Przede wszystkim pracownik musi mieć wprowadzoną datę zwolnienia – na formularzu danych kadrowych na zakładce Etat (taka informacja pojawia się przed wydrukiem świadectwa pracy, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’).

Informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pojawią się na świadectwie pracy pod warunkiem, iż urlop został udzielony i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy’, urlop wykorzystany musi dotyczyć roku, w którym ustał stosunek pracy.

Użytkownik może zmodyfikować ilość dni wykorzystanego urlopu (np. chcąc wprowadzić informację o wypłaconym ekwiwalencie za niewykorzystany urlop), jeśli przed wydrukiem, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’, odznaczy parametr ‘Urlop zgodny z limitem’ i w polu ‘Liczba dni z ekwiw.’ wpisze łączną ilość dni wykorzystanego urlopu oraz urlopu niewykorzystanego, za który wypłacono ekwiwalent.

Informacja o liczbie godzin/dni, za który wypłacony został ekwiwalent, pojawi się na wydruku w polu 'Wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze’, jeśli Użytkownik naliczy wypłatę pracownikowi z rozliczonym ekwiwalentem za niewykorzystany urlop.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Nowość w wersji 2019.5
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Sparametryzowano automatyczne naliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla zwolnionego pracownika. Z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry w sekcji ‘Parametry dotyczące naliczania wypłat’ dodano parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Działanie parametru:
• Zaznaczony (domyślne ustawienie) – dla zwolnionego pracownika, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, automatycznie w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia zostanie naliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
• Niezaznaczony – ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie będzie automatycznie naliczany w wypłacie dla zwolnionego pracownika. Użytkownik, w przypadku konieczności wypłaty ekwiwalentu może go dodać ręcznie w wypłacie.

‘Nieobecności typu ZUS wykazywać na podstawie wypłat’ – nieobecności typu ZUS wykazywane są zgodnie z elementami z zakładki ‘2 Elementy wypłaty” z okresów, w których wystąpiły te nieobecności.

Aby pojawiła się informacja o urlopie opiekuńczym udzielonym na podstawie art. 188 Kodeksu Pracy, pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop opiekuńczy kp.188’.

Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu Pracy pojawi się na wydruku świadectwa pracy pod warunkiem, że zwolnienie lekarskie zostało rozliczone – na formularzu wypłaty na zakładce ‘Elementy wypłaty’ pojawił się składnik ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
Dodatkowo umożliwiono dla kilku pozycji na wydruku świadectwa pracy opcjonalne drukowanie opisu ‘nie dotyczy’, jeżeli nie ma żadnych informacji do wykazania. Parametry są dostępne przed wydrukiem, domyślnie są zaznaczone.

Od wersji 2021.5 .1 możliwe jest wyliczanie stażu pracy z wyłączeniem pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia.

W konfiguracji firmy [System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry] dodany został parametr Automatyczne korygowanie stażu pracy o okresy pokrywające się, który w nowych bazach danych jest domyślnie zaznaczony.

W przypadku zaznaczenia parametru przez Użytkownika podczas ustalania wysokości przysługującego pracownikowi limitu urlopu wypoczynkowego oraz dodatków stażowych za pomocą algorytmu 3 i 12 staż pracy będzie wyliczany z pominięciem pokrywających się okresów wynikających z historii zatrudnienia w naszej firmie, z historii zatrudnienia u poprzednich pracodawców oraz z historii wykształcenia. Staż wynikający z historii wykształcenia zostanie uwzględniony tylko w przypadku, gdy jest w niej zaznaczony parametr Wliczać do stażu pracy.

W przypadku, gdy zatrudnienie w naszej firmie pokrywa się z historią zatrudnienia u poprzednich pracodawców lub pracownik ma odnotowanych kilka pokrywających się ze sobą okresów zatrudnienia w innych firmach staż pracy wyliczany jest na podstawie wprowadzonych okresów od-do w poszczególnych pozycjach w historii zatrudnienia z wyłączeniem okresów pokrywających się.

W programie Comarch ERP Optima limity urlopu wypoczynkowego wyliczane są i wyświetlane na oknie ‘Lista limitów nieobecności’ (z poziomu menu dostępnych opcji przy przycisku Kalendarz). Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy urlop wypoczynkowy jest udzielany i rozliczany w ujęciu godzinowym, a nie w odniesieniu do ilości dni. Urlop jest udzielany w wymiarze tylu godzin, ile w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Art. 154.2 § 2 Kodeksu Pracy brzmi: “… 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy’, co oznacza, że w sytuacji zatrudnienia pracownika na niepełny wymiar etatu lub zmiany wymiaru etatu, ilości dni przysługującego urlopu będą widoczne w wielkościach ułamkowych.

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy (w firmie i poza firmą) oraz nauki. Pobierane są informacje o stażu z następujących formularzy kadrowych: historia zatrudnienia, historia wykształcenia i historia etatu. Aby program naliczył limit w wysokości 26 dni należy uzupełnić historię wykształcenia i zatrudnienia, tak aby łączny limit stażu pracy i nauki wynosił co najmniej 10 lat. Jeśli staż wynikający z ukończonej szkoły ma być wliczany do stażu przy wyliczaniu limitu urlopu, na formularzu historii wykształcenia należy zaznaczyć parametr ‘Wliczać do stażu pracy’.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 w historii zatrudnienia dodano możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Na liście historii zatrudnienia pracownika dodano nowy przycisk Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy , który powoduje automatyczne dopisanie pozycji w historii zatrudnienia o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy

Ponowne zatrudnienie osoby, która była już kiedyś pracownikiem naszej firmy, należy w programie odnotować za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Odszukujemy nazwisko osoby na Liście pracowników – Wszyscy, następnie za pomocą przycisku  ‘Aktualizacja zapisu’ odnotowujemy ponowne zatrudnienie, podając w oknie ‘Data aktualizacji’ datę zawarcia aktualnej umowy. Następnie po otwarciu formularza danych kadrowych wprowadzamy dane kadrowe i etatowe dotyczące nowej umowy o pracę, m.in. datę zatrudnienia / zwolnienia, informacje dotyczące stawki zaszeregowania i wymiaru etatu, dane dotyczące ubezpieczeń, itp.

Wprowadzony zapis aktualizacyjny będzie widoczny na ‘Liście zapisów historycznych pracownika’ – po podświetleniu pracownika i wybraniu z menu przycisku .

Wynagrodzenie dla takich osób można odnotować za pomocą umowy cywilnoprawnej.
Z poziomu zakładki System/Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat należy dodać nowy typ wypłaty.Na zakładce [1.Ogólne] należy wprowadzić nazwę i skrót, w polu Rodzaj wybrać opcję 'Umowa’, następnie na zakładce [2.Podatki/Nieobecności] należy ustawić, czy ma być opodatkowana i oskładkowana. W polu pozycja na deklaracji PIT można wybrać opcję PIT-11. Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich. W przypadku pracownika poniżej 26 lat, który na formularzu danych kadrowych ma zaznaczony parametr ‘Zwolnienie z PIT dla młodych’ i ma wypłacony element, który ma ustawioną pozycję na deklaracji PIT jako PIT-11 Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich stosowane będzie zwolnienie z podatku. Taką umowę należy następnie dodać pracownikowi w Kadrach na liście Umów cywilnoprawnych i naliczyć na liście płac o rodzaju 'Umowa’.

W momencie dodawania nowego pracownika domyślnie jest dla niego przypisywana forma płatności – gotówka.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika w całości ma być przelewane na rachunek bankowy należy:

1. wejść w Schemat płatności dostępny z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika po kliknięciu w ikonę 
2. edytować domyślną płatność – gotówka i wybrać z listy formę płatności – przelew,
3. uzupełnić dodatkowe pola ‘Bank’ oraz ‘Numer rachunku’.
   Uwaga

   UWAGA: Jeżeli zmieniamy schemat płatności na przykład z gotówki na przelew, a są już naliczone wypłaty, to należy wprowadzić taki zapis przez aktualizację danych kadrowych !