Makra

Tworząc wzorzec wiadomości e-mail (szablon) mamy możliwość zdefiniowania niektórych informacji tak, aby podczas wysyłania e-maila program automatycznie podstawiał odpowiednie dane – odbywa się to za pomocą makra. Makra można wykorzystywać w temacie i treści wiadomości. Lista predefiniowanych w programie makr dostępna jest w menu kontekstowym (prawy klawisz myszki w polu temat i treść).

Wstawianie makra w polu treść wiadomości

Dostępne makra:

Data – wstawia datę wystawienia z dokumentu
Do zapłaty/ zwrotu – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) jaka jest na dokumencie.
Do zapłaty/ zwrotu w walucie obcej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie obcej jaka została na dokument.
Do zapłaty/ zwrotu w walucie systemowej – wstawia kwotę do zapłaty lub zwrotu (w przypadku korekt będzie to kwota do zwrotu z minusem) w walucie systemowej jaka obowiązuje w programie.
E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu
ID – ID dokumentu, numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie
Kwota z dokumentu – kwota dokumentu z zakładki Ogólne
Nazwa – wykorzystywane: w przypadku kontrahenta – nazwa kontrahenta, w przypadku przedstawiciela przy mailingu seryjnym, imię i nazwisko przedstawiciela
Nazwa wydruku – nazwa wydruku
Numer dokumentu – numer dokumentu, z formularza którego będzie wysyłana wiadomość
Opis – wzależności od formularza dokumentu będzie wstawiony opis. Przykładowo w przypadku deklaracji będzie to okres za jaki jest deklaracja a w przypadku dokumentów handlowo-magazynowych będzie to numer dokumentu ( nr obcy) itd.
Podmiot – Kod – kod podmiotu
Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu
Termin płatności – termin płatności z dokumentu
Numer rachunku dla płatności – numeru rachunku bankowego powiązanego z formą płatności dokumentu załączonego do wiadomości e-mail.
Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument
Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczony jest dokument

W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:

Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.

Dodatkowo jest możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. W tym celu dostępne są również makra pozwalające odwołać się do identyfikatora podmiotu oraz dokumentu.

Są to:

Id dokumentu
Podmiot – Id
Podmiot – Typ
Typ dokumentu

Przykład

Przykład z użyciem makra

Użytkownik posiada zdefiniowany szablon dla listy faktur sprzedaży. W temacie wzorca oraz treści ma wstawione poniższe makra:

Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży

Opis: Wysyłka faktur sprzedaży

Temat:Faktura z dnia {eData} dla {ePodmiotNazwa}

Szanowni Państwo,

W załączniku przesyłamy fakturę nr {eNumer} na kwotę {eKwotaDok} {eWalutaRoz}.

Termin płatności upływa {eTermin}.

Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności.

Z poważaniem

Firma Ogrodnik

W momencie wyboru powyższego szablonu na formularzu wiadomości w pola z makrem zostaną podstawione odpowiednie dane.

Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży

Opis: Wysyłka faktur sprzedaży

Temat: Faktura z dnia 10-02-28 dla F.H. ABC sp. z o.o.

Szanowni Państwo,

W załączniku przesyłamy fakturę nr FA/48/2010 na kwotę 102.11 PLN.

Termin płatności upływa 10-03-07.

Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności.

Z poważaniem

Firma Ogrodnik

Przykład

Przykład z użyciem funkcji GetSQL

Użyta w szablonie dla deklaracji VAT-7 składnia: {GetSQL('SELECT dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f')} zwróci kwotę nadwyżki z pola 60 na deklaracji VAT-7(12).
Zapytanie:
{CHOOSE(GetSQL('SELECT dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') = 0, 'Kwota do zapłaty: ' &GetSQL('SELECT dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=14715 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f'), 'Kwota nadwyżki: ' &GetSQL('SELECT dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') )} zwróci kwotę z pola 60 jeżeli jest nadwyżka, jeżeli nie ma nadwyżki zwróci kwotę do zapłaty z pola 58.

Uwaga

W przypadku wysyłania wydruku kaskadowego/seryjnego (czyli wzorca wydruku z którego powstanie wiele, osobnych wiadomości) najpierw w programie pojawia się formularz wiadomości ze zdefiniowanymi wcześniej makrami. Zapisanie lub wysłanie takiej wiadomości powoduje że makra zamieniają się w konkretne wartości/dane pobierane z bazy.

Formularz szablonu

Formularz szablonu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Podłączenia]. Na zakładce [Ogólne] jest możliwość wpisania stałej treści oraz tytułu e-maila. Dodatkowo można korzystać makr, które umożliwią podstawianie danych w polach temat oraz treść (więcej na ten temat w rozdziale Makra).

Pola jakie należy wypełnić:

Nazwa szablonu – nazwa wzorca e-mail, która będzie wyświetlana na liście szablonów. Pole jest obowiązkowe.
Opis – możliwość wpisania dodatkowego opisu.
Temat – wpisany temat jest przenoszony do treści e-maila w pole tytuł.
Treść – dowolny tekst z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze, przenoszony do treści e-maila.
DO, DW, UDW – możliwość wskazania jednego lub kilku adresów (rozdzielonych średnikami), na które wysyłane będą wiadomości e-mail z danym szablonem.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Szablon wiadomości daje możliwość wskazania domyślnego pola z adresem e-mail. W polach DO, DW, UDW można wskazać adres poprzez ręczne wpisanie, wybór adresu z książki adresowej lub za pomocą funkcji GetSQL.

Dedykowane wzorce wiadomości, mogą być wysyłane zawsze do tych samych osób lub za pomocą funkcji GetSQL umożliwiono dynamiczne dodawanie adresów – np. do określonego szablonu będzie można pobierać zawsze adres domyślnego przedstawiciela, operatora-opiekuna, odbiorcy.

Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione są pola DO, DW, UDW wówczas adres DO, DW, UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polach DO, DW, UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w polach DO, DW, UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.
W przypadku nieprawidłowej funkcji GetSQL, pole adresowe pozostaje puste.

Uwaga

W przypadku wiadomości wysyłanych za pomocą Serwisu operacji automatycznych, dla których wybrano szablon z uzupełnionymi polami Do, DW i UDW – na wiadomość finalną zostanie przeniesiony tylko adres z pola UDW

Przykład

Przykład: Przykład z użyciem funkcji GetSQL w polach Do, DW lub UDW:

mail przedstawiciela domyślnego na dokumentach handlowych/magazynowych, jeśli nie ma przedstawicieli lub żaden nie jest domyślny to zwraca adres e-mail podmiotu

{GetSQL('SELECT IsNull(KnO_Email, Pod_Email) from CDN.TraNag inner join CDN.PodmiotyView on TrN_PodmiotTyp= Pod_PodmiotTyp and TrN_PodID = Pod_PodId left join CDN.KntOsoby on Pod_PodmiotTyp = 1 and Pod_PodId = KnO_KntId and KnO_Domyslny =1 where TrN_TrNID =' & eID )}

mail odbiorcy z FA z zakładki kontrahent

{GetSQL('SELECT TrN_OdbEmail FROM cdn.TraNag WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}

mail odbiorcy z FA z karty kontrahenta

{GetSQL('SELECT Knt_Email FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID WHERE TrN_TrNID = ' & {eID},'f')}

mail do wszystkich przedstawicieli nabywcy

{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END FROM CDN.KntOsoby WHERE KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} & ' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}

mail do wszystkich przedstawicieli odbiorcy

{GetSQL('SELECT STUFF((SELECT CASE ISNULL(KnO_Email,'''') WHEN '''' THEN '''' ELSE '', '' + KnO_Email END FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' FOR XML PATH('''')),1,1,'''')','f')}

mail do pierwszego przedstawiciela nabywcy z wypełnionym adresem email

{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email FROM CDN.KntOsoby WHERE KnO_KntId = ' & {ePodmiotID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}

mail do pierwszego przedstawiciela odbiorcy z wypełnionym adresem email

{GetSQL('SELECT TOP 1 KnO_Email FROM cdn.TraNag JOIN cdn.Kontrahenci ON Knt_KntId = TrN_OdbID JOIN CDN.KntOsoby ON KnO_KntId = Knt_KntId WHERE TrN_TrNID = ' & {eID} & ' AND ISNULL(KnO_Email,'''') NOT IN ('''')','f')}

Podczas wysyłania wiadomości z poziomu listy lub formularza dokumentu, jeżeli na domyślnym szablonie uzupełnione jest pole UDW, wówczas adres UDW z szablonu zostanie wczytany na formularz wiadomości. Po zmianie szablonu, przypisane adresy w polu UDW zostaną zaktualizowane chyba, że użytkownik wprowadził adres w pole UDW bezpośrednio na edytowanej wiadomości.

Przypisz nadawcę do szablonu – możliwość wskazania domyślnego adresu nadawczego dla wiadomości wysyłanych z użyciem danego szablonu. Po zaznaczeniu opcji i wskazaniu adresu z spośród kont e-mail skonfigurowanych w programie. Na liście dostępne są wyłącznie adresy aktywne, których operator tworzący szablon jest użytkownikiem (lub opiekunem).

Po wybraniu szablonu z przypisanym adresem nadawczym, adres ten zostanie podmieniony na tworzonej wiadomości e-mail. Jeżeli operator, który nie jest użytkownikiem konta określonego jako domyślny adres nadawczy, na wiadomości wybierze szablon z przypisanym adresem nadawczym lub wysyła wiadomość, gdzie taki szablon jest domyślnym, to zostanie on wczytany do wiadomości e-mail, ale bez podmiany adresu nadawczego.

Ponadto formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski:

Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Na zakładce [Podłączenia] widoczne są podłączone szablony.

Lista szablonów wiadomości

Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny.

Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura…”.

Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy.

W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.

Lista szablonów wiadomości

Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków).

Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury – dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail.

Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.

Przykład

Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.

Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony podłączyć szablon.

Przykład

Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.

Lista zdefiniowanych szablonów dla formularza faktury sprzedaży

Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj– umożliwia dodanie nowego szablonu

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu

Usuń – umożliwia usunięcie szablonu

Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje

Odłącz szablon od procedury – umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje

Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto dostępne parametry:

Pokazuj tylko wypełnione – po zaznaczeniu tego parametru wyświetli się lista tych procedur, które mają podpięte szablony
Ogranicz do bieżącej procedury – po odznaczeniu tego parametru, wyświetli się lista wszystkich procedur

Podpis elektroniczny

Elektroniczny podpis wiadomości e-mail to sposób na zapewnienie autentyczności wiadomości, ma to szczególne znaczenie w kontaktach biznesowych. Użytkownik ma możliwość wysyłania oraz odbierania podpisanych cyfrowo wiadomości e-mail.

Konfiguracja podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny należy dodać na formularzu konta (Konfiguracja/ Program/CRM/ Konta e-mail) na zakładce [Certyfikaty podpisów] a dokładnie dodać Certyfikat podpisu, który będzie służył do podpisywania oraz odbierania wiadomości e-mail.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym

Podczas wysyłki wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym, program sprawdza czy na koncie e-mail został zaznaczony parametr: Dodaj podpis cyfrowy do wysłanych wiadomości. Jeśli tak, to wiadomość zostanie domyślnie podpisana, jeśli nie to użytkownik musi pamiętać aby podświetlić przycisk .

Jeśli powyższy parametr został zaznaczony ale certyfikat nie został dodany to program podczas wysyłki albo zapisu wiadomości wyświetli okno z listą certyfikatów.

Dodatkowo pojawi się okno:

Wybór TAK oznacza, że wiadomość zostanie podpisana a na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] zostanie dodany wybrany certyfikat.

Wybór NIE oznacza, że wiadomość zostanie podpisana ale certyfikat nie zostanie dodany do konta. Dodatkowo możliwe jest zaznaczenie parametru Nie pytaj ponownie. Oznacza to, że przy kolejnej wysyłce wiadomości e-mail, pojawi się okno z wyborem certyfikatu ale program nie będzie pytał Czy zapamiętać wybór certyfikatu.

Uwaga

Aby okno Czy zapamiętać wybór certyfikatu było ponownie wyświetlane, należy na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] usunąć zapis -wybór z listy-.

Wybór Anuluj oznacza, że wiadomość nie zostanie wysłana i pojawi się komunikat:

Kontrola podczas próby wysłania cyfrowo podpisanej wiadomości

Wszystkie wiadomości, które zostały podpisane cyfrowo są na liście (w każdym z folderów) oznaczone odpowiednią ikoną . Przeczytane jak również wysłane wiadomości są oznaczone ikoną . Formularz wiadomości posiada przycisk . Po jego wciśnięciu wyświetla się informacja na temat podpisu elektronicznego, którym ta wiadomość została podpisana. Jeśli podpis jest niepoprawny to na formularzu wiadomości wyświetla się przycisk . Po jego wciśnięciu na ekranie pojawią się informacje dlaczego program uznał dany podpis za błędny.

Całkowity czas kontaktu

Całkowity czas zadania/ kontaktu składa się z trzech elementów:

czas przygotowania – czas przygotowania się do wykonania zadania (np. przygotowania oferty handlowej czy prezentacji)
czas kontaktu – czas poświęcony na przedstawienie klientowi przygotowanego materiału (czas spotkania handlowego czy prezentacji). W przypadku kontaktu jest to czas trwania np. rozmowy telefonicznej.
czas opracowania – czas poświęcony na opracowanie materiałów (wniosków) czy napisanie sprawozdania po wykonaniu zadania.

Czas poświęcony na poszczególne etapy można uzupełnić na formularzu dostępnym po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu na formularzu zadania/ kontaktu (zakładka [Ogólne]):

W pierwszej kolumnie Poprzednio widoczny jest czas już poświęcony na wykonanie danego etapu.

Dodatkowo w Konfiguracji na karcie operatora (Konfiguracja/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu.

Jeśli parametr będzie odznaczony – na formularzu Całkowity czas kontaktu, czas w kolumnie Poprzednio będzie wyszarzany bez możliwości edycji.

Jeśli parametr będzie zaznaczony – operator będzie miał możliwość zmiany czasu trwania zadania/ kontaktu.

W drugiej kolumnie Obecnie należy wpisać czas, jaki zajęło nam zadanie np. W danym dniu. W przypadku kontaktu można tam wpisać czas trwania np. rozmowy telefonicznej. Kolumna jest edytowalna dla użytkownika.

Po zatwierdzeniu formularza wpisana tutaj wartość zostanie doliczona do pierwszej kolumny.

W trzeciej kolumnie Łącznie widoczna jest suma pierwszej i drugiej wartości.

Na formularzu znajduje się również podsumowanie poszczególnych kolumn, które daje informacje o łącznym czasie realizacji zadania/ kontaktu.

Dodatkowo jeśli kontakt/ zadanie posiada kontakty i zadania powiązane, na oknie wyświetlają się informacje:

Czas trwania zadań powiązanych a więc suma czasów z zadań powiązanych,
Razem czas trwania zadania i zadań powiązanych a więc suma z zadania głównego i zadań powiązanych.

Na formularzu zadania/ kontaktu znajduje się przycisk obok w polu wyświetlany jest łączny czas trwania zadania/ kontaktu, związany z obsługą czasu trwania. Czas trwania zadania/ kontaktu jest widoczny bezpośrednio na formularzu zadania, bez konieczności wywoływania okna Całkowity czas kontaktu. Poniżej wyświetlany jest Czas bieżący. Może on być uzupełniony przez użytkownika ręcznie lub odliczany automatycznie po uprzednim wciśnięciu przycisku odliczania . Po uzupełnieniu czasu bieżącego jest on doliczany do całkowitego czasu trwania kontaktu. Przy czym należy zwrócić uwagę, że format wyświetlanego czasu kontaktu wyświetla godziny i minuty, natomiast format czasu bieżącego wyświetla godziny, minuty i sekundy.

Jeśli uruchomiona jest automatyczna rejestracja czasu przez program – nie ma możliwości „ręcznego” uzupełniania czasów. Aby zarówno pole Czas kontaktu jak i formularz pod przyciskiem były aktywne – należy wyłączyć automatyczną rejestrację.

Jeśli na formularzu Całkowity czas kontaktu uzupełnimy wartość w kolumnie Obecnie w wierszu Czas kontaktu – wartość ta będzie widoczna na zakładce [Ogólne] kontaktu.
Po zatwierdzeniu formularza kontaktu wartości wpisane w kolumnie Obecnie są dopisywane do wartości w pierwszej kolumnie, a wartości w polach edytowalnych są zerowane.
Informacje o łącznym czasie (przygotowania, kontaktu i opracowania) otrzymamy w polu obok przycisku Czas kontaktu oraz na liście kontaktów w kolumnie Czas łączny.
Jeśli zadanie/ kontakt jest zamknięty – nie ma możliwości edycji informacji na formularzu Całkowity czas kontaktu.

Przykład

Całkowity czas kontaktu

Zadanie: przygotowanie oferty handlowej dla klienta.

Otwieramy nowe zadanie: Oferta dla klienta

Przygotowanie oferty zajęło nam 3 godz. – otwieramy formularz i po wciśnięciu przycisku Czas kontaktu w pole dostępne w kolumnie Czas przygotowania wpisujemy 03:00. Po zatwierdzeniu formularza wartość ta zostanie przepisana do pierwszej kolumny, a dostępne pole zostanie wyzerowane.

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 00:00 03:00 03:00

Czas kontaktu 00:00 00:00 00:00

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 00:00 03:00 00:00

Dzwonimy do klienta i wstępnie przedstawiamy naszą ofertę – otwieramy formularz i na czas trwania rozmowy telefonicznej włączamy automatyczne rejestrowanie czasu. Rozmowa telefoniczna trwa 15 min. Po zatwierdzeniu formularza czas ten jest przepisywany jako czas kontaktu (pole na formularzu jest zerowane).

Po zatwierdzeniu formularza tabela przedstawia się następująco:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:00 00:00 03:00

Czas kontaktu 00:15 00:00 00:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:15 00:00 03:15

Uzupełniamy jeszcze ofertę. Zajęło nam to dodatkowe 20 minut, w związku z czym uzupełniamy czas przygotowania:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:00 00:20 03:20

Czas kontaktu 00:15 00:00 00:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:15 00:20 03:35

Spotykamy się z klientem i przedstawiamy mu ofertę – spotkanie trwało 60 minut, które wpisujemy w tabelę:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 00:15 01:00 01:15

Czas opracowania 00:00 00:00 00:00

Czas całkowity 03:35 01:00 04:35

Następnie piszemy krótkie sprawozdanie z przebiegu rozmowy – zajmuje to kolejne 25 minut, które wpisujemy jako czas opracowania:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 01:15 00:00 01:15

Czas opracowania 00:00 00:25 00:25

Czas całkowity 04:35 00:25 05:00

Zamykamy kontakt – oferta została przygotowana i przedstawiona klientowi. Kolejne spotkania związane ze sprzedażą rejestrujemy już jako odrębne zadania. Tabela czasu przedstawia się na zatwierdzonym formularzu następująco:

Poprzednio Obecnie Łącznie

Czas przygotowania 03:20 00:00 03:20

Czas kontaktu 01:15 00:00 01:15

Czas opracowania 00:25 00:00 00:25

Czas całkowity 05:00 00:00 05:00

Formularz podpisu

Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze.

Pola jakie należy wypełnić:

Nazwa – nazwa podpisu. Pola jest obowiązkowe.
Domyślny – możliwość zaznaczenia czy podpis ma być podpisem domyślnym.

Uwaga

Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Lista podpisów

W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki).

Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny:

domyślny – jeśli podpis jest domyślny to wyświetla się zaznaczenie
nazwa – nazwa zdefiniowanego podpisu

Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu

Usuń – umożliwia usunięcie podpisu

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Uwaga

Dodawane podpisy są widoczne i dostępne do użycia wyłącznie dla operatora, który je utworzył.

Skrzynka pocztowa – konfiguracja konta e-mail

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat.

Skonfigurowanie skrzynki pocztowej należy rozpocząć od zdefiniowania konta pocztowego. Konta są zakładane w konfiguracji programu Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail. Każdy operator w programie, może posiadać kilka kont pocztowych. W programie można skonfigurować skrzynkę pocztową w oparciu o protokół POP3 lub IMAP. Wybór typu konta POP3/ IMAP oraz jego zmiana jest możliwa do momentu pobrania pierwszych wiadomości lub rozpoczęcia synchronizacji.

Wskazówka

Zmiana protokołu konta e-mail

Jeżeli dla danego konta pobrano już wiadomości, to do zmiany protokołu np. z POP3 na IMAP, wymagane jest zdefiniowanie dla tego adresu e-mail nowego konta w programie Comarch ERP Optima. W pierwszej kolejności należy na starym koncie wyłączyć pobieranie poczty, czyli w konfiguracji tego konta zaznaczyć parametr Nieaktywne. Następnie można dodać nowe konto i skonfigurować go zgodnie z wymogami dla danego typu. Po zapisaniu ustawień i pobraniu wiadomości w nowym protokole, użytkownik może uporządkować pocztę.
Aby po zalogowaniu na nowym kliencie poczty IMAP widoczne były wiadomości utworzone na starym koncie o typie POP3, np. wersje robocze e-maili, należy je ręcznie przenieść do odpowiedniego folderu IMAP. Takie wiadomości zostaną wysłane na serwer nowego konta wraz z nagłówkiem zapisanym na koncie POP3. W operacji pomijane są ustawienia dotyczące m.in. flag i podpisów. Przeniesione wiadomości będą dostępne na nowym koncie po wykonaniu synchronizacji.W sytuacji, gdy zapisane na starym koncie wiadomości są nadal potrzebne i wystarczy, że będą one dostępne tylko lokalnie w programie Comarch ERP Optima – to takie konto może pełnić rolę swoistego Archiwum. Jeżeli natomiast wszystkie istotne wiadomości są uporządkowane i dostępne w folderach IMAP, zaleca się wyczyszczenie starego konta (parametr Usuń z serwera po usunięciu z folderu ‘’Elementy usunięte” musi być odznaczony). Wówczas wiadomości nie będą przechowywane dwukrotnie, a tym samym zmniejszy się rozmiar bazy.

Szczegóły dotyczące zakładania kont opisane zostały w artykule Konta e-mail

Dodatkowo na karcie operatora w sekcji CRM, znajdują się parametry związane z obsługą kont oraz skrzynki pocztowej:

Prawo do trwałego usuwania e-maili – jeśli parametr zaznaczony to operator ma możliwość skasowania e–maili z folderu Elementy usunięte. Jeśli parametr jest odznaczony to przy próbie skasowania e-maila pojawi się komunikat:

Komunikat, który pojawia się przy próbie skasowania e-maili z folderu usunięte

Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli parametr jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, czyli również z tych, w których nie jest użytkownikiem.

Generowanie automatycznych przypomnień

Konfiguracja automatycznego generowania przypomnień do zadań jest szczegółowo opisana w artykule Automat przypomnień.

Formularz zadania- zakładka Automatyczne przypomnienia

Po skonfigurowaniu Automatu przypomnień, dla kontaktów o typie zadanie pojawi się zakładka [Automatyczne przypomnienia]. Umieszczono na niej parametry związane z generowaniem automatycznych powiadomień, dzięki czemu możliwe jest decydowanie o ich formie bezpośrednio na konkretnym zadaniu. Została ona podzielona na dwie zakładki: [Automatyczne przypomnienia dla klientów] i [Automatyczne przypomnienia dla operatorów], na których można oddzielnie zaznaczyć/ odznaczyć opcję Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów (operatorów).

Jeżeli w menu Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień będzie zaznaczony parametr: Ustawienia domyślne dla operatorów (lub odpowiednio klientów), to parametr Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów (lub odpowiednio klientów) będzie tutaj również domyślnie zaznaczony, a ponadto na zakładki przeniosą się odpowiednio dla klientów i operatorów ustawienia z konfiguracji.

W przypadku nie zaznaczonego parametru Ustawienia domyślne dla operatorów (klientów) w konfiguracji, z poziomu tej zakładki będzie można zdecydować, czy automatyczne powiadomienie dla danego zadania ma zostać wysłane do klienta i/ lub operatora, a jeśli tak to w jakiej formie.

Na zakładce [Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów], użytkownik może zmienić domyślne ustawienia formy realizacji przypomnień (sms/ e-mail) dla klientów/ operatorów pobierane z konfiguracji. W przypadku wybrania opcji sms, zmienić można domyślny szablon sms (z tego poziomu można dodać również nowy szablon), czas przypomnienia oraz numer telefonu (tylko dla klientów).

Na liście dostępne są numery telefonów klientów:

w przypadku wskazania osoby kontaktowej na formularzu zadania na zakładce [Ogólne] – jako domyślny podpowiada się numer wpisany na formularzu przedstawiciela jako Telefon SMS. Ponadto na liście do wyboru wyświetlą się również numery przedstawiciela dodane na jego karcie w polach GSM i Telefon;
jeżeli nie wskazano osoby kontaktowej – domyślnie proponowany jest numer Telefonu SMS kontrahenta/ pracownika/ wspólnika wybranego na zadaniu, przy czym na liście dostępne są do wyboru również inne numery uzupełnione na karcie kontrahenta/ pracownika/wspólnika;
możliwe jest również ręczne wprowadzenie innego numeru telefonu.

W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie w formie sms zostanie wysłane na numer telefonu wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Telefon.

Dla automatycznych powiadomień o typie e-mail można również bezpośrednio na formularzu zadania zmienić/ dodać nowy szablon wiadomości, zmienić czas przypomnienia oraz wybrać inny lub dodać nowy adres e‑mail (domyślnie ustawia się adres osoby kontaktowej wskazanej na zadaniu w zakładce [Ogólne], a w przypadku gdy nie została ona wybrana podpowiada się adres e‑mail podmiotu, którego dotyczy zadanie). W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail. Jeżeli wybrano realizację przypomnień za pomocą e-mail, pole będzie widoczne zarówno dla przypomnień dla klientów, jak i dla operatorów.

W przypadku zakładki [Automatyczne przypomnienia dla operatorów] powiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail wpisany na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie pracownika w menu Ogólne/ Pracownicy lub na zakładce [Uczestnicy] w kolumnie Adres e-mail.

Uwaga

Aby wybrać opcję e-mail należy wcześniej wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane przypomnienia (Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Automat przypomnień).

Jeżeli dla uczestnika z zaznaczonym parametrem Przypomnienie, nie wprowadzono adresu mailowego i/lub telefonu, podczas zapisu formularza nastąpi przekierowanie do zakładki, gdzie należy uzupełnić brakujące informacje.

Uwaga

W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.

W szablonach wiadomości sms i e-mail, wykorzystywanych przy generowaniu automatycznych przypomnień do zadań, możliwe jest również korzystanie z makr. Szczególnie przydatne mogą być w tym przypadku makra: Termin rozpoczęcia zadania oraz Termin zakończenia zadania, wstawiające w treści powiadomienia datę i godzinę wskazaną na formularzu zadania odpowiednio w polach Termin od i Termin do.

Po skonfigurowaniu usługi, Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zaplanowane zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:

tylko do klientów,
tylko do operatorów/ pracowników,
jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.

Wiązanie dokumentów z wiadomościami sms

W przypadku dokumentów, gdzie na zakładce [Dokumenty] jest dostępna tabela z zadaniami i kontaktami CRM, poprzez przycisk można dodawać wiadomości sms i wiązać z dokumentem już istniejące smsy.

	Poprzednio	Obecnie	Łącznie
Czas przygotowania	00:00	03:00	03:00
Czas kontaktu	00:00	00:00	00:00
Czas opracowania	00:00	00:00	00:00
Czas całkowity	00:00	03:00	00:00