• • edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
  • podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
  • podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).

• wybór wielu towarów – podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) – zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.
  • W module Handel z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
  • W module Handel Plus w przypadku dokumentów Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy – dodając towar na dokument, można zmienić magazyn dla poszczególnych pozycji dokumentu. Dla pozostałych dokumentów, z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.

• dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie, będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN,
• dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.

• Faktury Sprzedaży,
• Paragonu,
• Rezerwacji Odbiorcy,
• Wydania Zewnętrznego,
• Rozchodu Wewnętrznego
• oraz na Przyjęciu Wewnętrznym Produktów, na pozycji cennika, w zakładce [Receptura].

• Kolumna jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:

• Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
• Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
• Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.

• Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
• Dla cen pobieranych z pliku:
• Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
• Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
• Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.

• Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
• Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
• Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).

Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.

Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.

Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.

• listy kontrahentów,
• formularza kontrahenta,
• formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
• okna Sprzedaż dedykowana.

Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.

W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.

Zakładka [Rabaty]

Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.

Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.

Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:

• kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
• grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
• wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.

Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:

• towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
• grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
• wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.

Zakładka [Stała cena]

Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.

Zakładka [Indywidualny cennik]

Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).

Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.

• wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
• odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
• dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
• wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.

Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.

Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:

• kod EAN zapisane na karcie towaru może mieć 4 znaki
• waga towaru nie może przekraczać 99.9999 kg
• kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN

• Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
• Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
• jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.

• Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
  • najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
  • anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).

Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane.

W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu). 

• funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
• funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).

podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.

Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.

Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.

Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.

Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).

Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.

Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.

Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.

Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności.

Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.

Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).

• jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
• jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.

Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).

Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.

Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.

Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat (parametr dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.

Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

• osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
• opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
• opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.

Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.