1

Handel – od rezerwacji do wydania towaru

Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru wg schematu rezerwacja towaru przez odbiorcę → wystawienie Faktury Sprzedaży → wydanie towaru z magazynu

Kontrahent rezerwuje towar:

  • Z poziomu menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy otwieramy listę rezerwacji (jest pusta). Dodajemy nową rezerwację.
  • Na nowym formularzu uzupełniamy informacje:
    • kontrahent: GALERIA
    • towar: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.28 zł (cena hurtowa 3 pomniejszona o 3% upustu standardowego)
  • Zatwierdzamy rezerwację (na trwałe)
  • W Kasie/Banku na razie nie jest jeszcze widoczna żadna płatność.
  • Zwróćmy teraz uwagę, jakie ma to konsekwencje w magazynie (menu Handel/ Zasoby):
    • przed wystawieniem rezerwacji w magazynie było 130 szt. towaru. Była to również ilość towaru dostępna do sprzedaży;
    • po zatwierdzeniu rezerwacji ilość w magazynie to nadal 130 szt., ale pojawiła się ilość zarezerwowana 30 szt., a ilość dostępna do sprzedaży wynosi już tylko 100 szt. (130 – 30 = 100).

Kontrahent kupuje towar (rezerwację przekształcamy do Faktury Sprzedaży):

  • Na liście rezerwacji zaznaczamy dokument RO/1/2013.
  • Wciskamy przycisk FS. Program przeprowadza konwersję rezerwacji do dokumentu Faktury Sprzedaży. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz faktury, na który przepisane zostały wszystkie informacje z rezerwacji. Dodatkowo z karty kontrahenta pobrana została informacja o formie i terminie płatności (przelew z terminem 10 dni). Faktura jest edytowalna (można wprowadzać na niej zmiany).
  • W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu faktury rezerwacja otrzyma status:
    • Zrealizowano – wszystkie pozycje z rezerwacji zostały przeniesione na fakturę z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji,
    • W realizacji – dokonano częściowej realizacji rezerwacji poprzez modyfikację pozycji na fakturze, istnieje możliwość dalszej realizacji rezerwacji lub jej zamknięcia,
    • Zamknięto – dokument rezerwacji został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji.
  • Na liście faktur pojawia się nowa Faktura Sprzedaży.
    • faktura jest w buforze (na liście widoczna w kolorze zielonym)
    • faktura ma status RO, co oznacza, że powstała na podstawie rezerwacji.
  • Towar nadal nie został zdjęty z magazynu, jest zarezerwowany
  • Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z odznaczonym parametrem WZ – program nie tworzy automatycznie dokumentu WZ, czyli towar nie zostaje jeszcze wydany z magazynu:
    • towar nadal nie został zdjęty z magazynu (jest zarezerwowany)
    • w Preliminarzu płatności, w rejestrze PKO, pojawiła się już planowana płatność na kwotę 268.63 zł

Kontrahent pobiera towar z magazynu (tworzymy dokument WZ):

  • Na liście faktur zaznaczamy dokument, który przed chwilą powstał na podstawie RO.
  • Wciskamy przycisk WZ. Na podstawie danych z faktury tworzony jest dokument WZ. Po zakończeniu konwersji informuje o tym odpowiednim komunikatem.
  • Faktura otrzymuje na liście status WZ, co oznacza, że ten dokument został już przekonwertowany i ponowna konwersja nie będzie możliwa.
  • Na liście dokumentów WZ (menu Handel/ Wydania Zewnętrzne) pojawia się nowy dokument WZ.
    • WZ jest w zatwierdzony na stałe (nie można w nim wprowadzać zmian)
    • WZ ma status FA, co oznacza, że jest już skojarzony z Fakturą Sprzedaży
  • Na formularz WZ przepisane zostały wszystkie informacje z Faktury Sprzedaży.
  • W magazynie towar został zdjęty z magazynu – zarówno ilość w magazynie jak i ilość dostępna do sprzedaży wynosi 100 szt. Znikła rezerwacja.
  • Dokument WZ nie jest widoczny w module Kasa/Bank (płatność powstała wcześniej na podstawie Faktury Sprzedaży).

Kontrahent wpłaca zaliczkę, pobiera towar z magazynu w dwóch ratach:

  • Na liście rezerwacji tworzymy dokument RO/2/2013. Na formularzu uzupełniamy informacje:
    • Kontrahent: TWÓJ OGRÓD
    • Towar: Jabłonie, 20 szt.
  • Zatwierdzamy na trwałe dokument RO.
  • Wciskamy przycisk FPF. Program przeprowadza konwersję Rezerwacji Odbiorcy do dokumentu Faktury Pro Forma. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz FPF, na który przepisane zostaną wszystkie informacje z RO. Dokument FPF jest edytowalny wyłącznie pod względem daty wystawienia, numeru, terminu, cen i rabatów – nie można zmienić listy pozycji, ich ilości i Kontrahenta. FPF otrzymała status RO.
  • Do FPF wystawiamy Fakturę Zaliczkową. Schemat wystawiania Faktury Zaliczkowej został opisany w artykule Faktury zaliczkowe.
  • Klient pobiera pierwszą partię towaru z magazynu – 12 szt. towaru JABŁONIE. Na liście FPF zaznaczamy dokument FPF/2/2013. Wciskamy przycisk WZ. Program przeprowadza konwersję FPF do dokumentu Wydania Zewnętrznego. Na WZ w polu Ilość dla towaru JABŁONIE wpisujemy 12 szt. Po zapisie WZ – 12 szt. towaru JABŁONIE zostało zdjętych z magazynu. Dokument FPF/2/2013 otrzymał status WZ, natomiast RO/2/2013 otrzymało status W realizacji.
  • Następnie dla Klienta generujemy Fakturę Sprzedaży na towar, który został przez niego pobrany dokumentem WZ. Na liście FPF zaznaczamy FPF/2/2013. Wciskamy przycisk FS. Na FA program automatycznie podpowie 12 szt. towaru JABŁONIE. Na zakładce [Płatności] dokumentu FA widoczna jest wpłacona wcześniej przez Klienta zaliczka. W tabeli związanej z zaliczką zostawiamy opcję „Użyj – TAK” oraz maksymalną kwotę pochodzącą z zaliczki. Wartość częściowej Faktury Sprzedaży została pomniejszona o wprowadzoną wcześniej zaliczkę (szczegółowy schemat wystawiania Faktury Sprzedaży do FPF opisany jest w artykule Faktury zaliczkowe). Dokument FA jest powiązany z wystawionym wcześniej dokumentem WZ.
  • Po upływie 14 dni Klient odbiera pozostałą część towaru – 8 szt. towaru JABŁONIE. Należy wygenerować dokumenty WZ oraz FA analogicznie jak w punktach 4, 5. Po wykonaniu tej operacji RO otrzyma status Zrealizowane (wszystkie pozycje z rezerwacji zostaną przeniesione na Faktury Sprzedaży – nie będzie możliwości dalszej realizacji rezerwacji).




Kilka magazynów w firmie

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z podstawowymi zasadami obsługi kilku magazynów w firmie

Lista magazynów w firmie

  • Listę magazynów ustalamy z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Magazyny
    • na liście wprowadzony jest magazyn główny (MAGAZYN)
    • dopiszmy jeszcze magazyn dodatkowy (MAG_DOD)
  • Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) w Magazynie głównym mamy pewną ilość towaru wynikającą z przeprowadzonych wcześniej ćwiczeń:
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAGAZYN
    • w magazynie jest m.in. 50 szt. towaru CYKLAMEN
  • W utworzonym Magazynie dodatkowym nie ma żadnego towaru
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAG_DOD

Przesunięcie towaru pomiędzy magazynami

  • Aby przesunąć towar pomiędzy magazynami należy wystawić dokument Przesunięcia Międzymagazynowego (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Przesunięcia Międzymagazynowe):
    • dodajemy nowy dokument
    • jako magazyn źródłowy określamy MAGAZYN (magazyn główny)
    • jako magazyn docelowy określamy MAG_DOD (magazyn dodatkowy)
    • wpisujemy towar: CYKLAMEN 30 szt.
  • W wyniku zatwierdzenia dokumentu (na trwałe):
    • z MAGAZYNU zostaje zdjęte 30 szt. towaru (jest 20 szt.)
    • w MAG_DOD pojawia się 30 szt. towaru
    • ilość ogólna towaru (Magazyny: wszystkie) nie ulega zmianie (50 szt.)

Wystawienie dokumentu sprzedaży w Magazynie dodatkowym

  • Z poziomu listy Faktur Sprzedaży dodajemy nowy dokument:
    • kontrahent: TERRA (dane dotyczące płatności wypełniają się automatycznie)
    • magazyn: MAG_DOD (zmieniamy z proponowanego domyślnego MAGAZYNU)
    • na fakturze wpisujemy pozycje : 25 szt. towaru CYKLAMEN
    • zatwierdzamy dokument na trwałe (z zaznaczonym parametrem WZ)
  • Zajrzyjmy na listę zasobów (menu Magazyn: Zasoby):
    • na liście wszystkich zasobów (pole Magazyn: wyczyścić) widać 25 szt. towaru (ogólnie faktura zdjęła 25 szt.)
    • na liście zasobów w MAGAZYNIE (Magazyn: MAGAZYN) widać, że nadal jest 20 szt. (bez zmian)
    • na liście zasobów w MAG_DOD (Magazyn: MAG_DOD) widać, że jest tylko 5 szt. towaru (faktura zdjęła z tego magazynu 25 szt. towaru).




Produkcja

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z mechanizmem produkcji (kompletacji) w systemie Comarch ERP Optima – zdefiniowanie receptury, przyjęcie produktu na magazyn, rozchodowanie składników.

Założenie karty ewidencyjnej dla produktu

  • Z poziomu menu Handel/ Zasoby dodajemy nową kartę ewidencyjną:
    • kod: ZESTAW_ROŚLIN
    • nr katalogowy: ZE/0002
    • grupa: zestawy
    • typ: towar złożony
    • nazwa: Zestaw roślin (iglaki)
    • stawka VAT: 23%
    • kategoria: SPRZED.PRODUKCJI
    • jednostka podstawowa: sztuka
    • ceny zakupu i sprzedaży nie uzupełniamy. Pozostawiamy zaproponowany sposób wyliczania cen sprzedaży (pobrany z konfiguracji) po to, by w chwili wyprodukowania zestawu program wyliczył ceny sprzedaży w zależności od kosztu.
    • zatwierdzamy kartę ewidencyjną

Ustalenie receptury

  • Edytujemy ponownie kartę ewidencyjną towaru – zakładka [Receptury].

Dodajemy recepturę (przycisk Dodaj):

  • kod: RECEPTURA_1
  • dla ilości : 1 szt. (podawane będą składniki potrzebne do wyprodukowania jednej sztuki produktu)
  • dodajemy składniki (lista poniżej):
    • IGLAKI_CYPRYS 1 szt.
    • IGLAKI_JAŁOWIEC 2 szt.
  • Zatwierdzamy kartę ewidencyjną towaru

Produkcja

  • Otwieramy menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Kompletacja – przyjęcia produktów
  • Dodajemy nowy dokument PWP
    • wpisujemy towar ZESTAW_ROŚLIN: 5 szt.
    • w górnej części okna widoczne są znaczniki: pobranie oraz rezerwacja, decydujące o tym, czy składniki mają być tylko zarezerwowane, czy od razu zdjęte z magazynu przed trwałym zapisaniem dokumentu PWP.
    • zapisujemy dokument na trwałe (odznaczony Bufor)
    • program wylicza koszt wyprodukowania składnika
  • Wyświetlana jest tabela z aktualnymi cenami sprzedaży. Ceny wyliczone są w oparciu o wyliczony koszt oraz wartość procentową marży podaną na karcie ewidencyjnej produktu. Zatwierdźmy ją.
  • Dokument PWP pojawia się na liście:
    • ma status RWS, co oznacza, że równocześnie powstał dokument rozchodu zdejmujący składniki z magazynu
  • Produkt zostaje wprowadzony do magazynu (widoczny jest w kolumnie Ilość oraz Ilość dostępna do sprzedaży)
  • Równocześnie na liście dokumentów rozchodu składników (menu Magazyn/ Kompletacja – Rozchody składników) pojawił się dokument RWS:
    • dokument nie jest edytowalny
    • na podstawie dokumentu zostały zdjęte składniki zgodnie z określoną recepturą: 5 szt. składnika IGLAKI_CYPRYS oraz 10 szt. składnika IGLAKI_JAŁOWIEC (5 x 2 szt.)




Planowane płatności – zdarzenie w preliminarzu płatności

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie planowanej płatności w preliminarzu płatności.

  • Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
  • Dodajemy nowe zdarzenie:
    • dokument: KP
    • forma: przelew_BPH
    • kwota: 3450
    • stan: do realizacji
    • kontrahent: ALOZA (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
  • Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wpłatą.




Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Handel

Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Handel

  • Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Magazyn/ Parametry
  • Ustawiamy parametry:
    • Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody: FIFO.
    • Symulacja wartości zakupu: wg ostatniej ceny zakupu. Do czasu zdjęcia towaru z magazynu (np. utworzenia WZ do Faktury Sprzedaży) nie są znane informacje o koszcie rzeczywistym, więc program będzie go symulował na podstawie ostatniej ceny zakupu zapisanej na karcie towaru.
  • Otwieramy gałąź Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Ustawienia parametrów pozostawiamy bez zmian: dodawane dokumenty będą zawsze proponowane do zapisu w buforze (z możliwością późniejszej edycji lub usunięcia), a w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Paragonów towar będzie rezerwowany (pomniejszenie ilości w magazynie nastąpi dopiero po utworzeniu dokumentu WZ)
  • Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian.
  • Zatwierdzamy ustawienia.
  • Zamykamy konfigurację.




Konfiguracja bazy danych

Cel ćwiczenia: skonfigurowanie bazy danych przy wykorzystaniu Kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu programu.

  • Konfigurowana będzie Sprzedaż (pozostałe opcje odznaczamy).
  • Dane firmy :
    • Nazwa: Przedsiębiorstwo Handlowe NOVA;
    • NIP: 677-202-14-71;
    • REGON: 350058706;
    • Adres: ul. Zaczarowane Koło 89, 31-589 Kraków;
    • Przedstawiciel: Aleksander Olsza.
  • Kasa/Bank:
    • bank: PKO I O./KRAKÓW;
    • numer rachunku: 11-10202892-3174938596430953;
    • na podstawie tych informacji program:
      • dopisuje bank PKO do listy;
      • zakłada rejestr bankowy;
      • formę płatności przelew wiąże z założonym rejestrem.
  • Sprzedaż:
    • metoda rozliczenia: FIFO;
    • Faktury walutowe: zaznaczone;
    • Intrastat: zaznaczone;
    • Opakowania: zaznaczone.

(w materiałach są przygotowane ćwiczenia obejmujące tematykę dokumentów walutowych, deklaracji Intrastat oraz opakowań zwrotnych)

  • Zatwierdzamy wprowadzone informacje.




Zapisy kasowe/bankowe

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisu kasowego do raportu.

Wprowadzamy pierwsze zapisy do raportu. W tym celu otwieramy menu wybieramy Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Następnie wybieramy rejestr: BPH i raport RKB/000001/2010/BPH. Pojawia się lista zapisów z wskazanego raportu. W naszym przypadku jest pusta. Przycisk z plusem pozwala dodać pierwszy zapis.

Załóżmy, że otrzymaliśmy wyciąg bankowy, na którym potwierdzone są dwie operacje: przelew na nasze konto od kontrahenta ALOZA na kwotę 3450 zł oraz przelew z naszego konta dla kontrahenta ELEKTROWNIA na kwotę 1300 zł.

  • Przelew na nasze konto. Wypełniamy kolejne pola:
    • Dokument: KP (bo tak mamy zdefiniowane operacje przychodu)
    • Data: bieżąca
    • Kwota: 3450
    • Operacja: przelew na konto
    • Kontrahent: ALOZA (można wpisać z klawiatury)
    • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
    • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
    • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją z kontrahentem. Np. z Fakturą Sprzedaży dla ALOZA).
    • zatwierdzamy formularz
  • Przelew z naszego konta. Wypełniamy kolejne pola:
    • Dokument: KW (bo tak mamy zdefiniowane operacje rozchodu)
    • Data: bieżąca
    • Kwota: 1300
    • Operacja: przelew z konta
    • Kontrahent: ELEKTROWNIA (można wpisać z klawiatury)
    • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
    • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
    • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją – np. z Fakturą Zakupu od ELEKTROWNIA).
    • zatwierdzamy formularz