Article Category: Automatyczna wysyłka faktur o danej godzinie - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima1

Automatyczna wysyłka faktur o danej godzinie

Funkcja umożliwia automatyczne wysyłanie pocztą mailową faktur sprzedaży, które zostały dodane w programie oraz nie zostały wcześniej wysłane za pomocą skrzynki pocztowej skonfigurowanej w module CRM lub CRM Plus. Automat pomija te dokumenty, które na liście faktur sprzedaży mają uzupełnioną datę w kolumnie Data utworzenia maila. Zadanie wysyłki faktur można zaplanować na określoną godzinę danego dnia lub kilka razy dziennie w określonych odstępach czasu.

Uwaga
Faktura sprzedaży która została wysłana z programu przy użyciu zewnętrznego klienta pocztowego i spełnia warunki automatycznej wysyłki, zostanie ponownie wysłana przez Automat wysyłki faktur.

Uwaga
Automat wysyła faktury sprzedaży i faktury finalne. Natomiast faktury zaliczkowe, VAT marża, korekty i dokumenty pierwotne nie są wysyłane automatycznie.

Konfiguracja Automatycznej wysyłki faktur

Ustawienia dotyczące Automatycznej wysyłki Faktur znajdują się w Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat wysyłki faktur.
Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki faktur pocztą e-mail należy skonfigurować konto e-mail w konfiguracji Programu/CRM/ Konta e-mail oraz w przypadku programu w wersji stacjonarnej usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.

Konfiguracja automatycznej wysyłki faktur

Automat włączamy poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail, a następnie konfigurujemy pozostałe ustawienia:

Operator – operator, w imieniu którego automatyczne będą generowane wiadomości mailowe z wydrukami faktur.

Hasło – należy podać hasło operatora do Comarch ERP Optima (jeśli zostało ustalone).

Konto e-mail – należy wskazać konto e-mail, z którego mają być generowane automatyczne wiadomości e-mail. Na liście wyboru wyświetlane są wszystkie aktywne konta e-mail zdefiniowane w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail, do których ma dostęp operator wskazany powyżej.

Szablon e-mail – należy wybrać szablon e-mail z listy szablonów mailowych zdefiniowanych dla formularza Faktury sprzedaży, domyślnie ustawiony jest predefiniowany szablon Faktura dla klienta.

Realizacja wysyłki e-mail:

  • wyślij natychmiast – e-mail jest wysyłany od razu do adresata (wiadomość trafia automatycznie do skrzynki nadawczej).
  • pozostaw w folderze Robocze – e-mail jest zapisywany w folderze kopie robocze. Operator może go wysłać poprzez skrzynkę pocztową z poziomu CRM/Skrzynka pocztowa.

Wysyłaj dokumenty:

  • tylko zatwierdzone – wiadomości mailowe będą generowane tylko dla faktur zatwierdzonych,
  • wszystkie – wiadomości mailowe będą generowane zarówno dla faktur zatwierdzonych jak również dla tych w buforze.

Wysyłaj wg. daty – parametr wskazuje wg. której daty na dokumencie mają być wysyłane dokumenty, dostępne opcje: sprzedaży, wystawienia.

Od daty – w tym polu ustawiamy datę od której dokumenty mają być wysyłane, w momencie zaznaczenia parametru Automatyczne wysyłanie faktur pocztą e-mail domyślnie ustawia się data bieżąca.

Załączniki do wiadomości: 

  • Wydruk faktury w walucie PLN – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w PLN, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.
  • Wydruk faktury w walucie obcej – w tym miejscu wybieramy wzorzec wydruku dla faktur sprzedaży w walucie obcej, z rozwijanej listy można wybrać standardowe wydruki, wydruki użytkownika oraz opcję nie wysyłaj załącznika.

W przypadku wybrania opcji nie wysyłaj załącznika, wysyłane maile będą zawierać wyłącznie informację zawarte w szablonie wiadomości.

Harmonogram:

  • Uruchom wysyłkę o godzinie – godzina o której codziennie automat będzie wysyłał faktury do klientów.
  • Powtarzaj wysyłkę co – interwał co jaki czas ma być uruchamiane zadanie. Dostępne opcje 30min, 1 godz., 2 godz., 4 godz.
  • Do godziny – godzina graniczna, po której w danym dniu nie jest powtarzane zadanie.

Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem Automatycznej wysyłki faktur.

Karta kontrahenta

Aby faktury dla danego kontrahenta były wysyłane drogą elektroniczną należy na karcie kontrahenta w zakładce Zgody, zaznaczyć parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną.
Podczas automatycznej wysyłki faktur, program sprawdza czy kontrahent wybrany na dokumencie jako Nabywca ma na swojej karcie zaznaczoną zgodę na wysyłkę.

Parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur drogą elektroniczną na karcie Kontrahenta

Na liście kontrahentów pod ikoną dostępna jest operacja seryjna Zaznacz/ odznacz parametr Zgoda na automatyczną wysyłkę faktur. Funkcja działa dla zaznaczonych na liście kontrahentów i pozwala seryjnie zaznaczyć lub odznaczyć parametr na karcie kontrahenta.

Automatyczna wysyłka faktur – operacja seryjna

Powiadomienia dotyczące automatycznej wysyłki faktur

W przypadku gdy w programie skonfigurowany jest Automat wysyłki faktur, i jednocześnie wysyłamy ręcznie faktury do danego kontrahenta, który na karcie ma odznaczony parametr Zgoda na Automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to przy 3-ciej takiej wysyłce pojawia się komunikat:

Faktury mogą być wysyłane automatycznie do kontrahentów.
Czy chcesz zaznaczyć parametr „Zgoda na automatyczne wysyłanie faktur drogą elektroniczną” na karcie tego kontrahenta?

Po wybraniu opcji Tak, na karcie kontrahenta automatycznie zaznaczy się parametr dotyczący zgodny na automatyczne wysyłanie faktur droga mailową. I od tej pory dla tego kontrahenta wysyłka będzie realizowana automatem.

W sytuacji gdy w module CRM lub CRM Plus wysyłamy ręcznie faktury do klientów i Automat wysyłki faktur nie jest skonfigurowany, to po wysłaniu pięciu faktur pojawi się komunikat:

Czy wiesz, że faktury mogą być wysyłane automatycznie?
Wysyłka faktur o wybranych porach jest możliwa do ustawienia w konfiguracji programu.
Czy chcesz skonfigurować teraz automat wysyłki faktur?

Po wybraniu opcji Tak otworzy się okno konfiguracji Automatu wysyłki faktur.

Szablon wiadomości email dla automatycznej wysyłki faktur

Z poziomu Formularza faktury sprzedaży dostępny jest predefiniowany szablon wiadomości e-mail Faktura dla klienta. W szablonie wykorzystane są makra: {eNumer} – Numer dokumentu, {eTermin} – Termin płatności i {eDoZaplaty} – kwota dokumentu.

Standardowo szablon jest nieedytowalny, natomiast można go skopiować za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS> i zmodyfikować jako szablon użytkownika.

Podczas wysyłania wiadomości, jeżeli na szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. W przypadku gdy pola DO, DW, UDW nie są uzupełnione to adres e-mail automatycznie pobierany jest z karty podmiotu. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr.

Więcej informacji na temat konfiguracji szablonów e-mail w programie znajduje się tutaj.

Predefiniowany szablon e-mail – Faktura dla klienta.