Dla użytkowników modułu Księga Handlowa Plus, którzy zaznaczyli Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa, obsługę kont walutowych dostępna jest funkcja Przeszacowania walut. Funkcja ta automatyzuje proces wyceny aktywów i pasywów w walutach obcych na dzień bilansowy np 31.12.20XX. Różnice kursowe, dla wybranych kont, są obliczane na podstawie sald końcowych tych kont, a nie dla każdej transakcji osobno. Po wyliczeniu różnicy kursowej dokonywana jest również predekretacja różnicy kursowej, co umożliwia zaksięgowanie dokumentu bez konieczności budowania schematu.

Różnica kursowa bilansowa (RKB) jest obliczana w następujący sposób:

RKB = SWK x KW – SZK

SWK: Saldo walutowe konta

KW – kurs waluty, dla którego ma być przeszacowane saldo

SZK – saldo złotówkowe konta.

Różnica jest zapisywana zawsze ze znakiem plus natomiast konta, na które mają być zaksięgowane dodatnie
i ujemne różnice kursowe określone są na formularzu przeszacowania w polu Przychody finansowe i Koszty finansowe. Schemat księgowania przeszacowania walut wygląda następująco:

Saldo konta	Wyniki obliczenia różnicy kursowej	Dekret strona Wn	Dekret strona Ma
Wn	Dodatni	Konto podlegające przeszacowaniu	Przychody finansowe
Ma	Dodatni	Koszty finansowe	Konto podlegające przeszacowaniu
Wn	Ujemny	Koszty finansowe	Konto podlegające przeszacowaniu
Ma	Ujemny	Konto podlegające przeszacowaniu	Przychody finansowe
Wn/Ma lub zerowe	Zero	Konto podlegające przeszacowaniu	Pole puste

W Comarch ERP Optima dokument przeszacowania obejmuje zarówno saldo dekretów zatwierdzonych oraz zapisów w buforze. Dokument Przeszacowania księgowany jest dwa razy: na koniec okresu, w którym nastąpiło przeszacowanie i na początku następnego okresu (storno). Księgowanie odbywa się z listy dokumentów przeszacowania po zawężeniu listy do dokumentów niezaksięgowanych na koniec okresu lub dokumentów niezaksięgowanych na początku okresu. Tylko w przypadku tych dwóch filtrów będzie aktywna ikona księgowania. Funkcja uruchamiająca księgowanie na koniec okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą wpisaną w polu „data dokumentu”. Funkcja uruchamiająca księgowanie na początek okresu wygeneruje polecenie księgowania z datą pierwszego dnia następnego okresu obrachunkowego. Polecenie księgowania zawiera dane takie jak polecenie księgowania na koniec okresu natomiast kwoty są ujemne, (czyli stornujemy zapis zaksięgowany na koniec roku).

Jeżeli Użytkownik posiada modułu Księga Handlowa (bez obsługi kont walutowych oraz funkcji przeszacowania walut) wówczas na dzień bilansowy można wprowadzić w dziennikach ręczne Polecenie Księgowania i zaksięgować różnicę kursową, którą Użytkownik wyliczy sobie ręcznie.

Aby jednocześnie uwzględnić księgowania na kontach zespołu 4 i 5 można w tym celu wykorzystać:

1. Kwoty dodatkowe (ikona  w prawym dolnym rogu)- Należy tam uzupełnić księgowania na konta zespołu 5. Z poziomu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań zakładka 2. Kwoty dodatkowe można wcześniej zdefiniować szablony kwot dodatkowych, które pozwolą na automatyczne wczytywanie odpowiednich kont zespołu 5, natomiast kwoty użytkownik uzupełnia ręcznie.
W schemacie księgowym należy wprowadzić odwołanie przez kwoty dodatkowe.

2. Kategorie 2 (kolumna ukryta w pozycji dokumentu, możliwa do wyciągnięcia z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy).Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu pole Kategoria można wykorzystać do definiowania księgowania na zespół 4 kosztów, natomiast Kategoria 2 na księgowanie na zespół 5 kosztów. Warunkiem jest, aby wcześniej uzupełnić na formularzu kategorii „Konto – segment Wn”.

W celu zmiany domyślnego okresu obrachunkowego, pobieranego przez program Comarch ERP Optima podczas logowania do bazy należy z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa wybrać z listy rozwijanej z pola Bieżący okres obrachunkowy odpowiedni rok i zapisać zmiany ikoną dyskietki po prawej stronie.

Z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe dostępny jest parametr Numeracja dziennika cząstkowego ciągła w roku, który określa sposób numeracji dziennika cząstkowego. Jeżeli parametr jest włączony – numeracja jest nadawana narastająco w ciągu roku obrachunkowego. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas numeracja jest sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego.

Program Comarch ERP Optima przy zaznaczonym parametrze Automatyczne zakładanie kont słownikowych z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Księgowość kontowa i przy wyborze opcji dla Kontrahentów, pracowników, wspólników wg Identyfikatora tworzy analitykę dla kont słownikowych poprzez numerację cyfrową kont np. 201-222. Przypisywane numery są związane z kolejnością dodawania kontrahentów, pracowników, czy wspólników, dlatego też kolejność tworzenia kont analitycznych i ich numeracja może nie być spójna. Natomiast po zaznaczeniu opcji wg nadanego w programie Kodu program tworzy nazwy kont analitycznych z akronimem np. 201-ADM, a w przypadku opcji NIP/PESEL jeżeli na formularzu podmiotu pole NIP jest puste to konto słownikowe zakładane jest wg numeru PESEL np. 201-87103101931, natomiast jeśli NIP jest uzupełniony to do numeru konta pobierany jest NIP np. 201-5372479326. Zmiana ustawień zalecana jest przy generowaniu planu kont dla nowego okresu obrachunkowego by zachowana była forma nazewnictwa kont w ciągu danego okresu.

Zestawienia księgowe dostępne są z poziomu menu Księgowość / Zestawienia księgowe. Użytkownik ma możliwość dodania własnego zestawienia jak i utworzenia wzorcowych zestawień zgodnych z Ustawą o rachunkowości.

W momencie wyboru opcji Własne program pozwoli na samodzielne zdefiniowanie gałęzi zestawienia oraz umożliwi wybór sposobu przeliczenia poszczególnych pozycji dzięki wykorzystaniu dostępnych funkcji księgowych.

Natomiast wybierając opcję Wzorcowe, i w kolejnych krokach uzupełniając poszczególne parametry danej jednostki dla której przygotowujemy zestawienie, program zaproponuje wzorcowe zestawienia.

Więcej na temat budowania zestawień księgowych znajdziesz tutaj.

W wersji 2021.0 wprowadzono możliwość przeniesienia części danych słownikowych oraz ustawień parametrów konfiguracji z istniejącej do nowo zakładanej firmy podczas zakładania nowej firmy. W kreatorze konfiguracji można wskazać bazę firmową, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Jeżeli konfigurujemy obszar Księgowość w tym miejscu jest możliwość zaznaczenia opcji Zestawienia Księgowe, aby zostały one skopiowane do nowej bazy firmowej.

Przykładowe schematy księgowań można zaimportować podczas konfiguracji nowej firmy w trakcie pierwszego logowania. W oknie Dla jakiej działalności mamy utworzyć plan kont? znajduje się domyślnie zaznaczony parametr Utwórz wzorcowe schematy księgowe. Schematy tworzone są niezależnie od wybranego typu działalności oraz zespołu kont (4, 5).

Utworzenie wzorcowych schematów księgowych jest również możliwe z poziomu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań, po naciśnięciu przycisku Dodaj wzorcowe schematy księgowe. Naciśnięcie przycisku powoduje otwarcie okna zawierającego parametr „Gdy dodawany schemat już istnieje w bazie docelowej” wraz z możliwością wyboru opcji: