Zaległą nieobecność można rozliczyć w bieżącej wypłacie przy wykorzystaniu opcji ‘Miesięcy wstecz’ na formularzu listy płac.
UwagaW przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji ‘Mies. Wstecz’ będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.
W celu rozdzielenia nadgodzin dobowych i średniotygodniowych należy wejść w zakładkę System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze i w konkretnym kalendarzu zaznaczyć parametr ‘Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe’. Parametr jest dostępny po odznaczeniu opcji ‘Norma zgodna z planem pracy’ w sekcji 'Norma’.
Automatyczne wyliczanie podstawy wprowadzono w wersji 2017.5.1. Comarch ERP Optima. W podstawie uwzględniane jest wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wliczane są wszystkie elementy przysługujące za okresy miesięczne oraz dodatki okresowe, od których były naliczane składki na ubezpieczenie chorobowe.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeśli pracownik w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), podstawa naliczana jest z elementów należnych w miesiącu rozpoczęcia urlopu wychowawczego. W przypadku, gdy między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy nie ma przerwy dłuższej niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawa jest przepisywania z poprzedniego rozliczenia nieobecności.
Podstawa jest wyliczana z wypłat poprzedzających rozpoczęcie urlopu tylko w przypadku, gdy pracownik w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty w zakładce Ubezpieczenia cd nie ma uzupełnionej kwoty w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwota podstawy została wpisana na formularzu pracownika, wówczas to ona jest przyjmowana do wyliczeń składek (ewentualnie zostanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej). Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Nowy typ nieobecności, powiązany z nią typ wypłaty oraz opis na nieobecności do wydruku karty pracy można wprowadzić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace.
Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.
Jeżeli pracownik powinien otrzymać pełną kwotę dodatku stażowego, niezależnie od ilości godzin / dni przepracowanych w miesiącu, ale nie powinny być naliczane składki ZUS od kwot należnych za okres zwolnień lekarskich, w programie Comarch ERP Optima należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat zdefiniować dwa typy wypłat:
Poniżej przedstawiamy przykładową definicję dodatku. Kwota dodatku to procent wynagrodzenia zasadniczego nominalnego, zależny od łącznego stażu pracy pracownika.
Na zakładce ‘1.Ogólne’:
Nazwa i skrót: np. Dodatek stażowy z ZUS
Rodzaj: Dodatek
Algorytm: 3 – ‘Element zależny od stażu’
Procent stażu: wypełniamy progi stażu pracy
Stała okresowa: wybieramy ze wzorów – Zasadnicze nominalne
Do stażu pracy wliczać: zaznaczamy odpowiednie opcje – staż w firmie, poza firmą
Staż pracy liczony na: 1-wszy dzień
Automatyczne korygować wynagrodzenie z tytułu: zwolnienia lekarskiego (Pomniejszenie za zwolnienie lekarskie: 1/30)
Na zakładce ‘2.Podatki/Nieobecności’:
Pozycja na deklaracji PIT: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
Podatek: naliczać wg progów
Sposób naliczania składek ZUS: naliczać
Sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne: naliczać
Okres wypłaty: co 1 miesiąc
Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce ‘1.Ogólne’:
Nazwa i skrót: np. Dodatek stażowy bez ZUS
Rodzaj: Dodatek
Algorytm: 1 ‘Kwota’
Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu: niezaznaczone
Składnik związany: wybieramy zdefiniowany wcześniej ‘Dodatek stażowy z ZUS’
Tylko za okres zwolnienia [v]: zaznaczamy
Na zakładce ‘2.Podatki/Nieobecności’:
Pozycja na deklaracji PIT: PIT-4 1a. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
Podatek: naliczać wg progów
Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [V]: zaznaczone
Sposób naliczania kosztów uzyskania: standardowe
Sposób naliczania składek ZUS: nie naliczać
Sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne: nie naliczać
Okres wypłaty: co 1 miesiąc
Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Następnie ponownie edytujemy ‘Dodatek stażowy z ZUS’ i w polach:
Składnik związany: wybieramy zdefiniowany ‘Dodatek stażowy bez ZUS’
Tylko za okres zwolnienia [ ]: nie zaznaczamy
W kadrach na liście stałych dodatków pracownikowi wpisujemy ‘Dodatek stażowy z ZUS’, uzupełniając odpowiednio formularz dodatku. Po odnotowaniu pracownikowi nieobecności ‘Zwolnienie chorobowe’ w wypłacie na zakładce ‘2.Elementy wypłaty’ będą naliczone m.in.:
Wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi po jego śmierci staje się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Stosownie do art. 631 § 2 K.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są m.in. małżonek oraz dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione).
W celu wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika dla członka / członków jego rodziny, należy spadkobierców wprowadzić w kadrach na ‘Listę pracowników’, uzupełniając ogólne dane identyfikacyjne i adresowe.
– Wynagrodzenie po śmierci pracownika,
– Odprawa pośmiertna.
W programie Comarch ERP Optima w/w typy wypłat należy skonfigurować z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat.
Zakładka ‘1.Ogólne’:
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
Zakładka ‘1.Ogólne’:
Definicja:
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
Pozycja PIT: PIT-8B 10.Prawa autorskie i pokrewne, bez kosztów uzyskania, opodatkowane wg progów i bez naliczania składek ZUS. (Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacone są członkom rodzinny jako prawa majątkowe – opodatkowane tylko 17% podatkiem i wykazywane na PIT-11 w poz. 8.Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art.18 ustawy).
Zmarłemu pracownikowi można naliczyć wypłatę w celu wyliczenia sumarycznej należnej kwoty wynagrodzenia, z wszystkimi elementami np. z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop oraz składnikiem wyliczającym kwotę odprawy pieniężnej. Później tą wypłatę należy usunąć i sumaryczną kwotę wypłacić spadkobiercy/spadkobiercom na liście płac Rodzaju: ‘Inne’ poprzez element ‘Wynagrodzenie po śmierci’ oraz ‘Odprawa pośmiertna’.
Konfiguracja składnika ‘Kwota odprawy pośmiertnej’:
Zakładka ‘1.Ogólne’:
Definicja:
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:
W sytuacji, gdy osoba zmarła:
– przebywała na zasiłku ZUS – (nie jest to koszt pracodawcy),należy tę osobę wykazać na RSA, ponieważ płatnik składek ma prawo pomniejszyć należne składki społeczne o wypłacone zasiłki na DRA. Kwota zasiłku ma być wykazywana na RSA/DRA a nie może być ujęta na PIT-11, który należy sporządzić po zmarłym pracowniku.
W tym celu należy zdefiniować nowy typ wypłaty – kopię odpowiedniego zasiłku, na którym przebywał zmarły pracownik (np. chorobowego, rehabilitacyjnego).
W definicji tego zasiłku (o nazwie np. Zas. chorobowy po śmierci) należy ustawić na zakładce Podatki /Nieobecności:
– w polu Pozycja na deklaracji PIT – „Nie dotyczy”
– w polu Pozycja na deklaracji ZUS – należy wskazać odpowiednią pozycję (np. 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
Na zakł. Szczegółowe – usunąć zaznaczenie Wpływa na kwotę do wypłaty.
Następnie w ostatniej wypłacie pracownika dodać za odpowiedni okres od – do zdefiniowany zasiłek po śmierci z kwotą.
– nie przebywała na zasiłku ZUS – w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik zmarł, należy wykazać zmarłego pracownika w raporcie ZUS RCA z „zerowymi” podstawami wymiaru składek i „zerowymi” składkami, ponieważ w tym miesiącu podlegał on ubezpieczeniom. W tym celu w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia naliczanej na koniec miesiąca (nie z przesunięciem) należy zostawić jedynie zerowe wynagrodzenie zasadnicze, aby na podstawie wypłaty wygenerowało się ZUS RCA z kodem 0110xx. Ewentualnie, bezpośrednio w programie Płatnik można dodać zerowy raport ZUS RCA (wówczas nie trzeba zapisywać zerowej wypłaty dla pracownika zmarłego).
Przypomnienie o konieczności wyrejestrowania zwalnianego pracownika z ubezpieczeń. Wyrejestrowanie wprowadzamy na formularzu danych kadrowych na zakładce Ubezpieczenie (etat).
Komunikat pojawia się podczas próby zapisania drugiej listy płac o tym samym symbolu (np. E) za ten sam okres. Należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy (np. E1) lub stworzenia w definicji dokumentu schematu numeracji z wykorzystaniem w jednym z członów serii/wydziału. Umożliwia to wybranie tego samego Dokumentu dla kolejnych list płac za ten sam okres – dla tych list unikatowe będzie oznaczenie serii. Serie dokumentów można dodawać z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
Szczegółowy opis dostępny w obszarze FAQ w pytaniu: Jak dodać kolejną listę płac tego samego rodzaju za ten sam okres?
Przypomnienie o konieczności przeliczenia limitów urlopowych pojawiające się w następujących sytuacjach: – po wpisaniu daty zwolnienia,- po zmianie wymiaru etatu pracownika,- po odnotowaniu pracownikowi nieobecności mogącej mieć wpływ na wysokość należnego limitu urlopowego. Należy przeliczyć limit urlopowy po wpisaniu nieobecności, która w definicji ma zaznaczony parametr „Nieobecność pomniejsza staż pracy” (np. urlop bezpłatny na wniosek pracownika), gdyż odnotowanie takiej nieobecności może wpłynąć na przesunięcie daty przekroczenia 10 lat stażu pracy, od której pracownik nabywa prawo do urlopu w wyższym wymiarze – 26 dni . Limit urlopowy należy przeliczyć również po wpisaniu nieobecności, która w definicji ma zaznaczony parametr „Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego” (np. urlop wychowawczy), ponieważ odnotowanie takiej nieobecności na co najmniej 30 dni w ciągu roku, powoduje utratę prawa do 1/12 należnego limitu za każdy miesiąc trwania takiej nieobecności.
Występuje podczas próby dodania zestawienia pracownikowi, który na formularzu danych kadrowych ma zaznaczony inny sposób rozliczania czasu pracy niż ‘Według zestawienia’ np. 'Według kalendarza’. Wówczas należy przejść na zakładkę Etat i w pozycji ‘Rozlicz. czasu pracy’ wybrać ‘Według zestawienia’.