Automatyczne wyliczanie podstawy wprowadzono w wersji 2017.5.1. Comarch ERP Optima. W podstawie uwzględniane jest wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wliczane są wszystkie elementy przysługujące za okresy miesięczne oraz dodatki okresowe, od których były naliczane składki na ubezpieczenie chorobowe.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeśli pracownik w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), podstawa naliczana jest z elementów należnych w miesiącu rozpoczęcia urlopu wychowawczego. W przypadku, gdy między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy nie ma przerwy dłuższej niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawa jest przepisywania z poprzedniego rozliczenia nieobecności.

Podstawa jest wyliczana z wypłat poprzedzających rozpoczęcie urlopu tylko w przypadku, gdy pracownik w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania  wypłaty w zakładce Ubezpieczenia cd nie ma uzupełnionej kwoty w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwota podstawy została wpisana na formularzu pracownika, wówczas to ona jest przyjmowana do wyliczeń składek (ewentualnie zostanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej). Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

W celu wygenerowania deklaracji ZCNA należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o ubezpieczeniu członków rodziny pracownika. Takie dane wprowadzamy z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika wciskając przycisk „Lista członków rodziny”, na zakładce „Ubezpieczenia”. Następnie wystarczy: 

W takim celu należy na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce 2 Nr ident./podatki ustawić w polu Procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania procent wynagrodzenia, od którego mają być naliczane 50 % koszty uzyskania przychodu.

Nowy typ nieobecności, powiązany z nią typ wypłaty oraz opis na nieobecności do wydruku karty pracy można wprowadzić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace.

1. Definiujemy nowy opis nieobecności
   Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy nieobecności do karty pracy w wolnej pozycji wpisujemy nazwę ‘Urlop na poszukiwanie pracy’. 
   
2. Definiujemy nowy typ wypłaty
   Wynagrodzenie za dni na poszukiwanie pracy jest liczone wg zasad ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy. Aby w wypłacie pracownika oraz na wydruku kwitka wypłaty /listy płac wyświetlała się odpowiednia nazwa, wówczas należy w System/ Konfiguracja / Firma  / Płace / Typy wypłat dodać nowy element o tej nazwie.W tym elemencie, na zakładce ‘1.Ogólne’ należy ustawić:
   Nazwa i skrót: np. Urlop na poszukiwanie pracy
   Rodzaj: Dodatek
   Algorytm: 8‘ Element liczony jak urlop okolicznościowy’
   Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
   Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’: Użytkownik wypełnia według własnych wytycznych.
3. Definiujemy nową nieobecność
   Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy nieobecności dodajemy nieobecność Urlop na poszukiwanie pracy, gdzie na formularzu ustawiamy:
   Typ nieobecności: urlop
   Pozycja na deklaracji ZUS: Nie dotyczy
   Dodatkowy kod RCA: puste pole
   Rozliczać w dniach: Pracy
   Nieobecności rozliczać jak: Wybrany składnik
   Rozliczenie nieobecności: Urlop na poszukiwanie pracy (wybieramy z listy)
   Opis na wydruku Karty Pracy: Urlop na poszukiwanie pracy
   Nieobecność pomniejsza: zaznaczamy – ‘Wynagrodzenie za czas pracy’ i ‘Czas pracy’

Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

Informacje dotyczące m.in. skali podatkowej, rozliczania podatku od wynagrodzeń pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Nr ident./podatki.

W przypadku standardowego sposobu rozliczania podatkowego nie należy modyfikować zapisów. Jeśli jednak pracownik rozliczany jest w inny sposób (np. wspólnie z małżonkiem), musi to znaleźć odzwierciedlenie w jego danych.
Domyślnie w programie na formularzu danych kadrowych pracownika proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole ‘Standardowe’, co umożliwi edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą 1 stycznia nowego roku i ponowne  zaznaczenie standardowych progów.