Organizacja modułu Kasa/Bank

• bilansu otwarcia – stanu kasy lub konta w chwili otwierania raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O całego rejestru. Dla kolejnych raportów bilans otwarcia jest równy bilansowi zamknięcia poprzedzającego raportu.
• Zapisów kasowych/bankowych – przychody (wpłaty) i rozchody (wypłaty).
• Bilansu zamknięcia – stanu kasy/rachunku na moment zamykania raportu. Bilans zamknięcia ostatniego raportu jest jednocześnie bieżącym stanem środków w danym rejestrze.

• zapisy numerowane są kolejno w obrębie każdego raportu – każdy zapis ma swoją Liczbę Porządkową (Lp.) w raporcie.
• Zapisy są dokumentami numerowanymi wg schematu określonego podczas konfiguracji programu. Ta numeracja może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub miesiąca. Powinna zawierać symbol dokumentu kasowego/bankowego (oznaczający np. czy jest to wpłata, czy wypłata) oraz oznaczenie rejestru, którego zapis dotyczy.
• Jeśli zapis kasowy/bankowy powstaje, jako dokument wtórny np. do faktury płatnej gotówką, numer tego zapisu jest jednocześnie numerem dokumentu źródłowego (w naszym przykładzie jest numerem faktury).
• W Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.

• gotówką – np. klient płaci gotówką za wystawioną fakturę, pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę….,
• kartą płatniczą – klient płaci kartą za otrzymany towar lub wykonaną usługę.

W rejestrach typu KONTO BANKOWE, płatności mogą być dokonywane:

• gotówką – np. zasilenie rachunku bankowego gotówką,
• przelewem – zasilenie lub wypłata z rachunku bankowego przelewem,
• kartą płatniczą – klient płaci kartą, centrum autoryzacyjne przelewa pieniądze na nasze konto.

W rejestrach typu KARTA KREDYTOWA płatności mogą być dokonywane:

• gotówką – wpłata gotówki na rachunek obsługujący kartę,
• przelewem – przelew (zasilenie) konta obsługującego kartę,
• kartą płatniczą – płacimy firmową kartą płatniczą.

• automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.
• wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:

• dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
• dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
• możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
• prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
• oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

• po wprowadzeniu banku, w zależności od jego ustawień, proponuje schemat numeru rachunku bankowego prawdopodobny dla tego banku. Uwzględniane są tutaj wszystkie zasady obowiązujące dla danego schematu numeracji (standardowa lub IBAN).
• Po wprowadzeniu pełnego numeru konta – sprawdza jego poprawność w zależności od ustawień flagi IBAN na formularzu (dziedziczonej z formularza banku).

• 2 znaków alfanumerycznych (kod kraju),
• 2-cyfrowej sumy kontrolnej,
• członu BBAN (Basic Bank Account Number). Człon BBAN zawiera kod kraju, kod zawierający cyfry i/lub znaki alfanumeryczne, który jest specyficzny dla banku oraz numer konta. Teoretyczna maksymalna długość członu BBAN wynosi 30 znaków.
• W przypadku polskich banków numer IBAN składa się z czterech segmentów:
  • sygnatury kraju (PL),
  • dwucyfrowej liczby kontrolnej,
  • ośmiocyfrowego numeru rozliczeniowego banku,
  • numeru konta klienta, który może mieć długość do 16 znaków.

• 02 – oznacza przykładową liczbę kontrolną,
• 10201055 – przykładowy numer oddziału PKO BP S.A.,
• 1234567891234567 – przykładowy identyfikator rachunku klienta PKO BP S.A.

• dla banku zagranicznego nie proponuje żadnego numeru rachunku,
• dla banku krajowego wstawia schemat @@-NRB- (właściwy dla numeracji IBAN). Po wpisaniu numeru konta zamiast @@ pojawia się wyliczona suma kontrolna.

• dla banku zagranicznego – sprawdza zgodność wpisanego numeru ze standardem IBAN dla polskich numerów rachunków,
• dla banku krajowego sprawdza zgodność ze standardem IBAN. Podczas sprawdzania (wyliczania) sumy kontrolnej zakładane jest, że numer zaczyna się od sygnatury kraju PL. Następnie z numeru wyodrębniany jest Numer Rozliczeniowy Banku i sprawdzana jest jego zgodność z algorytmem modulo. [/su_link]

Elektroniczna wymiana danych z bankiem

Elektroniczna wymiana danych z bankami staje się coraz bardziej popularną formą przekazywania do banków zleceń przelewów i uzyskiwania informacji o dokonanych przez bank transakcjach (wyciągi bankowe).

System Comarch ERP Optima pozwala na elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku tekstowego, jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane standardowe formaty:

• Alior Bank WebService
• BANKZKH,
• BNP Paribas WebService,
• BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import),
• Citi Handlowy - API,
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe, w tym MPP (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy MPP (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy MPP (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy SEPA (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy SEPA (xml),
• CitiBank,
• CitiDirect,
• Elixir-O BPH,
• Elixir-O BPH (mechanizm podzielonej płatności),
• Elixir-O iBRE,
• ING WebService,
• KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import),
• KASAZKH,
• KB24 – Kredyt Bank (eksport),
• mBank WebService,
• Millennium WebService,
• Pekao WebService,
• Przelewy krajowe (xml),
• Przelewy SEPA (xml),
• Przelewy SEPA BZWBK (xml),
• Przelewy walutowe (xml),
• US – Bank Śląski,
• Videotel,
• ZUS - Bank Śląski.

• pierwszy segment (opcjonalny) traktowany jest jako NRB i sprawdzany wg algorytmu modulo,
• drugi segment (wymagany) traktowany jest jako właściwy numer karty i sprawdzany wg algorytmu Luhna.

• Czy numer składa się tylko z cyfr.
• Poprawność wg tzw. algorytmu Luhn’a.
• Czy numer wskazuje na podany typ karty płatniczej.

• jeśli parametr jest aktywny – po zatwierdzeniu dokumentu z formą płatności typu karta program tworzy zapis kasowy/bankowy w raporcie.
• Jeśli parametr nie jest aktywny – płatność kartą, niezależnie od terminu, powoduje powstanie zapisu w Preliminarzu płatności o statusie Nierozliczony. 

Parametr jest dostępny w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.

Aby automatyczne rozliczanie płatności kartą zadziałało dla dokumentów dodawanych do rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, muszą być również zaznaczone parametry Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT/ Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry.

MPP – mechanizm podzielonej płatności

W Polsce mechanizm podzielonej płatności był wprowadzony w dwóch terminach:

• Pierwszy termin to 1 lipca 2018 roku, gdy weszła w życie ustawa z 15 grudnia 2017 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 62). Pozwala ona na stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (tzw. MPP).
• Drugi termin to 1 listopada 2019 roku, gdy zaczęła obowiązywać Ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz.2751).

W obu przypadkach metoda ta polega na tym, że płatność za towar lub usługę może być realizowana na dwa konta:

• konto VAT dostawcy, na które zostanie przekazana kwota podatku VAT,
• konto rozliczeniowe dostawcy, na które zostanie przekazana kwota netto za nabyte towary czy usługi

Mechanizm ten ma chronić nabywcę przed solidarną odpowiedzialnością w przypadku wystąpienia ‘karuzeli VAT’. Nabywca dokonując płatności zastrzega sobie, że część przelanej kwoty ma zostać zablokowana na specjalnym rachunku VAT dostawcy. Dostęp do środków zgromadzonych na rachunku VAT jest ograniczony.

O ile pierwotnie stosowanie metody podzielonej płatności było dobrowolne i mogło dotyczyć wybranych kontrahentów lub wskazanych dokumentów, o tyle od 1 listopada 2019 roku mechanizm podzielonej płatności w niektórych przypadkach jest obowiązkowy.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności  stosujemy, gdy:

• sprzedaż dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• wartość brutto transakcji wynosi ponad 15 000 PLN lub równowartość tej kwoty,
• sprzedawca i odbiorca są podatnikami VAT.

W sytuacji, gdy wszystkie transakcje z danym kontrahentem będą realizowane z zastosowaniem metody podzielonej płatności proponujemy odnotować taką informację na formularzu kontrahenta.

Zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawiony mechanizm podzielonej płatności.

Dotyczy to dokumentów handlowych i ich korekt:

• faktury sprzedaży,
• faktury zakupu,
• faktury zaliczkowej,
• faktury finalnej

oraz dokumentów wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT

Zmiana ustawienia tego parametru może być wykonana z poziomu formularza danego kontrahenta lub możemy ją wykonać seryjnie dla zaznaczonych kontrahentów. Służy do tego operacja seryjna – Zmień warunki płatności.

Metoda podzielonej płatności dostępna jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrach bankowych i dotyczą kontrahentów lub urzędów.

Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota VAT, NIP i Numer dokumentu. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatnośćpola są niewidoczne.

W przypadku dokumentów handlowych (faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, faktury finalnej i wystawionych do nich korekt) oraz dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT parametr dziedziczony jest z dokumentu źródłowego. Parametr dziedziczony jest na wszystkie płatności związane z tym dokumentem. Wyjątek stanowią dokumenty wystawione w innej walucie. Jeśli na dokumencie walutowym parametr Płatność VAT w PLN jest:

• zaznaczony – powstają dwa zdarzenia, pierwsze w walucie dokumentu (kwota netto) i parametr MPP podzielona płatność nie jest zaznaczony oraz drugie zdarzenie w PLN (równowartość kwoty VAT) z zaznaczonym parametrem o podzielonej płatności.
• niezaznaczony – powstaje płatność w walucie, parametr związany z podzieloną płatnością nie jest zaznaczony.

Jeżeli dokument został wystawiony dla podmiotu znajdującego się na liście Urzędy parametr MPP zaznacza się na płatności automatycznie. Pozostałe pola odczytywane są z dokumentu powiązanego z daną płatnością.

Na płatnościach do transakcji związanej z kontrahentem, który ma zaznaczony parametr MPP program automatycznie:

• zaznacza MPP – podzielona płatność – parametr odczytany jest z dokumentu źródłowego
• uzupełnia Numer dokumentu – pobiera go z dokumentu, z którym związana jest płatność,
• uzupełnia Numer NIP kontrahenta – numer NIP pobierany jest z dokumentu, z którym związana jest dana płatność (numer NIP wpisany na zakładce [2. Kontrahent na fakturze/w rejestrze VAT]),
• przenosi łączną kwotę VAT.

Jakie czynności należy wykonać, aby w programie korzystać z metody podzielonej płatności (MPP)?

• Założyć rejestr bankowy w PLN i zaznaczyć na nim parametr Rachunek VAT dla MPP. Otworzyć raporty bankowe.
• Na formularzu kontrahenta, z którym rozliczenia będziemy prowadzić z uwzględnieniem metody podzielonej płatnościzaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność
• Jeśli podzielona płatność ma dotyczyć tylko wybranych płatności w Preliminarzu płatności na wybranych zdarzeniach z wykorzystaniem operacji seryjnej zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność oraz uzupełnić informację o numerze dokumentu i kwocie VAT.
• Tworząc zlecenia przelewów do banku wskazać właściwy format dla przelewów MPP.

Więcej informacji na temat metody podzielonej płatności, w tym tworzenia zleceń przelewu do banku znajdziecie Państwo na naszym portalu.

Wykaz podatników VAT – weryfikacja rachunków bankowych

Od września 2019 roku Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatny, jednolity Wykaz podatników VAT. Wykaz ten zawiera podmioty, które zostały zarejestrowane, niezarejestrowane, wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Wykaz zawiera dane pozwalające na weryfikację podatnika, w tym listę zgłoszonych przez niego rachunków bankowych. Rachunki są pobierane z bazy KAS i są to numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwarte w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej i podane przy zakładaniu firmy.  Jeśli Twoje rachunki bankowe są inne niż w momencie zakładania firmy powinieneś je zaktualizować w urzędzie skarbowym (spółki zarejestrowane w KAS) lub CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza).

Do 31 grudnia 2019 roku korzystanie z tego Wykazu jest dobrowolne.

Od 1 stycznia 2020 roku zapłata za fakturę wystawioną przez podatnika VAT czynnego o wartości przekraczającej 15 000 zł powinna być dokonana na rachunek, który jest zamieszczony w Wykazie podatników VAT.

W programie Comarch ERP Optima mamy możliwość pobrania rachunków bankowych kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Rachunki te są automatycznie pobierane przy dodawaniu nowego kontrahenta, można je też zaimportować dla kontrahentów istniejących już w programie. Importowane rachunki są automatycznie weryfikowane.
Weryfikacja rachunków bankowych dostępna jest z poziomu listy kontrahentów, listy dokumentów w rejestrze VAT, listy dokumentów w ewidencji dodatkowej, w preliminarzu płatności oraz na liście zapisów kasowych\bankowych.

W module Kasa/Bank rachunek kontrahenta weryfikujemy automatycznie przy eksporcie przelewów. Dodatkowo na liście zdarzeń i liście zapisów kasowych\bankowych mamy możliwość weryfikacji rachunków dla wskazanych przez nas płatności.

W przypadku, kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie weryfikacji  pojawia się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Standardowo w Preliminarzu płatności weryfikacji podlegają zdarzenia, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:

• płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
• na płatności podano numer rachunku bankowego,
• jest to zdarzenie rozchodowe,
• płatność jest nie rozliczona lub rozliczona częściowo,
• podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP.
• kwota płatności jest większa niż 15 000 zł. Sprawdzana jest łączna kwota płatności na dokumencie źródłowym, np. na fakturze zakupu.
• przy seryjnej weryfikacji rachunków bankowych sprawdzany jest status zdarzenia, weryfikujemy płatności o statusie: Bufor lub Do realizacji

W przypadku operacji seryjnej Zweryfikuj rachunek bankowy, która wykonywana jest z poziomu listy zapisów, listy zdarzeń, weryfikowane są wszystkie zaznaczone dokumenty niezależnie od kwoty transakcji. Pozostałe warunki pozostają bez zmian.

Przy eksporcie przelewów oraz weryfikacji wykonywanej za pomocą operacji seryjnej dla zaznaczonych dokumentów na liście w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej oraz na formularzach dokumentów standardowo obowiązuje warunek na kwotę transakcji (15 000 zł). Istnieje możliwość wyłączenia tego warunku, co zostało opisane w dalszej części dokumentu.

Przy eksporcie przelewów do banku weryfikacji nie podlegają przelewy MPP. W przypadku dokonania zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności na rachunek spoza Wykazu podatników VAT nie wystąpią negatywne konsekwencje w zakresie CIT i PIT w kwestii solidarnej odpowiedzialności w VAT.

Weryfikacja numerów rachunków bankowych przy eksporcie przelewów

W Preliminarzu płatności weryfikacja odbywa się automatycznie w momencie eksportu przelewów do banku, ponieważ istotne jest aby w momencie zlecania przelewu rachunek kontrahenta znajdował się w Wykazie podatników VAT czynnych. Jeśli w wyniku weryfikacji otrzymamy informację, że zlecenie dotyczy niepoprawnego numeru rachunku pojawi się odpowiedni komunikat  a proces eksportu przelewów zostanie zatrzymany.

Wygląd komunikatu zależy od wybranego formatu eksportu. Poniżej na pierwszym rysunku przedstawiono komunikat jaki może pojawić się przy zastosowaniu formatu eksportu, który zapisuje dane do pliku xml oraz webservice. Drugi prezentuje komunikat jaki może pojawić się przy eksporcie płatności formatem generującym plik ‘płaski’ np. Elixir-0.

Operacje seryjne – Zweryfikuj numer rachunku

Dla zapisów bankowych oraz zdarzeń zapisanych w Preliminarzu płatności wprowadziliśmy możliwość seryjnego sprawdzenia rachunków bankowych. Służy do tego funkcja: Zweryfikuj numer rachunku.Weryfikacja wykonywana jest dla zaznaczonych zapisów (zdarzeń) niezależnie od kwoty transakcji. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numerów rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego.

Wynik weryfikacji zapisywany jest na karcie kontrahenta dla każdego rachunku bankowego oddzielnie (data weryfikacji, numer NIP, wynik, Identyfikator wyszukiwania).
Zapis wykonywany jest bez względu na wynik weryfikacji. Zapisujemy zarówno pozytywny jak i negatywny wynik weryfikacji.
W przypadku seryjnej weryfikacji zapisu/zdarzenia na którym wpisano rachunek bankowy, którego nie ma na karcie kontrahenta to rachunek ten zostanie dodany do listy rachunków bankowych tego kontrahenta wraz z informacją o jego weryfikacji.
W momencie weryfikacji w pierwszej kolejności sprawdzamy czy rachunek został już zweryfikowany (istnieje wpis w Comarch ERP Optima na karcie kontrahenta), jeśli nie to uruchamiamy wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT i jego wynik zapisujemy na karcie kontrahenta.