – pierwsza praca na formularzu pracownika zgodnie z odnotowaną historią zatrudnienia. W zakładce Konfiguracja/Płace/Parametry dodano parametr Ustawiaj parametr 'Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia. Działanie parametru:
- zaznaczony – podczas zapisu formularza danych kadrowych nowo zatrudnionego pracownika, który nie ma odnotowanej historii zatrudnienia, bądź odnotowane zapisy w historii wskazują, że nie pracował w latach wcześniejszych, niż rok zgodny z datą zatrudnienia, automatycznie zostanie zaznaczony na jego formularzu parametr Limit urlopu – pierwsza praca. Jeśli pracownik ma odnotowane zatrudnienie we wcześniejszych latach w historii zatrudnienia powyższy parametr nie zostanie zaznaczony. Automatyczne ustawianie odpowiedniego statusu parametru Limit urlopu – pierwsza praca będzie wykonywane podczas zapisu formularza nowo dodanego pracownika oraz pracownika wprowadzonego już wcześniej, jeśli była edytowana historia zatrudnienia.
- nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – parametr Limit urlopu – pierwsza praca nie będzie miał automatycznie zmienianego statusu.
Plan pracy powinien zawierać informacje na temat harmonogramu pracy danej osoby. Domyślnie dane w tym oknie pobierane są z Kalendarza, wg którego jest rozliczany pracownik. Jeśli firma korzysta z Kalendarza Standard, to Plan pracy będzie skonfigurowany następująco: od poniedziałku do piątku praca w godzinach 7:00-15:00, sobota – dzień wolny i niedziela – święto. Poszczególne dni będą miały oznaczenie czerwonymi krzyżykami, co oznacza, że operator nie modyfikował żadnego z tych dni ręcznie. Jeśli planowo danej osobie chcemy zmienić harmonogram, to w kolejne dni należy wejść przy użyciu przycisku lupy i zmienić godziny pracy lub typ dnia. Po jakiejkolwiek modyfikacji użytkownika dzień zostanie oznaczony na kolor zielony/ turkusowy. Z Planu pracy dane są zaczytywane do okna, gdzie wpisywany jest Czas pracy / Nieobecności.
Przy pracowniku zatrudnionym na część etatu często występuje w praktyce sytuacja, że przez np. 3 dni w tygodniu praca jest zaplanowana po 8 godzin, a przez pozostałe 2 dni są dniami wolnymi. Wówczas w Planie pracy powinno być to odnotowane. Przykładowo: poniedziałek – środa praca od 8:00 do 16:00, czwartek – sobota: dzień wolny, niedziela – święto. Gdy plan nie zostanie odpowiednio zmodyfikowany, za dni wolne policzone zostanie wynagrodzenie poniżej normy, a za dni pracy po 8 godzin dopłaty do nadgodzin i wynagrodzenie powyżej normy. Wynika to z faktu, że każdy dzień standardowego kalendarza przeliczany jest proporcjonalnie wg wymiaru etatu.
Użytkownicy mają możliwość wybrania następujących typów nieobecności:
- urlop macierzyński z dwoma przyczynami do wyboru: urlop macierzyński 100% i urlop macierzyński 80%.
- urlop rodzicielski z trzema przyczynami do wyboru: urlop rodzicielski 100%, urlop rodzicielski 80% i urlop rodzicielski 60%,
W celu odnotowania takiej nieobecności należy po wejściu w kalendarz (Nie)obecności pracownika dodać plusem nieobecność i formularzu nieobecności wybrać typ nieobecności (urlop macierzyński lub rodzicielski), podać daty a następnie określić przyczynę (urlop macierzyński 100%, urlop macierzyński 80%, urlop rodzicielski 100%, urlop rodzicielski 80% lub urlop rodzicielski 60%).
Po wprowadzeniu jednej z tych nieobecności w wypłacie naliczy się odpowiedni zasiłek w wysokości 100%, 80% lub 60%.
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość odnotowania pracownikowi pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Aby odnotować rozpoczęcie pracy na część etatu w trakcie trwania ww. urlopu należy wykonać aktualizację danych kadrowych pracownika z dniem, od którego pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu pracownika za pomocą przycisku 
należy wprowadzić informacje dotyczące pracy podczas urlopu rodzicielskiego. Należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu oraz stawkę. Można również wskazać kalendarz, na podstawie którego pracownik będzie rozliczany.
