Article Category: Księgowość - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima1

OPT067- Ulga na złe długi w pliku JPK_V7

Data aktualizacji: 07-12-2020


1 Informacje ogólne

W celu rozliczenia ulgi na złe długi należy złożyć plik JPK_V7 zawierający część ewidencyjna i deklaracyjną z uwzględnieniem wartości wykazywanych w zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] (Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego).

W programie Comarch ERP Optima z poziomu zakładki Rejestry Vat/Pliki JPK_V7 lub z poziomu zakładki JPK/Pliki JPK_V7 na liście plików JPK_V7 na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)], można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup.

Lista ta jest analogiczna jak ta dotycząca załączników VAT-ZD dla deklaracji VAT-7, nie zawiera tylko kolumn e-Deklaracje i Data wysłania. Również same załączniki VAT-ZD generowane za październik 2020 i okresy późniejsze nie zawierają już zakładki [e-Deklaracje]. Wzorzec dokumentu elektronicznego dla plików JPK_V7 nie przewiduje wysyłania  załącznika VAT-ZD. Jednakże załączniki te nadal są potrzebne w celu utworzenia zapisów korekcyjnych do niezapłaconych faktur, które to powinny w pliku JPK_V7 się znaleźć. Lista zawiera kolumny: Miesiąc, Rok, Korekta, Data obliczenia, Kwota oraz Status.

Lista zawiera te same zawiadomienia VAT-ZD, które zostały dodane dla deklaracji VAT-7 (Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7/ zakładka VAT-ZD). Dodanie zawiadomienia na jednej z tych list powoduje wyświetlenie go również w drugim miejscu.

Mechanizm obliczania ulgi na złe długi działa tylko w oparciu o dokumenty wprowadzone do rejestrów VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT.

Uwaga
Przed generowaniem pliku JPK_V7, jeżeli ma zostać uwzględniona ulga na złe długi, należy najpierw naliczyć zawiadomienie VAT-ZD, wygenerować zapisy korekcyjne i dopiero wówczas utworzyć plik JPK_V7.

Na liście możliwe jest dodanie załącznika VAT-ZD zarówno dla sprzedaży jak i dla zakupu. Po wygenerowaniu zawiadomienia należy utworzyć do niego zapisy korekcyjne, które zostaną pobrane w momencie generowania pliku JPK_V7. Generowanie zapisów korekcyjnych należy wykonać przed dodaniem pliku JPK_V7 za ten okres lub jego  zatwierdzeniem (dotyczy plików zawierających część deklaracyjną).

W przypadku, gdy plik JPK_V7 za dany okres zostanie już zablokowany lub wysłany a Użytkownik będzie chciał wykonać zapisy korekcyjne do zawiadomienia VAT-ZD za ten sam okres co utworzony już plik JPK_V7 pojawi się komunikat: Nie można wygenerować korekty. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.

Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż wykazywane są faktury, które na dzień złożenia pliku JPK_V7 w postaci ewidencyjnej i deklaracyjnej nie zostały zapłacone, a minęło już 90 dni od ich terminu płatności. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja ma status krajowy lub krajowy ‑ podatnikiem jest nabywca oraz takie, dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup wykazywane są faktury, których 90 dzień od upływu terminu płatności przypada nie później niż z końcem okresu, za który sporządzamy zeznanie. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja ma status krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT-ZD tak samo jak w przypadku pliku JPK_V7.

Uwaga
Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną zakwalifikowaną do Ulgi na złe długi (VAT-ZD) to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc/kwartał dokument ten nie zostanie wykazany. Natomiast zapłata za fakturę uwzględnioną i skorygowaną wcześnie w Uldze na złe długi (VAT-ZD) pokaże się w miesiącu zapłaty bez względu na datę wykazania faktury pierwotnej na zawiadomieniu VAT-ZD.

Uwaga
W przypadku gdy Użytkownik nie korzysta z dostępnego w programie załącznika VAT-ZD lub istnieje potrzeba uwzględnienia dokumentu korygującego ulgę na złe długi z pominięciem VAT-ZD od strony zakupu, wówczas możliwe jest (analogicznie jak w przypadku plików JPK_VAT) skorzystanie z możliwości dodania dokumentów technicznych w rejestrze VAT zakupu i ustawienia na nich atrybutów odpowiednio VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. W takim przypadku należy dodatkowo w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 wpisać sumę tych wartości w pola P_46(wartość ujemna) i P_47(wartość dodatnia).

Uwaga
W przypadku, gdy termin płatności dokumentu wprowadzonego do rejestru VAT przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.

Przykład

Termin płatności: 18.07.2010 r. (sobota).

Uwzględnienie w Uldze na złe długi (VAT-ZD): październik 2020 r. – 90 dni liczone jest od 20.07.2020 r. (poniedziałek).


2 Jak w programie wygenerować korektę  podatku należnego/naliczonego?

2.1 Korekta VAT-u należnego

Na liście plików JPK_V7, na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Sprzedaż, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie 25 dzień kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie.

Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony  generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru. Program generuje oddzielny zapis korekcyjny dla każdej faktury wykazanej na zawiadomieniu VAT-ZD uwzględniając stawki VAT oraz ustawiając rodzaj na Towary.

Z poziomu formularza VAT-ZD dostępny jest wydruk zawiadomienia oraz wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.

Uwaga

Na Zawiadomieniu VAT-ZD drukowane są tylko dokumenty ze znakiem plus, prezentowane na czarno. Przykładowo wykazaliśmy niezapłaconą fakturę na zawiadomieniu VAT-ZD w 09-2020. Zawiadomienie zostało wysłane do urzędu razem z deklaracją VAT-7. Faktura została zapłacona 2020-10-10, za miesiąc październik generujemy zawiadomienie VAT-ZD, na którym dokument pojawi się ze znakiem minus w kolorze zielonym. Tego typu dokumenty nie są już drukowane na zawiadomieniu VAT-ZD. Kwota jest uwzględniana tylko w pliku JPK_V7.

Od października 2020 zawiadomienia VAT-ZD od niezapłaconych faktur sprzedaży nie są wysyłane do urzęd. Ostatnie zawiadomienie będzie można wysłać za wrzesień 2020.


2.2 Korekta VAT-u naliczonego

Postępujemy analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży. Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD. Przykładowo na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup liczonym za 2020-10 podpowie się data Na dzień 2020-10-31. Automatyczna korekta generowana jest tylko na wartość VAT-u, bez kwot netto. Podobnie jak w przypadku korekty VAT-u należnego zapisy korekcyjne tworzone są odrębnie dla każdej faktury. Korekty generowane są tylko na wartość VAT-u, bez kwot netto. Pozycje faktury z rodzajem Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Na zapisach korekcyjnych Odliczenia przenoszone są zawsze z dokumentu pierwotnego niezależnie od tego, czy dokument jest wykazywany jako zapłacony, czy nie zapłacony.

Z poziomu formularza VAT-ZD o typie zakup dostępny jest wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.

Pod listą dokumentów kwalifikowanych na VAT-ZD widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej
z tych dokumentów; osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglana do pełnych złotych dla faktur sprzedaży oraz tylko VAT w przypadku faktur zakupu. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie).

Do pola Suma do korekty-dok. Niezapłacone trafiają wszystkie pozycje na czarno (plusowe) natomiast do pola Suma do korekty – dok. Zapłacone trafiają  wszystkie pozycje w kolorze zielonym (na minus). VAT od dokumentów niezapłaconych jest  wykazany w kwocie na minus a zapłaconych w kwocie na plus.

Na liście plików JPK_V7, na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Zakup, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie.

Zawiadomienie VAT-ZD o typie Zakup

Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony  generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru.

2.3 JPK_V7K a miesięczne VAT-ZD

W przypadku kwartalnych deklaracji VAT-7K generowane są miesięczne załączniki VAT-ZD, a w związku z tym generowane są również zapisy korekcyjne do poszczególnych miesięcy, w terminie wynikającym z art. 89a oraz 89b Ustawy o podatku od towarów i usług.

Niezależnie od ustawionego w Konfiguracji okresu składania deklaracji VAT-7, zawiadomienie VAT-ZD (zarówno o typie Sprzedaż, jak i Zakup) dodawane jest za okres miesięczny. Zapisy korekcyjne dotyczące poszczególnych faktur generowane są w miesiącu ich ujęcia w zawiadomieniu VAT-ZD i w tym samym miesiącu są uwzględniane w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej natomiast w miesiącu kończącym kwartał w części deklaracyjnej pliku JPK_V7.

Przykład

Korekta podatku należnego

Data wystawienia dokumentu: 20.08.2020 r.

Termin płatności: 27.08.2020 r.

Miesiąc uwzględnienia w VAT-ZD i w pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej: listopad 2020 r.

Miesiąc uwzględnienia zapisu korekcyjnego na minus w pliku JPK_V7 w części deklaracyjnej: grudzień 2020 r.

W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Sprzedaż dodanego za przynajmniej jeden miesiąc danego kwartału, gdzie wykazywane są faktury niezapłacone i wygenerowano do niego zapisy korekcyjne do rejestru VAT, po przeliczeniu pliku JPK_V7, w części deklaracyjnej pola P_68 oraz P_69 automatycznie uzupełnią się do wysokości kwoty korekty netto i VAT.

3 Ulga na złe długi- najczęściej zadawane pytania

3.1 Faktury częściowo rozliczone, faktury z podzieloną płatnością.

W przypadku faktur częściowo rozliczonych, część niezapłacona z faktury pojawi się na zawiadomieniu VAT-ZD.

Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy
je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą, niezapłaconą cześć faktury wykazać.

Od wersji Programu Comarch ERP Optima 2021 na zawiadomieniu VAT-ZD można również uwzględniać podzielone płatności do dokumentu, mające ten sam termin płatności.

Faktury z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN posiadają płatność podzieloną na kwotę netto oraz kwotę podatku VAT i powinny mieć ten sam termin płatności.

3.2 Prezentacja faktur z kilkoma różnymi stawkami.

Na zawiadomieniu VAT-ZD faktury wykazywane są w tylu pozycjach, ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji.

Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w różnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą.

3.3 Plik JPK_V7 wysłany do urzędu, nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego.

Przykładowo plik JPK_V7 został złożony za październik 2020, ale nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego
z załącznikiem VAT-ZD. W pierwszej kolejności należy z poziomu JPK/Pliki JPK_V7 dodać korektę pliku JPK_V7 dla części ewidencyjnej i deklaracyjnej za październik 2020. Korekty tej nie należy blokować przed zmianami. Następnie z poziomu JPK/Pliki JPK_V7 na zakładce [Ulga na złe długi (VAT-ZD)] wygenerować załącznik VAT-ZD i zrobić zapisy korekcyjne do rejestru oraz powtórnie przeliczyć korektę pliku JPK_V7. Podatek VAT należny zostanie skorygowany w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 natomiast zapisy korekcyjne zostaną wykazane w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.

3.4 Plik JPK_V7 został przesłany do systemu e-Deklaracje wraz z informacjami znajdującymi się na załączniku VAT_ZD. Na załączniku VAT-ZD zostały błędnie zakwalifikowane faktury sprzedaży. Jak wygenerować korektę pliku JPK_V7 z poprawnymi danymi ze skorygowanego zawiadomienia VAT ZD?

Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie  w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT-ZD. Pierwotne zawiadomienia VAT-ZD są oznaczone odpowiednio S dla sprzedaży oraz Z dla zakupu, natomiast korekty zawiadomienia przyjmują kolejno numerację S1, S2, Z1, Z2..itd.

Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna. A następnie ikony wykonać zapisy korekcyjne. Po wykonaniu zapisów korekcyjnych należy przeliczyć korektę pliku JPK-V7 dla części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej.

3.5 Mechanizm obliczania korekty w programie- przykłady liczbowe

Przykład

Faktura Sprzedaży wystawiona w lipcu 2020 na 1000 netto w stawce 23% i na kwotę 400 netto w stawce 8% z terminem płatności 27.07.2020 (na 831 brutto) i terminem 31.08.2020 (na 831 brutto). Uwzględniona na deklaracji za październik 2020. Zapłacona w całości dnia 20.12.2020, czyli 155 dni po pierwszym terminie i 111 dni po drugim terminie.

Ponieważ dokument ma dwa różne terminy płatności pierwsza korekta zostanie wykonan w październiku 2020, ponieważ 90 dni od pierwszego terminu płatności (27.07.2019)  mija w październiku, więc kwalifikuje się do korekty w październiku (łączna korekta podatku należnego : dla stawki 23%: -500 netto i -115 VAT, dla stawki 8%: -200 i -16 VAT). Kolejną korektę należy wykonać gdy mija 90 dni od drugiego terminu płatności (31.08.2020) czyli w listopadzie(w stawce 23%: -500 netto i -115 VAT i w stawce 8% -200 netto i -16 VAT).

W grudniu 2020 zapłacona w całości, więc w pliku JPK_V7 za grudzień robimy kolejną korektę podatku należnego na całość faktury w stawce 23%, czyli 1000 netto i 230 VAT oraz w stawce 8% na 400 netto i 32 VAT.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu październiku 90 dni od pierwszego terminu płatności

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu listopadzie 90 dni od drugiego terminu płatności

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu grudniu

Przykład

Faktura sprzedaży wystawiona 01.08.2020 na 1000,00 netto w stawce 23%z terminem płatności 13.08.2020. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500,00 brutto 10-09-2020. Po przeliczeniu VAT-ZD za miesiąc listopad faktura będzie pomniejszona o kwotę rozliczania więc otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 593,50, Korekta VAT 136,50. Suma do korekty: netto -594,00; VAT -137,00.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży częściowo rozliczona

Przykład
Zawiadomienie VAT-ZD za listopad 2020 jest już wygenerowane zgodnie z danymi z przykładu 2.  Okazuje się, że zabrakło na tym zawiadomieniu VAT-ZD faktury sprzedaży wystawionej 10.08.2020 na kwotę 1000,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 30.08.2020. W tym przypadku wykonujemy korektę zawiadomienia VAT-ZD za pomocą przycisku . Po przeliczeniu korekty zawiadomienia VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: korekta netto 1 594,00, korekta VAT 367,00. Suma do korekty: netto – 1 594,00; VAT -367,00. Po wykonaniu zapisu korekcyjnego za pomocą przycisku w Rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowy zapis na kwotę 1000,00 netto i 230,00 VAT.

Korekta zawiadomienia VAT-ZD- faktura sprzedaży

Lista Ulga na złe długi (VAT-ZD) zawierająca pierwotne zawiadomienie VAT_ZD za listopad S oraz korektę do niego S1

Przykład
Faktura Zakupu wystawiona 06.07.2020 na 813,01 netto w stawce 23%z terminem płatności 13.07.2020. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500 brutto 06.08.2020. Po przeliczeniu VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 406,51, Korekta VAT 93,49. Suma do korekty 93.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu częściowo rozliczona

Uwaga
Kwoty w polach Suma do korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ na deklaracji VAT-7 każda stawka jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.

Przykład
Faktura Zakupu wystawiona 06.07.2020 na kwotę 813,01  netto w stawce 23% z terminem płatności 13.07.2020 nierozliczona. Druga faktura zakupu wystawiona 08.06.2020 na kwotę 18 950,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 15.06.2020, wykazana najpierw na zawiadomieniu VAT-ZD za wrzesień jako nierozliczona, a następnie rozliczona w całości z terminem 12.10.2020. Po przeliczeniu VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: dla pierwszej faktury -Korekta netto 1 000,00; Korekta VAT 813,01; Suma do korekty –dok. Niezapłacone -813,01. W przypadku drugiej faktury- Korekta netto 18 950,00; Korekta VAT 4 358,50; Suma do korekty – dok. Zapłacone 4 358,50.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu zapłacona i niezapłacona

Przykład
Kwartalne rozliczenie VAT. Do rejestru sprzedaży wprowadzone są trzy faktury: pierwsza z data sprzedaży 01.07.2020 na kwotę 200,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 08.07.2020, druga z datą sprzedaży 03.08.2020 na kwotę 500,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 09.08.2020 oraz trzecia z datą sprzedaży 10.09.2020 na kwotę 300,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 18.09.2020. Płatność dotycząca faktury z lipca rozliczona jest częściowo na kwotę 100,00 brutto. Data rozliczenia określona jest na 13.12.2020. Przy kwartalnym rozliczeniu VAT należy przeliczyć zawiadomienia VAT-ZD za miesiące zawierające sie w danym kwartale (w tym przypadku przeliczone są zawiadominia VAT-ZD za październik, listopad, grudzień 2020). Po przeliczeniu VAT-ZD za poszczególne miesiące otrzymujemy następujące wyniki: w październiku 2020 Korekta netto 200,00; Korekta VAT 46,00; Suma do korekty -46. W listopadzie 2020 Korekta netto 500,00; Korekta VAT 115,00; Suma do korekty -115. W przypadku zawiadomienia VAT-Zd za grudzień 2020 dla faktury z terminem płatności 18.09.2020 Korekta netto wynosi 300,00; Korekta VAT 69,00; Suma do korekty – dok. Niezapłacone -69,00. W przypadku faktury z terminem płatności 08.07.2020 – Korekta netto 81,30; Korekta VAT 18,70; Suma do korekty – dok. Zapłacone 18,70.

Zawiadomienie VAT-ZD za październik 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na lipiec 2019

Zawiadomienie VAT-ZD za listopad 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na sierpień 2019

Zawiadomienie VAT-ZD za grudzień 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na wrzesień 2020 oraz faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na lipiec 2020 częściowo rozliczona w grudniu 2020

Lista zawiadomień VAT-ZD – status zawiadomień

Lista plików JPK_V7 – plik za IV kwartał 2020 (część ewidencyjna wraz z częścią deklaracyjną)




OPT065- Ulga na złe długi

Data aktualizacji: 20-07-2020



1 Informacje ogólne

W celu rozliczenia ulgi na złe długi należy złożyć z deklaracją VAT-7 załącznik VAT-ZD (Zawiadomienie
o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego).

W programie Comarch ERP Optima na liście deklaracji VAT-7 na zakładce VAT-ZD, można dodać zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż lub Zakup (do urzędu skarbowego składa się tylko zawiadomienie o typie Sprzedaż).

Mechanizm obliczania ulgi na złe długi działa tylko w oparciu o dokumenty wprowadzone do rejestrów VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w deklaracji VAT.

Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Sprzedaż wykazywane są faktury, które na dzień złożenia deklaracji nie zostały zapłacone, a minęło już 150 dni od ich terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona już w 2013 roku.Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja na status krajowy lub krajowy ‑ podatnikiem jest nabywca oraz takie, dla których nie minął okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup wykazywane są faktury, których 150 dzień (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dzień (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) od upływu terminu płatności przypada nie później niż z końcem okresu, za który sporządzamy zeznanie. Termin płatności dotyczy każdej z części płatności wykazanej na fakturze. Na zawiadomieniu pokażą się faktury, których kontrahentem jest podatnik VAT czynny i transakcja ma status krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca. Dokumenty zakupowe ze stawką ZW i NP nie są wykazywane na VAT-ZD tak samo jak w przypadku deklaracji VAT-7.

Uwaga
Jeżeli użytkownik usunie fakturę pierwotną zakwalifikowaną do załącznika VAT-ZD to na zawiadomieniu za kolejny miesiąc/kwartał dokument ten nie zostanie wykazany. Natomiast zapłata za fakturę uwzględnioną
i skorygowaną wcześniej na zawiadomieniu VAT-ZD pokaże się w miesiącu zapłaty bez względu na datę wykazania faktury pierwotnej na zawiadomieniu VAT-ZD.

Uwaga
Od wersji 2020.0.1 w przypadku, gdy termin płatności dokumentu wprowadzonego do rejestru VAT przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, to przy kwalifikowaniu dokumentu na zawiadomienie VAT-ZD brany jest pod uwagę pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym.

Przykład

Termin płatności: 01.06.2019 r. (sobota).
Uzględnienie w VAT-ZD: wrzesień 2019 r. – 90 dni liczone jest od 03.06.2019 r. (poniedziałek).

2 Jak w programie wygenerować korektę  podatku należnego/naliczonego?

2.1 Korekta VAT-u należnego

Na liście deklaracji, na zakładce [VAT-ZD] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Sprzedaż, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną   przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie 25 dzień kolejnego miesiąca po okresie, za który składane jest zawiadomienie.

Zawiadomienie VAT-ZD o typie Sprzedaż.

Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony  generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru. Program generuje oddzielny zapis korekcyjny dla każdej faktury wykazanej na zawiadomieniu VAT-ZD uwzględniając stawki VAT oraz ustawiając rodzaj na Towary.

Z poziomu formularza VAT-ZD dostępny jest wydruk zawiadomienia oraz wydruk listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.

Uwaga
Na Zawiadomieniu VAT-ZD drukowane są tylko dokumenty ze znakiem plus, prezentowane na czarno. Przykładowo wykazaliśmy niezapłaconą fakturę na zawiadomieniu VAT-ZD w 02-2018. Zawiadomienie zostało wysłane do urzędu razem z deklaracją VAT-7. Faktura została zapłacona 2018-03-03, za miesiąc marzec generujemy zawiadomienie VAT-ZD, na którym dokument pojawi się ze znakiem minus w kolorze zielonym. Tego typu dokumenty nie są już drukowane na zawiadomieniu VAT-ZD. Kwota jest uwzględniana tylko na deklaracji VAT-7.

2.2 Korekta VAT-u naliczonego

Postępujemy analogicznie jak w przypadku faktur sprzedaży. Na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup domyślnie podpowiada się data na ostatni dzień okresu, za który liczone jest zawiadomienie VAT-ZD. Przykładowo na zawiadomieniu VAT-ZD o typie Zakup liczonym za 2018-07 podpowie się data Na dzień 2018-07-31. Automatyczna korekta generowana jest tylko na wartość VAT-u, bez kwot netto. Podobnie jak w przypadku korekty VAT-u należnego zapisy korekcyjne tworzone są odrębnie dla każdej faktury. Korekty generowane są tylko na wartość VAT-u, bez kwot netto. Faktury pozycjami z rodzajem Towary, Usługi, Paliwo i Inne są ujmowane z rodzajem Towary, natomiast pozycje z rodzajem: Środki trwałe, Środki transportu i Nieruchomości traktowane są jako Środki trwałe. Do grudnia/ostatniego kwartału 2016 w przypadku korekty faktur niezapłaconych Odliczenia są ustawiane na NIE. W przypadku gdy faktura zostanie zapłacona i jest korygowana powrotnie na VAT-ZD to na zapis korekcyjny pojedynczej faktury odliczenia przenoszone są z faktury pierwotnej (Tak lub Warunkowo). Dla korekt tworzonych od stycznia/pierwszego kwartału 2017 Odliczenia przenoszone są zawsze z dokumentu pierwotnego niezależnie od tego, czy dokument jest wykazywany jako zapłacony, czy nie zapłacony.

Uwaga
Załącznik VAT-ZD składa się tylko dla faktur sprzedaży, dla faktur zakupu istnieje możliwość wydrukowania listy dokumentów zakwalifikowanych do korekty VAT.

Pod listą dokumentów kwalifikowanych na VAT-ZD widoczna jest informacja o pełnej kwocie korekty wynikającej
z tych dokumentów; osobno suma kwot netto i VAT zaokrąglana do pełnych złotych dla faktur sprzedaży oraz tylko VAT w przypadku faktur zakupu. Podsumowanie w polu Suma do korekty dotyczy kwot do korekty, czyli faktur niezapłaconych i korygowanych, natomiast w polu Suma na VAT-ZD widoczne jest podsumowanie do VAT-ZD, gdzie są wykazywane tylko faktury niezapłacone (bez korygowanych po częściowej lub całkowitej zapłacie).

Niezapłacone” trafiają wszystkie pozycje na czarno (plusowe) natomiast do pola „Suma do korekty – dok. Zapłacone” trafiają  wszystkie pozycje w kolorze zielonym (na minus). VAT od dokumentów niezapłaconych jest  wykazany w kwocie na minus a zapłaconych w kwocie na plus.

Na liście deklaracji, na zakładce [VAT-ZD] dodajemy dokument, wybieramy typ zawiadomienia: Zakup, odpowiedni miesiąc i następnie ikoną   przeliczamy zawiadomienie. W polu Na dzień podpowiada się domyślnie ostatni dzień miesiąca, za który składane jest zawiadomienie.

Zawiadomienie VAT-ZD o typie Zakup.

Po zablokowaniu zawiadomienia przed zmianami za pomocą ikony  generujemy zapisy korekcyjne do wybranego przez Użytkownika rejestru.

2.3 Generowanie miesięcznego zawiadomienia VAT-ZD do Deklaracji VAT-7K (kwartalnej)

 

W przypadku kwartalnych deklaracji VAT-7K  od wersji programu 2020.0.1 umożliwiono generowanie miesięcznych załączników VAT-ZD, a w związku z tym zapisów korekcyjnych do poszczególnych miesięcy, w terminie wynikającym z art. 89a oraz 89b Ustawy o podatku od towarów i usług.

Niezależnie od ustawionego w Konfiguracji okresu składania deklaracji VAT-7, zawiadomienie VAT-ZD (zarówno o typie Sprzedaż, jak i Zakup) dodawane jest za okres miesięczny. Zapisy korekcyjne dotyczące poszczególnych faktur generowane są w miesiącu ich ujęcia w zawiadomieniu VAT-ZD i w tym samym miesiącu są uwzględniane w pliku JPK_VAT.

Przykład
Korekta podatku należnego
Data wystawienia dokumentu: 20.08.2019 r.
Termin płatności: 27.08.2019 r.
Miesiąc uwzględnienia w VAT-ZD i w pliku JPK_VAT: listopad 2019 r.
Data rozliczenia: 27.12.2019 r.
Miesiąc uwzględnienia w VAT-ZD na plus i w pliku JPK_VAT: grudzień 2019 r.

Korekta zawiadomienia VAT-ZD tworzona jest zgodnie z okresem pierwotnego załącznika VAT-ZD. W sytuacji, gdy zawiadomienie VAT-ZD zostało dodane za okres kwartału to korekta VAT-ZD tworzona jest również kwartalnie. Jeżeli we wcześniejszym okresie nie dodano załącznika VAT-ZD to zostanie on wygenerowany za okres miesiąca.

W przypadku zawiadomienia VAT-ZD o typie Sprzedaż dodanego za przynajmniej jeden miesiąc danego kwartału, gdzie wykazywane są faktury niezapłacone i wygenerowano do niego zapisy korekcyjne do rejestru VAT, po przeliczeniu deklaracji VAT-7K w sekcji G Informacja o załączniku w poz. Zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego (VAT-ZD) zaznaczana jest opcja Tak.

Dla zawiadomień VAT-ZD o typie Sprzedaż wygenerowanych za poszczególne miesiące danego kwartału w kolumnie e-Deklaracje widnieje status analogiczny do statusu deklaracji VAT-7K dodanej za ten kwartał.

3 Ulga na złe długi- najczęściej zadawane pytania

3.1 Faktury częściowo rozliczone, faktury z podzieloną płatnością.

W przypadku faktur częściowo rozliczonych, część niezapłacona z faktury pojawi się na zawiadomieniu VAT-ZD.

Faktury korygujące niezapłacone (nieskompensowane) na zawiadomienie VAT-ZD nie wchodzą. Należy
je wcześniej skompensować z fakturą i tylko pozostałą, niezapłaconą cześć faktury wykazać.

W przypadku, gdy faktura ma zostać zapłacona w ratach i płatność została podzielona musimy zwrócić uwagę na daty kolejnych rat- daty nie mogą być takie same, gdyż program niepoprawnie zakwalifikuje taki dokument na zawiadomienie VAT-ZD.

 

3.2 Prezentacja faktur z kilkoma różnymi stawkami.

Na zawiadomieniu VAT-ZD faktury wykazywane są w tylu pozycjach, ile stawek VAT zawierają, natomiast na wydruku VAT-ZD w jednej pozycji.

Użytkownik ma możliwość usunięcia z załącznika VAT-ZD zaznaczonych dokumentów. Jeżeli faktura składa się z kilku pozycji w różnych stawkach, a zaznaczona zostanie pozycja tylko w jednej stawce, to z zawiadomienia usunięte zostaną wszystkie pozycje związane z tą fakturą.

3.3 Deklaracja VAT-7 wysłana do urzędu, nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego.

Przykładowo deklaracja VAT-7 została złożona za styczeń 2017, ale nie zrobiliśmy korekty VAT-u należnego
z załącznikiem VAT-ZD. W takim przypadku należy dodać korektę deklaracji, przeliczyć, kwoty na deklaracji się nie zmienią. Następnie wygenerować załącznik VAT-ZD i zrobić zapisy korekcyjne do rejestru oraz powtórnie przeliczyć korektę deklaracji VAT-7, podatek VAT należny zostanie skorygowany na deklaracji.

 

3.4 Deklaracja VAT-7 wraz z załącznikiem VAT-ZD została przesłana do systemu e-Deklaracje. Na załączniku VAT-ZD zostały błędnie zakwalifikowane faktury sprzedaży. Jak wygenerować korektę deklaracji z nowym załącznikiem VAT‑ZD?

Z poziomu listy zawiadomień VAT-ZD użytkownik ma możliwość dodania kolejnego załącznika o tym samym typie  w danym miesiącu/kwartale poprzez podświetlenie zablokowanego przed zmianami zawiadomienia, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznacza się parametr Korekta, bez możliwości odznaczenia. Typ zawiadomienia oraz miesiąc, za który jest ono dodawane przenoszone są z pierwotnego załącznika VAT-ZD, bez możliwości zmiany. Domyślnie przenoszone są pozycje z poprzedniego załącznika VAT-ZD. Pierwotne zawiadomienia VAT-ZD są oznaczone odpowiednio S dla sprzedaży oraz Z dla zakupu, natomiast korekty zawiadomienia przyjmują kolejno numerację S1, S2, Z1, Z2..itd.

Korektę należy przeliczyć za pomocą ikony pioruna. A następnie ikony  wykonać zapis korekcyjny (dla VAT-ZD, do którego pierwotnie wygenerowano zapis korekcyjny zbiorczy) lub zapisy korekcyjne (dla VAT-ZD, do którego pierwotnie wygenerowano pojedyncze zapisy korekcyjne).

Jeżeli załącznik VAT-ZD jest kolejnym w danym miesiącu/kwartale to dla zapisów zbiorczych zapisy korekcyjne
w Rejestrze VAT tworzone są w  kwocie będącej różnicą pomiędzy całością kwoty wynikającej z VAT-ZD a sumą wszystkich wcześniejszych zapisów korekcyjnych w tym miesiącu/kwartale. Natomiast dla zapisów pojedynczych tworzone są zapisy korekcyjne na kwoty będące różnicą miedzy kwotą faktury wynikającą z VAT-ZD a wartością ostatniego zapisu korekcyjnego dla danej faktury.

Do systemu e-Deklaracje wysyłany jest ostatni naliczony w danym miesiącu/kwartale załącznik VAT-ZD o typie Sprzedaż.

Podczas próby usunięcia zapisu korekcyjnego z Rejestru VAT sprzedaży, uwzględnionego na deklaracji VAT-7 o statusie Wysłano/nie odebrano UPO pojawia się komunikat: Nie można usunąć zapisu korekcyjnego. Nie odebrano UPO dla deklaracji VAT-7. Podczas usuwania zapisu korekcyjnego pochodzącego z zawiadomienia, do którego wygenerowano pojedyncze zapisy korekcyjne pojawia się pytanie: Usuwany dokument jest zapisem korekcyjnym VAT-ZD. Czy chcesz usunąć pozostałe zapisy korekcyjne związane z tym VAT-ZD? Odpowiedź twierdząca skutkuje usunięciem wszystkich zapisów korekcyjnych dotyczących VAT-ZD za dany okres.

 

3.5 Mechanizm obliczania korekty w programie- przykłady liczbowe

Przykład

Faktura Sprzedaży wystawiona w październiku 2019 na 1000 netto w stawce 23% i na kwotę 400 netto w stawce 8% z terminem płatności 24.10.2019 (na 831 brutto) i terminem 30.11.2019 (na 831 brutto). Uwzględniona na deklaracji za październik 2019. Zapłacona w całości dnia 26.05.2020, czyli 214 dni po pierwszym terminie i 177 dni po drugim terminie.

Ponieważ dokument ma dwa różne terminy płatności i terminy te znajduja się na przełomie okresu w którym zostały zmienione zasady dotyczące przleiczania zawiadomień VAT_ZD (zmianie uległ termin po jakim nalezy uwzględnic dokument na VAT-Zd ze 150 na 90 dni) , pierwsza korekta zostanie wykonan w styczniu 2020, ponieważ 90 dni od drugiego terminu płatności (30.11.2019)  mija w styczniu, więc kwalifikuje się do korekty w styczniu (łączna korekta podatku należnego : dla stawki 23%: -500 netto i -115 VAT, dla stawki 8%: -200 i -16 VAT). Kolejną korektę należy wykonać gdy mija 150 dni od pierwszego terminu płatności (24.10.2020) czyli w marcu(w stawce 23%: -500 netto i -115 VAT i w stawce 8% -200 netto i -16 VAT).

W maju 2020 zapłacona w całości, więc na deklaracji za maj robimy kolejną korektę podatku należnego na całość faktury w stawce 23%, czyli 1000 netto i 230 VAT oraz w stawce 8% na 400 netto i 32 VAT.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu styczniu 90 dni od drugiego terminu płatności

 

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu marcu 150 dni od pierwszego terminu płatności

 

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży-korekta w miesiącu maju

Przykład

Faktura sprzedaży wystawiona 01.01.2020 na 1000,00 netto w stawce 23%z terminem płatności 28.01.2020. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500,00 brutto 10-002-2020. Po przeliczeniu VAT-ZD za miesiąc kwiecień faktura będzie pomniejszona o kwotę rozliczania więc otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 593,50, Korekta VAT 136,50. Suma do korekty: netto -594,00; VAT -137,00.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura sprzedaży częściowo rozliczona

Przykład

Zawiadomienie VAT-ZD za 04-2020 jest już wygenerowane zgodnie z danymi z przykładu 2.  Okazuje się, że zabrakło na tym zawiadomieniu VAT-ZD faktury sprzedaży wystawionej 10.01.2020 na kwotę 1000,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 31.01.2020. W tym przypadku wykonujemy korektę zawiadomienia VAT-ZD za pomocą przycisku. Po przeliczeniu korekty zawiadomienia VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: korekta netto 1 594,00, korekta VAT 367,00. Suma do korekty: netto – 1 594,00; VAT -367,00. Po wykonaniu zapisu korekcyjnego za pomocą przycisku w Rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowy zapis na kwotę 1000,00 netto i 230,00 VAT.

Korekta zawiadomienia VAT-ZD- faktura sprzedaży

Przykład

Faktura Zakupu wystawiona 06.02.2020 na 813,01 netto w stawce 23%z terminem płatności 13.02.2020. Faktura częściowo rozliczona na kwotę 500 brutto 06.03.2020. Po przeliczeniu VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: Korekta netto 406,51, Korekta VAT 93,49. Suma do korekty 93.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu

Uwaga
Kwoty w polach Suma do korekty i Suma na VAT-ZD mogą się różnić, ponieważ na deklaracji VAT-7 każda stawka jest osobno zaokrąglana, a na VAT-ZD zaokrąglana jest całość faktury.

Przykład

Faktura Zakupu wystawiona 01.02.2020 na kwotę 1 000,00  netto w stawce 23% z terminem płatności 08.02.2020 nierozliczona. Druga faktura zakupu wystawiona 04.01.2020 na kwotę 18 950,00 netto w stawce 23% z terminem płatności 11.01.2020, wykazana najpierw na zawiadomieniu VAT-ZD za kwiecień jako nierozliczona, a następnie rozliczona w całości z terminem 15.05.2020. Po przeliczeniu VAT-ZD otrzymujemy następujący wynik: dla pierwszej faktury -Korekta netto 1 000,00; Korekta VAT 230,00; Suma do korekty –dok. Niezapłacone -230,00. W przypadku drugiej faktury- Korekta netto 18 950,00; Korekta VAT 4 358,50; Suma do korekty – dok. Zapłacone 4 358,50.

Zawiadomienie VAT-ZD- faktura zakupu

Przykład
Kwartalne rozliczenie VAT. Do rejestru sprzedaży wprowadzone są trzy faktury: pierwsza z data sprzedaży 05.10.2019 na kwotę 200,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 12.10.2019,

druga z datą sprzedaży 03.11.2019 na kwotę 500,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 09.11.2019 oraz trzecia z datą sprzedaży 10.12.2019 na kwotę 300,00 netto w stawce 23% i terminem płatności 18.12.2019. Płatność dotycząca faktury z października rozliczona jest częściowo na kwotę 100,00 brutto. Data rozliczenia określona jest na 30.03.2020. Przy kwartalnym rozliczeniu VAT należy przeliczyć zawiadomienia VAT-ZD za miesiące zawierające sie w danym kwartale (w tym przypadku przeliczone są zawiadomienia VAT-ZD za styczeń, luty, marzec 2020). Po przeliczeniu VAT-ZD za poszczególne miesiące otrzymujemy następujące wyniki: w styczniu 2020 Korekta netto 200,00; Korekta VAT 46,00; Suma do korekty 46. W lutym 2020 Korekta netto 500,00; Korekta VAT 115,00; Suma do korekty 115. W przypadku zawiadomienia VAT-Zd za marzec 2020 dla faktury z terminem płatności 18.12.2019 Korekta netto wynosi 300,00; Korekta VAT 69,00; Suma do korekty – dok. Niezapłacone -69,00. W przypadku faktury z terminem płatności 12.10.2019 – Korekta netto 81,30; Korekta VAT 18,70; Suma do korekty – dok. Zapłacone 18,70.

 Po wysłaniu deklaracji VAT-7 za I kwartał 2020 wraz z załącznikami VAT-ZD zmienia się status deklaracji VAT-7K z „Nie wysłano” na „Wysłano/Odebrano UPO”. Również na załącznikach VAT-ZD status ulegnie zmianie.

Zawiadomienie VAT-ZD za styczeń 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na październik 2019

 

Zawiadomienie VAT-ZD za luty 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na listopad 2019

 

Zawiadomienie VAT-ZD za marzec 2020 – faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na grudzień 2019 oraz faktura sprzedaży z terminem płatności przypadającym na październik 2019 częściowo rozliczona w marcu 2020

 

Deklaracja VAT-7 za I kwartał 2020 – status deklaracji

 

Lista zawiadomień VAT-ZD za I kwartał 2020 – status deklaracji




OPT085 Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową mBank CompanyNet

Data aktualizacji: 20-11-2019


Informacje ogólne

Dla Użytkowników Comarch ERP Optima korzystających z systemu mBank CompanyNet wprowadziliśmy możliwość bezpośredniej wymiany danych z bankiem mBank. W celu uruchomienia usługi najlepiej skontaktować się z infolinią mBanku (tel 801 273 273).

Wymiana danych z bankiem za pomocą usługi sieciowej umożliwia eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, autoryzację wysłanych przelewów oraz import wyciągów bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, być częściowo lub całkowicie autoryzowany, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.

Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: token mobilny lub certyfikat komunikacyjny, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.

Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format mBank WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem mBank.

Jak skonfigurować wymianę danych z bankiem mBank?

Wymiana danych z bankiem mBank dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2019.5.1.

W systemie Comarch ERP Optima należy:

  • ustawić format wymiany danych
  • podać informację o numerze identyfikacyjnym firmy (DIK)
  • określić typ logowania: certyfikat lub token mobilny (i jeżeli jest to certyfikat, to podpiąć certyfikat komunikacyjny)
  • dla przelewów walutowych wskazać kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani

Na formularzu banku na zakładce [2 Dodatkowe] w polach:

  • Format eksportu dla przelewów zwykłych
  • Format importu wyciągów bankowych

wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. W naszym przypadku dla banku mBank dostępny jest format mBank Webservice.

Wybrany przez nas format będzie się później podpowiadał jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.

Formularz banku, zakładka [Dodatkowe]
Po wybraniu formatu mBank Webservice na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka
[3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:

  • przelewów walutowych
  • podpinamy certyfikat do komunikacji z bankiem. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
  • podajemy login (ID) Użytkownika w banku i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu lub tokena mobilnego. W przypadku tokena mobilnego potwierdzenie operacji wykonywane jest w aplikacji mobilnej zainstalowanej na telefonie.

Formularz banku, zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:

  • Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo.
  • Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
  • Kontakt numer telefonu, adres e-mail.

Na formularzu rejestru bankowego związanego z mBankiem należy uzupełnić informację o identyfikatorze firmy (DIK). Jest to unikalny identyfikator klienta banku w mBank CompanyNet. Brak tej informacji lub błędne dane (istotna jest wielkość liter) uniemożliwi wymianę danych z bankiem.

Rejestr bankowy – identyfikator firmy

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych.

Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne lub przelewy SEPA.

W celu wysłania przelewu SEPA zdarzenie w preliminarzu płatności musi być:

  • zdarzeniem rozchodowym
  • waluta zdarzenia to EURO
  • na zdarzeniu zaznaczono parametr „Przelew SEPA”

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:

  • wybrać rejestr, który dotyczy mBank i ma ustalony format  wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku mBank WebService)
  • na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.

Preliminarz płatności – parametry

Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu .

Wymiana danych z mBankiem pozwala na:

  • wysłanie przelewu, który oczekuje w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie)
  • wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji
  • autoryzację (zatwierdzenie częściowe/finalne) wysłanych wcześniej przelewów

W mBanku możliwa jest wieloosobowa autoryzacja transakcji. Dzięki tej usłudze istnieje możliwość autoryzacji przelewów przez więcej niż 1 osobę (w banku można ustalać limity do autoryzacji samodzielnej i dwuosobowej oraz nadać uprawnienia do wykonywania zleceń bez ich autoryzacji).

W Comarch ERP Optima na zdarzeniu w preliminarzu płatności możemy:

  • podpisać przelew – podpisujemy przelewy o statusie Do realizacji, które nie zostały wysłane do banku. Jeśli wymagają tego ustalenia z bankiem przelew może być podpisany przez kilka osób. Na liście wyświetlamy informacje o tym kto, kiedy i jakim certyfikatem podpisał dany przelew. Podpisanego przelewu nie możemy już modyfikować. Każda zmiana częściowe rozliczenie czy zmiana dat uniemożliwi jego wysłanie. Konieczne będzie usunięcie istniejącego podpisu/podpisów i ponowne podpisanie przelewu. Wysłanie podpisanego przelewu spowoduje, że w banku zostanie on skierowany do weryfikacji a później do realizacji.

Formularz zdarzenia – Podpisy

  • autoryzować przelew – przelewy możemy autoryzować na stronie banku lub bezpośrednio w Comarch ERP Optima. W Comarch ERP Optima autoryzacji może dokonać tylko ten operator, który korzysta z tokena mobilnego. Autoryzacja (zatwierdzanie) dotyczy przelewu, który został wysłany do banku. W systemie mamy zarówno możliwość autoryzacji częściowej, jak i finalnej (pełnej). Przed autoryzacją przelewu zalecamy uruchomienie na telefonie aplikacji bankowej, gdyż pojawi się w niej wiadomość prezentująca szczegóły zatwierdzanej dyspozycji (data przelewu, kwota). Ostateczna akceptacja lub odrzucenie dyspozycji wykonywane są za pomocą przycisku na telefonie. Na formularzu przelewu zapisujemy historię autoryzacji, która została wykonana z poziomu Comarch ERP Optima.

Formularz zdarzenia – Historia autoryzacji

Podpisanie i autoryzacja pojedynczego przelewu możliwe są z poziomu formularza płatności. Operacje te można też wykonać seryjnie dla zaznaczonych zdarzeń. W tym celu będąc w Preliminarzu płatności należy wybrać strzałkę obok przycisku . Pojawi się dodatkowe menu:

Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o statusie Do realizacji.

Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany.

Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu.

Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu.

Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.

Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.

Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.

Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.

Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:

  • Data wysłania WebService,
  • Komunikat WebService,
  • Data komunikatu WebService.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.

Preliminarz płatności – kolumny związane z WebServicem

Autoryzuj przelewy częściowo – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i dotyczy przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy będą miały status zautoryzowane częściowo i będą czekały na ostateczne zatwierdzenie.

Autoryzuj przelewy finalnie – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i wykonywana jest dla przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy zostaną skierowane do realizacji.

Aktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku.

Import za pomocą usługi sieciowej

W Comarch ERP Optima mamy możliwość importu danych z mBanku. Import dotyczy:

  • stanu rachunku bankowego
  • historii operacji (wyciągów)

Import informacji o stanie rachunku bankowego  można wykonać z poziomu:

  • listy rejestrów kasowych/bankowych
  • listy zapisów kasowych/bankowych
  • preliminarza płatności.

Wyciągi importujemy z listy zapisów kasowych/bankowych.

Na liście zapisów wybieramy rejestr bankowy związany z rachunkiem w mBanku i wskazujemy raport bankowy.

Lista zapisów kasowych\bankowych – Import przelewów

Import uruchamiamy przyciskiem Importuj polecenia przelewu . Na oknie Import przelewów ustalamy parametry importu, czyli:

  • wybieramy format wymiany (domyślnie podpowie się format importu ustalony na formularzu banku)
  • określamy definicję dla zapisów KP i KW
  • ustalamy okres za jaki będą importowane przelewy (domyślnie jest to okres odczytany z raportu bankowego)
  • możemy zaznaczyć opcję automatycznego rozliczania płatności przy imporcie

Po ustaleniu parametrów przyciskiem  uruchamiamy pobranie danych z banku. W tym momencie na oknie Import danych wyświetli się lista przelewów, które za pomocą  przenosimy do Comarch ERP Optima.

Jeżeli wykonany został import wyciągów i potem wykonywany jest ponowny import wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.

Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:

  • Data księgowania,
  • Numer rachunku kontrahenta,
  • Kwota,
  • Opis przelewu.

Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej
– najczęściej zadawane pytania

  1. Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej?

Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz określa identyfikator użytkownika w mBanku i sposób logowania (token mobilny lub certyfikat). W przypadku wybrania certyfikatu podpina również odpowiedni certyfikat do komunikacji z bankiem. Na formularzu rejestru bankowego mBanku podajemy również numer identyfikacyjny firmy (DIK).

  1. Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo?

Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności.

  1. Czy można zobaczyć w pliku dane które zostały wyeksportowane/zaimportowane z banku?

Odpowiedź: Tak, mamy taką możliwość. W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową oraz podać katalog w którym będą zapisywały się pliki XML z przelewami które są importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej.




OPT073 – Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową Pekao

Data aktualizacji: 26-05-2021

Informacje ogólne

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport przelewów i import wyciągów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.

Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.

Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub ilość złożonych podpisów będzie niewystarczająca do zrealizowania – zlecenia będą oczekiwały w banku na podpis/uzupełnienie podpisu.

Na liście Ogólne/Inne/Formaty przelewów dostępny jest format Pekao WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem Pekao.

W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać odpowiedni adres usługi sieciowej.

Uwaga
W związku z koniecznością obsługi protokołu TLS 1.2 w wymianie danych za pomocą usługi sieciowej, od wersji programu 2017.1.1 na stanowisku wymagana jest instalacja .NET Framework w wersji conajmniej 4.5.

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Od wersji programu 2015.5.1 wprowadzona została również możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr „Przelew SEPA”

Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.

Rysunek 1. Formularz banku, zakładka „Dodatkowe”

Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka Ustawienia usługi sieciowej. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji (transportowy).

Został przygotowany już dla Państwa prosty kreator do generowanie certyfikatu komunikacyjnego, który umożliwi wymianę danych za pomocą usługi sieciowej. Kreator jest dostępny pod tym linkiem.

Rysunek 2. Formularz banku, zakładka „Ustawienia usługi sieciowej”

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Przy próbie eksportu z wybraną tą opcją pokaże się wówczas odpowiedni komunikat. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta, z którym Bank będzie mógł się kontaktować. Jest to pole wymagane, gdy wysyłane są przelewy walutowe.

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy  oraz Aktualizuj stany przelewów  .

Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

Rysunek 3. Okno eksportu przelewów poprzez usługę sieciową.

W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/ Bank/ Parametry znajduje się parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową. Zaznaczenie tego parametru powoduje uaktywnienie pola na wpisanie ścieżki do katalogu, w którym będą zapisywały się pliki z przelewami importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej. Domyślnie parametr jest odznaczony. W przypadku odznaczonego parametru pliki nie są zapisywane.

Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Istnieje także możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.

W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.

Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.

Import za pomocą usługi sieciowej

W systemie jest również dostępny import wyciągów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.

Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.

Jeżeli okres raportu się nie pokrywa, to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.

Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu, wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.

Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:

  • Data księgowania,
  • Numer rachunku kontrahenta,
  • Kwota,
  • Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna [Wyciąg z banku], w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.

Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej – najczęściej zadawane pytania

  • Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksportu i importu przelewów za pomocą usługi sieciowej?

Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce (Ustawienia usługi sieciowej) Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.

  • Czy taki sposób wymiany danych z bankiem dostępny jest także dla innych banków?      

Odpowiedź: Prosimy o przekierowanie pytania o to czy i kiedy Państwa bank wdroży standard Comarch Data Connect 2.0 (umożliwiający bezpośrednią wymianę danych z Comarch ERP Optima) bezpośrednio do Banku. W Comarch ERP Optima standard ten jest gotowy do współpracy z każdym bankiem, który go wdroży.

  • Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo? 

Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności.


Pliki do pobrania




OPT087 – Praktyczne wykorzystanie Opisu analitycznego w Księdze Handlowej

Wstęp

Funkcjonalność opisu analitycznego pozwala na dokładniejsze opisanie dokumentu. Obecny opis na dokumencie lub wskazanie kategorii czasem bywa niewystarczające zwłaszcza w firmach gdzie są mocno rozbudowane koszty. Również właściciel firmy może na podstawie opisanych dokumentów analizować wszelkie koszty i przychody z nimi związane oraz robić dowolne analizy.

Wykorzystanie opisu analitycznego

W dziale księgowym przy księgowaniu dokumentów

Możemy założyć, że np. firma budowlana posiada plan kont mocno rozbudowany pod kątem kosztów. Występują konta zespołu „4” jak i zespołu „5”.

Konta „5” dzielą się na poszczególne budowy a w ramach budowy jeszcze odpowiedniki kont zespołu „4”.

W planie kont są konta:

401- amortyzacja

411 – zużycie materiałów

419 – energia

W menu Ogólne w kategoriach założono kategorie, które będą poszczególnymi budowami, np.:

1_19 – kolejny numer budowy w roku

2_19

Konto „5” ostatecznie powinno wyglądać tak: „5”-Kategoria-„4”, np.

501-1_19-411

501-2_19-411

Aby uzyskać taką sytuację można właśnie wykorzystać opis analityczny oraz kategorie – gdzie wymiarami będą wymiar o typie kategoria (BUDOWY) i drugi wymiar o typie z planu kont (KONTA_4).

 

Przykładowo dokument w rejestrze VAT zakupu może dotyczyć dwóch różnych budów a dotyczyć tych samych kosztów zużycia energii.

Na dokumencie można również wykorzystać kategorię nagłówka, która byłaby np. numerem konta „5”. Czyli na liście kategorii pojawiłyby się również „5”.

Ewentualnie zamiennie kategoria, która jest „4” a wymiar „5”.

Opis analityczny takiego dokumentu mógłby wyglądać następująco:

Budowa 1 – 45% kosztów a Budowa 2 pozostałe 55% kosztów.

W schemacie księgowym w pozycji Konto można wpisać następujące wyrażenie:

@KategoriaNag+'-’+@OpisAnalitycznyElement(’BUDOWY')+'-’+@OpisAnalitycznyElement(’KONTA_4′)

W pozycji Kwota należy wybrać opcję Opis analityczny – Kwota opisu – @OpisAnalitycznyKwota

Jeśli mamy w Konfiguracji Firmy – Księgowość – Księgowość kontowa ustawione automatyczne zakładanie kont niesłownikowych to po zaksięgowaniu pojawi się w planie kont konto:

501-1_19-411

W powyższym przykładzie w schemacie odwołujemy się do nazwy elementu wymiaru @OpisAnalitycznyElement – 1_19 i 411.

Można również odwołać się do segmentu konta podpiętego na kategorii konkretnej budowy wykorzystanym później w wymiarze BUDOWY jak i bezpośrednio do konta księgowego „4”. Wtedy w schemacie w koncie można wpisać poniższą formułę:

@KategoriaNag+'-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’BUDOWY')+'-’+@OpisAnalitycznyKonto1(’KONTA_4′)

Można również zamiast zakładania poszczególnych kategorii dla każdej budowy zdefiniować wymiar o typie Opisowy o nazwie BUDOWY i do niego dodawać kolejne elementy, które będą poszczególnymi budowami.

Schemat księgowy pozostanie taki sam.

Analiza kondycji firmy albo poszczególnych projektów prowadzonych przez firmę

 

Firma zaangażowana jest w realizacje różnych projektów, które są z kolei realizowane przez różne zespoły w różnych oddziałach.

Załóżmy, że nad projektem1 pracuje zespół1 w Lublinie i 2 zespoły (zespół2 i zespół 3) w Krakowie.

Nad projektem2 tylko zespół1 i zespół3 w Krakowie.

Część osób z zespołu1 pracuje w Krakowie a część w Lublinie.

 

W takim przypadku można utworzyć wymiary:

PROJEKTY – typ opisowy – elementy P1, P2

ODDZIAŁ – typ opisowy – elementy LUBLIN, KRAKÓW

ZESPÓŁ – typ opisowy – elementy Z1, Z2, Z3

 

Firma zakłada poniższy podział kosztów na projekty, zespoły i oddziały:

– podział na zespoły: Z1 40%, Z2 50%, Z3 10%,

– podział na projekty: P2 10%, P1 90%

– podział na lokalizacje: Kraków 65%, Lublin 35%.

 

Aby rozpisać przytoczony przykład można zastosować następujące rozbicie:

Zespół      Projekt      Oddział           Procent

Z1              P1                LUBLIN          35%

Z2              P1                KRAKÓW       50%

Z3             P1              KRAKÓW       5%

Z1              P2                KRAKÓW       5%

Z3              P2                KRAKÓW        5%

 

Po wykonaniu analizy z poziomu Analiz BI lub po zaksięgowaniu dokumentu na poszczególne konta odpowiedzialne za zespoły, projekty czy lokalizacje możemy stwierdzić jaka wartość kosztów zespołu1 pracującego w Krakowie przypada na np. projekt 2.

Mając fakturę na 35000 możemy ją rozpisać następująco:

W naszym przypadku 5% kosztów dotyczy Z1 z Krakowa pracującego nad P2, czyli po wyliczeniu będzie to 1750.

Jak zdefiniować opis analityczny w programie Optima?

W tym rozdziale zostaną opisane podstawowe funkcje opisu analitycznego.

W menu Ogólne po naciśnięciu przycisku  użytkownik ma możliwość dodania wymiarów służących do opisania słowników oraz dokumentów. W programie dostępne są predefiniowane wymiary:

Lista predefiniowanych wymiarów analitycznych

Lista wymiarów może składać się z dowolnej liczby poziomów, gdzie pierwszy poziom to wymiar, kolejne to podwymiary, a ostatni poziom w przypadku wymiarów opisowych to elementy. Każdy wymiar może posiadać dowolną ilość podwymiarów, a w ramach podwymiarów opisowych dowolną ilość elementów. Istnieje możliwość zwijania listy  oraz rozwijania listy.

Kod wymiaru analitycznego/ podwymiaru/ elementu wymiaru powinien być unikalny w obrębie jednego poziomu. Kod wymiaru analitycznego nie może zaczynać się od cyfry, wyrażeń typu AND, OR, ALL itp. Po wpisaniu w kodzie znaków: , ,, -, ‘,’’,<>, [], (), ^, ~, !, ?, @, #, %, &, $, *, |, /\, +, = lub spacji, są one zamieniane na znak podkreślenia dolnego. Kod wymiaru będzie nieaktywny jeżeli jego element zostanie wybrany na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar będzie miał podwymiar i dopiero ten podwymiar będzie miał element to zablokowany będzie kod podwymiaru a wymiar będzie ciągle aktywny do zmiany.

Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa oraz w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy widoczne są opcje:

  • Dodaj wymiar pozwala na dodanie formularza wymiaru analitycznego,
  • Dodaj podwymiar opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar,
  • Dodaj element – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar opisowy.

Wymiar

Formularz wymiaru analitycznego

Na formularzu wymiaru należy określić typu wymiaru:

  • Opisowy– w przypadku wymiaru opisowego istnieje możliwość dodania elementu bezpośrednio do wymiaru (z pominięciem podwymiaru).
  • Z planu kont – pozwala na wskazanie konta z planu kont bieżącego okresu obrachunkowego (zarówno syntetyki, jak i analityki). Jeżeli wybrane zostanie konto syntetyczne to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tego konta syntetycznego i wszystkich jego analityk. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego konta to na dokumencie/słowniku widoczne będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego.odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • Kategoria – pozwala na wskazanie kategorii ogólnej lub szczegółowej z listy kategorii. Jeżeli wybrana zostanie kategoria główna to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej kategorii i jej kategorii podrzędnych. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnej kategorii to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista kategorii. Nie można usunąć z programu kategorii użytej w definicji wymiaru.zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).
  • Słownik – pozwala na wybór jednego ze słowników: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Środek trwały, Towar lub Urząd. Jeżeli wybrany zostanie konkretny element słownika to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej konkretnej pozycji. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego elementu słownika to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista elementów danego słownika.

Zmiana typu wymiaru nie jest możliwa jeżeli wykorzystano jego element do opisania dokumentu/słownika, a w przypadku wymiaru o typie Opisowy nie jest również możliwa jeżeli dodano do niego podwymiar/element.

Na formularzu wymiaru użytkownik powinien wskazać, na jakich dokumentach/słownikach wymiar może zostać wykorzystany.

Użytkownik ma możliwość oznaczenia wymiaru jako wymaganego. Powoduje to konieczność wybrania jego elementu podczas dodawania opisu analitycznego na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar oznaczony został jako wymagany to podczas próby zapisania pozycji bez wskazanego elementu pojawia się komunikat: Opis analityczny jest niepełny. Nie wybrano elementu dla wymiaru [Kod wymiaru]. 

Podczas próby dodania wymiaru o kodzie WYDZIAŁ pojawia się komunikat: Nie można dodać wymiaru o kodzie [WYDZIAŁ], gdyż jest zarezerwowany dla opisu analitycznego w płacach.Analogicznie dla wymiaru o kodzie PROJEKT i LOKALIZACJA pojawia się odpowiedni komunikat.

Podwymiar

Podczas dodawania podwymiaru domyślnie zaznaczany jest typ Opisowy. Do wymiarów o typie Opisowy można dodawać kolejnej podwymiary nawet jeżeli wymiar/podwymiar posiada elementy.

Elementy wymiaru

Elementy wymiaru można dodawać tylko dla wymiarów/podwymiarów o typie Opisowy. Na formularzu elementu istnieje możliwość wskazania konta księgowego, które istnieje w bieżącym okresie obrachunkowym oraz możliwe jest wpisanie „z ręki” konta, które nie istnieje w planie kont, a może posłużyć do przyszłego księgowania.

Formularz elementu wymiaru opisowego

Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy wymiarów tych pozycji, które nie zostały wykorzystane w programie do wygenerowania opisu analitycznego. Nie ma możliwości usunięcia domyślnie zdefiniowanych wymiarów/podwymiarów. W przypadku pozycji wykorzystanych do opisania dokumentów/słowników można oznaczyć je jako nieaktywne. Jeżeli na formularzu wymiaru/ podwymiaru/ elementu zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście w kolorze czerwonym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Nieaktywne. Zaznaczenie/odznaczenie parametru przenosi się z gałęzi nadrzędnej na podrzędną. Nie ma możliwości odznaczenia parametru na gałęzi podrzędnej, jeżeli został on zaznaczony na gałęzi nadrzędnej. Możliwe jest zaznaczenie parametru na gałęzi podrzędnej, bez zaznaczenia na gałęzi nadrzędnej.

Generowanie opisu analitycznego

Opis analityczny dla słownika/dokumentu można wprowadzić z listy dokumentów/słowników lub z poziomu otwartego formularza dokumentu/słownika po naciśnięciu przycisku  lub za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7> . Na oknie opisu analitycznego nie można usunąć żadnej kolumny.

Opis analityczny na słownikach

Opis analityczny na formularzu konta księgowego

Dodając opis analityczny na słowniku należy wskazać co najmniej jeden element dla dowolnego wymiaru. Nie można zapisać pozycji bez wskazanych elementów.

Wprowadzając opis na słowniku program pilnuje poprawności opisu, tzn. słownik musi być opisany w 100% – czyli suma procentów na słowniku musi wynosić 100%. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości zapisania opisu na słowniku. Przy próbie zapisu opisu pojawi się odpowiedni komunikat.

Opis analityczny dodany na koncie syntetycznym przenoszony jest na wszystkie jego konta analityczne (w tym na konta dodane już po uzupełnieniu opisu analitycznego na koncie nadrzędnym). Istnieje możliwość jego edycji. Opis analityczny przenosi się podczas dodawania nowego okresu obrachunkowego na podstawie kont z poprzedniego okresu oraz podczas aktualizacji planu kont z poprzedniego okresu, ale tylko w stosunku do kont nowo dodawanych. Dla kont analitycznych nowo dodawanych opis przenoszony jest zawsze z syntetyki danego konta. Zmiana opisu analitycznego na koncie syntetycznym powoduje zmianę opisu na wszystkich jego kontach analitycznych (ewentualne indywidualne ustawienia konta analitycznego są usuwane). Opis analityczny nadawany jest również w momencie zakładania konta poprzez grupę kont – przenosi się z konta syntetycznego, do którego dodano analitykę.

Opis analityczny dodany na grupie towarowej przenosi się na jej podgrupy oraz na wszystkie towary znajdujące się w danej grupie. Podczas dodawania nowego towaru opis analityczny przenosi się z grupy wskazanej jako domyślna dla towaru. Jeżeli towar należy do wielu grup towarowych to opis na towar przenosi się z ostatnio modyfikowanej grupy, do której towar należy. Usunięcie opisu z grupy towarowej usuwa opis z jej podgrup towarowych oraz z towarów należących do danej grupy.

Opis analityczny na dokumentach

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość dodania opisu analitycznego do następujących dokumentów:

  • Dokument TaxFree,
  • Dokument wewnętrzny sprzedaży,
  • Dokument wewnętrzny zakupu,
  • Ewidencja kosztów,
  • Ewidnecja przychodów,
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Kompletacja przyjęcie produktów,
  • Kompletacja rozchód składników
  • Paragony,
  • Przesunięcia międzymagazynowe,
  • Przyjęcie kaucji,
  • Przyjęcie wewnętrzne,
  • Przyjęcie zewnętrzne,
  • Rejestr sprzedaży,
  • Rejestr zakupu,
  • Rozchód wewnętrzny,
  • Wydanie kaucji,
  • Wydanie zewnętrzne.

Aby „ręcznie” opisać dokument należy:

  1. Dodać pozycję opisu wybierając w kolumnie Pozycja odpowiednią wartość, którą użytkownik chce opisać z dokumentu.
  2. Uzupełnić wymiary elementami.
  3. Określić, jaki procent danej pozycji ma zostać w ten sposób opisany – wyliczy się wartość lub:
  4. Wpisać wartość pozycji, co spowoduje automatyczne wyliczenie procentu.

Aby wygenerować opis analityczny na podstawie słownika należy nacisnąć ikonę    lub przycisk <F8>.

Okno opisu analitycznego na dokumencie zawiera domyślne kolumny: Pozycja, Procent oraz Wartość. Dla każdego typu dokumentu w kolumnie Pozycja do wyboru są inne wartości. Nie można zapisać opisu analitycznego na dokumencie bez uzupełnienia kolumny Pozycja.

W programie istnieje kontrola 100% oraz wartości dokumentu lub pozycji – sumarycznie musi się zgadzać z wartością dokumentu lub pozycji. Jeżeli ze wskazanego procentu podczas podziału kwoty wyniknie różnica groszowa to różnica groszowa jest dodawana do ostatniej pozycji z kwotą. Analogicznie jeżeli ze wskazanej wartości podczas podziału procentu wyniknie konieczność zaokrąglenia procentu to jest on aktualizowany w ostatniej pozycji.

Po zmianie kwot na pozycji, dodaniu nowej pozycji lub usunięciu pozycji na dokumencie należy ponownie wprowadzić opis analityczny.

Opis analityczny na dokumencie zapisywany jest w bazie danych w momencie zapisywania dokumentu. Jeżeli dokument został zablokowany przed zmianami to opis analityczny można dodać tylko z poziomu listy dokumentów.

Uwaga
Dodanie opisu analitycznego na dokumencie, a następnie zapisanie dokumentu nie powoduje modyfikacji w polach WprowadziłZmodyfikował.

 

Opis na podstawie słownika lub ręczny

Dokumenty handlowe oraz magazynowe

Użytkownik może uzupełnić opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych „ręcznie” lub wygenerować go za pomocą ikony   lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na towarze.

Aby opis analityczny ze słownika (towaru, konta) w całości przeniósł się na dokument należy ustawić takie same wymiary na słowniku, jak i na dokumencie, na którym wybierany jest dany słownik. Jeżeli wymiary będą różne to na dokument zostanie przeniesiony tylko opis z elementami dla wymiarów, które pokrywają się na słowniku i na dokumencie. Ponowne użycie ikony pioruna powoduje nadpisanie poprzedniego opisu nowo wygenerowanym.

Na dokumentach handlowych oraz magazynowych użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].

Na dokumencie WZ użytkownik dodatkowo ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Koszt_zakupu/Lp/Kod towaru/[Kwota kosztu zakupu pozycji],
  • Pozycja/Koszt_zakupu/Dokument/[Kwota kosztu zakupu dokumentu.

Uwaga
Opis analityczny na dokumencie WZ należy wygenerować dopiero po zapisaniu dokumentu. Wynika to z tego, iż w przypadku WZ koszt zakupu wyliczany jest po zapisaniu dokumentu. Ponadto jeżeli użytkownik dokona zmian na dokumencie WZ (np. zmieni ilość) to po zapisaniu dokumentu powinien zmodyfikować opis analityczny (nie aktualizuje się on automatycznie).

Opisu analitycznego nie można generować dla faktur pierwotnych, faktur korygujących dane, faktur anulowanych oraz not korygujących. Jeżeli przed anulowaniem dokumentu dodano do niego opis analityczny, w momencie anulowania faktury jest on usuwany.

Rejestr VAT zakupu oraz sprzedaży

Opis analityczny na dokumentach w rejestrze VAT należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Dokument/Netto/[Kwota netto dokumentu],
  • Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Na oknie opisu analitycznego związanego z dokumentem w rejestrze VAT zakupu w kolumnie Pozycja wyświetlane są poszczególne pozycje w wartości zależnej od wybranego rodzaju odliczeń:

  • odliczenia Tak i Warunkowo:
    • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[0.00].
  • odliczenia Nie:
    • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota brutto pozycji],
    • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[Kwota VAT pozycji].

Ewidencja dodatkowa kosztów oraz przychodów

Opis analityczny na dokumentach w ewidencji dodatkowej należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów oraz przychodów użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Dokument/[Kwota dokumentu],
  • Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[ Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Opis analityczny można uzupełnić również na dokumentach zaksięgowanych, z uzupełnioną predekretacją, wyeksportowanych lub przekształconych do wewnętrznych.

Dokument polecenia księgowania

Na dokumencie PK Użytkownik może uzupełnić opis analityczny „ręcznie” lub wygenerować za pomocą ikony   lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na koncie księgowym.

Na dokumencie PK użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Wn,
  • Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Ma.

Uwaga
Jeżeli na dokumencie dodano opis analityczny związany z wymiarem, na formularzu którego odznaczono później dany typ dokumentu to na tym dokumencie nie ma możliwości modyfikacji istniejących pozycji opisu analitycznego. Użytkownik może je usunąć, a następnie wprowadzić nowe. Na nowych dokumentach tego wymiaru już nie będzie widać ale na dokumentach, które były wcześniej wprowadzone i opisane tym wymiarem nadal będzie można podglądnąć jakimi elementami ten wymiar był opisany.




OPT082 – Delegacje krajowe i zagraniczne

Data aktualizacji: 07-12-2020


Informacje ogólne

Pracodawcy delegujący swoich pracowników w podróż służbową mają w stosunku do nich określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety czy koszty przejazdu i noclegów.

Funkcjonalność rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników dostępna jest w module Kasa/Bank Plus z poziomu listy Delegacje .

Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.

Lista delegacji

Na liście delegacji dostępne są następujące kolumny: Numer dokumentu, Data, Podmiot, Kwota, Status, Rodzaj, Comarch HRM. W kolumnie Rodzaj wyświetlana jest opcja Krajowa lub Zagraniczna. W kolumnach ukrytych (dostępnych po wyborze opcji Wybór kolumn) dostępna jest również kolumna Kategoria (z wyświetlaną kategorią z nagłówka delegacji) i Zakład (widoczna dla firm z ustawioną wielozakładowością).

W kolumnie Kwota widoczna jest suma Kwot do wypłaty w PLN z sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, ze wszystkich etapów delegacji.

Listę obsługują standardowe przyciski ,, i .

Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:

 – Rozlicz zaznaczone dokumenty – służący do rozliczenia delegacji; rozliczać można tylko delegacje o stanie Zaakceptowane wydatki

 – Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji

 – Księguj – służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów); księgować można tylko delegacje o stanie Zatwierdzona

Szczegółowy opis rozliczania i księgowania delegacji zamieszczony jest w kolejnych rozdziałach biuletynu.

Uwaga

W aplikacji Comarch HRM istnieje możliwość zgłaszania delegacji. Delegacja taka jest odpowiednio oznaczona w kolumnie Comarch HRM.
Dodatkowo delegacja zgłoszona w ten sposób po podniesieniu formularza w Comarch ERP Optima będzie automatycznie przeliczana.

W Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotami diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)).

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty również wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest uzupełniona wartościami domyślnymi. Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualne wartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie.

Z listy delegacji dostępny jest wydruk Lista delegacji > Wzór standard. Z formularza delegacji dostępne są wydruki Polecenie wyjazdu > Delegacja – polecenie wyjazdu, Rozliczenie delegacji > Delegacja – Rozliczenie oraz Rozliczenie delegacji > Delegacja – Udokumentowane wydatki.

Z poziomu formularza elementu delegacji dostępne są wydruki Rozliczenie > Rozliczenie etapu krajowego delegacji oraz Rozliczenie > Rozliczenie etapu zagranicznego delegacji. W przypadku modyfikowania wartości na etapie, wydruk będzie aktualny dopiero po zapisaniu formularza delegacji.

Delegacje krajowe

Formularz delegacji – zakładka Ogólne

Na formularzu delegacji na zakładce [Ogólne] dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna, jeżeli on nie będzie zaznaczony delegacja traktowana jest jako delegacja krajowa.

Formularz delegacji

Jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego, Celu delegacji oraz wybór Kategorii. Po wybraniu pracownika, automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia].

Na formularzu delegacji użytkownik ma do dyspozycji 4 opcje: Bufor, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki oraz Zatwierdzona delegacja.

Na formularzu delegacji domyślnie zaznaczony jest Bufor, co daje możliwość uzupełniania podstawowych informacji takich jak: nazwisko pracownika, czas trwania delegacji, cel podróży, datę rozliczenia delegacji oraz zaliczki na wydatki (tylko jako zapis na liście bez generowania zapisu KW do raportu kasowego).

Rozliczyć można tylko delegacje o stanie Zaakceptowane wydatki.

Zatwierdzenie delegacji powoduje zablokowanie jej do edycji. Aktywna jest jedynie sekcja z podsumowaniem kosztów delegacji na etapach zagranicznych, gdzie można zmienić kurs po jakim będą księgowane koszty delegacji. Księgować można wyłącznie delegacje zatwierdzone.

Uwaga
W konfiguracji programu /Użytkowe /Operatorzy znajduje się parametr Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia. Po jego zaznaczeniu operator będzie mógł zaznaczyć na formularzu delegacji opcje: Zaakceptowane polecenie wyjazdu,  Zaakceptowane wydatki Zatwierdzona.

Na formularzu delegacji widoczne są następujące kolumny: Data od, Data do, Kraj, Waluta (pokazująca walutę danego etapu, w przypadku delegacji krajowych jest to zawsze PLN) i Zaliczka. W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie.

Element delegacji – Zakładka zaliczki

Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widoczne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.

Na delegacji o statusie Bufor, przy próbie dodania zaliczki z listy istniejących zapisów KW, pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu'.

Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi wybór zaliczki z raportu lub dodanie jej poprzez wygenerowanie zapisu KW.

Po naciśnięciu na ikonę  można:

  • wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kasowych/bankowych – w tym celu należy nacisnąć na ikonę w kolumnie Numer dokumentu KW
  • lub utworzyć nową zaliczkę, poprzez wpisanie kwoty w kolumnie Kwota (na liście zapisów kasowych/bankowych zostanie wówczas automatycznie utworzony odpowiedni zapis)

Rys. 3. Formularz elementu delegacji – zakładka Zaliczki

W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa  umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy.

Zarówno w sekcji z zaliczkami, jak i z zapisami kasowymi z rozliczenia delegacji dostępna jest kolumna Kwota do rozliczenia, w której można wpisać kwotę jaka ma zostać rozliczona ze wskazanego dokumentu.

Element delegacji – Zakładka Wydatki

Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i inne wydatki, wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa

Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane.

Rys. 4. Formularz elementu delegacji – zakładka Wydatki

Uwaga
Przy zaznaczonych parametrach: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej oraz Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT w Konfiguracji firmy /Kasa/Bank, przy dodawaniu z poziomu formularza delegacji dokumentów z formą płatności gotówka, nie zostanie automatycznie wygenerowany zapis kasowy rozliczający tą płatność.

W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast w przypadku ręcznej zmiany kwot w podsumowaniu, należy je również ręcznie przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów

Koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną automatycznie ograniczone do wysokości limitu, tj. 600,00 zł. Takie automatyczne ograniczenie kwoty nastąpi wyłącznie w części z podsumowaniem, dlatego odpowiednią wartość należy także przepisać na listę dokumentów do kolumny Kwota rozliczenia.

Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, co oznacza że w momencie rozliczenia delegacji nastąpi rozliczenie podpiętego dokumentu z podpiętą do delegacji zaliczką. Rozliczenie zostanie wykonane na kwotę wpisaną w kolumnie Kwota rozliczenia. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.

Nie ma możliwości podpięcia tego samego dokumentu do kilku sekcji. Przy próbie wskazania np. w sekcji z innymi wydatkami tego samego dokumentu, który jest już wskazany np. w sekcji z noclegami, pojawi się komunikat Dokument FZ/12345/2020/VAT został już dodany do listy Noclegi.

Element delegacji – Zakładka Rozliczenie delegacji

Zakładka [Rozliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry okna dostępne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.

Następnie wprowadza się trasy, z określeniem dat i godzin odjazdu/przyjazdu.

Rys. 5. Formularz rozliczenia delegacji – zakładka Rozliczenie delegacji

Liczba godzin w delegacji jest wyliczana w oparciu o daty i godziny odjazdu/ przyjazdu uzupełnione w sekcji z trasami. Wartość można ręcznie zmienić.

W polu Stawka diety podstawiana jest domyślna wartość stawki diety z konfiguracji. Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić.

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty można określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.

Diety, ryczałty za dojazdy oraz ryczałty za noclegi są domyślnie wyliczane na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, ale z możliwością zmiany. Domyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczony, z możliwością ręcznego uzupełnienia ryczałtów za dojazdy i noclegi.

Po zaznaczeniu parametrów wartości są pobierane z Konfiguracji, a następnie automatycznie wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji.

Po zmianie wysokości diet i ryczałtów w konfiguracji, wartości na wyliczonych już delegacjach nie są automatycznie zmieniane. Aby je zaktualizować należy edytować delegację i ponownie wpisać np. liczbę diet na Rozliczeniu delegacji.

Jeśli jest potrzeba zmodyfikowania zarówno ilości, jak i kwot należy odznaczyć parametr Wyliczaj ryczałt i ręcznie wprowadzić właściwe dane.

Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 25% diety, obiad 50% diety, kolacja 25% diety.

W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu.

Element delegacji – Zakładka Podsumowanie rozliczenia

Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.

Poniżej znajduje się sekcja Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, a w niej wyliczone wartości ryczałtów, diet i innych wydatków, łączna suma wydatków, łączna wartość pobranych zaliczek oraz wyliczona kwota do wypłaty.

Rys. 6. Formularz elementu delegacji – zakładka Podsumowanie rozliczenia

Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić. Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.

Dokładne działanie parametrów Generowanie płatności i Generowanie zapisu k/b zostało opisane w dalszej części biuletynu, w rozdziale Ogólne zasady rozliczania delegacji.

W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tym polu nie jest wyświetlana.

Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.

Formularz delegacji – zakładka Dokumenty

Drugą zakładką dostępną na formularzu delegacji jest zakładka [Dokumenty]. Zawiera ona listę dokumentów znajdujących się w Bibliotece dokumentów związanych z daną delegacją. Załącznikami na tych dokumentach mogą być zapisane w formie elektronicznej np. faktury, bilety, opłaty za autostradę czy inne dokumenty.

Dokumenty te możemy dodawać w programie Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.

  • Opcja Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz dokumentu firmowego. Nowy dokument można dodać używając klawisza <INSERT> lub wykorzystując metodę drag&drop (przeciągania pliku).
  • Opcja Dodaj istniejący – wywołuje listę dokumentów zapisanych w Bibliotece, skąd Użytkownik może wskazać odpowiedni dokument.

Dokumenty mogą być dodawane/usuwane przez Użytkowników, którzy posiadają moduł Obieg dokumentów. Pozostali Użytkownicy mają możliwość podglądu znajdujących się na tej zakładce dokumentów.

Podgląd pliku możliwy jest bezpośrednio z listy dokumentów delegacji po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na danym dokumencie i wybraniu z menu kontekstowego opcji Archiwum plików.

Dokumenty dodane w programie Comarch ERP Optima mogą być udostępnione w aplikacji Comarch HRM lub usunięte z Comarch HRM. W celu udostępnienia dokumentu lub jego zablokowania należy skorzystać z menu kontekstowego.

Uwaga
W aplikacji Comarch HRM widoczne będą tylko załączniki zapisane w bazie danych. Załączniki będące linkami nie zostaną udostępnione.

W przypadku korzystania z aplikacji Comarch HRM każdy dodany w aplikacji załącznik powoduje utworzenie dokumentu w Bibliotece dokumentów.

Delegacje zagraniczne

Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest on aktywny tylko na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniowanego żadnego etapu. Jeżeli dodany jest już przynajmniej jeden etap, opcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez możliwości zmiany. Po zaznaczeniu wspomnianego parametru na delegacji można dodawać zarówno etapy krajowe, jak i zagraniczne  :

  • Opcja Dodaj etap krajowy (klawisz <Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem krajowym
  • Opcja Dodaj etap zagraniczny (klawisz <Shift>>+<Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem zagranicznym

Jeżeli parametr Delegacja zagraniczna nie jest zaznaczony, delegacja jest traktowana jako krajowa i nie można na niej dodać etapów zagranicznych.

Na formularzu delegacji jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego, Celu delegacji oraz wyboru kategorii. Po wybraniu pracownika automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia]. Po zaksięgowaniu delegacji do księgowości kontowej, kategoria wpisana w nagłówku delegacji jest przenoszona jako kategoria nagłówka i pozycji na powstały zapis księgowy.

Aby móc wprowadzić etapy delegacji najpierw należy wybrać pracownika, dla którego delegacja ma być wprowadzona.

Na formularzu delegacji dostępne są następujące kolumny: Data od, Data do (w których widoczne są: najwcześniejsza data odjazdu i najpóźniejsza data przyjazdu z listy tras, z zakładki [Rozliczenie delegacji]), Kraj (z nazwą kraju wybranego na etapie delegacji), Zaliczka (z sumą wszystkich zaliczek w walucie etapu), Waluta (z walutą danego etapu). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.

Lista etapów domyślnie sortowana jest wg daty w kolumnie Data od. Nie ma możliwości kopiowania etapów.

Po przejściu na listę rozliczeń podmiotu z poziomu etapu delegacji (ikona  Rozliczenia podmiotu w menu głównym), lista rozliczeń jest domyślnie wyfiltrowana do waluty zgodnej z walutą edytowanego etapu.

Etap krajowy

Etap krajowy na delegacji zagranicznej jest zbliżony do etapu na delegacji krajowej, który został dokładnie opisany w poprzednim rozdziale. Zakładki [Zaliczki], [Wydatki] i [Podsumowanie rozliczenia] są identyczne. Nieco inna jest natomiast zakładka [Rozliczenie delegacji].

Na zakładce [Rozliczenie delegacji] w tabelce z trasami dostępna jest dodatkowa kolumna Wyjazd, w której możemy wskazać czy dana trasa jest częścią wyjazdu (opcja zaznaczona) czy przyjazdu (opcja niezaznaczona).

Pole Liczba godzin w delegacji jest wyszarzane – liczba godzin jest wyliczana w oparciu o godziny odjazdu/ przyjazdu wprowadzone w tabelce z trasami (jest to suma godzin wyjazdów i godzin powrotów).

Obok pola z liczbą godzin w delegacji dostępny jest parametr Sumuj wyjazdy z powrotami, który ma wpływ na wyliczenie liczby diet i ryczałtów. W sytuacji gdy parametr ten jest zaznaczony, liczba diet jest wyliczana dla łącznej liczby godzin (tzn. dla sumy godzin wyjazdów i przyjazdów). W sytuacji, gdy parametr nie jest zaznaczony liczba diet jest wyliczana osobno dla wyjazdów i osobno dla przyjazdów.

Przykład

Na elemencie delegacji wprowadzone są 2 trasy:

  • pierwsza, trwająca 10 godzin, oznaczona jako Wyjazd
  • druga, trwająca 7 godzin, bez zaznaczonej opcji Wyjazd (czyli będąca przyjazdem)

W polu Liczba godzin w delegacji widoczne jest więc: 17 (10h+7h)

Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 1.

(Godziny wyjazdów i przyjazdów są sumowane, tj. 10h+7h=17h; a dla 17 godzin przysługuje 1 dieta.)

Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami nie będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 0,5000.

(Jest 10 godzin wyjazdu, którym przysługuje 0,5 diety oraz 7 godzin przyjazdu, którym nie przysługuje dieta. Łącznie więc pracownikowi przysługuje 0,5 diety.)

Liczba diet wynikająca z liczby godzin w delegacji wyliczana jest tak samo, jak na delegacjach krajowych. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin wyliczana jest połowa diety, jeżeli trwała ponad 12 godzin wyliczana jest cała dieta. W przypadku rozpoczęcia każdej kolejnej doby delegacji: do 8 godzin to połowa diety, ponad 8 godzin to już cała dieta.

Etap zagraniczny

Na formularzu etapu zagranicznego również dostępne są cztery zakładki: [Zaliczki], [Wydatki], [Rozliczenie delegacji] i [Podsumowanie rozliczenia].

Zakładka Zaliczki

Na zakładce [Zaliczki] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Domyślnie podpowiadany jest Kraj, który był ostatnio wybierany dla danego pracownika. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta. Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.

Rys.7. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Zaliczki

Jeżeli na delegacji ciągle jest ustawiony status Bufor, przy próbie dodania zaliczki pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu'.

Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi dodawanie zaliczek.

Po naciśnięciu na ikonę  można:

  • wybrać zaliczkę z istniejących już zapisów kasowych/bankowych – w tym celu należy nacisnąć na ikonę w kolumnie Numer dokumentu KW
  • lub utworzyć nową zaliczkę, poprzez wpisanie kwoty w kolumnie Kwota (na liście zapisów kasowych/bankowych zostanie wówczas automatycznie utworzony odpowiedni zapis)

Dodawać można zapisy wprowadzone w walucie zgodnej z walutą danego etapu delegacji.

Po zaznaczeniu parametru Wypłata zaliczki w PLN można również dodawać zaliczki wprowadzone z walutą dokumentu PLN i walutą rozliczenia zgodną z walutą danego etapu delegacji. Jeżeli dodana jest już przynajmniej jedna zaliczka parametr Wypłata zaliczki w PLN jest wyszarzany.

W kolumnie Kwota jest widoczna kwota zaliczki w walucie obcej (kwota jest przenoszona z zaliczki i nie można jej zmienić).

W kolumnie Kwota do rozliczenia można wskazać jaka część zaliczki ma być rozliczona w ramach danego etapu.

W kolumnie Kwota w PLN jest widoczna wartość zaliczki w przeliczeniu na PLN po kursie z dokumentu.

Analogiczne kolumny dostępne są w sekcji Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji.

W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa  umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy. Przy dodawaniu zapisu na etapach częściowo rozliczonych kwota w kolumnie Kwota do rozliczenia domyślnie jest ograniczana do wartości pozostającej do rozliczenia.

Lista zaliczek może być modyfikowana tylko na delegacjach nierozliczonych.

Zakładka Wydatki

Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i innych wydatków wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa.

Rys. 8. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Wydatki

W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania.

W kolumnie Kwota w PLN widoczna jest kwota dokumentu w przeliczeniu na złotówki (wartość jest przeliczona po kursie z dokumentu). W przypadku podpięcia dokumentu z Rejestru VAT z zaznaczoną opcją Inny kurs do księgowania, w kolumnie Kwota w PLN prezentowana jest wartość przeliczona po kursie do księgowania.

Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, co oznacza że w momencie rozliczenia delegacji nastąpi rozliczenie podpiętego dokumentu z podpiętą do delegacji zaliczką. Rozliczenie zostanie wykonane na kwotę wpisaną w kolumnie Kwota rozliczenia. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.

W sekcji Podsumowanie widoczna jest informacja o ilości noclegów, biletów oraz innych wydatków. Wartość w polu Kwota noclegów jest automatycznie ograniczana do wysokości limitu przypisanego do danego kraju, wybranego na elemencie delegacji. Kwota limitu na nocleg pobierana jest z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Podpowiadaną kwotę można ręcznie zmienić.

Zakładka Rozliczenie delegacji

Na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta, w której wypłacane są diety w danym kraju. Wybór Kraju i Waluty na zakładce [Rozliczenie delegacji] powoduje ustawienie takiego samego Kraju i takiej samej Waluty na zakładce [Zaliczki].

Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.

Rys. 9. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Rozliczenie delegacji

W polu Data rozpoczęcia etapu domyślnie podstawiana jest data i godzina z pierwszego przejazdu, a w polu Data zakończenia etapu data i godzina z ostatniego przejazdu z tabelki z przejazdami. Pola te są aktywne/ możliwe do edycji.

Poniżej tabelki z przejazdami znajduje się sekcja Kalkulacja, a w niej m.in. informacje na temat liczby godzin w delegacji i wyliczonych kwot diet i ryczałtów.

Liczba godzin w delegacji wyliczana jest automatycznie w oparciu o wartości wpisane w polach Data rozpoczęcia etapu i Data zakończenia etapu. Pole to jest aktywne do edycji.

W polu Stawka diety dla kraju wybranego na elemencie delegacji domyślnie pobierana jest stawka diety z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika i tego samego kraju, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji.

Liczba diet wyliczana jest w oparciu o pole Liczba godzin w delegacji. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 godzin, wyliczana jest 1/3 Diety. Jeżeli delegacja trwała więcej niż 8, ale nie więcej niż 12 godzin, to przysługuje 0,5 Diety. Jeżeli delegacja trwała ponad 12 godzin – przysługuje cała dieta. Dieta przysługująca za każdą kolejną dobę wyliczana jest w ten sam sposób. Wyliczoną liczbę diet można ręcznie zmienić.

Kwota diety wyliczana jest jako iloczyn liczby diet i stawki diety.

Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 15% diety, obiad 30% diety, kolacja 30% diety.

Parametr Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy, noclegi, dojazdy z/do dworca, lotniska i za pobyt w szpitalu domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu automatycznie wyliczana jest liczba i kwota ryczałtów. Stawka ryczałtu za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Stawka ryczałtu za noclegi to 25% limitu noclegowego dla danego kraju (wartość jest pobierana z konfiguracji firny). Stawka ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska to 100% stawki diety dla danego kraju. Stawka za pobyt w szpitalu to 25% stawki diety. Po wpisaniu liczby dni pobytu w szpitalu, widoczna kwota przysługującej diety jest odpowiednio pomniejszana.

Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy/ za noclegi liczba ryczałtów wyliczana jest automatycznie, w oparciu o liczbę godzin w delegacji.

Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy z/do dworca, lotniska oraz za pobyt w szpitalu należy ręcznie uzupełnić liczbę ryczałtów.

W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu. W tym miejscu wpisywana jest wartość w PLN.

Przykład

Pracownik poleciał w delegację z Krakowa do Monachium.

  • Samolot wystartował z Krakowa 05.06 o godzinie 10:00, w Monachium był o 11:15.
  • Samolot powrotny wystartował z Monachium 08.06 o godzinie 17:00, w Krakowie był o 18:15.
  • Pracownik miał zapewniony nocleg w hotelu, wraz z wyżywieniem (pierwszego dnia obiad i kolację, drugiego i trzeciego pełne wyżywienie, ostatniego dnia śniadanie i obiad).
  • Dla pracownika ma być również wyliczona kwota ryczałtów za dojazdy.

Etap zagraniczny delegacji trwał więc od godz. 10:00 05.06, do godz. 18:15 08.06, czyli 80 godzin i 15 minut, tj. 3 pełne doby, 8 godzin i 15 minut. Za taką liczbę godzin przysługuje 3,5 diety.

Pracownik miał zapewnione wyżywienie (3x śniadanie, 4x obiad, 3x kolacja) co spowoduje pomniejszenie przysługującej diety odpowiednio o 3*0,15 (za śniadania), 4*0,30 (za obiady) i 3*0,30 (za kolacje).

Zamiast 3,5 diety pracownikowi przysługuje więc pomniejszona liczba diet: 3,5 – (3×0,15 + 4×0,30 + 3×0,30), tj. ostatecznie 0,95 diety.

Stawka diety dla Niemiec to 49 Euro, wobec tego wyliczona kwota diety przysługującej pracownikowi to 46,55 Euro (0,95*49 Euro).

Po zaznaczeniu parametru Wyliczaj ryczałt przy Ryczałcie za dojazdy automatycznie zostanie wyliczona liczba 4 ryczałtów o wartości 19,60 Euro. (Ryczałt za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu – tak więc program automatycznie wylicza 10% x 4 rozpoczęte doby x 49 Euro stawki diety, co daje 19,60 Euro.)

Dla delegacji rozliczonych wszystkie pola na zakładce [Rozliczenie delegacji] (z wyjątkiem pola Uwagi) są nieaktywne.

Zakładka Podsumowanie rozliczenia

Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.

Rys. 10. Etap zagraniczny delegacji, zakładka Podsumowanie rozliczenia

Poniżej znajdują się dwie sekcje: Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem i Podsumowanie kosztów delegacji.

W sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem są do wyboru cztery możliwe opcje:

  • Data zaliczki
  • Data rozliczenia delegacji
  • Data zakończenia delegacji
  • Inna

Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy rozliczeniu z pracownikiem. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.

Domyślne ustawienie daty w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem zależy od tego, czy na delegacji są podpięte zaliczki oraz czy zaznaczona jest opcja wypłaty zaliczki/ rozliczania w PLN:

  • jeżeli na delegacji nie ma podpiętych zaliczek, to domyślnie ustawiana jest data rozliczenia delegacji, a w polu Data kursu: dzień poprzedni w stosunku do Daty rozliczenia
  • jeżeli na delegacji są zaliczki, ale parametry Wypłata zaliczki w PLN i Rozliczaj w PLN nie są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data kursu z najwcześniejszej zaliczki
  • jeżeli na delegacji są zaliczki oraz parametry Wypłata zaliczki w PLN i/lub Rozliczaj w PLN są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data dokumentu z najwcześniejszej zaliczki

Jako typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zaliczce jest ustawiony kurs Nieokreślony, wówczas jako typ kursu ustawiany jest Średni NBP.

W polu Waluta widoczna jest waluta danego etapu (ta sama, która jest widoczna na zakładkach [Zaliczki] [Rozliczenie delegacji]).

Parametr Rozliczaj w PLN domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie oznacza, że pomimo tego iż zaliczka była wypłacona w walucie obcej to rozliczenie będzie następowało w PLN. Płatność na kwotę diet i ryczałtów wygenerowana podczas rozliczania delegacji będzie miała walutę dokumentu i walutę rozliczenia zgodną z walutą etapu, natomiast wygenerowany zapis kasowy/bankowy będzie miał walutę dokumentu PLN, a walutę rozliczenia jako walutę obcą.

W polu Ryczałt za dojazdy widoczna jest suma Ryczałtu za dojazdy oraz Ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska z zakładki [Rozliczenie delegacji].

W polu Diety widoczna jest suma kwoty Diet i za Pobyt w szpitalu z zakładki [Rozliczenie delegacji].

W polu Inne wydatki widoczna jest suma wydatków z zakładki [Wydatki] oraz kosztów używania pojazdów. Jest to wartość w walucie etapu. Kwota kosztów używania pojazdów (która na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest podawana w PLN) jest najpierw dzielona przez kurs podany na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] i dopiero taka wartość walutowa jest sumowana do pola Inne wydatki.

Wartości widoczne w polach Ryczałt za dojazdy, Ryczałt za noclegi, Diety, Inne wydatki, Suma wydatków, Pobrana zaliczka i Do wypłaty wykazywane są w walucie etapu. W polu Do wypłaty w PLN widoczna jest kwota do wypłaty przeliczona po kursie wskazanym w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem.

Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić (wyświetlana jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych, złotówkowych i walutowych, do których dany operator nie ma zakazu). Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia.

Dokładne działanie parametrów Generowanie płatności i Generowanie zapisu k/b zostało opisane w dalszej części biuletynu, w rozdziale Ogólne zasady rozliczania delegacji.

W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach Stan rozliczenia nie jest widoczny

Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany.

W sekcji Podsumowanie kosztów delegacji, w polu Data poniesienia kosztu są do wyboru trzy możliwe opcje:

  • Data rozliczenia delegacji
  • Data zakończenia delegacji
  • Inna

Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy księgowaniu delegacji. Domyślnie ustawiana jest zawsze opcja Data rozliczenia delegacji, a w dacie kursu dzień poprzedni w stosunku do daty rozliczenia delegacji. W momencie wyboru opcji Data zakończenia delegacji, w dacie kursu ustawiany jest dzień poprzedni w stosunku do daty zakończenia delegacji. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca.

Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić.

Jako data poniesienia kosztu najczęściej stosowana jest data rozliczenia lub data zakończenia delegacji.

W polu Różnica kursowa wykazywana jest różnica kursowa wynikająca z tego, że dla wyliczenia kwoty księgowanej w koszty stosuje się inne przepisy niż do księgowania rozliczenia z pracownikiem. Różnica kursowa wyliczana jest jako łączna kwota diet i ryczałtów pomnożona przez różnicę między kursem poniesienia kosztu a kursem rozliczenia z pracownikiem. Ta różnica kursowa nie jest nigdzie dodatkowo zapisywana w programie, służy jedynie do księgowania kosztów delegacji.

Jeżeli na delegacji są już wprowadzone etapy zagraniczne i w nagłówku delegacji zostanie zmieniona data zakończenia/ rozliczenia delegacji, to odpowiednie daty zostaną zaktualizowane również na etapie delegacji.

Rozliczenie delegacji

Ogólne zasady rozliczania delegacji

Rozliczenie delegacji wykonywane jest z listy delegacji, ikoną  .

Rozliczać można tylko delegacje z zaznaczoną opcją Zaakceptowane wydatki.

Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b, na elemencie delegacji na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona.

Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką.

Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych. W takiej sytuacji, w celu całkowitego rozliczenia delegacji, taki zapis bankowy należy wskazać na zakładce [Zaliczki] w części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji. Wówczas, w momencie rozliczania delegacji, zostanie on odpowiednio rozliczony.

Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo:

W logu z przebiegu rozliczania informacje dla każdego etapu delegacji wyświetlane są osobno. Kwoty wyświetlane są w walucie etapu.

Z poziomu listy delegacji, ikoną  , jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji.

Rozliczenie etapów zagranicznych

Ogólne zasady rozliczania w przypadku etapów zagranicznych:

  • jeżeli została pobrana zaliczka w walucie obcej, to rozliczenie następuje w tej samej walucie obcej, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN
  • jeżeli została pobrana zaliczka w PLN, to rozliczenie danego etapu będzie następowało w PLN lub w walucie etapu
  • jeżeli nie została pobrana zaliczka, to rozliczenie następuje w walucie etapu, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN.
  • do każdego etapu delegacji generowana jest oddzielna płatność w Preliminarzu płatności oraz oddzielny zapis kasowy/bankowy

Uwaga
Dokumenty z rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, podpięte pod delegację, rozliczane są po kursach wprowadzonych na tych dokumentach.

Przykład 1: Zaliczka pobrana w walucie obcej i rozliczenie również w walucie obcej

W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, jako data kursu podstawi się data kursu z najstarszej zaliczki, a jako notowanie podpowie się kurs z najstarszej zaliczki.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z najstarszej zaliczki (czyli kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty zaliczki). Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z najstarszej zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, rozliczenie delegacji następuje również w walucie obcej:

  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)

Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone. Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).

Przykład 2: Zaliczka pobrana w walucie obcej, a rozliczenie następuje w PLN

W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN. W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.

Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, ale rozliczenie delegacji następuje w PLN:

  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)
  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 1300 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.

W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 1300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (zaliczki nie wystarczyło na pokrycie wszystkich kosztów, pozostałą kwotę należy więc wypłacić pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253), co daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.

Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.

W zwiazku z tym, że na wypłaconej zaliczce był inny kurs niż na powstałej płatności w Preliminarzu, automatycznie została wygenerowane różnica kursowa z rozliczenia, dostępna na liście różnic kursowych.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)).

Przykład 3: Zaliczka pobrana w PLN i rozliczenie również następuje w PLN

W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w PLN, to na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN, a na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] parametr Rozliczaj w PLN. W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.

Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi została wypłacona zaliczka w PLN i rozliczenie delegacji również następuje w PLN:

  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 4225,30 PLN (tj. równowartość 1000 Euro)Na zaliczce ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR (średni kurs NBP z dnia 09.05.2017 to 4,2253)
  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 1300 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.

W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 1300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (zaliczki nie wystarczyło na pokrycie wszystkich kosztów, pozostałą kwotę należy więc wypłacić pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 300 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253), co daje 1267,59PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.

Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.

Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -6,89 (tj. 1300*(4,2200-4,2253)).

Przykład 4: Zaliczka pobrana w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej

W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Zaliczki] należy zaznaczyć parametr Wypłata zaliczki w PLN. Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji i w walucie etapu.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi została wypłacona zaliczka w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej:

  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 4225,30 PLN (tj. równowartość 1000 Euro)Na zaliczce ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR (średni kurs NBP z dnia 09.05.2017 to 4,2253)
  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu data najstarszej zaliczki, czyli 09.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2253).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 09.05.2017 (czyli 4,2253)

Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.

Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę -3,18 (tj. 600*(4,2200-4,2253)).

Przykład 5: Zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w walucie obcej

W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi nie została wypłacona zaliczka, a rozliczenie następuje w walucie obcej:

  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (należy wypłacić kwotę pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)

Oba dokumenty (tj. powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.

Dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym,że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład 6: Zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w PLN

W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia.

Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę wypłaty pracownikowi/ zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy.

Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji.

Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu.

W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi nie została wypłacona zaliczka, a rozliczenie następuje w PLN:

  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 600 Euro (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] należy zaznaczyć parametr Rozliczaj w PLN.

W sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis rozchodowy (należy wypłacić kwotę pracownikowi), z datą 19.05.2017, na kwotę 600 Euro, po kursie z dnia 18.05.2017 (czyli 4,2200), co daje 2532 PLN. Na zapisie ustawiona jest waluta dokumentu PLN i waluta rozliczenia EUR.

Oba dokumenty (tj. powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone.

Dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym,że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład 7: Delegacja zarówno z etapem krajowym jak i zagranicznym

W sytuacji, gdy na delegacji podpiętych jest kilka etapów, np. krajowy i zagraniczne, do każdego z nich osobno podpinane są zaliczki i dokumenty kosztowe. W momencie rozliczenia delegacji, rozliczany jest każdy z etapów.

Poniższy przykład przedstawia sytuację, gdzie na delegacji dodany jest zarówno etap krajowy, jak i zagraniczny. Do każdego z etapów została wypłacona zaliczka w walucie etapu, pracownik dostarczył również faktury potwierdzające poniesione koszty.

Przykład

Delegacja składa się zarówno z etapu krajowego, jak i zagranicznego.

Pracownikowi zostały wypłacone zaliczki w walutach etapu:

  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę KW1 w kwocie 100 PLN
  • 09.05.2017 wypłacono zaliczkę KW2 w kwocie 1000 Euro (średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)

Rozliczenie delegacji następuje również w walutach etapów:

  • 19.05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota diet i ryczałtów wyniosła 60 PLN (dla etapu krajowego) i 600 Euro (dla etapu zagranicznego) (średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200)

Pracownik dostarczył również dokumenty potwierdzające poniesione koszty:

  • faktura za przejazd taksówką FZ1 na 30 PLN
  • faktura kosztowa FZ2 z dnia 17.05.2017, na kwotę 250 Euro (średni kurs NBP z dnia 16.05.2017 to 4,1902)

 

Rozliczenie delegacji:

Na etapie krajowym, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, widać wartość pobranej zaliczki: 100 PLN oraz sumę wydatków: 90 PLN (60PLN+30PLN). Tak więc w polu Do wypłaty pozostaje: -10 PLN.

Na etapie zagranicznym, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059).

Widać wartość pobranej zaliczki: 1000 Euro oraz sumę wydatków: 850 Euro (600Euro+250Euro). Tak więc w polu Do wypłaty pozostaje: -150 Euro.

Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b.

W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów z etapu krajowego, tj. 60 PLN
  • w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów z etapu zagranicznego, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy KP1 (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki z etapu krajowego), z datą 19.05.2017, na kwotę 10 PLN
  • w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy KP2 (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki z etapu zagranicznego), z datą 19.05.2017, na kwotę 150 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)

Wszystkie dokumenty zostaną ze sobą rozliczone, tj.:

Pobrana zaliczka KW1 na 100 PLN zostanie rozliczona z płatnością na kwotę kosztów (60PLN), fakturą za przejazd taksówką FZ1 (30PLN) oraz powstałym zapisem kasowym/bankowym KP1 (10PLN).

Pobrana zaliczka KW2 na 1000 Euro zostanie rozliczona z płatnością na kwotę kosztów (600Euro), fakturą kosztową FZ2 (250Euro) oraz powstałym zapisem kasowym/bankowym KP2 (150Euro).

W zwiazku z tym, że na wypłaconej zaliczce KW2 był inny kurs niż fakturze kosztowej FZ2, automatycznie została wygenerowane różnica kursowa z rozliczenia, dostępna na liście różnic kursowych.

Powstała również różnica kursowa na kwotę grosza, z rozliczenia wypłaconej zaliczki KW2 z powstałym zapisem przychodowym KP2. Różnica wynika z zaokrągleń.

 

Koszty delegacji:

Na etapie zagranicznym delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzajacego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200).

W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).

Księgowanie delegacji

Do księgowania delegacji służy ikona  dostępna na liście delegacji. Księgować można tylko delegacje zatwierdzone.

Księgowanie do KPiR

Dla baz z ustawioną wielozakładowością, na formularzu delegacji, obok pola z wyborem pracownika, istnieje możliwość wyboru Zakładu. Po wybraniu pracownika, domyślnie przenoszony jest zakład z jego karty.

Na liście delegacji, w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład.

Na formularzu etapu delegacji dostępna jest ikona  Kwoty dodatkowe, gdzie wykazywane jest jakie kwoty mają być zaksięgowane do poszczególnych kolumn książki przychodów i rozchodów.

Ikona Kwot dodatkowych dostępna jest zarówno na etapach krajowych, jak i zagranicznych.

Rys. 11. Kwoty dodatkowe na etapie krajowym

Rys. 12. Kwoty dodatkowe na etapie zagranicznym

W przypadku etapów krajowych widoczne są następujące rodzaje wydatków: Diety, Ryczałty za dojazdy, Ryczałty za noclegi i Koszty używania pojazdu.

W przypadku etapów zagranicznych widoczne są następujące rodzaje wydatków: Diety, Ryczałty za dojazdy, Ryczałty za noclegi, Ryczałty za dojazdy z/do dworca, lotniska i Koszty używania pojazdu.

Dla każdego rodzaju wydatku domyślnie ustawiana jest kolumna 13.Inne, z możliwością zmiany.

Wartości w kolumnie Kwota są uzupełniane automatycznie, z możliwością zmiany. Jeżeli na etapie delegacji nastąpi zmiana wartości, np. kwoty diet, wartości w Kwotach dodatkowych zostaną automatycznie zaktualizowane. W kwocie Diet wykazywana jest suma wartości diet i za pobyt w szpitalu. Na etapach zagranicznych kwoty wykazywane są w PLN, przeliczone po kursie poniesienia kosztu.

W polu Kwota dokumentu (widocznym w prawym górnym rogu) jest widoczna kwota z pola Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszona o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki], przemnożona przez kurs poniesienia kosztu.

W momencie księgowania delegacji ikoną  tworzony jest zapis KPiR z datą księgowania równą dacie rozliczenia delegacji. Powstaje jeden zbiorczy zapis KPiR na łączną kwotę kosztów (sumowane są koszty z wszystkich etapów delegacji, w ramach danej kolumny KPiR).

W numerze dowodu wpisywany jest numer delegacji, a w Opisie Rozliczenie delegacji: [Numer delegacji].

Księgowanie do księgowości kontowej

W przypadku baz z księgowością kontową istnieje możliwość księgowania delegacji zarówno według predekretacji, jak i schematem księgowym.

W nagłówku schematu księgowego dostępny jest parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji. Jego zaznaczenie powoduje, że data z jaką delegacja zostanie zaksięgowana jest pobierana z Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry – Księgowanie dokumentów z datą. Przy wybranej w konfiguracji opcji Bieżącą, delegacja zostanie zaksięgowana z datą bieżącą. Przy wybranej opcji Wystawienia, Operacji lub Zapisu, delegacja zostanie zaksięgowana zgodnie z datą dokumentu delegacji.

Jeżeli parametr Pobierz datę księgowania z Konfiguracji zostanie odznaczony, przycisk Data księg. jest aktywny i użytkownik ma do wyboru następujące opcje:

  • Data dokumentu – symbol @DataDok
  • Data bieżąca – symbol @DataBiezaca
  • Data rozpoczęcia delegacji – symbol @DataRozpoczeciaDelegacji
  • Data zakończenia delegacji – symbol @DataZakonczeniaDelegacji
  • Data rozliczenia delegacji – symbol @DataRozliczeniaDelegacji

Warunkiem może być:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – konto Wn wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – konto Ma wprowadzone na kategorii w segmencie księgowym – symbol @KatNagKontoMa
  • Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
  • Cel – cel delegacji, symbol @Cel
  • Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są następujące parametry:
    • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – kod płatnika, symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Podmiot – kod podmiotu, symbol @KodPodmiotu

Opisem może być:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
  • Cel – cel delegacji, symbol @Cel
  • Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
  • Płatnik – w ramach, której dostępne są:
    • Kod – kod płatnika, symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Podmiot – kod podmiotu, symbol @KodPodmiotu

Na pozycji schematu księgowego obok pól Konto Wn, Konto Ma można rozwinąć podmenu z następującymi makrami:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KatNagKontoMa
  • Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Konto Wn kategorii – symbol @KatElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KatElemKontoMa
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
    • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
    • Konto 1 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPracownika
    • Konto 2 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @Konto2Pracownika

W Kwocie dostępne są następujące makra:

  • Płatności – symbol @KwotaPlatnosci
  • Kwota – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowane są kwoty po kursie do rozliczenia z pracownikiem, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
    • Kwota diety – symbol @Dieta
    • Kwota ryczałtu za nocleg – symbol @RyczaltNocleg
    • Kwota ryczałtu za dojazdy – symbol @RyczaltDojazdy
    • Kwota kosztów używania pojazdu – symbol @KosztyUzywPojazdu
    • Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska – symbol @RyczaltDojazdyDworzec
    • Kwota razem – symbol @Razem. Makro Kwota razem (@Razem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].
  • Kwota kosztu – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowane są kwoty po kursie poniesienia kosztu, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
    • Kwota diety – symbol @KDieta
    • Kwota ryczałtu za nocleg – symbol @KRyczaltNocleg
    • Kwota ryczałtu za dojazdy – symbol @KRyczaltDojazdy
    • Kwota kosztów używania pojazdu – symbol @KKosztyUzywPojazdu
    • Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska – symbol @KRyczaltDojazdyDworzec
    • Kwota razem – symbol @KRazem. Makro Kwota razem (@KRazem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].
  • Różnica kursowa – w ramach, której dostępne są następujące parametry (tymi makrami księgowana jest różnica kursowa delegacyjna, widoczna na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji):
    • Różnica kursowa dodatnia – symbol @RoznicaPlus
    • Różnica kursowa ujemna – symbol @RoznicaMinus

Uwaga
Makr @RoznicaPlus/ @RoznicaMinus dotyczących różnicy kursowej nie należy łączyć z innymi makrami dotyczącymi kwoty. Różnice kursowe powinny być księgowane w osobnej pozycji schematu.

W Opisie dostępne są następujące opcje:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
  • Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
  • Płatności – waluta płatności, symbol @WalutaPlatnosci
  • Waluta – waluta etapu, symbol @WalutaEtapu
  • Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
  • Cel – cel delegacji, symbol @Cel
  • Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
    • Konto 1 pracownika – symbol @KontoPracownika
    • Konto 2 pracownika – symbol @Konto2Pracownika
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu

W Warunku dostępne są następujące opcje:

  • Kategoria dokumentu – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaNag
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaNag
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisNag
    • Konto Wn kategorii – symbol @KatNagKontoWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KatNagKontoMa
  • Kategoria pozycji – w ramach, której dostępne są następujące parametry:
    • Kategoria szczegółowa – symbol @KategoriaElem
    • Kategoria ogólna – symbol @KategoriaOgolnaElem
    • Opis kategorii – symbol @KategoriaOpisElem
    • Konto Wn kategorii – symbol @KatElemKontoWn
    • Konto Ma kategorii – symbol @KatElemKontoMa
  • Płatności – waluta płatności, symbol @WalutaPlatnosci
  • Waluta – waluta etapu – symbol @WalutaEtapu
  • Dokument delegacji – numer dokumentu delegacji, symbol @Dok
  • Cel – cel delegacji, symbol @Cel
  • Miejsce – miejsce docelowe, symbol @Miejsce
  • Płatnik – w ramach, którego dostępne są:
    • Konto płatnika 1 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPlatnikaOdb
    • Konto płatnika 2 – konto wprowadzone na karcie płatnika (na karcie pracownika, widocznego na Płatności, która powstała w momencie rozliczania delegacji), na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @KontoPlatnikaDost
    • Kod – symbol @KodPlatnika
    • Typ – symbol @TypPlatnika
  • Podmiot – w ramach, którego dostępne są:
    • Konto 1 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 1 – symbol @KontoPracownika
    • Konto 2 pracownika – konto wprowadzone na karcie pracownika wybranego na delegacji, na zakładce Dodatkowe w polu Konto 2 – symbol @Konto2Pracownika
    • Kod podmiotu – symbol @KodPodmiotu




OPT072 – Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową BNP Paribas

Data aktualizacji: 28-11-2018

Informacje ogólne

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.

Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.

Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.

Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format BNP Paribas WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem BNP Paribas.

W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać odpowiedni adres usługi sieciowej.

Uwaga
W związku z koniecznością obsługi protokołu TLS 1.2 w wymianie danych za pomocą usługi sieciowej, od wersji programu 2017.1.1 na stanowisku wymagana jest instalacja .NET Framework w wersji conajmniej 4.5.

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Od wersji programu 2015.5.1 wprowadzona została również możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr „Przelew SEPA”

Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.

Rysunek 1. Formularz banku, zakładka „Dodatkowe”.

Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji.

Rysunek 2. Formularz banku, zakładka „Ustawienia usługi sieciowej”.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Przy próbie eksportu z wybraną tą opcją pokaże się wówczas odpowiedni komunikat. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta z którym można się kontaktować. Jest to pole wymagane gdy wysyłane są przelewy walutowe.

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy  oraz Aktualizuj stany przelewów

Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

Rysunek 3. Okno eksportu przelewu poprzez usługę sieciową.

W Konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową. Zaznaczenie tego parametru powoduje uaktywnienie pola na wpisanie ścieżki do katalogu, w którym będą zapisywały się pliki z przelewami importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej. Domyślnie parametr jest odznaczony. W przypadku odznaczonego parametru pliki nie są zapisywane.

Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Istnieje także możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.

W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.

Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.

Import za pomocą usługi sieciowej

W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.

Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.

Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.

Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.

Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:

  • Data księgowania,
  • Numer rachunku kontrahenta,
  • Kwota,
  • Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.

Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej – najczęściej zadawane pytania

  • Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej?

Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.

  • Czy taki sposób wymiany danych z bankiem dostępny jest także dla innych banków?

Odpowiedź: Prosimy o przekierowanie pytania o to czy i kiedy Państwa bank wdroży standard Comarch Data Connect 2.0 (umożliwiający bezpośrednią wymianę danych z Comarch ERP Optima) bezpośrednio do Banku. W Comarch ERP Optima standard ten jest gotowy do współpracy z każdym bankiem, który go wdroży.

  • Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo? 

Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności