W programie Comarch ERP Optima jest możliwość odnotowania pracownikowi pracy na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego. Aby odnotować rozpoczęcie pracy na część etatu w trakcie trwania ww. urlopu należy wykonać aktualizację danych kadrowych pracownika z dniem, od którego pracownik zaczyna pracę na część etatu. Na formularzu pracownika za pomocą przycisku   należy wprowadzić informacje dotyczące pracy podczas urlopu rodzicielskiego. Należy zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego i uzupełnić wymiar etatu oraz stawkę. Można również wskazać kalendarz, na podstawie którego pracownik będzie rozliczany.

Plan pracy powinien zawierać informacje na temat harmonogramu pracy danej osoby. Domyślnie dane w tym oknie pobierane są z Kalendarza, wg którego jest rozliczany pracownik. Jeśli firma korzysta z Kalendarza Standard, to Plan pracy będzie skonfigurowany następująco: od poniedziałku do piątku praca w godzinach 7:00-15:00, sobota – dzień wolny i niedziela – święto. Poszczególne dni będą miały oznaczenie czerwonymi krzyżykami, co oznacza, że operator nie modyfikował żadnego z tych dni ręcznie. Jeśli planowo danej osobie chcemy zmienić harmonogram, to w kolejne dni należy wejść przy użyciu przycisku lupy i zmienić godziny pracy lub typ dnia. Po jakiejkolwiek modyfikacji użytkownika dzień zostanie oznaczony na kolor zielony/ turkusowy. Z Planu pracy dane są zaczytywane do okna, gdzie wpisywany jest Czas pracy / Nieobecności.

Przy pracowniku zatrudnionym na część etatu często występuje w praktyce sytuacja, że przez np. 3 dni w tygodniu praca jest zaplanowana po 8 godzin, a przez pozostałe 2 dni są dniami wolnymi. Wówczas w Planie pracy powinno być to odnotowane. Przykładowo: poniedziałek – środa praca od 8:00 do 16:00, czwartek – sobota: dzień wolny, niedziela – święto. Gdy plan nie zostanie odpowiednio zmodyfikowany, za dni wolne policzone zostanie wynagrodzenie poniżej normy, a za dni pracy po 8 godzin dopłaty do nadgodzin i wynagrodzenie powyżej normy. Wynika to z faktu, że każdy dzień standardowego kalendarza przeliczany jest proporcjonalnie wg wymiaru etatu.

Aby w historii pracownika powstały odpowiednie zapisy, naciskamy z poziomu Listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się Formularz danych kadrowych pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zmiany wymiaru etatu lub stawki zaszeregowania przechodzimy na zakładkę Etat i wpisujemy w odpowiednich polach nowe wartości. Następnie zapisujemy formularz pracownika.

Wydruki generowane dla pracowników mogą być dodawane do e-Teczki na dwa sposoby. W menu wydruków jest dostępna opcja Dodaj do e-Teczki. Wywołany w ten sposób wydruk zapisze się jako plik PDF w dodanym automatycznie dokumencie w e-Teczce pracownika będącego podmiotem danego wydruku, bez konieczności wykonania wydruku na drukarkę.

Aby dodatkowy składnik wynagrodzenia nie był uwzględniany przy wyliczeniu zajęcia komorniczego, w jego definicji dostępnej z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/Typy wypłat na zakładce ’Szczegółowe’ należy zaznaczyć parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń”. Po zaznaczeniu parametru, zajęcie wynagrodzenia policzy się bez uwzględnienia tego składnika.

Aby naliczyć pracownikowi urlop wg zasad obowiązujących w pierwszym kalendarzowym roku pracy należy zaznaczyć parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ na zakładce nr 3 Etat w formularzu danych kadrowych.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 umożliwiono automatyczne ustawianie statusu parametru Limit urlopu – pierwsza praca na formularzu pracownika zgodnie z odnotowaną historią zatrudnienia. W zakładce Konfiguracja/Płace/Parametry dodano parametr Ustawiaj parametr 'Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia. Działanie parametru: 

Użytkownik z uprawnieniami Administratora ma dostęp do nadawania uprawnień dla danego operatora. W formularzu operatora [Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy], w sekcji odnoszącej się do parametrów dla modułu kadrowo-płacowego, znajduje się parametr: ‘Blokada edycji czasu pracy pracownika po naliczeniu wypłaty’, w którym Operator ma możliwość wyboru jednej spośród trzech dostępnych opcji:

• Ostrzeżenie,
• Blokada,
• Brak – domyślne ustawienie.

Po ustawieniu opcji „Blokada” – Użytkownik ma zablokowaną możliwość wprowadzenia zmian w czasie, planie pracy pracownika oraz w zestawieniu, jeśli za dany miesiąc jest naliczona wypłata etatowa.

Zablokowanie czasu/planu pracy po naliczeniu wypłaty spowoduje brak możliwości wprowadzenia zmian w oknie ‘Formularz dnia pracy’. Użytkownik będzie miał możliwość podglądu rozliczonego w wypłacie czasu pracy, natomiast edycja nie będzie możliwa. Analogiczne działanie będzie podczas próby edycji zestawienia czasu pracy.

Podczas seryjnego wstawiania czasu pracy oraz planu pracy z poziomu formularza kalendarza (Nie)obecności i planu pracy oraz z listy pracowników ustawienie opcji ‘Blokada’ na formularzu operatora spowoduje zablokowanie możliwości zmodyfikowania rozliczonego czasu pracy/planu pracy za wskazany okres. Użytkownik otrzyma stosowną informację w logu w formie ostrzeżenia dotyczącą zmiany rozliczonego w wypłacie czasu pracy.

Blokada edycji czasu pracy działa także podczas importu czasu pracy/planu pracy/zestawienia z arkusza Excel oraz importu plików RCP. Użytkownik nie będzie miał możliwości zaimportowania wskazanego czasu pracy do programu. Podczas importu w logu pojawi się stosowny komunikat informujący o nałożonej blokadzie.