Jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA?

Jeśli odnotowałeś już informację o zatrudnieniu i zgłoszeniu do ubezpieczeń możesz teraz naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA i wyeksportować ją do programu Płatnik.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na konkretnym pracowniku i przy ikonie Deklaracje pracownika   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
  3. W polu Lista wybierz deklarację, którą będziesz generować. W Twoim przypadku będzie to ZUA.
  4. Aby dodać deklarację naciśnij ikonę . Otworzy się formularz deklaracji ZUS ZUA  gdzie w polu KEDU powinieneś wskazać  nazwę pliku *.xml, do którego zastanie zapisana deklaracja ZUA. Jeśli chcesz dodać nowy plik KEDU naciśnij   , wpisz nazwę i zapisz . Następnie wybierz ją przyciskiem .
  5. W polu Dane aktualne w dniu wskaż datę zgodną z datą zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat) na formularzu danych kadrowych pracownika).
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz ikoną .
  7. Po naliczleniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik   .
  8. Wpisz teraz ścieżkę docelową gdzie chcesz zapisać plik z deklaracją. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\ZUA.xml).
  9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli zaznaczyłeś parametr Otwórz program Płatnik
    po wyeksportowaniu
    uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować.
  10. Pamiętaj, że w deklaracjach ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, ZSWA, RCA, RSA, RZA jako podstawowy identyfikator wykorzystywany jest numer PESEL, a w przypadku jego braku numer i seria paszportu lub dowodu osobistego.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA:




Jak zamknąć listę płac?

Zamknięcie listy płac oznacza potwierdzenie, że lista jest naliczona, została sprawdzona i nie będą na niej nanoszone żadne zmiany. Jak to zrobić?

  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Podświetl listę i posługując się ikoną  wybierz opcję . Zamknięta lista płac zmieni kolor na czarny.
  3. Innym sposobem na zmianę statusu listy płac jest podświetlenie listy i pod prawym przyciskiem myszki wybranie z menu kontekstowego opcji Zamknij listę płac.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zamknąć listę płac:




Jak naliczyć wypłatę (indywidualnie i seryjnie)?

Zobacz jak naliczyć wypłatę indywidualnie dla konkretnego pracownika lub dla grupy zaznaczonych osób.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Etat.
  3. Ustaw się na pracowniku i nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  4. Zapisz Formularz wypłaty wybierając ikonę .
  5. Naliczona, zapisana wypłata widoczna jest w kolorze zielonym (bufor), co oznacza, że można ją jeszcze ewentualnie zmodyfikować/skasować (jest otwarta).
  6. Zapisz Formularz wypłaty .
  7. Jeśli chcesz naliczyć wypłatę dla kilku pracowników jednocześnie, to wystarczy, że zaznaczysz ich na liście i za pomocą ikony   naliczysz seryjnie wypłaty. W przypadku, gdy dana osoba ma już naliczoną wypłatę, będzie pomijana (nie następuje przeliczenie wypłaty). W logu uzyskasz informację, że pracownik posiada już wcześniej naliczoną wypłatę.
  8. Warto zapamiętać, że jeżeli na Kalendarzu pracownika odnotowałeś nieobecności lub nadgodziny, wówczas na formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawią się odpowiednie elementy.
  9. Po naliczeniu wypłaty możesz wydrukować Kwitek wypłaty. W tym celu z  poziomu listy Wypłaty pracowników, wybierz odpowiedni wydruk z menu dostępnych opcji przy ikonie .
  10. Naliczanie wypłat dla umów cywilnoprawnych odbywa się analogicznie, jak przy naliczaniu wypłat etatowych. W celu naliczenia wypłaty umowy należy zdefiniować Listę płac o rodzaju Umowa.

 




Jak pracownikowi odnotować nieobecność?

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie ustalonego w firmie czasu pracy. Jeśli jednak pracownik nie stawi się w pracy należy odnotować odpowiednią nieobecność. Zobacz teraz jak wprowadzić do programu nieobecność w pracy (np. urlop wypoczynkowy, czy też zwolnienie chorobowe).

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz (Nie)obecności. Zapamiętaj także, że ta sama ikona jest dostepna z poziomu Listy pracowników, Formularza danych kadrowych, oraz Wypłat pracowników.
  3. Na zakładce Nieobecności za pomocą ikony  dodaj odpowiednią nieobecność, a następnie zapisz formularz nieobecności .
  4. Na zakładce Kalendarz widzimy wprowadzoną nieobecność oraz pomniejszony o nią czas pracy.
  5. Zapisz Kalendarz za pomocą ikony .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak pracownikowi odnotować nieobecność:




Jak uzupełnić naliczoną wypłatę etatową o dodatek?

W praktyce zdarzają się sytuacje, że po naliczeniu wypłaty istnieje potrzeba uzupełnienia jej o dodatkowy element. Zobacz jak to zrobić w kilku krokach:

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otwórz do  edycji Formularz wypłaty.
  3. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty i za pomocą ikony  dodaj nowy element.
  4. Wybierz Typ wypłaty i określ wartość dodatku (albo wyliczy się automatycznie na podstawie wzoru), a następnie zapisz ikoną . Wybrany dodatek pojawi się na Elementach wypłaty.
  5. Zapisz Formularz wypłaty .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić wypłatę o dodatkowy element:




Jak seryjnie wypłacić dodatek na dodatkowej liście płac?

Podobnie, jak w przypadku wypłat etatowych, istnieje możliwość seryjnej wypłaty dodatku na Liście płac o rodzaju Inne.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry  wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Inne.
  3. Zaznacz wszystkich lub wybranych pracowników na liście i z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Wypłać seryjnie dodatek.
  4. Określ typ składnika, który chcesz wypłacić, a następnie za pomocą ikony  nalicz seryjnie dodatki.
  5. Warto zwrócić uwagę, że w trakcie naliczania kolejnej wypłaty dla pracownika, przyporządkowanego do tego samego miesiąca deklaracji, w tle następuje zamknięcie pierwszej wypłaty w celu poprawnego wyliczenia kwot składek ZUS, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy w drugiej wypłacie (te wartości uzgadniane są w obrębie miesiąca deklaracji, a nie tylko jednej danej wypłaty).

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak seryjnie wypłacić dodatek: