Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

Program Comarch ERP Optima automatyczne pobiera wskaźniki kadrowo-płacowe z serwera Comarch podczas logowania do programu. W Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry znajduję się parametr ‘Automatyczne pobieranie wskaźników’.

Po odznaczeniu parametru automatyczne pobieranie wskaźników nie będzie wykonywane, Użytkownik może pobrać nową wartość wskaźników z poziomu Ogólne > Pobieranie wskaźników.

Usługa pobierania wskaźników dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Wydruk dostępny z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR – Informacja dla ubezpieczonego lub z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR) – wydruk dla zaznaczonych pracowników z możliwością wysłania ze skrzynki pocztowej modułu Comarch ERP Optima CRM.

Wydruk IMIR może być wykonany zarówno jako raport roczny, jak i raport za wybrane miesiące– decyduje o tym ustawienie parametrów przed wydrukiem.

Przed wydrukiem warto skorzystać z nowego globalnego filtra ‘#(G) Pracownicy do raportu RMUA za wybrany rok’ dodanego na liście pracowników. Wyszukuje osoby, które we wskazanym roku, mają naliczone wypłaty wykazywane na deklaracjach ZUS (po zawężeniu listy filtrem, można zaznaczyć wszystkich i wykonać wydruk seryjny).

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat dodajemy nowy składnik Odprawa, który jest obliczany wg tych samych zasad co ekwiwalent za urlop.

Na zakładce Ogólne ustawiamy: 

Pracownikowi po wpisaniu na formularzu danych kadrowych daty zwolnienia naliczamy wypłatę etatową i na zakładce ‘Elementy wypłaty’ dodajemy plusem nowy składnik – Odprawa. Program wyliczy odpowiednia kwotę – średnią z 3 miesięcy. Jeżeli wypłata etatowa została już naliczona odprawę można wypłacić na dodatkowej liście płac o rodzaju I – Inna wypłata (okres listy płac powinien być zgodny z ostatnim miesiącem zatrudnienia pracownika).

Należy sprawdzić czy nie występują rozbieżności w danych wprowadzonych na Planie pracy u pracownika i w jego rzeczywistym harmonogramie. Przykładowo: pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny we środę. Jeśli nie zostało to wprowadzone na Planie pracy (np. Operator wprowadził takie modyfikacje z poziomu Czasu pracy), to domyślnym ustawieniem jest praca po 4 godziny przez 5 dni w tygodniu. Zatem za poniedziałki i wtorki policzone zostaną nadgodziny i wynagrodzenie powyżej normy, a za czwartki i piątki wynagrodzenie poniżej normy. W takim przypadku należy odpowiednio zmodyfikować ustawienia na Planie pracy.

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

System Comarch ERP Optima umożliwia przygotowanie i przesłanie zestawu poleceń przelewu do banku. W tym celu można wykorzystać jeden z istniejących formatów przelewów lub zdefiniować własny w oparciu o informacje dostarczone przez bank. Formaty wymiany dodajemy w menu Ogólne / Inne / Formaty przelewów. W programie są predefiniowane m.in.: 

W programie istnieje możliwość dodawania wielu list płac o tym samym rodzaju np. Etat za ten sam okres. Można to zrobić na dwa sposoby.

1. Wprowadzając kolejne dokumenty o nowych oznaczeniach (symbolach),
2. Wykorzystując w definicji dokumentu serię lub wydział.

Definicja dokumentów jest dostępna zarówno z poziomu formularza listy płac (po kliknięciu w przycisk ‘Dokument’) jak i z poziomu Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Listy płac.

Istnieje możliwość, aby dodać nowy dokument plusem lub skopiować (po podświetleniu pozycji wciskamy CTRL + INS) standardowy dokument np. E –  podając inny symbol dokumentu np. E1. Nowo dodany dokument E1 można wówczas wybrać na formularzu kolejnej listy płac o tym samym rodzaju za ten sam okres.

Jeżeli natomiast w definicji dokumentu jako jeden z członów w schemacie numeracji wybierzemy – unikatową serię, wówczas na formularzu każdej kolejnej listy płac za ten sam okres po wybraniu tego samego dokumentu w pozycji ‘Seria dokumentu’ będzie można wskazać inną serię i w ten sposób zapisać wiele list płac o symbolu np. E – różniących się serią. Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
W przypadku gdy w schemacie numeracji zostanie wybrany wydział (dostępne w module Płace i Kadry Plus) należy na formularzu wydziału wypełnić pole ‘Symbol listy płac’.

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
   • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
   • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
   • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
   • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
   • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

Umowę dla cudzoziemca (nierezydenta) dodajemy w taki sam sposób jak dla pozostałych pracowników z tą różnicą, że w polu 'Rodzaj umowy’ wybieramy odpowiednią umowę IFT, w zależności od tego, w której pozycji ma być wykazana ta kwota na deklaracji IFT-1/R.

Podatek z tytułu umowy „IFT” jest wykazywany na deklaracji IFT-1 pracownika oraz deklaracji PIT-8AR firmy.