Dlaczego w wypłacie pracownika składka na ubezpieczenie zdrowotne policzona jest w niższej wysokości niż 9%?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 %. Składkę zdrowotną Płatnik pobiera z dochodu pracownika i w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru odlicza od zaliczki na podatek dochodowy.

Jeżeli jednak wyliczona składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, wówczas Płatnik jest obowiązany obniżyć wyliczoną składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru do wysokości zaliczki na podatek dochodowy (art. 83 ust.1 ustawy zdrowotnej – Dz.U.z 2004 r., nr 210, poz. 2135). Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik uzyskuje w danym miesiącu niskie wynagrodzenie.

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. Decyduje o tym parametr ’Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku’ dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – zakładka Ubezpieczenie (etat).

Uzupełniając informacje dotyczące ubezpieczeń pracownika, po wpisaniu kodu ubezpieczenia, program domyślnie zaznacza parametr – w wypłacie składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku. Wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż obliczając składki na ubezpieczenia oraz zaliczkę podatku, uwzględniane są wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji.

Przykład

Poniżej zaprezentowano przykładowe naliczenie wynagrodzenia pracownika z zastosowanym ograniczeniem składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatku.

Założenia: Pracownik zatrudniony jest na 1/2 etatu, osiąga wynagrodzenie w wysokości 1200,00 zł miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów wynoszą dla pracownika 300,00 zł, zaliczkę na podatek dochodowy zakład zmniejsza o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, czyli od października 2019 r. o kwotę 43,76 zł.

Wyszczególnienie Poz. Obciążenia składkowo-podatkowe

Wynagrodzenie 1 1200

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1) 2 1200

Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %) 3 117.12

Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %) 4 18

Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %) 5 29.4

Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5) 6 164.52

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6) 7 1035.48

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%) 8 93.19

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 x 7,75%) 9 80.25

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 300 zł [KUP] - poz. 6) 10 735

Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 10 x 17%) - 43,76 zł [kwota wolna] 11 81.19

Zaliczka po pomniejszeniu o składkę zdrowotną, po zaokrągleniu do pełnych zł (poz. 11 - poz. 9)* 12 1 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania podatku * 13 81.19

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia pracownika 14 80.25

Wyszczególnienie	Poz.	Obciążenia składkowo-podatkowe
Wynagrodzenie	1	1200
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1)	2	1200
Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %)	3	117.12
Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %)	4	18
Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %)	5	29.4
Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	6	164.52
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6)	7	1035.48
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%)	8	93.19
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 x 7,75%)	9	80.25
Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 300 zł [KUP] - poz. 6)	10	735
Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 10 x 17%) - 43,76 zł [kwota wolna]	11	81.19
Zaliczka po pomniejszeniu o składkę zdrowotną, po zaokrągleniu do pełnych zł (poz. 11 - poz. 9)*	12	1 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania podatku *	13	81.19
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia pracownika	14	80.25

*Wyliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, czyli 93,19 zł, jest wyższa od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 81,19 zł, stąd składka zdrowotna ulega obniżeniu do wysokości zaliczki.

Pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 953,29 zł, tj. 1200 zł – 164,52 zł – 81,19 zł – 1 zł.

W jaki sposób w programie odnotować pracownikowi informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych?

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

W wypłacie naliczonej w miesiącu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na zakładce [4.Ubezpieczenie] zostanie wykazana odpowiednio pomniejszona podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i naliczone od nich składki.

Jak odnotować i rozliczyć urlop na poszukiwanie pracy?

Nowy typ nieobecności, powiązany z nią typ wypłaty oraz opis na nieobecności do wydruku karty pracy można wprowadzić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace.

Definiujemy nowy opis nieobecności
Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy nieobecności do karty pracy w wolnej pozycji wpisujemy nazwę ‘Urlop na poszukiwanie pracy’.
Definiujemy nowy typ wypłaty
Wynagrodzenie za dni na poszukiwanie pracy jest liczone wg zasad ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy. Aby w wypłacie pracownika oraz na wydruku kwitka wypłaty /listy płac wyświetlała się odpowiednia nazwa, wówczas należy w System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat dodać nowy element o tej nazwie.W tym elemencie, na zakładce ‘1.Ogólne’ należy ustawić:
Nazwa i skrót: np. Urlop na poszukiwanie pracy
Rodzaj: Dodatek
Algorytm: 8‘ Element liczony jak urlop okolicznościowy’
Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’: Użytkownik wypełnia według własnych wytycznych.
Definiujemy nową nieobecność
Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy nieobecności dodajemy nieobecność Urlop na poszukiwanie pracy, gdzie na formularzu ustawiamy:
Typ nieobecności: urlop
Pozycja na deklaracji ZUS: Nie dotyczy
Dodatkowy kod RCA: puste pole
Rozliczać w dniach: Pracy
Nieobecności rozliczać jak: Wybrany składnik
Rozliczenie nieobecności: Urlop na poszukiwanie pracy (wybieramy z listy)
Opis na wydruku Karty Pracy: Urlop na poszukiwanie pracy
Nieobecność pomniejsza: zaznaczamy – ‘Wynagrodzenie za czas pracy’ i ‘Czas pracy’

Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.

Dlaczego w wypłacie pojawiło się wynagrodzenie powyżej normy, wynagrodzenie poniżej normy i dopłaty do nadgodzin mimo, że pracownik przepracował dokładnie tyle godzin, ile wynosi jego wymiar czasu pracy?

Należy sprawdzić czy nie występują rozbieżności w danych wprowadzonych na Planie pracy u pracownika i w jego rzeczywistym harmonogramie. Przykładowo: pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny we środę. Jeśli nie zostało to wprowadzone na Planie pracy (np. Operator wprowadził takie modyfikacje z poziomu Czasu pracy), to domyślnym ustawieniem jest praca po 4 godziny przez 5 dni w tygodniu. Zatem za poniedziałki i wtorki policzone zostaną nadgodziny i wynagrodzenie powyżej normy, a za czwartki i piątki wynagrodzenie poniżej normy. W takim przypadku należy odpowiednio zmodyfikować ustawienia na Planie pracy.

Co należy wprowadzić w systemie, aby dla pracownika, który wkroczył w drugi próg podatkowy, ale rozlicza się podatkowo wspólnie z małżonkiem, nadal była naliczana 17% zaliczka podatku?

Informacje dotyczące m.in. skali podatkowej, rozliczania podatku od wynagrodzeń pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Nr ident./podatki.

W przypadku standardowego sposobu rozliczania podatkowego nie należy modyfikować zapisów. Jeśli jednak pracownik rozliczany jest w inny sposób (np. wspólnie z małżonkiem), musi to znaleźć odzwierciedlenie w jego danych.
Domyślnie w programie na formularzu danych kadrowych pracownika proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole ‘Standardowe’, co umożliwi edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą 1 stycznia nowego roku i ponowne zaznaczenie standardowych progów.

Jak sporządzić deklarację ZCNA w programie Comarch ERP Optima?

W celu wygenerowania deklaracji ZCNA należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o ubezpieczeniu członków rodziny pracownika. Takie dane wprowadzamy z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika wciskając przycisk „Lista członków rodziny”, na zakładce „Ubezpieczenia”. Następnie wystarczy:

Wejść na Listę pracowników w Kadrach, zaznaczyć właściwą osobę na liście, rozwinąć menu dostępnych opcji przy przycisku „Deklaracje pracownika” i wybrać „Deklaracje zgłoszeniowe ZUS”.
Z listy deklaracji wybrać ZCNA i dodać plusem nową deklarację.
Po pojawieniu się okna „Deklaracja ZUS ZCNA” wybrać plik KEDU (jeżeli takiego nie ma to dodajemy nowy) i uruchomić przyciskiem „Pioruna” wyliczanie deklaracji. W oknie „Rodzina” będą widoczne dane członków rodziny.
Kliknąć w puste pole w kolumnie „Deklaracja” obok nazwiska i wybrać z listy rodzaj składanej informacji: 1.zgłoszenie lub 2.wyrejestrowanie.

Po zatwierdzeniu wybranej opcji wyeksportować dane do Programu Płatnik i zapisać deklarację przyciskiem dyskietki.

Co zrobić aby dla zleceniobiorcy naliczyć zerową deklarację ZUS RCA?

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.