W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr ’Licz zasiłki ZUS’ znajdujący się z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

  • zaznaczony [v] (domyślnie): program zawsze nalicza zasiłki
  • nie zaznaczony [ ]: program nie nalicza zasiłków. 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Przykład

Firma była na tyle mała, że w 2019 r. nie wypłacała zasiłków w imieniu ZUS, ale w związku ze wzrostem zatrudnienia (powyżej 20 pracowników) od  stycznia 2020 r. ma obowiązek wypłacać zasiłki ZUS. W konfiguracji wprowadzamy to w następujący sposób.
Po wejściu w „Zobowiązania wobec ZUS/PFRON”, ustawiamy w nagłówku styczeń 2019, następnie usuwamy zaznaczenie przy parametrze „Licz zasiłki ZUS” (domyślnie w nowych bazach parametr jest zaznaczony „od zawsze”) i zapisujemy ustawienie za pomocą przycisku „dyskietki” – obok zmodyfikowanego parametru wyświetli się data 2019-01-01. Następnie zmieniamy miesiąc/rok w nagłówku okna na styczeń 2020, zaznaczamy parametr „Licz zasiłki ZUS” i zapisujemy ustawienie przyciskiem „dyskietki” – obok ponownie zmienionego parametru wyświetli się data 2020-01-01.

Gdy następnie będziemy przeglądać konfigurację firmy, to po wybraniu w nagłówku okna dowolnego miesiąca z 2019 roku, zobaczymy niezaznaczony parametr „Licz zasiłki ZUS” i obok niego datę 2019-01-01. Jeśli wybierzemy jakikolwiek miesiąc późniejszy niż grudzień 2019, to zobaczymy zaznaczony parametr i datę 2020-01-01. Rozliczenia nieobecności w wypłatach również będą zgodne z tymi ustawieniami – to znaczy w wypłatach za okres 2019 r. zasiłek chorobowy ZUS (po przekroczeniu 33/14 dni) pokaże się w kwocie 0,00 zł, a w wypłatach za 2020 r. w takim przypadku naliczy się odpowiednia niezerowa wartość zasiłku.



Pierwszym krokiem jest zaznaczenie w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry  parametru Wykazuj na deklar. ZUS wypłatę pracownika po wyrejestrowaniu z kodem 3000. Następnie należy uzupełnić na formularzu danych kadrowych pracownika datę zwolnienia oraz informację o wyrejestrowaniu pracownika (zakładka 4.Ubezpieczenie (etat)). Jeśli wykonamy te dwa kroki i wypłata pracownika będzie naliczona na liście płac, która ma ustawioną datę wypłaty przypadającą w kolejnym miesiącu po wyrejestrowaniu w wypłacie pojawi się kod 3000.



Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

  1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
  2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
  3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

 



Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Inne informacje w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: ’Nie naliczać składek na FP’ oraz ’Nie naliczać składek na FGŚP’.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku  z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z  opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo (np. przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego), w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

 



Zgodnie z obowiązującymi przepisami składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 %. Składkę zdrowotną Płatnik pobiera z dochodu pracownika i w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru odlicza od zaliczki na podatek dochodowy.

Jeżeli jednak wyliczona składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, wówczas Płatnik jest obowiązany obniżyć wyliczoną składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru do wysokości zaliczki na podatek dochodowy (art. 83 ust.1 ustawy zdrowotnej – Dz.U.z 2004 r., nr 210, poz. 2135). Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik uzyskuje w danym miesiącu niskie wynagrodzenie.

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. Decyduje o tym parametr ’Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku’ dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – zakładka  Ubezpieczenie (etat).

Uzupełniając informacje dotyczące ubezpieczeń pracownika, po wpisaniu kodu ubezpieczenia, program domyślnie zaznacza parametr – w wypłacie składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku. Wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż obliczając składki na ubezpieczenia oraz zaliczkę podatku, uwzględniane są wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji.

Przykład

Poniżej zaprezentowano przykładowe naliczenie wynagrodzenia pracownika z zastosowanym ograniczeniem składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatku.

Założenia: Pracownik zatrudniony jest na 1/2 etatu, osiąga wynagrodzenie w wysokości 1200,00 zł miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów wynoszą dla pracownika 300,00 zł, zaliczkę na podatek dochodowy zakład zmniejsza o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, czyli od października 2019 r. o kwotę 43,76 zł.

WyszczególnieniePoz.Obciążenia składkowo-podatkowe
Wynagrodzenie11200
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1)21200
Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %)3117.12
Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %)418
Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %)529.4
Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)6164.52
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6)71035.48
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%)893.19
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 x 7,75%)980.25
Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 300 zł [KUP] - poz. 6)10735
Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 10 x 17%) - 43,76 zł [kwota wolna]1181.19
Zaliczka po pomniejszeniu o składkę zdrowotną, po zaokrągleniu do pełnych zł (poz. 11 - poz. 9)*121 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania podatku *1381.19
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia pracownika1480.25

*Wyliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, czyli 93,19 zł, jest wyższa od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 81,19 zł, stąd składka zdrowotna ulega obniżeniu do wysokości zaliczki.

Pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 953,29 zł, tj. 1200 zł – 164,52 zł – 81,19 zł – 1 zł.



Jeżeli pracownik powinien otrzymać pełną kwotę dodatku stażowego, niezależnie od ilości godzin / dni przepracowanych w miesiącu, ale nie powinny być naliczane składki ZUS od kwot należnych za okres zwolnień lekarskich, w programie Comarch ERP Optima należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat  zdefiniować dwa typy wypłat: 

  • Dodatek stażowy z ZUS (oskładkowany)
  • Dodatek stażowy bez ZUS (nieoskładkowany)

Poniżej przedstawiamy przykładową definicję dodatku. Kwota dodatku to procent wynagrodzenia zasadniczego nominalnego, zależny od łącznego stażu pracy pracownika.

  • Konfiguracja dodatku stażowego oskładkowanego.

Na zakładce ‘1.Ogólne’:

Nazwa i skrót: np. Dodatek stażowy z ZUS

Rodzaj: Dodatek

Algorytm: 3 – ‘Element zależny od stażu’

Procent stażu: wypełniamy progi stażu pracy

Stała okresowa: wybieramy ze wzorów – Zasadnicze nominalne

Do stażu pracy wliczać: zaznaczamy odpowiednie opcje – staż w firmie, poza firmą

Staż pracy liczony na: 1-wszy dzień

Automatyczne korygować wynagrodzenie z tytułu: zwolnienia lekarskiego (Pomniejszenie za zwolnienie lekarskie: 1/30)

Na zakładce ‘2.Podatki/Nieobecności’:

Pozycja na deklaracji PIT: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy

Podatek: naliczać wg progów

Sposób naliczania składek ZUS: naliczać

Sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne: naliczać

Okres wypłaty: co 1 miesiąc

Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

  • Konfiguracja dodatku stażowego nieoskładkowanego.

Na zakładce ‘1.Ogólne’:

Nazwa i skrót: np. Dodatek stażowy bez ZUS

Rodzaj: Dodatek

Algorytm: 1 ‘Kwota’

Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu: niezaznaczone

Składnik związany: wybieramy zdefiniowany wcześniej ‘Dodatek stażowy z ZUS’

Tylko za okres zwolnienia [v]: zaznaczamy

 

Na zakładce ‘2.Podatki/Nieobecności’:

Pozycja na deklaracji PIT: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy

Podatek: naliczać wg progów

Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [V]: zaznaczone

Sposób naliczania kosztów uzyskania: standardowe

Sposób naliczania składek ZUS: nie naliczać

Sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne: nie naliczać

Okres wypłaty: co 1 miesiąc

Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Następnie ponownie edytujemy ‘Dodatek stażowy z ZUS’ i w polach:

Składnik związany: wybieramy zdefiniowany ‘Dodatek stażowy bez ZUS’

Tylko za okres zwolnienia [ ]: nie zaznaczamy

  • Przypisanie pracownikowi dodatku stażowego.

W kadrach na liście stałych dodatków pracownikowi wpisujemy ‘Dodatek stażowy z ZUS’, uzupełniając odpowiednio formularz dodatku. Po odnotowaniu pracownikowi nieobecności ‘Zwolnienie chorobowe’ w wypłacie na zakładce ‘2.Elementy wypłaty’ będą naliczone m.in.:

  • Dodatek stażowy z ZUS wyliczony za okres obecności
  • Dodatek stażowy bez ZUS wyliczony za okres zwolnienia. 

 



Umowę dla cudzoziemca (nierezydenta) dodajemy w taki sam sposób jak dla pozostałych pracowników z tą różnicą, że w polu 'Rodzaj umowy’ wybieramy odpowiednią umowę IFT, w zależności od tego, w której pozycji ma być wykazana ta kwota na deklaracji IFT-1/R.

Podatek z tytułu umowy „IFT” jest wykazywany na deklaracji IFT-1 pracownika oraz deklaracji PIT-8AR firmy.