W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów można tworzyć schematy numeracji dokumentów. Jeżeli dla dokumentu rozchodu/ przychodu jako jeden z członów numeru wskażemy [serię] to w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serie dokumentów dla tego typu dokumentu należy zdefiniować konkretne nazwy serii. Wykorzystując ten schemat podczas tworzenia dokumentu będzie można wybrać serię spośród pozycji zdefiniowanych na tej właśnie liście lub dodać nową serię wybierając z rozwijanej listy opcję <Nowa>.

Jeśli seria ma być uzależniona od Operatora wystawiającego dokument, wtedy definiując schemat numeracji należy zaznaczyć parametr Pobieraj serię domyślną dla operatora (parametr jest dostępny również na już istniejących schematach). Serię domyślną dla poszczególnych Operatorów należy definiować na formularzu Operatora (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce Parametry.

Pytanie pojawia się w momencie zatwierdzania dokumentu, który został wystawiony przed 01.11.2019 r. z odwrotnym obciążeniem i zostaje przekształcony do dokumentu handlowego po 31.10.2019r. Zgodnie ze zmianą w ustawie VAT tego typu transakcje od 01.11.2019 r. muszą być rozliczane z użyciem mechanizmu podzielonej płatności. Jeżeli użytkownik zaznaczy opcję TAK na pozycjach zostanie naliczony VAT zgodnie wartościami ustawionymi na karcie towaru. Status kontrahenta zostanie zmieniony z Podatnikiem jest nabywca na Krajowy oraz jeśli wartość brutto transakcji przekroczy 15 tys. PLN zostanie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność.

Więcej informacji na temat mechanizmu podzielonej płatności

Komunikat ten pojawia się, gdy próbujemy anulować dokument przychodowy z towarem, który zastał już (chociaż w części) wydany z magazynu. Aby możliwe było anulowanie takiego dokumentu należy wcześniej anulować dokumenty rozchodowe związane z konkretną dostawą.

Aby sprawdzić, jakimi dokumentami towar ten został wydany z magazynu możemy zastosować filtr na listach dokumentów rozchodowych np. WZ, który po podaniu numeru dokumentu PZ pokaże wszystkie dokumenty magazynowe jakimi towar z podanego dokumentu PZ został wydany. Dokumenty handlowe znajdziemy wtedy jako dokumenty powiązane na zakładce Dokumenty. Filtr ten znajduje się w biuletynie na stronie pomocy:

.https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2020_6/index.php/dokumentacja/opt042-dodatkowe-mozliwosci-filtrowania-list-w-programie/

Inną możliwością jest wyszukanie w historii towaru wszystkich dokumentów rozchodowych wystawionych po dacie dokumentu, który chcemy anulować. Następnie należy sprawdzić czy dokumenty magazynowe wystawione na dany towar po tej dacie dotyczą rzeczywiście tej dostawy. Aby to zrobić należy otworzyć dany dokument magazynowy i wywołać podgląd wydruku Wydanie Zewnętrzne (GenRap) Wzór – pobrane dostawy. Na tym wydruku podane jest z jakiej dostawy pobrano towar na dokument. Dokumenty handlowe tak jak i w poprzednim wypadku wyszukujemy jako dokumenty powiązane na zakładce Dokumenty.

Anulowanie należy zacząć od dokumentów handlowych, wystawionych najpóźniej. Czyli gdy np. do faktury sprzedaży wystawione były korekty, to anulowanie należy zacząć od korekty najpóźniej wystawionej, a następnie anulujemy następne dokumenty w kolejności odwrotnej do ich wystawiania. Podczas anulowania dokumentów handlowych Comarch ERP Optima pyta czy chcemy również anulować powiązane z nimi dokumenty magazynowe, należy potwierdzić chęć ich anulowania.

Jeśli towar z dokumentu, który chcemy anulować został przesunięty do innego magazynu dokumentem MM (Przesunięcie Magazynowe), to należy zgłosić się do Autoryzowanego Partnera Comarch w celu jego usunięcia, jest to jedyne możliwe rozwiązanie. Nie da się anulować dokumentu Przesunięcia Międzymagazynowego, a wystawienie odwrotnego MM (zwrot towaru) nie pozwoli w dalszym ciągu na anulowanie dokumentu przyjęcia, gdyż taka akcja traktowana jest jak nowa dostawa.

Komunikat ten oznacza, że w bazie danych programu znajdują się już Kontrahenci o podobnych danych do danych Kontrahenta wprowadzanego w tej chwili.

Program Comarch ERP Optima został wyposażony w mechanizm kontroli podobieństwa danych wprowadzanych na kartach kontrahentów. Zadaniem tego mechanizmu jest ostrzeganie Użytkownika (podczas zapisu karty kontrahenta) o występowaniu w bazie danych kart kontrahentów o identycznych lub podobnych danych. Kontrola podobieństwa jest wykonywana na podstawie zawartości pól zawierających nazwę Kontrahenta oraz jego numer NIP. Przy sprawdzaniu występowania podobnych kontrahentów nie są brani pod uwagę kontrahenci, dla których zaznaczono parametr Nieaktywny.

W przypadku nie zatwierdzenia komunikatu na wyświetlonej liście Kontrahentów uzyskamy możliwość podglądu kart Kontrahentów o podobnych danych do obecnie wprowadzanego. Jeżeli nie chcemy, aby program sprawdzał podobieństwa należy w System/Konfiguracja/Ogólne/Parametry dla opcji „Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów” zaznaczyć opcję brak.

Wybranie opcji Ostrzegaj spowoduje, że podczas zapisu po znalezieniu podobnego kontrahenta pokazuje się komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego kontrahenta (-ów).. Wybranie opcji Tak powoduje zapis zduplikowanej karty kontrahenta.

Komunikat pojawia się podczas zapisu formularza definicji atrybutu typu lista, jeżeli na zakładce [Pozycje listy] została zmodyfikowana lista wartości atrybutu (zmieniono lub usunięto wartości, które występują na towarach).

Wybór opcji Nie powoduje powrót do edycji listy.

Wybór opcji Tak powoduje wykonanie operacji i zamknięcie okna definicji atrybutu. Na wszystkich kartach cennikowych, na których występuje atrybut, w przypadku:

• modyfikacji wartości atrybutu, zaktualizowana zostanie jego wartość zgodnie z definicją
• usunięcia wartości z definicji, przypisany atrybut zostanie usunięty wraz z wartością

Aby zweryfikować, na których kartach cennikowych znajduje się konkretny atrybut, można dodać kolumnę na liście cennikowej (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/Zasoby), w której wyświetlona zostanie odpowiednia wartość atrybutu.

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na dowolnym nagłówku kolumny pojawi się menu. Należy kliknąć opcję „Wybór kolumn”, a następnie dwukrotnym kliknięciem lub metodą „przeciągnij i upuść” przenieść kolumnę z odpowiednim atrybutem na listę.

Po dodaniu kolumny, w polu z filtrem można wpisać wartość atrybutu, aby wyfiltrować konkretne wartości.

Po zastosowaniu filtra, na liście widoczne są towary z wartością atrybutu, która została wpisana w okno z filtrem.

Jeśli w definicji atrybutu KOLOR zmieniona zostanie wartość listy „czerwony”, na „pomarańczowy”, wówczas zmiana zostanie zastosowana na wszystkich kartach cennikowych, posiadających atrybut KOLOR o wartości „czerwony”:

Komunikat pojawia się, gdy dla którejkolwiek z występujących w programie walut nie został ustalony kurs waluty albo, gdy w transakcjach lub w cenniku zastosowano walutę, która nie istnieje w konfiguracji (np. został importowany cennik z pliku XML, gdzie występują towary w walucie niezdefiniowanej w konfiguracji).

Należy ustalić jakie waluty występują na transakcjach lub w cenniku i dodać w konfiguracji brakującą walutę (w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).

Należy też dla każdej waluty ustawić kurs waluty dla domyślnego typu kursu (który typ kursu został ustawiony w programie jako domyślny należy sprawdzić z poziomu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut).

Kurs waluty można ustawić w menu System/ Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty/ przycisk  Notowanie kursu dnia.

W sytuacji, kiedy włączony jest parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry, program odwołuje się do ostatnio ustawionego kursu. Jeśli dla danej waluty nigdy nie był wprowadzony kurs – komunikat o błędzie nadal będzie się pojawiał. Wystarczy wprowadzić notowanie kursu dnia z datą wstecz, do którego program będzie się odwoływał.

Natomiast, jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas należy codziennie uzupełniać kursy walut. Można ustawić parametr Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry. Wówczas uaktywni się parametr: Pokazuj okno wprowadzania kursu dnia od godziny:, umożliwiający określenie od jakiej godziny po zalogowaniu do bazy (w przypadku braku wprowadzonego kursu na bieżący dzień) ma pojawiać się okno Wprowadzanie kursu dnia.

Dodatkowo istnieje możliwość automatycznego pobierania kursów. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatycznie pobieraj kursy walut znajdujący się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry. W przypadku zaznaczenia parametru, po zalogowaniu do bazy firmowej program pobierze kursy walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20.

Komunikat może wystąpić w przypadku odwołania się funkcji do rekordu, którego nie ma lub pola, które jest puste w bazie danych. W przypadku wystąpienia komunikatu, np. przy próbie zapisu dokumentu na stałe (zakładając, że jest już zapisany do bufora – kolor zielony), można na jego podstawie wystawić taki sam nowy dokument, natomiast stary usunąć. Jeśli problem nie ustąpi należy zgłosić się do Autoryzowanego Partnera Comarch. W przypadku, gdy nie jest to jednorazowy przypadek, należy zgłosić problem na adres: optima@comarch.pl z opisem wykonywanych czynności.