Funkcjonalność programu pozwala na wygenerowanie deklaracji Wn-D w formacie plików *.xml:

• Wn-D – z załącznikami INF-D-P – przekazywana do 25-go dnia miesiąca po miesiącu, którego wniosek dotyczy. Deklaracja składana w celu uzyskania dofinansowania/refundacji do wynagrodzenia pracownika.

Deklaracja PFRON dostępna jest z pozycji menu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON. Przygotowane w Comarch ERP Optima deklaracje można zaimportować do programu SODiR OffLine. Wszystkie wyliczenia związane z tymi deklaracjami wykonywane są na podstawie naliczonych wypłat. Deklaracje dotyczą pracowników niepełnosprawnych.

Dane dla PFRON

W celu poprawnego stworzenia deklaracji Wn-D wraz z załącznikami należy odpowiednio uzupełnić dane firmy, jak i dane kadrowe pracowników.

W konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON) należy uzupełnić następujące informacje:

• Status firmy: (Zakład Pracy Chronionej / Refundacja na podstawie art. 25 ust. 2 poniżej 25 pracowników/ Refundacja na podstawie art. 25 ust. 3a co najmniej 25 pracowników), zmiana ustawienia w polu Status jest zapisywana z datą 1-go dnia miesiąca zgodnego z miesiącem ustawionym u góry okna w momencie modyfikacji.
• Od – data, od której obowiązuje dany status. Dla baz utworzonych wersją starszą niż 15.3, ustawiony wcześniej status zostanie przy konwersji ustawiony jako obowiązujący „od zawsze”. Przy konfigurowaniu nowej bazy, a także w przypadku zmiany statusu (np. firma uzyskała w pewnym momencie status ZPChR) – po wejściu w okno Zobowiązania wobec ZUS/PFRON najpierw należy ustawić w nagłówku okna miesiąc, od którego Firma ma uprawnienia do dofinansowania danego rodzaju, a następnie w polu Status wybrać z rozwijanej listy odpowiednią opcję, po zapisaniu okna konfiguracji, pozostanie w programie informacja od kiedy firma posiada dany status. Informacja ta zadecyduje o tym, czy za dany miesiąc wygeneruje się deklaracja WN-D z załącznikami – musi być inny niż „Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie”. Wpłynie też na zawartość utworzonej deklaracji – zależnie od aktualnego na dany miesiąc statusu – wyliczenie wymiarów etatu na INF-D-P będzie takie jak dla ZPChr, albo takie jak dla otwartego rynku. Zapisanie poprawnie daty „Od” dla statusu uprawniającego do dofinansowania jest również istotne dla wyliczenia średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy na WN-D.
• Numer pracodawcy w rejestrze PFRON,
• Identyfikator adresu PFRON – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D – należy w nim wpisać numer zgodny z wpisanym w aplikacji SODiR Offline w polu Identyfikator adresu beneficjenta w „Ekranie konfiguracji”,
• Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z PFRON,
• Rodzaj działalności wg PKD – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D.
• Pełnomocnik – w grupie 'Refundacja składek ZUS/ dofinansowanie z PFFON’ znajduje się domyślnie puste pole Pełnomocnik. Można tu wprowadzić nazwę Pełnomocnika do PFRON. Aby prawidłowo zaimportować deklarację WN-D z załącznikami do programu SODiR Offline nazwa musi być zgodna z odnotowaną w polu Nazwa pełnomocnika w Ekranie konfiguracji w SODiR OffLine.

Formularz danych kadrowych pracownika powinien mieć wypełnione poniższe informacje, aby prawidłowo powstały załączniki do deklaracji:

• PESEL – w przypadku, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL, należy uzupełnić numer dowodu osobistego.
• Nazwisko i imiona,
• Pełne dane adresowe pracownika,
• Datę zatrudnienia,
• Wymiar etatu,
• Stopień niepełnosprawności.

Schorzenia – na formularzu pracownika z pozycji listy rozwijanej (ikona członków rodziny ) istnieje możliwość odnotowania schorzeń pracownika. Przy każdym dodawanym schorzeniu istnieje możliwość odnotowania szczególnego charakteru schorzenia oraz jego symbolu. Dodatkowo odnotowując schorzenie konkretnemu pracownikowi, obowiązkowo rejestrujemy, w jakim okresie występuje to schorzenie (lub – od kiedy trwa).

Dodatkowo, na zakładce Inne informacje przed wygenerowaniem INF-D-P należy wypełnić pola:

• Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe (domyślnie nie jest zaznaczone), ponieważ obowiązek wykazania pełnego adresu pracownika występuje wyłącznie w przypadku składania INF-D-P za pracownika niepełnosprawnego po raz pierwszy oraz gdy wykazane dane uległy zmianie w jednej lub więcej pozycji od 7 do 16 (INF-D-P).
• Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną (domyślnie zaznaczona).
• Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia (domyślnie bez zaznaczenia).
• Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (domyślnie niezaznaczona).

Po uzupełnieniu (sprawdzeniu) informacji zawartych w Konfiguracji i na formularzach danych kadrowych pracowników można przejść do naliczania wypłat i wygenerowania pliku z deklaracją dla PFRON.

Przygotowanie deklaracji WN-D

Deklaracje przygotowuje się z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON :

• Bezpośrednie kliknięcie ikony plusa domyślnie dodaje WN-D w wersji zgodnej z aktualną wersją SODiR OffLine. Pojawi się formularz obliczeniowy deklaracji WN-D. Należy uzupełnić:
  • Rodzaj informacji (zwykła, korygująca),
  • Datę wypełnienia,
  • Miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja WN-D.

Uwaga

 W menu rozwijalnym przy ikonie  dostępna jest zarówno aktualnie obowiązująca wersja deklaracji WN-D, jak i poprzednie wersje.

• Wstawiać NIP pracownika na INF-D-P – domyślnie nie jest zaznaczony. Ustawienie parametru przed przeliczeniem deklaracji decyduje o zawartości plików xml z załącznikami INF-D-P:
  • jeśli parametru nie zaznaczono – załączniki INF-D-P nie zawierają numerów NIP pracowników (identyfikatorem jest tylko PESEL),
  • jeśli parametr zaznaczono – załączniki INF-D-P zawierają numery NIP pracowników (oprócz numeru PESEL), czyli zawierają takie same dane identyfikacyjne, jakie były wymagane we wcześniejszej wersji SODiR OffLine (od wersji 8.94 nie wymaga, ale dopuszcza wpisanie numeru NIP pracownika na INF-D-P).
• Następnie przyciskiem pioruna obliczamy deklarację.
• Pojawi się pytanie: „Przeliczenie deklaracji spowoduje przeliczenie i zapisanie wszystkich załączników oraz zamknięcie okna. Operacji nie można anulować. Czy kontynuować?”. Po zatwierdzeniu pytania (TAK) aktywna staje się ikona zapisu obliczonej deklaracji do pliku
• Deklarację eksportuje się do wskazanego katalogu na dysku. Najlepiej zapisywać bezpośrednio do folderu Import w katalogu programu SODiR OffLine.
• Po zakończeniu importu, w folderze Import pojawią się pliki *.xml. Plik zapisywany jest pod nazwą wnd6_mm‑rrrr, gdzie:
  • Wnd6 jest stałym ciągiem znaków,
  • mm-rrrr (miesiąc-rok) wskazują na miesiąc i rok z deklaracji, np. Wn-D za marzec 2015 zostanie zapisany do pliku o nazwie wnd6_03-2015.xml.
• Załączniki indywidualne dla pracowników eksportowane z nazwami, czyli infdp8_mm-rrrr_PESEL.
• Ostatecznie obliczoną deklarację WN-D zapisuje się ikonką dyskietki

Pozycja 1 „Rodzaj dokumentu” – jeśli przy generowaniu deklaracji WN-D wybrano rodzaj „Zwykła”, to w poz.1 będzie zaznaczona opcja 2 „Dotyczący miesięcznego dofinansowania”; jeśli wybrano rodzaj „Korygująca” to będzie zaznaczona opcja 3 „Korygujący”. W przypadku składania deklaracji przez firmę po raz pierwszy, należy po zaimportowaniu do SODiR OffLine zaznaczyć na WN-D opcję 1 „Zgłoszeniowy”.

Pozycja 5 „Pełna nazwa” – wykazywana jest tylko pełna nazwa na deklaracji, pobierana z Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8/ pole Nazwa na deklaracjach PFRON. Zrezygnowano z wykazywania nazwy skróconej na deklaracji WN-D.

Pozycja 6-9 – nie są wypełniane automatycznie przez program Comarch ERP Optima.

Pozycja 13 „Należna kwota dofinansowania” nie jest wypełniana automatycznie. SODiR OffLine wylicza automatycznie kwoty dofinansowania na załącznikach INF-D-P dla poszczególnych pracowników. Po zaimportowaniu deklaracji do SODiR Offline należy z poziomu Listy WN-D wygenerować „Raport INF-D-P” dla deklaracji za dany miesiąc i kwotę do wpłaty z podsumowania tego raportu przepisać do pozycji 13 na WN-D.

Pozycja 25 „Pełnomocnik” – pozycja na deklaracji WN-D, jej podstawianie w pliku xml jest zależne od wypełnienia informacji o pełnomocniku w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/  Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PRON):

• jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji nie jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”N” (deklaracja bez pełnomocnika),
• jeśli pole Pełnomocnik w Konfiguracji jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”T” (deklaracja z pełnomocnikiem), dodatkowo nazwa pełnomocnika z Konfiguracji firmy wstawiana jest do pola nazwaPelnomocnika=””.

Pozycja 35 „Status pracodawcy” – pozycja na deklaracji WN-D, która jest wypełniana automatycznie na podstawie danych zawartych w konfiguracji Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeżeli ustawiono ‘Status Zakładu Pracy Chronionej’ to w pozycji 35 deklaracji Wn-D zaznaczany jest w przypadku zaznaczenia w konfiguracji programu Comarch ERP Optima opcji różnej od Zakład Pracy Chronionej na deklaracji Wn-D status pracodawcy wykazywany jest jako .

Pozycja 36 „Liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym” – wstawiana jest suma wymiarów etatu nowo zatrudnionych pracowników, czyli takich, którzy na załączniku INF-D-P w pozycji 33 mają datę zatrudnienia przypadającą w miesiącu deklaracji. Wymiar etatu pracownika odczytywany jest na ostatni dzień miesiąca, za który jest liczona deklaracja (bez pomniejszenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia).

Pozycje 37 i 38 „Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne”‑ zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone zgodnie z art.21 i 28 ust.3 i 4 ustawy o rehabilitacji (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D” dostępnym z Listy pracowników).

Pozycje 39 i 40 „Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” ‑przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art.2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D (rozp. WE)).

Pozycje 41 i 42 „Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających…”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” – wyliczane jako 1/12 przeciętnych miesięcznych zatrudnień, liczonych jak dla pozycji 39 i 40 z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc deklaracji. W związku ze zmianami w przepisach dotyczącymi deklaracji PFRON na deklaracji WN-D utworzonej w wersji 6, czyli w formacie obowiązującym za okresy sprawozdawcze począwszy od stycznia 2015 r. pozycje 41 i 42 nie są wyliczane automatycznie.

Oświadczenie pracodawcy do deklaracji WN-D – domyślnie nie jest zaznaczone żadne z pól w tej sekcji. W razie potrzeby należy ręcznie zaznaczyć odpowiednie pola po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine.

INF-D-P – imienne załączniki

Deklaracja INF-D-P – załącznik imienny – w wersji 6, przy eksporcie z Comarch ERP Optima jest zapisywana w pliku o nazwie infdp8_mm-rrrr_PESEL.xml. Przykładowo deklaracja za marzec  2015 dla pracownika mającego numer PESEL 99121304720 zapisze się w pliku infdp8_03-2011_99121304720.xml.

Dla pracownika będącego osobą niepełnosprawną, którego data zatrudnienia (wykazywana na INF-D-P) przypada w zakresie od 2009r.:

• zawsze generujemy INF-D-P w miesiącu zatrudnienia,
• nie jest generowany załącznik INF-D-P za kolejne miesiące, jeśli w jego danych kadrowych aktualnych na dany miesiąc:
  • zaznaczone są na Formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Inne informacje: Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną i Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5,
  • nie jest zaznaczone Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia.

Pozycje 7-16 w sekcji „Dane ewidencyjne i adresowe” – wypełnianie tylko jeśli jest zaznaczona flaga Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe w zapisie historycznym pracownika aktualnym na miesiąc, za który liczymy deklarację.

Pozycja 18 „Okres wypłaty wynagrodzenia” – wstawiany jest miesiąc zgodny z miesiącem deklaracji na jaki wchodzi ostatnia wypłata pracownika za okres sprawozdawczy; na deklaracji za miesiąc 3/2011 ustawi się 03-2011, jeśli całość wynagrodzenia za marzec wypłacono w marcu (miesiąc deklaracji 3/2011), lub 04-2011, jeśli wynagrodzenie za marzec wypłacono z przesunięciem, np. 8-go kwietnia (miesiąc deklaracji 4/2011).

Pozycje 21-44 „Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy” uwzględniający stopień i rodzaj niepełnosprawności oraz okres z ustalonym prawem do emerytury. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy ustalany jako iloczyn wymiaru czasu pracy pracownika oraz ilorazu liczby dni wliczania do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i liczby dni w okresie sprawozdawczym.

Pozycja 45 „Zatrudnienie od dnia” – podstawiana bieżąca data zatrudnienia.

Pozycja 46 „Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną” – zależne od parametru Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną na formularzu pracownika; jeśli parametr zaznaczony – wstawiane „Tak”, jeśli jest niezaznaczony wstawiane „Nie”.

Pozycje 47-48 „Pracownik zatrudniany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą” oraz „Pracownik zatrudniany w warunkach efektu zachęty” wypełniana są automatycznie z ustawieniem na „Tak”.

Pozycja 52 „Koszty płacy”– wykazywana jest wartość brutto wypłat pracownika powiększona o składki ZUS finansowane przez pracodawcę (składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP i FGŚP); uwzględniane są tylko te elementy wypłat, które w definicji typu wypłaty mają zaznaczony parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON.

Pozycje 49 i 53 „Kwota pomocy publicznej i pomocy de minimis otrzymanej (…)” oraz „Pomniejszenia” domyślnie nie są wypełniane; w razie potrzeby należy ręcznie wpisać te kwoty po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine.

Pozycje 50, 51, 54 i 55 – kwoty są wyliczane automatycznie przez SODiR OffLine po zaimportowaniu deklaracji.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U z 2014 r., poz. 1988).

Art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia.

Uwagi do deklaracji PFRON

W definicji typów wypłat Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajduje się parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Ma znaczenie przy obliczaniu deklaracji WN-D (INF-D-P). Składniki wynagrodzenia, które mają zaznaczony ten parametr i naliczone są od nich składki ZUS uwzględniane są w polu 52 (Koszty płacy).

Import do SODiR OffLine

W celu zaimportowania deklaracji WN-D z załącznikami należy uruchomić program SODiR OffLine, z menu Import należy wybrać plik, wygenerowany i zapisany wcześniej w katalogu programu SODiR – Import.

Widoczny będzie tylko plik wnd6_mm-rrrr.xml, ponieważ INF-D-P stanowią załączniki do tej deklaracji.

Po zaimportowaniu plików *.xml do programu SODiR Offline Użytkownik jest zobowiązany do wypełniania brakujących pól.

Struktura zatrudnienia PFRON – raport pomocniczy

Z Listy pracowników (Kadry) na pasku zadań dostępna jest ikona , z menu wydruków należy wybrać sekcję Struktura zatrudnienia /Struktura zatrudnienia PFRON.

Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON.

Zgodnie z art.21 ust.5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 111, 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
• przebywających na urlopach rodzicielskich (kod 319),
• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
• przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 112).

W programie jest możliwość opcjonalnego wykazywania nakładców w strukturze zatrudnienia PFRON. W parametrach przed wydrukiem można ustawić, czy nakładcy mają być uwzględniani w strukturze zatrudnienia PFRON.

Struktura zatrudnienia – wydruki

Wydruki struktury zatrudnienia: miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej pozwalają sprawdzić, ile osób jest zatrudnionych na etacie (w tym uczniowie). Ograniczeniem są:

• data zatrudnienia / zwolnienia wpisana w etacie,
• kod tytułu ubezpieczenia.

Natomiast struktury PFRON i dla ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności.

Na tych raportach w stanie zatrudnienia na dany dzień są pomijane osoby niebędące niepełnosprawnymi jeśli:

• są uczniami (a nie pracownikami),
• są pracownikami, ale mają nieobecność wykazywaną na deklaracji z kodami: 112, 121, 122, 321, 319, 322, 350.

W przypadku urlopów bezpłatnych ma więc znaczenie, czy wpisano nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON i ZPChr.

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana.

Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:

• Płace i Kadry > Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
• Płace i Kadry > Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.

Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
• określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• i datę wypełnienia deklaracji.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.

Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do Programu Płatnik zawiera:

• Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8.
• Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo Użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.

• Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
  • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
  • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
  • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
  • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
• W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w Programie Płatnik.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w Programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w Programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:

• Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
• Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
• Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
• Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
• Data obliczenia deklaracji.
• Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
• Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.

– Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych.

– Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA.

– Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.

 – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane.

Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.

• Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:

• W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
• Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
• Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/Bank – Preliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
• Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
• Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
• Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy. Nic w tej sekcji nie modyfikujemy,
• W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.

• Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
• Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
• Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
• Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
• Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu pliku KEDU . Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).

• Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
• W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:

• Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
• Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.

Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników.

Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:

• Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
• Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.

Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.

Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:

• plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
• określić datę aktualności danych pracownika,
• zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
• wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
• podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
• przeliczyć deklaracje <F8>,
• zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.

Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny.

Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu.

Dla przypomnienia:

• ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
• ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.

W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę lub <INSERT>. Następnie:

• należy wybrać właściwy plik KEDU,
• ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
• nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
• należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
• klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.

• Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź.  Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.

W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklaracje zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach. Chcąc uzupełnić deklarację należy:

• na pasku zadań rozwinąć menu Deklaracje pracownika i wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
• w oknie lista deklaracji zgłoszeniowych pracownika wybrać z listy deklarację, która będzie dodawana
• po wybraniu odpowiedniej listy przyciskiem <INSERT> lub ikoną plusa otwieramy formularz deklaracji ZUA, na którym określa się:
  • KEDU – podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku KEDU lub z poziomu Płace i Kadry /Pliki KEDU.
  • Dane aktualne w dniu – do deklaracji zostaną wykorzystane dane obowiązujące w podanym dniu,
  • Deklaracja dla umowy/zlecenia – jeżeli tworzymy deklarację zgłoszeniową do umowy cywilnoprawnej, należy zaznaczyć parametr Deklaracja dla umowy/zlecenia i wybrać z listy umowę, której dotyczy zgłoszenie (korekta lub zmiana).
  • Dane organizacyjne – pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji). W przypadku zmiany (korekty) danych identyfikacyjnych pracownika należy utworzyć deklaracje ZIUA.
  • Data wypełnienia – domyślnie proponowana jest data systemowa. Data ta przenoszona jest na deklaracje i przesyłana do Programu Płatnika.
  • Zablokowana – zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem. Odblokowanie możliwe jest tylko z poziomu menu kontekstowego z Listy deklaracji pracownika.
  • Wprowadził/ Zmodyfikował – daty i symbol osoby, która wygenerowała i zablokowała deklaracje.

– Wykonaj lub <F8> -powoduje wygenerowanie odpowiedniej deklaracji. Deklarację taką można od razu wysłać do Programu Płatnika albo zapisać ją do KEDU i wysłać wraz z innymi deklaracjami znajdującymi się w tym pliku.

– Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima. Oczywiście można wskazać inną lokalizację tego pliku.

– Zapisz zmiany – powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście. Zapisanie deklaracji pozwala na ponowne jej wysłanie do Programu Płatnika, bez konieczności ponownego naliczania.

Wszystkie deklaracje związane z konkretnym pracownikiem dostępne są z poziomu Płace i Kadry / Kadry (Lista pracowników) z menu ikonki Deklaracje pracownika  należy wybrać Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

W programie wszystkie dane potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowych zapisane są na formularzu pracownika. Na ich podstawie można przygotować i wysłać do Programu Płatnik następujące deklaracje zgłoszeniowe: ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA, RIA. Wygenerowane dla pracownika deklaracje zapisywane są w programie i dostępne z poziomu listy danej deklaracji. Dla każdego rodzaju deklaracji zgłoszeniowych związanych z danym pracownikiem tworzona jest oddzielna lista.

Ponieważ wszystkie listy deklaracji zgłoszeniowych obsługiwane są przez identyczne przyciski i klawisze omówione zostaną tylko raz.

Lista deklaracji zgłoszeniowych

Lista deklaracji zgłoszeniowych składa się z trzech kolumn:

• Data wypełnienia – jest zgodna z datą na deklaracjach. Standardowo w trakcie przygotowywania deklaracji podpowiada się data systemowa. Zawsze możemy ją zmienić na inną, wybraną przez nas datę
• Data obliczenia – informuje użytkownika, kiedy dana deklaracja została obliczona. Ma ona znaczenie czysto informacyjne. Nie jest wykorzystywana na formularzach, które wysyłamy do ZUS
• Status – informuje nas o aktualnym stanie deklaracji. Pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona i zamknięta. Deklarację obliczoną można korygować, czy wykasować i ponownie wyliczyć. Zablokowanie deklaracji zabezpiecza nas przed przypadkowym jej usunięciem. Taki status powinny posiadać wszystkie zaakceptowane i wysłane do ZUS deklaracje zgłoszeniowe.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

W dolnej części okna znajduje się pole Lista pozwalające na wybór listy dla danego rodzaju deklaracji. Domyślnie wybrana jest tam deklaracja ZUA. Zmiana rodzaju deklaracji polega na wybraniu z listy dostępnych deklaracji tej dla nas właściwej. Lista rodzajów deklaracji wywoływana jest przez przyciśnięcie przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony pola Lista.

– Dodanie nowej deklaracji. W zależności od rodzaju wyświetlanej listy zostanie wywołany formularz właściwej deklaracji zgłoszeniowej. Formularz nowej deklaracji można wywołać klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki).

– Podgląd utworzonej deklaracji. Możliwe jest wówczas przesłanie deklaracji do Programu Płatnika lub ponowne jej przeliczenie, jeśli nie została zablokowana.

– Usunięcie deklaracji. Usuniecie możliwe, gdy deklaracje nie jest zablokowana.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Opcja ta pozwala na przygotowanie i wysłanie do programu Płatnik deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Lista deklaracji wywoływana jest z poziomu menu Płace i Kadry/ Pliki KEDU i obsługiwana jest przez następujące przyciski:

– Dodaj – oznacza utworzenie nowego pliku KEDU, do którego będą zapisywane poszczególne deklaracje np. ZUA, ZWUA, DRA. W celu zapewnienia przejrzystości danych zalecamy tworzenie dla każdego miesiąca oddzielnych plików KEDU.

– Podgląd – zapewnia wyświetlenie listy deklaracji związanych z danym KEDU.

– Usuń – powoduje wykasowanie pliku wraz ze wszystkimi deklaracjami. Nie można usuwać KEDU, które zostało zablokowane. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Formularz deklaracji KEDU

Na formularzu należy podać:

• Nazwę tworzonego KEDU,
• Datę utworzenia,
• Zablokowana – po zaznaczeniu tego parametru zablokujemy zmiany pliku KEDU oznacza to, że nie można dopisywać nowych deklaracji, kasować wyliczonych deklaracji ani usuwać całego pliku KEDU. Odblokowanie KEDU możliwe jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).

W trakcie generowania deklaracji zgłoszeniowych (Płace i Kadry/ Kadry) i rozliczeniowych (Deklaracje ZUS rozliczeniowe) należy odwołać się do konkretnego pliku.

Na formularzu deklaracji KEDU wyświetlana jest lista związanych z nią deklaracji. Lista składa się z trzech kolumn:

• Typ – informuje o rodzaju deklaracji np. ZUA. Dodatkowo, dla deklaracji rozliczeniowych wyświetlana jest w nawiasie wersja deklaracji DRA, w jakiej została policzona. Przesłanie do Programu Płatnik deklaracji z tego poziomu nie jest możliwe, jeśli do tego samego pliku zapisano deklaracje rozliczeniowe w dwóch wersjach. W takim przypadku, konieczne jest utworzenie nowego KEDU, dla deklaracji rozliczeniowych w nowym formacie,
• Numer/ Data – podaje numer deklaracji dla deklaracji DRA i datę dla deklaracji zgłoszeniowych,
• Deklaracja dla – informacja kogo dotyczy dana deklaracja, np. imię i nazwisko pracownika dla którego wygenerowano deklaracje.

– Eksport danych do Programu Płatnik. Do płatnika przesyłane są wszystkie deklaracje zapisane w danym KEDU. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnika. W oknie tym należy podać plik, w którym zapisane zostaną informacje zawarte w KEDU. Plik ten musi posiadać rozszerzenie xml, np. marzec01.xml. Zapisanie danych do istniejącego już pliku powoduje nadpisanie starych danych.

– Usuń – powoduje wykasowanie z pliku wskazanej deklaracji. Nie można usuwać deklaracji z pliku KEDU, który został zablokowany. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.