1

Dokumenty wewnętrzne sprzedaży

Co należy wiedzieć o FWS

Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: 

  • Nabycie wewnątrzunijne – dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
  • Odwrotne obciążenie wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że:
    • Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
    • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
  • Reklama – dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
  • Warto przy tym pamiętać, że:
    • FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
    • FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).

Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.

W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:

  • FAW – dokumenty wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
  • FAWFZ – dokumenty wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.

Schematy numeracji FAWFAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument sprzedaży wewnętrzny i Dokument sprzedaży wewnętrzny z FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:

 – utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Zakupu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).

 – Przenieś do rejestru VAT.

 – księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).

Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.


 
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).

Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji – proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dokument Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.

Kontrahent – w przypadku FWS wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.

Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Uwaga
Dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Na formularzu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry: 

  • Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dokument Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
  • FWZ – na podstawie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dokument Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dokument Wewnętrzny Zakupu.

Uwaga
Parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.

Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone – informacje o dokumentach powiązanych z FWS: 

  • FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS,
  • KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS,
  • FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.

Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).

Razem – kwota brutto faktury.

Uwaga
Wystawienie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.




Faktury zaliczkowe

Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.

W systemie Comarch ERP Optima:

  • Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
  • Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
  • W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
  • Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
  • Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
  • Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to Faktury Zaliczkowe oraz Finalne tworzone na podstawie FPF bez względu na ich wartość, będą miały automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.

Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.

Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.

Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.

Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce  Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej:

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.

MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie bez względu na wartość zaliczki jeśli  na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

  • Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.

Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.

Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę.

W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:

  • W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
  • Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).

Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).

Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma

  • Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
  • Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
  • Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
  • Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
  • W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
  • Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
  • W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
  • Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
  • Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.

Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.

Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.

Wydruk Faktury Zaliczkowej.

Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:

  • kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
  • zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
  • tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
  • daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.

Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki  wybrać opcję Korekta wartości (ceny).

Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).

Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.

Pozycje

Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:

Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.

Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.

Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.

Kolumna Maksymalna kwota zaliczki  jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.

Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki.

Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi.

Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie.

Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).

Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:

  • numer faktury zaliczkowej korygowanej,
  • wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
  • wartość zwracanej zaliczki (brutto).

Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.

Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk  (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.

Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:

Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent].

Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Pozycje

  • W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).

Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:

  • Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
  • Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
  • W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.

Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.

Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.

Na zakładce [Płatności] na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.

Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.

Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie.

Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks.

Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.

Tabela VAT

Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota  zaliczek, które mają zostać rozliczone.

Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.

Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.

Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat:

Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis?

Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną.

Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.

Wydruki

W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:

  • wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
  • wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.

Płatności

Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.

Zakładka [Dokumenty]

Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:

  • PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
  • FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
  • KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
  • WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma

Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk  Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.

Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:

  • Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
  • Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
  • Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
  • Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
  • Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
  • Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ

W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.

Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.

Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.

Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony  Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z  wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).

Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.

Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka.

Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF.

W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.

Kwoty są drukowane w określonej postaci:

  • Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
  • Ilość =1.0000,
  • Jm = szt.
  • Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki

Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:

  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.

Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).

Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.


Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.

Należy pamiętać o kilku zasadach:

  • Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
  • Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Płatność walutowa dokumentu od wartości PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
  • Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).

Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).

  • W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
  • Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.

Przykład
FPF: 200.00 EUR

FSZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN)

FS częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN

W tabeli VAT pojawią się pozycje: 
0150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na plus”
0- 150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na minus”
0525 PLNWartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50




Kasy fiskalne


Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – kasy fiskalne

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami ELZAB, SHARP, NOVITUS.

Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do/z kasy oraz imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.

Konfiguracja kas fiskalnych z programem Comarch ERP Optima sprowadza się do kilku czynności:

  • przygotowania konfiguracji programu Comarch ERP Optima do współpracy z wybraną kasą
  • przystosowania kart towarowych do współpracy z wybraną kasą fiskalną wg wymogów danej kasy

Uwaga
Współpraca z kasami fiskalnymi ELZAB, NOVITUS, SHARP odbywa się z wykorzystaniem licencji na moduł HANDEL/HANDEL PLUS oraz wymaga dodatkowej obecności licencji na współpracę z kasami fiskalnymi w kluczu zabezpieczającym. Opłata wg cennika www.comarch.pl/erp

Instalacja programów komunikacyjnych.

Instalator Comarch ERP Optima podczas instalacji programu, automatycznie rejestruje biblioteki odpowiedzialne za komunikację z kasą fiskalną ELZAB, SHARP, NOVITUS.

Przygotowanie konfiguracji Comarch ERP Optima do współpracy z kasą fiskalną ELZAB/SHARP/NOVITUS

Aby poprawnie przygotować program Comarch ERP Optima do współpracy z kasą należy dokonać ustawień:

W konfiguracji programu System/Konfiguracja/Program/Ogólne  są dostępne opcje:

  • Działy dla kas fiskalnych – na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych przypisując NUMER, NAZWĘ, STAWKĘ VAT dla tworzonego działu. Dla każdej stawki VAT może być zaprogramowana tylko jedna grupa.
  • Kasy fiskalne – opcja ta umożliwia dodanie do systemu kas fiskalnych, użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, oraz dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika: ELZAB, SHARP, NOVITUS. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane aby program zezwolił na dodanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy. Numery kas nie mogą się duplikować.
  • Symbole stawek VAT (Kasy) – w tej części konfiguracji możemy przypisać symbol fiskalny, który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście. Symbole stawek, muszą być zgodne z ustawieniami danej kasy fiskalnej.

W konfiguracji programu System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna  znajdują się ustawienia dla kas fiskalnych podpiętych fizycznie do danego stanowiska.

  • Ustawienia sterownika – użytkownik dokonuje z listy wyboru właściwego sterownika dla podpiętych kas fiskalnych.
  • Ustawienia eksportu – do kasy można wysyłać towary z kodem „Zwykły” (dane pobierane są z pola KOD z karty towaru), kodem PLU (dane pobierane są z pola PLU z karty towaru zakładka Dodatkowe) lub EAN (dane pobierane z pola EAN z karty towaru), na tym etapie definiujemy także numer ceny, oraz rodzaj eksportu do wyboru są: pełny lub różnicowy.
  • Ustawienia importu – parametr Podział na krótkie paragony. Po jego zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość zadeklarowania ile pozycji maksymalnie może się znaleźć na jednym paragonie. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach.
  • Kasy fiskalne dla stanowiska – to lista kas fizycznie podłączonych do danego stanowiska. Użytkownik po kliknięciu ikony plusa dokonuje wyboru kasy z listy kas zdefiniowanych w System/Konfiguracja/Program/Ogólne/Kasy fiskalne . Dla każdej kasy musi określić:
  • nr portu COM, do którego podłączona jest kasa,
  • MAGAZYN, na który będą odczytywane raporty (paragony) z kasy,
  • Schemat numeracji dla tworzonych podczas odczytu paragonów,
  • Seria wykorzystywana o ile w schemacie numeracji zostanie dodana seria.

W oknie dodawania kasy fiskalnej jest dostępna ikona o nazwie: Dodatkowa konfiguracja sterownika  po jej kliknięciu wyświetli się okno z ustawieniami sterownika.

Dla sterownika ELZAB

  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej;
  • Rodzaj połączenia – zależności od posiadanego urządzenia lub kasy Elzab Delta  Max LAN  wybieramy odpowiedni wpis, do wyboru Bezpośrednie, Multiplekser 4xRS232, Multiplekser 8xRS232/RJ, Przełącznik multiplekserów, Multiplekser LAN/Delta Max LAN,  w przypadku gdy nie będzie używany multiplekser lub kasa Elzab Delta Max LAN należy wybrać opcję Bezpośrednie;
  • Protokół – rodzaj wykorzystywanego przez kasę protokołu, do wyboru: Elzab lub ElzabSTX(kasy K10 i nowsze).
  • Kanał multipleksera – należy wpisać odpowiednią wartość dla urządzenia.
  • W przypadku wyboru „Multiplekser LAN/Delta MAX LAN oprócz ustawienia kanału multipleksera należy ustawić Adres IP, Hasło autoryzacji, Ilość retransmisji, Timeout komunikacji, prędkość transmisji nie ma znaczenia. W przypadku bezpośredniego połączenia kasy Elzab Delta Max LAN z komputerem, kanał multipleksera należy ustawić na 1.
  • Adres IP – adres IP ustawiony na urządzeniu lub kasie (Elzab Delta Max LAN)
  • Hasło autoryzacji – ustawione na urządzeniu lub na kasie (Elzab Delta Max LAN). Hasło powinno składać się z 8 znaków (może zawierać cyfry i litery).
  • Ilość retransmisji – maksymalna liczba retransmisji uszkodzonych pakietów (domyślnie 3)
  • Timeout komunikacji (podawany w sekundach) – maksymalny czas oczekiwanie na reakcję urządzenia/kasy (domyślnie 10, nie mniej niż 3).
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Nie wykonuj raportu dobowego przy odczycie sprzedaży – parametr służący do wyłączenia raportu dobowego przy odczycie sprzedaży z kasy;

Dla sterownika SHARP

  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej,
  • Model kasy – do wyboru są SHARP ER-A2XX, SHARP ER-A2XX+kaucje, SHARP ER-A4XX oraz SHARP ER-A285P.
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Nie wykonuj raportu dobowego przy odczycie sprzedaży – parametr służący do wyłączenia raportu dobowego przy odczycie sprzedaży z kasy;

Dla sterownika NOVITUS

  • Rodzaj połączenia – w zależności od sposobu połączenia wybieramy odpowiedni wpis, do wyboru: Bezpośrednie lub TCP/IP
  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej,
  • W przypadku wyboru rodzaju połączenia TCP/IP należy ustawić poniższe parametry
  • Adres IP – adres IP ustawiony na kasie
  • Port – numer portu ustawiony na kasie
  • Timeout połączenia – maksymalny czas oczekiwania na połączenie (domyślnie 1000 milisekund)
  • Timeout – maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź z kasy (domyślnie 1000 milisekund)
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Kasa obsługuje pakiet ecrdtPLUEx (Rozszerzony pakiet PLU) – pakiet wykorzystywany w nowszych modelach kas (został wprowadzony od kas PS 3000) w przypadku starszych modeli kas nie należy zaznaczać parametru!
  • Kasa obsługuje pakiet zerujący (kasy: System, PS 3000, Soleo) – zerowanie liczników jest możliwe tylko w nowszych kasach. W przypadku starszych modeli zamiast pakietu zerowania jest wykonywany zerujący odczyt sprzedaży (dla starszych kas nie należy zaznaczać parametru!)
  • Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – zaznaczenie parametru powoduje, że do kasy zostanie wysłana nazwa dla urządzenia fiskalnego pobrana z zakładki Dodatkowe na karcie towaru (pole Nazwa). w przypadku nie uzupełnienia tej nazwy lub wyłączenia parametru do kasy zostanie wysłana nazwa towaru.   


Import/ eksport: Programowanie kasy

Funkcja umożliwia eksport listy towarów do kasy i  jest ona dostępna z poziomu Ogólne/Cennik przycisk . Istnieje kilka warunków, które muszą zostać spełnione, by zaprogramowanie kasy było możliwe:

  1. Kody towarów, Grupy (działy), jednostki miary muszą być zgodne z wymogami danej kasy.
  2. Jeśli nadane kody są alfanumeryczne Użytkownik może wykorzystać do transmisji kody PLU towarów.
  3. Towary muszą mieć określoną stawkę VAT, która jednocześnie jest zaprogramowana na kasie (w innym przypadku program nie przeprowadzi transmisji).

Podczas programowania kasy warto pamiętać, że przesyłane są zawsze informacje o towarach wyfiltrowanych na liście cennikowej. Istnieje więc możliwość wysłania jedynie wybranych (przez założenie odpowiedniego filtra, wybranie grupy itd.) towarów.

Podczas programowania kasy wysyłana jest cena towaru ustawiona w konfiguracji Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. Jeśli wybrana cena jest ceną netto – program wysyłając informacje do kasy automatycznie dolicza VAT określony dla poszczególnych towarów (w kasie zawsze programowane są ceny brutto). Program podczas eksportu sprawdza w kasie czy istnieją towary o takich samych kodach, jeżeli TAK zwraca informacje w postaci logu.

Do kas mogą być wysyłane kody zwykłe, kody PLU jak i kody EAN.

  • Towary wg: kod – do kasy zostaną przesłane podstawowe (numeryczne) kody towarów
  • Towary wg: PLU – do kasy zostaną przesłane numeryczne kody towarów (pole PLU na karcie towaru)
  • Towary wg: EAN – do kasy zostaną wysłane kody EAN towarów. W przypadku, gdy towar nie ma nadanego kodu EAN zostanie pominięty przy eksporcie danych.

W przypadku kas Elzab, kody zwykłe wysłane są zawsze.

Programowanie kasy jest również możliwe z poziomu formularza Faktury Zakupu/Przyjęcie Zewnętrzne. Po wciśnięciu przycisku  otwierane jest okno, w którym należy podać parametry eksportu (domyślne ustawienia pobierane są z konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna.). Należy zdecydować czy ma być wykonany eksport pełny (wszystkie towary z listy) czy różnicowy (tylko towary, dla których coś się zmieniło), wybrać numer kasy oraz sposób wysyłania towarów. Numer ceny pobierany jest z konfiguracji

Funkcja programowania kasy jest również wykorzystywana w przypadku aktualizacji danych o towarach (np. zmiana ceny sprzedaży). Należy jednak pamiętać, że przed wykonaniem aktualizacji należy upewnić się czy raport dobowy zerujący był wykonany na kasie. W innym przypadku, jeśli na kasie przeprowadzona była sprzedaż, program nie umożliwi aktualizacji danych.

Uwaga
Niektóre modele kas nie obsługują kodów EAN, w takim przypadku należy bazę przygotować wg zwykłych kodów.

Import/ eksport: Odczyt z kasy

W przypadku, gdy Użytkownik prowadził wcześniej sprzedaż na kasie, natomiast dopiero rozpoczyna pracę z systemem Comarch ERP Optima istnieje możliwość zaimportowania towarów istniejących już w kasie do cennika w programie. Odczyt z kasy dostępny jest z menu Ogólne/Cennik.

Uwaga
Funkcja odczytu towarów z kasy nie jest dostępna w przypadku wersji oddziałowej programu (cennik jest przesyłany z centrali).

Podczas importu danych z kasy Użytkownik ma możliwość określenia numer kasy, z której będą ściągane dane. Towary mogą być odczytywane wg:

  • Towary wg: kod – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przepisany, jako kod podstawowy towaru w programie Comarch ERP Optima.
  • Towary wg: PLU – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przypisany jako kod podstawowy oraz kod PLU.
  • Towary wg: EAN – kody nadane w kasie zostaną przepisane w pole Kod (podstawowy) oraz EAN na karcie towaru. W przypadku kas ELZAB nie ma możliwości odczytu tylko kodów EAN, zawsze odczytywany jest kod zwykły oraz kod EAN jeśli istnieje.

Cena zaimportowana z kasy jest przepisywana we wszystkie grupy cenowe zdefiniowane w programie. Jeśli grupa cenowa jest typu netto – program wylicza odpowiednio cenę netto (na podstawie ceny brutto wysłanej z kasy). W przypadku gdy zaznaczony jest parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnychSystem/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna, dla zakładanych kart towarowych nazwa z kasy przypisana jest do nazwy na kartotece towarowej oraz do nazwy dla urządzenia fiskalnego (zakładka Dodatkowe na karcie towarowej). Przy nie zaznaczonym parametrze przepisana jest tylko do nazwy towaru na kartotece towarowej.

Uwaga
Użytkownik powinien zadbać o to, by w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane były stawki VAT funkcjonujące na kasie fiskalnej oraz działy dla kas fiskalnych.

Import raportu sprzedaży z kasy

Import raportu sprzedaży z kasy jest dostępny z poziomu listy paragonów (menu Handel/Paragony), przycisk : Podczas importu istnieje możliwość utworzenia więcej niż jednego paragonu. Funkcja może być wykorzystywana, jeśli występują problemy podczas importu długich (kilkaset pozycji) raportów sprzedaży z kasy.

W oknie importu znajduje się parametr Podział na krótkie paragony, parametr ten jest uzależniony od ustawień w konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach. Dodatkowo jest możliwość wyboru, według jakich kodów ma być odczytywana sprzedaż (domyślne ustawienie pobierane jest z konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna).

Po wykonaniu importu danych na podstawie raportu sprzedaży kasy tworzony jest paragon (w zależności od ustawień jeden lub kilka). Paragon zapisywany jest do bufora. W przypadku, gdy w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/ Inicjacja dokumentu opcja dla PA jest ustawiona na POBRANIE, podczas odczytu raportu musi być pokrycie na magazynie na towary importowane z kasy, w przeciwnym wypadku import zostanie przerwany. Po wykonaniu importu Użytkownik powinien zapisać paragon na trwałe.

W przypadku, gdy bezpośrednio na kasie został wprowadzony towar, którego nie jest zarejestrowany w programie – program wyświetli błąd. Należy wtedy wykonać odczyt danych z kasy (by uzupełnić listę cennikową), a następnie wykonać ponowny import raportu sprzedaży.

Identyfikacja towarów w kasie ELZAB/SHARP/NOVITUS

Aby przyśpieszyć proces identyfikacji towarów poniższa tabela przedstawia wybrane modele kas z informacjami na temat definicji m.in. kodu, nazwy, grupy.

Kasy ELZAB PLU (ilość kodów)KOD TOWARU NAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWAJEDNOSTKI MIARY
ALFA2047.40954 cyfrowydo 18 znakówIlość. do 16
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
DELTA10239 lub 204795 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
ECO61434 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
JOTA20474 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 16
Ilość znaków: 18
Ilość do 16
Dł. 4 litery
MINI5113 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. do 16
Ilość znaków: 16
Ilość do 16
Dł. 4 litery
K1030004 cyfrowydo 40 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery

Dane techniczne kas fiskalnych ELZAB. Źródło: www.elzab.com.pl

Kasy SHARPPLU (ilość kodów)KOD TOWARUNAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWA
ER-A237P9403 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. od 5 do 20
ER-A277P35004 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. do 30
ER-A285P120005 cyfrowydo 24 znakówIlość gr. do 99
ER-A457P2000
opcjonalnie 10000 lub 40000
do 6 cyfr8, 12 lub 16 znakówIlość gr. do 99

Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.torell.pl

Kasy NOVITUSPLU (ilość kodów)KOD TOWARUNAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWA
MAŁA500do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. 16
BRAVO2300do 18 znakówdo 18 znakówIlość. do 42
FRIGO II1000do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. do 42
SOLEO PLUS12000do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. do 64
PS300016000do 18 znakówdo 40 znakówIlość gr. do 64

Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.novitus.pl

Uwaga
Powyższe tabelki mają charakter tylko i wyłącznie informacyjny.




Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)

Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.

Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.

Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).

Ponadto na liście znajduje się:

przenieś do rejestrów VAT.

księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)

Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu

Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:

  1. na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
  2. z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży – kursor należy ustawić na Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk  .

Zasady przekształcania dokumentów

  • Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
  • Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
  • FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
  • Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
  • Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
  • W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
  • Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.

Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.

Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.

Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]): 

  • kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
  • tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).

Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn.

Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.




Faktury RR


Lista Faktur RR

Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.

 Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.

 Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR.

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.

 
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]

Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima.

Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie:  

Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.

Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.

Data wystawieniasprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu.

Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie.

Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.

Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.

Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:

  • Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
  • FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
  • PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).

Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent

W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL.

Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako DostawcaNadawca.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.

Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).

Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT

Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.

Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty

Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.

Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ

  • Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
  • Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
  • Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
    • FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
    • PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
  • W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
    • zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
    • zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZPZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZPZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.

Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ

Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR.

Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik (!), pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących BuforPZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.

  • Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
  • Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
  • Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
  • Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
  • FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).

Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych

  • Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
  • Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
  • Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
  • Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
    • jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
    • jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
  • Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
  • Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.

Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

Wydruk Faktury RR

Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.

Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń.

Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru.

Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

Wydruk listy Faktur RR

Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.




Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami: 

  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard

Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:

 First Data PolcardeService
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę

Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy

Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:

  • Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności).
  • W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.

Formularz formy płatności

Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny.

W System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.

Konfiguracja terminali płatniczych

Model terminala – pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:

  • eService
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny)
  • Polcard – Verifone VX 520
  • eService – połączenie terminalowe
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
  • Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe

Uwaga
Konfiguracja samego terminala powinna być wykonywana przez Serwis obsługujący terminale.

W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola: 

  • Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
  • Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia RS232. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
  • Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
  • Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
  • Test – po wciśnięciu przycisku Test program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.

Uwaga
Po wybraniu w Konfiguracji systemowego wirtualnego portu COM dla terminala płatniczego, program Comarch ERP Optima może działać niestabilnie.
Domyślnie w systemie WINDOWS ten port jest oznaczony jako COM1

Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów

Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów: 

  • Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
  • Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
  • Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
  • Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Uwaga
Obsługa Korekt w integracji z terminalem płatniczym nie dotyczy urządzeń dystrybuowanych przez eService.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL

Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty.

Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności].

Kwota na zakładce [Płatności] może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego.

Po wyświetleniu okna z wpłatą: 

  • można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
  • można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.

Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu.

W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia.

Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu.

Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki).

Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę.

W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany.

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL

Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, a w konfiguracji wybrany został model First Data Polcard lub First Data Polcard – połaczenia terminalowe, wówczas w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA.

W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej.

Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie.

Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.




Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.

Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).

Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.

Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametr są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

Zamknij – zamyka okno

Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

Rezerwacja Odbiorcy,  Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.

Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.

Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.

W sytuacji, gdy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.

Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach