Wstęp i konfiguracja

Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:

• Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
• Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
• Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
• Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
• Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.

Formularz atrybutu

• Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego

Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy

• Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.

Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL

• Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Biuro Rachunkowe.
• Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
• Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
• Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Biuro Rachunkowe.

Przykłady atrybutów wg typów

Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):

• Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)

Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy

• Lista walut

Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy

• Lista typów kursów

Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy

• Lista stanowisk komputerowych

Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp

SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):

• Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
• Baz_TS_Arch
• Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
• Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
• Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId

SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.

Funkcja ma cztery parametry:

• @Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
• @Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
• @Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).

Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:

• brak
• sprzedaż/płace
• księgowość
• oddział

Wyrażenie będzie wyglądać tak:

Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End

Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.

Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:

Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End

SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:

• Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Biuro Rachunkowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
• E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Biuro Rachunkowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
• Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.

Czas pracy

Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Biurze Rachunkowym), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.

Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.

Lista posiada następujące kolumny:

• Firma
• Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
• Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
• Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.

Czas pracy w Konfiguracji programu

Dostępne są standardowe przyciski:

Dodaj  – umożliwia dodanie sesji

Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji

Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji

Zamknij – zamyka konfigurację.

Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:

• Operator – pole niepodlegające edycji.
• Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
• Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
• Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
• Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
• Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
• Ręczna – parametr zaznaczony – sesja ręczna, brak parametru – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany   oraz Anuluj zmiany .

Grupy Atrybutów

Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.

Grupy atrybutów w Konfiguracji programu

Kategorie czasu pracy

Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.

Kategorie czasu pracy w Konfiguracji programu

Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.

Parametry

Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.

Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.

W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.

Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.

Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.

Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności. Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych. Program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Biuro Rachunkowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona  Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Parametry w Konfiguracji programu

Konfiguracja firmy

W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP, KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.

Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Biuro Rachunkowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27, zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.

Konfiguracja Stanowiska

W Konfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:

• Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/ Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
• Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.

Operatorzy

W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.

Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Biuro Rachunkowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.

W module Biuro Rachunkowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.

Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:

• Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
• Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.