Pierwszy krok jaki należy wykonać to obliczyć seryjnie właściwą deklarację np. PIT-11, z poziomu Płace i Kadry/ Kadry – dla zaznaczonych pracowników. Funkcja seryjnego obliczania deklaracji dostępna jest z menu ikonki  dostępnej na pasku zadań.

W postaci elektronicznej można przesłać deklaracje: PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1 .

1. Z menu głównego wybieramy Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników. Otworzy się okno z listą pracowników. Domyślnie wyświetlana jest Lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na: PIT-8C, IFT-1R/IFT-1.
2. Należy zablokować deklaracje – zaznaczamy deklaracje i naciskamy . Po wykonaniu tej operacji, deklaracje przyjmą status „Zamknięta” i będą wyświetlone w kolorze czarnym.
3. Zaznaczamy deklaracje, które chcemy wysłać i naciskamy ikonę Wyślij e-Deklaracje . Funkcja ta jest również dostępna w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy).
4. Program zapyta o certyfikat.

Import UPO dostępne pod przyciskiem Pobierz UPO .

Urzędy Skarbowe przyjmują następujące deklaracje: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R drogą elektroniczną, w postaci plików *.xml. Na stronie Ministerstwa Finansów http://www.e-deklaracje.gov.pl/ znajdują się wszelkie niezbędne informacje dotyczące przesyłania e-deklaracji. Kody urzędów skarbowych niezbędne do przesyłania e-deklaracji dostępne są na stronie http://e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=schemy w części Słowniki/ KodyUrzedowSkarbowych.

Pola obligatoryjne

Pola obowiązkowe, które należy wypełnić dla wygenerowania e-deklaracji:

1. Ogólne/ Inne/ Urzędy – wypełnić formularze urzędów, do których będą przesyłane deklaracje (pole obowiązkowe Kod urzędu).
2. W gałęziach Konfiguracja/ … :

1. W przypadku wysyłania deklaracji pracownika  należy wyświetlić Płace i Kadry/ Kadry ustawić kursor na pracowniku, kliknąć ikonę , a w sytuacji wysyłania PIT-8AR/PIT-4R z menu Płace i Kadry wybrać Zaliczka na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR.
2. Należy otworzyć zatwierdzony (zablokowany) formularz deklaracji i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji (podpis kwalifikowany lub niekwalifikowany). Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
   • Przygotowanie deklaracji,
   • Walidacja e-deklaracji – podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Po uzupełnieniu brakujących danych deklarację należy odblokować, przeliczyć i ponownie wyeksportować do systemu e-Deklaracje. Walidacja jest wykonywana tylko podczas eksportu deklaracji z poziomu formularza deklaracji.
   • Podpisanie deklaracji – deklarację można podpisać podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. Po wybraniu opcji podpis kwalifikowany pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.

Osoba fizyczna może podpisywać deklaracje podpisem niekwalifikowanym. Jeśli w danych firmy ustawiony jest parametr Podatnik jest osobą fizyczną, po wybraniu opcji Podpis niekwalifikowany przy eksporcie deklaracji do systemu e-Deklaracje pojawi się okno z danymi płatnika, które można edytować oraz miejscem na uzupełnienie kwoty przychodu za poprzedni rok. Wybranie opcji Podpis niekwalifikowany przez płatnika będącego osobą prawną skutkuje pojawieniem się komunikatu: Podpisywanie deklaracji PIT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych. Kliknięcie w przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje domyślnie proponuje tę opcję podpisu, którą Użytkownik wybrał ostatnim razem.

3. Na Liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO” oraz data wysłania deklaracji w kolumnie Data wysłania. Plik wymiany zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w Konfiguracji/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje.

Odbieranie i wydruk UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.

1. Aby odebrać UPO należy podnieść do edycji formularz wysłanej deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. Jeśli przesłana deklaracja zostanie wczytana przez system e-Deklaracji jako poprawna, wówczas pobranie UPO zakończy się komunikatem: „Status deklaracji. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie.”
2. Po odebraniu UPO na Liście deklaracji w kolumnie e-Deklaracji pojawi się informacja Wysłano/Odebrano UPO.
3. Na formularzu deklaracji dostępna jest zakładka [e-Deklaracje], w której znajdują się szczegółowe informacje (do odczytu) o statusie deklaracji, dacie i godzinie wysłania/odebrania i kto te operacje wykonał.

Wydruk UPO dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji po naciśnięciu menu wydruków  lub można go wydrukować seryjnie, dla zaznaczonych nazwisk z poziomu Płace i Kadry – Deklaracje PIT pracowników, z menu ikonki Drukarki należy wybrać Wydruk seryjny UPO.

Składanie korekt e-Deklaracji

W przypadku, gdy Płatnik składa korektę jednej z e-Deklaracji: PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R, PIT-8AR należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :

1. Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć  lub <INSERT>.
2. W polu Cel złożenia formularza – zaznaczyć Korekta informacji.
3. Obliczyć deklarację  i wypełnić zakładkę [ORD-ZU] formularza deklaracji, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
4. Zablokować deklarację korygującą przed zmianami i zapisać .

Drukowanie ORD-ZU

Z formularza deklaracji korygującej można wydrukować Deklarację ORD-ZU tj. „Uzasadnienie przyczyny złożenia korekty”. Wydruk jest dostępny z menu przy ikonie .

Pozycje dokumentu zawierają predekretację na podstawie kont Przychodów i Kosztów finansowych wprowadzonych na formatce przeszacowania. Zasadę przypisywania kont do odpowiedniej strony (Wn, Ma) przedstawia poniższa tabela. Kwota różnicy kursowej wyświetlana na ekranie będzie zawsze dodatnia – w zależności od strony salda oraz wyniku równania, wyliczonego wg wzoru określonego tutaj.
Dokument przeszacowania, przypisywane są konta po odpowiedniej stronie.

Schemat przeszacowania walut:

Saldo konta	Wynik obliczenia różnicy kursowej	Dekret strona Wn	Dekret strona Ma
Winien	Dodatni	Konto podlegające przeszacowaniu	Przychody finansowe
Ma	Dodatni	Koszty finansowe	Konto podlegające przeszacowaniu
Winien	Ujemny	Koszty finansowe	Konto podlegające przeszacowaniu
Ma	Ujemny	Konto podlegające przeszacowaniu	Przychody finansowe
Winien/Ma lub zerowe	Zero	Konto podlegające przeszacowaniu	Pole puste

Dokument Przeszacowania księgowany jest dwa razy: na koniec okresu, w którym nastąpiło przeszacowanie i na początku następnego okresu (storno). Księgowanie odbywa się z listy dokumentów przeszacowania po zawężeniu listy do dokumentów niezaksięgowanych na koniec okresu lub dokumentów niezaksięgowanych na początku okresu. Tylko w przypadku tych dwóch filtrów będzie aktywna ikona księgowania.

Funkcja uruchamiająca księgowanie na koniec okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą wpisaną w polu Data dokumentu.

Numer dokumentu, Kategoria i Opis zostanie pobrany z nagłówka dokumentu Przeszacowania, natomiast Identyfikator księgowy będzie nadawany wg schematu KOLEJNY NUMER/RR/DZIENNIK CZĄSTKOWY (np. księgowanie w 2006 roku do dziennika inne – 3/06/INNE).

Funkcja uruchamiająca księgowanie na początek okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą pierwszego dnia następnego okresu obrachunkowego. Polecenie księgowania zawiera dane takie jak polecenie księgowania na koniec okresu, natomiast kwoty są ujemne (czyli stornujemy zapis zaksięgowany na koniec roku).

Przeszacowanie zapisywane jest jako osobny dokument, posiadający nagłówek oraz tabelę z pozycjami. Dokument przeszacowania walut dodajemy klikając na ikonkę  na Liście przeszacowań. Podgląd dokumentu jest dostępny z poziomu Listy przeszacowań po kliknięciu na ikonkę .

Nagłówek dokumentu przeszacowania zawiera następujące informacje:

Nazwa pola	Opis pola
Nr dokumentu	W tym polu należy wpisać numer dokumentu.
Data dokumentu	Podczas dodawania nowego dokumentu data będzie inicjowała się jako ostatni dzień bieżącego okresu obrachunkowego. Użytkownik może zmienić datę dokumentu na inną w obrębie bieżącego okresu obrachunkowego. Zmiana daty nie spowoduje próby zmiany kursu. Data w tym polu jest wykorzystana do księgowania na koniec okresu.
Bufor	Dokument przeszacowania można zapisać do bufora (tak zapisany dokument na liście będzie miał kolor zielony) i ponownie edytować, dopóki nie zostanie zatwierdzony. Po zatwierdzeniu dokumentu, jego cofnięcie do bufora będzie możliwe z menu kontekstowego - opcja Cofnij do bufora .
Waluta	W tym polu Użytkownik wybiera odpowiednią walutę przeszacowania oraz kurs dla tej waluty.
Dziennik	Dziennik cząstkowy, do którego zostanie zaksięgowane PK. Pole wymagalne. Pole edytowalne do momentu zaksięgowania dokumentu. Dziennik uzależniony jest od okresu obrachunkowego, do którego następuje księgowanie.
Księgowanie przez bufor	Jeśli parametr został zaznaczony, wówczas dokument zostanie zaksięgowany do bufora, jego odznaczenie spowoduje zaksięgowanie dokumentu na czysto.
Przychody finansowe, Koszty finansowe	Przyciski otwierające Plan Kont z możliwością wybrania konta. Podpowiada się Plan Kont z bieżącego okresu obrachunkowego. Użytkownik ma możliwość wpisania konta również ręcznie pod warunkiem, że takie konto istnieje w Planie Kont. W polach tych należy podać konta, na które mają być zaksięgowane dodatnie i ujemne różnice kursowe.
Zapis księgowy	Pole będzie widoczne dopiero po zaksięgowaniu dokumentu.

W Tabeli z pozycjami prezentowane są następujące informacje:

Nazwa pola	Opis pola
Konto Wn, Konto Ma	Z jednej strony numer konta, którego dotyczy przeszacowanie, z drugiej konto przychodów/kosztów finansowych. Jeżeli różnica kursowa jest zerowa – w wierszu pojawia się tylko konto przeszacowywane, zawsze po stronie Winien.
Kwota różnicy	Różnica kursowa bilansowa (RKB) jest obliczana w następujący sposób: RKB = SWK x KW - SZK SWK - saldo walutowe konta KW - kurs waluty, dla którego ma być przeszacowane saldo SZK – saldo złotówkowe konta Różnica jest zapisywana zawsze ze znakiem plus, natomiast strony kont księgowych są określane zgodnie z tą Tabelą.
Saldo walutowe (przeszacowywanego konta) oraz Saldo PLN (przeszacowywanego konta).	Dane te mają charakter informacyjny i na ich podstawie oraz w oparciu o kurs przeszacowania Użytkownik możne sprawdzić poprawność wyliczenia różnicy.
Wprowadził	Zawiera akronim operatora wprowadzającego dokument oraz datę wprowadzenia.
Zmodyfikował	Pole to reaguje na każde ponowne zapisanie dokumentu.

Ikona generacji elementów dokumentu przeszacowania  lub klawisz <F8> spowodują otwarcie formatki z listą kont – kandydatów do przeszacowania. Na liście pojawią się tylko konta, które spełniają warunki do przeszacowania, czyli konta walutowe waluty określonej na dokumencie przeszacowania, dla których nie dokonano jeszcze przeszacowania w danym okresie obrachunkowym i do których operator nie ma zakazu. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia wybranych lub wszystkich kont i przeniesienia ich do przeszacowania. Przeszacowanie obejmuje saldo dla dekretów zarówno w buforze jak i zatwierdzonych. Jeżeli znajdują się jakieś dekrety w buforze pojawi się następujący komunikat:

Po zaznaczeniu konta lub większej ilości kont i wybraniu ich na dokument przeszacowania rozpocznie się proces przeliczania sald wg kursu podanego na formatce.  Aby ułatwić przeszukiwanie formatki przeszacowania walut, dostępna jest ikona Szukaj . Ikona jest aktywna, jeżeli na liście znajduje się chociaż jedna pozycja.

Przeszacowanie walut jest dostępne z poziomu Księgowość/ Inne/ Przeszacowanie walut. Funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus, którzy zaznaczyli w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr Obsługa kont walutowych. Dokumenty przeszacowania walut są generowane i zapisywane w ramach bieżącego okresu obrachunkowego (określonego w menu Narzędzia).

Funkcja Przeszacowania walut automatyzuje proces wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych na dzień bilansowy. Różnice kursowe, dla wybranych kont, są obliczane na podstawie sald końcowych tych kont. Po wyliczeniu różnicy kursowej dokonywana jest również predekretacja różnicy kursowej co umożliwia zaksięgowanie dokumentu bez konieczności budowania schematu.

Lista dokumentów przeszacowania

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Zmień lub klawisz <CTRL>+<ENTER> – przycisk pozwala na podglądnięcie dokumentu. W przypadku zapisów, które znajdują się na poziomie bufora, dodatkowo użytkownik ma możliwość modyfikowania dokumentu przeszacowania.

Usuń lub klawisz <DELETE> – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w takim przypadku, gdy jest on jeszcze na poziomie bufora.

Listę Przeszacowań można zawęzić do dokumentów (lista rozwijalna w polu Przeszacowania): 

Ikona księgowania  jest aktywna tylko wtedy, gdy lista została zawężona do dokumentów niezaksięgowanych na końcu okresu lub niezaksięgowanych na początku okresu.

Wycofanie Inwentaryzacji

Wycofanie inwentaryzacji wykonujemy z poziomu listy dokumentów AI. Funkcja ta dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Polega ona na: 

Wynikiem takiej operacji jest nieprzekonwertowany dokument AI. Na dokumencie tym dostępne jest pole z ilością i jednostkami miary. Po wykonaniu koniecznych poprawek (zmiana ilości lub jednostki) dokument jest ponownie gotowy do zamknięcia inwentaryzacji. W razie konieczności można tez dokument AI anulować.

W przypadku, gdy istnieją arkusze pomocnicze AIP – wycofanie inwentaryzacji powoduje odblokowanie arkuszy AIP.

Anulowanie inwentaryzacji

Anulowanie dokumentu wykonywane jest z poziomu listy podkładek inwentaryzacyjnych. Informacja o anulowaniu AI pozostaje w programie. Anulowany dokument wyświetlany jest na liście AI w kolorze czerwonym. Anulowanie AI zwalnia jego numer, tzn. na nowo tworzonym arkuszu można ręcznie przypisać numer anulowanego dokumentu.

Dla towarów, które znajdowały się na anulowanym AI można utworzyć inną podkładkę inwentaryzacyjną.

Możliwy jest eksport towarów do pliku z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz Arkusza Inwentaryzacyjnego Pomocniczego. Z poziomu formularzy na górnej wstążce programu dostępna jest opcja Kolektor danych/Eksportuj pozycje . Po naciśnięciu przycisku pojawia się okno, w którym należy wskazać plik, do którego zostaną wyeksportowane towary (na dysku lub IBARD). Jeśli wskazany zostanie plik, który nie istnieje, wówczas zostanie on utworzony po zatwierdzeniu eksportu. Jeśli wskażemy plik istniejący, zostanie on nadpisany. Plik powinien posiadać rozszerzenie txt lub csv.

Użytkownik ma możliwość wyboru sposobu eksportu: 

Import listy towarów do arkuszy

Istnieje możliwość importu listy towarów wraz z ilościami do Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz Arkuszy Pomocniczych. Użytkownik może zaimportować z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv do AI oraz AIP listę towarów wraz ze zliczonymi ilościami.

Aby plik został wczytany do programu, powinien mieć następującą strukturę:

TOWAR; ILOŚĆ

Gdzie:

Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU,

Ilość – zliczona ilość towaru (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary).

Wszystkie dodatkowe dane wpisane po ilości będą pomijane podczas importu.

Jeżeli w pliku znajdzie się tylko wpis „TOWAR;”, wówczas do arkusza zostanie zaimportowana lista towarów z zerowymi ilościami.

Z poziomu formularzy AI oraz AIP na górnej wstążce znajduje się przycisk Kolektr danych/Importuj pozycje , za pomocą którego należy wskazać plik (z dysku lub IBARD), aby rozpocząć import towarów. Informacja o przebiegu operacji zostanie wyświetlona w logu. Jeżeli program natrafi na towar, którego nie ma w cenniku, zostanie on pominięty, a import będzie kontynuowany.

Jeżeli towar w pliku wpisany jest według dodatkowego kodu EAN, to taki kod zostanie wpisany na AIP wraz z jednostką miary, która jest z nim powiązana. Podczas wczytywania ilości do AI, ilość towaru zostanie przeliczona zgodnie z jednostką wpisaną na AI.

Na oknie importu towarów na dokument z pliku, dostępnym z poziomu formularza AIP, dostępny jest parametr Usuń pozycje na arkuszu przed importem. Zaznaczenie parametru przed importem spowoduje automatyczne usunięcie pozycji wprowadzonych na AIP i import pozycji z pliku na pustą listę. Jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, wówczas pozycje zostaną dopisane do już istniejących na arkuszu.

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Formularz AI: zakładka Ogólne

O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu: 

Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe informacje o dokumencie.

Dokument – wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok.

Kategoria – możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych.

Magazyn – symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych.

Data wystawienia – data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu.

Razem netto i Razem brutto – pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości.

Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny:

Formularz AI: zakładka Dokumenty

Dokumenty powiązane – lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto.

Opis – pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI.

W menu obok przycisku Dodaj na liście dokumentów AI dostępna jest opcja Arkusz wypełniony. Po jej wybraniu program pyta o datę, dla której ma utworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Istnieje też możliwość wyboru magazynu i grupy towarowej, dla której ma być utworzony arkusz.

Funkcja ma za zadanie przyspieszyć proces wykonywania inwentaryzacji w firmie – po jej wybraniu tworzony jest arkusz AI, na którym wpisane są wszystkie towary z magazynu wraz ze stanem na zasobach. Ilości wpisywane na AI to stan towaru w magazynie na wskazany dzień. Użytkownik korzystający z funkcji musi tylko uzupełnić stany dla towarów, na których podczas inwentaryzacji wystąpiły różnice.

Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są arkusze pomocnicze AIP – podczas tworzenia arkusza głównego AI można posłużyć się opcją Arkusz wypełniony, zaznaczając opcje  Ilość wg spisu=0. Po jej zaznaczeniu na arkusz zostaną wpisane towary bez uzupełnionych ilości (tak, by następnie można było utworzyć AIP).

Podczas tworzenia arkusza istnieje możliwość wykorzystania dodatkowych parametrów, by skrócić czas jego wykonywania oraz liczbę pozycji:

Jeśli w firmie funkcjonuje więcej niż jeden magazyn tworzone jest tyle arkuszy, ile magazynów lokalnych (odrębny AI dla każdego magazynu). Dokument AI tworzony tą metodą jest zawsze zapisywany do bufora.