Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej nie zarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Wystawianie korekty do dokumentu nieistniejącego w programie Comarch ERP Optima na przykładzie Faktury Sprzedaży.

Z poziomu listy faktur dodajemy „dokument pierwotny”. Należy rozwinąć menu obok przycisku zielonego plusa i wybrać dokument pierwotny.

Podniesie się formularz dokumentu pierwotnego. Na zakładce Ogólne uzupełniamy Nr pierwotny (opcja jest dostępna w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument). Nr pierwotny to numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę. Numer ten musi być uzupełniony w przeciwnym wypadku na wydruku korekty nie będzie odwołania do dokumentu, który korygujemy.

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych zostały szeroko opisane tutaj.

Kiedy dokument pierwotny został już zatwierdzony na stałe (jest w kolorze czarnym na liście) można do niego wystawić korektę, która może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie. Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego, aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

1. Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument Przyjęcia Wewnętrznego (menu Handel/Inne(Magazyn)) i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
2. Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy – wystawić dokument Rozchodu Wewnętrznego zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
3. W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Konieczne jest zaznaczenie parametru Korekty ilościowe na plus w menu System/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Po zaznaczeniu parametru, na dokumencie korygującym będzie możliwość skorygowania ilości “na plus”.

Korekty dostępne na liście dokumentów są pod prawym przyciskiem myszy oraz pod przyciskiem: .

01.11.2019r. Ministerstwo Finansów wprowadziło do ustawy o VAT przepisy, w których odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Faktury sprzedaży z odwrotnym obciążeniem można wystawić w programie Comarch ERP Optima do wersji 2019.6.1 oraz w wersji 2020.0.1 jedynie dla dokumentów z datami przed 1.11.2019r.1. Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy w menu System/Konfiguracja/Firma/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru.

2. Na karcie towaru pojawi się wówczas możliwość ustawienia, czy towar podlega odwrotnemu obciążeniu, poprzez wybranie z listy opcji:

3. Stawki VAT sprzedaży i zakupu powinny być ustawione jak dla transakcji nie objętej mechanizmem odwrotnego obciążenia.

4. Na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe należy wybrać status Podatnikiem jest nabywca oraz zaznaczyć parametr Podatnik VAT czynny.

5. Na Fakturze Sprzedaży dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny towary, które na swojej karcie mają ustawione odwrotne obciążenie na Tak, otrzymają automatycznie stawkę NP.

6. Towary, które zostaną objęte odwrotnym obciążeniem powyżej limitu, trafią na dokument ze stawką, jaka została ustawiona na ich karcie. Dopiero, kiedy sprzedaż na dokumencie dla tych towarów przekroczy kwotę 20 000 PLN, ich stawka zostanie automatycznie zmieniona na NP.

7. Jeżeli w ramach jednolitej gospodarczo transakcji wystawianych jest więcej faktur, Użytkownik może sprawdzić ich sumę klikając na przycisk pioruna, który znajduje się w obszarze Odwrotne obciążenie – limit na Fakturze Sprzedaży.

8. Jeżeli wartość towarów objętych limitem na aktualnie wystawianym dokumencie nie przekroczyła kwoty 20 000 PLN, a towary w ramach jednolitej gospodarczo transakcji powinny zostać objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia, wówczas należy ręcznie zaznaczyć parametr NP na formularzu Faktury.

9. Na wydruku faktury pojawi się informacja o procedurze odwrotnego obciążenia.

Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 1 listopada 2019 r. wprowadzono obowiązek stosowania Mechanizmu podzielonej płatności dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT. Tym samym funkcjonalność odwrotnego obciążenia została zastąpiona w odniesieniu do kontrahentów krajowych. W programie Comarch ERP Optima funkcjonalność ta jest dostępna od wersji 2020.0.1.

Funkcja odwrotnego obciążenia może być nadal stosowana wobec kontrahentów unijnych i pozaunijnych – należy jednak pamiętać, że po wyborze takiego kontrahenta, na pozycji cennika należy dodatkowo zmienić ręcznie Stawkę VAT na NP dla towarów.

Nie ma możliwości powiązania Faktury Sprzedaży z wystawionym ręcznie dokumentem WZ. W tej sytuacji można wykonać jedną z następujących operacji:

1. Anulować Fakturę Sprzedaży (opcja została dokładniej opisana w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?), przekształcić wystawiony ręcznie dokument WZ do FA. W tym celu należy podświetlić dokument WZ na liście i nacisnąć przycisk FS (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do FA). Jak wyświetli się formularz FA można zmienić datę dokumentu i wpisać numer faktury anulowanej np. 100 (zobacz pytanie: Czy można wykorzystać numer dokumentu anulowanego?). Wszystkie dane faktury powinny być zgodne z dokumentem, który otrzymał klient.
2. Anulować dokument WZ (pod prawym klawiszem myszy), przekształcić wystawioną FA nr 100 do dokumentu WZ. W tym celu na liście Faktur Sprzedaży należy podświetlić dokument, a następnie nacisnąć przycisk WZ (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do WZ). Wygenerowany dokument WZ jest zapisywany na stałe bez możliwości zmiany numeru i utworzony z datą systemową (datę tą można ustawić w menu Narzędzia/ Data bieżąca przed przekształceniem do WZ).

W menu System/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr: Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane po jego zaznaczeniu podczas generowania WZ do Faktury Sprzedaży data wydania na WZ będzie zgodna z datą sprzedaży na FA. Analogicznie w przypadku generowania FA do WZ daty sprzedaży i wydania będą zgodne.

W module Handel możliwe jest utworzenia wydania zewnętrznego (WZ) z wielu przyjęć zewnętrznych (PZ). Należy zaznaczyć na liście PZ wybrane dokumenty i nacisnąć przycisk Utworzenie dokumentu wydania zewnętrznego bądź wybrać opcję pod prawym przyciskiem myszy Przekształcenie do WZ. Program umożliwi agregowanie tylko tych dokumentów, na których został wskazany ten sam magazyn.

Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych.

Wszystkie powiązania Faktury sprzedaży z paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce Dokumenty.

Przy generowaniu Faktury Sprzedaży z wielu paragonów możliwe jest:

Powyższe opcje dostępne są na Liście paragonów pod przyciskiem:

Paragony przekształcane do jednej Faktury Sprzedaży muszą spełniać poniższe warunki:

W celu wystawienia dokumentu z czterema miejscami należy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry w sekcji Ceny zaznaczyć parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Następnie na otwartej karcie towaru (Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce Ogólne zaznaczyć parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku.