Wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi po jego śmierci staje się prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Stosownie do art. 631 § 2 K.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są m.in. małżonek oraz dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione).

W celu wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika dla członka / członków jego rodziny, należy spadkobierców wprowadzić w kadrach na ‘Listę pracowników’, uzupełniając ogólne dane identyfikacyjne i adresowe.

Zazwyczaj po śmierci pracownika dla członków rodziny wypłacane jest:

– Wynagrodzenie po śmierci pracownika,
– Odprawa pośmiertna.

W programie Comarch ERP Optima w/w typy wypłat należy skonfigurować z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat.

1. Konfiguracja Odprawy pośmiertnej

Zakładka ‘1.Ogólne’:

Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:

2. Konfiguracja Wynagrodzenia po śmierci

Zakładka ‘1.Ogólne’: 

Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:

Pozycja PIT: PIT-8B 10.Prawa autorskie i pokrewne, bez kosztów uzyskania, opodatkowane wg progów i bez naliczania składek ZUS. (Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacone są członkom rodzinny jako prawa majątkowe – opodatkowane tylko 17% podatkiem i wykazywane na PIT-11 w poz. 8.Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art.18 ustawy).

Ustalenie kwoty należnej spadkobiercom:

Zmarłemu pracownikowi można naliczyć wypłatę w celu wyliczenia sumarycznej należnej kwoty wynagrodzenia, z wszystkimi elementami np. z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop oraz składnikiem wyliczającym kwotę odprawy pieniężnej. Później tą wypłatę należy usunąć i sumaryczną kwotę wypłacić spadkobiercy/spadkobiercom na liście płac Rodzaju: ‘Inne’ poprzez element ‘Wynagrodzenie po śmierci’ oraz ‘Odprawa pośmiertna’.

Konfiguracja składnika ‘Kwota odprawy pośmiertnej’:

Zakładka ‘1.Ogólne’:

Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:

Podstawa składek / wypłacone zasiłki w deklaracji ZUS DRA:

W sytuacji, gdy osoba zmarła:
– przebywała na zasiłku ZUS – (nie jest to koszt pracodawcy),należy tę osobę wykazać na RSA, ponieważ płatnik składek ma prawo pomniejszyć należne składki społeczne o wypłacone zasiłki na DRA. Kwota zasiłku ma być wykazywana na RSA/DRA a nie może być ujęta na PIT-11, który należy sporządzić po zmarłym pracowniku.

W tym celu należy zdefiniować nowy  typ wypłaty – kopię odpowiedniego zasiłku, na którym przebywał zmarły pracownik (np. chorobowego, rehabilitacyjnego).
W definicji tego zasiłku (o nazwie np. Zas. chorobowy po śmierci) należy ustawić na zakładce Podatki /Nieobecności:
– w polu Pozycja na deklaracji PIT – „Nie dotyczy”
– w polu Pozycja na deklaracji ZUS – należy wskazać odpowiednią pozycję (np. 313 – zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
Na zakł. Szczegółowe – usunąć zaznaczenie Wpływa na kwotę do wypłaty.
Następnie  w ostatniej wypłacie pracownika dodać za odpowiedni okres od – do zdefiniowany zasiłek po śmierci z kwotą.

– nie przebywała na zasiłku ZUS – w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym pracownik zmarł, należy wykazać zmarłego pracownika w raporcie ZUS RCA z „zerowymi” podstawami wymiaru składek i „zerowymi” składkami, ponieważ w tym miesiącu podlegał on ubezpieczeniom. W tym celu w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia naliczanej na koniec miesiąca (nie z przesunięciem) należy zostawić jedynie zerowe wynagrodzenie zasadnicze, aby na podstawie wypłaty wygenerowało się ZUS RCA z kodem 0110xx. Ewentualnie, bezpośrednio w programie Płatnik można dodać zerowy raport ZUS RCA (wówczas nie trzeba zapisywać zerowej wypłaty dla pracownika zmarłego).

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
   • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
   • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
   • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
   • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
   • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

Kontynuując przykład z pytania (pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego w przypadku wystąpienia nieobecności), do tak wyliczonej kwoty wynagrodzenia zasadniczego należy dodatkowo zastosować przepisy Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2002 r. nr 200, poz.1679, z późn. zm.). Program Comarch ERP Optima kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika obliczone za czas przepracowany nie jest zbyt niskie i czy nie należy dopełnić go do ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy z poziomu System/ Konfiguracja/Program/Płace/Wynagrodzenia.

W roku 2021 płaca minimalna wynosi 2800,00 zł. W związku z powyższym, należy sprawdzić, czy wynagrodzenie za czas przepracowany przez pracownika w miesiącu lipcu 2021 r. nie jest niższe od płacy minimalnej.

Wyliczenie jest następujące:
2800,00/176h* 48 (40h przepracowane + 8h urlopu wliczane również do czasu pracy)= 763,63 zł

Otrzymana kwota jest minimalnym wynagrodzeniem, jakie pracownik powinien otrzymać za przepracowane godziny w miesiącu lipcu. W podanym przykładzie wynagrodzenie pracownika w miesiącu lipcu wyniosło 746,67 zł, tj. wynagrodzenie zasadnicze po pomniejszeniach 619,40 zł zł + wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego 127,27 zł.

Ponieważ otrzymane wynagrodzenie jest niższe, niż wynika to z powyższych wyliczeń, pracownikowi należy dopłacić wyrównanie do najniższego wynagrodzenia w wysokości 16,96 zł zł. Jeżeli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany, tj. dodano lub usunięto element wypłaty, konieczne jest ponowne przeliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia.

Przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę wyłącza się niektóre składniki wypłacane pracownikom (np. potrącenia z wypłaty netto pracownika, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno– rentowe, itp.). Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat – po edycji składnika na zakładce Szczegółowe znajduje się parametr ’Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’. Zaznaczenie parametru powoduje, iż dany typ wypłaty będzie uwzględniany podczas analizy czy pracownik otrzymał gwarantowane przepisami minimalne wynagrodzenie.

Sprawdzenie ustawienia parametru w standardowych elementach wypłaty jest możliwe po wybraniu w konfiguracji typów wypłat przycisku 'Pokaż standardowe’ i podglądzie danego typu wypłaty.

O uwzględnieniu standardowego elementu wypłaty ‘Dopłata za pracę w nocy’ przy ustalaniu kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę decyduje dodatkowo ustawienie parametru ‘Dopłata za pracę w nocy wliczana do najniższego wynagrodzenia’, dostępnego z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry.

W wersji 2019.5 Comarch ERP OPTIMA z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry dodano parametr: ‘Nie licz wyrównania do najniższego wynagrodzenia przy pomniejszeniu o 1/30 za zwolnienie chorobowe’. Działanie parametru:

• niezaznaczony – wyliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia wg dotychczasowych zasad (zmiana wersji nie spowoduje automatycznie zmiany sposobu liczenia), jeśli pracownik za czas przepracowany osiągnął wynagrodzenie w kwocie niższej niż to wynika z minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku, automatycznie w wypłacie zostanie naliczony element Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia,

• zaznaczony – w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS, wyrównanie do najniższego wynagrodzenia nie zostanie naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr ‘Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’ w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone tak jak dotychczas. Jeśli w konfiguracji zostaną zaznaczone parametry Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwoln.chorob. oraz Licz wyrównanie wynagr. zasad. za pracę wg stawki zaszeregowania w wypłacie naliczy się Wyrów. wynagr. zasad. wg stawki zaszer., jeśli wynagrodzenie zasadnicze zostało pomniejszone do zera w związku z nieobecnościami, a pracownik ma przepracowane godziny w ramach obowiązującej go normy w danym miesiącu.

Wyliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia uzależnione od parametru dotyczy wszystkich rodzajów wypłat etatowych: dla ‘zwykłych’ pracowników, dla pracowników oddelegowanych za granicę i dla pracowników tymczasowych.

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

Rodzaj umowy „Umowa-zlecenie godzinowa” pozwala Użytkownikowi wprowadzić stawkę za godzinę oraz liczbę przepracowanych godzin bezpośrednio w umowie. Dane te są uwzględniane przez program podczas naliczania wypłaty.

Aby dodać pracownikowi umowę zlecenie godzinową na formularzu umowy cywilnoprawnej  w polu Rodzaj umowy należy wybrać ‘Umowę-zlecenie godzinową’  Następnie uzupełnić pole Stawka za godzinę  i w polu Czas pracy dla umowy pobierać określić sposób ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona na podstawie kalendarza nieobecności lub uproszczonego zestawienia w umowie. Po zaznaczeniu opcji ‘z kalendarza nieobecności’ czas pracy będzie pobierany z kalendarza (Nie)obecności. W przypadku wybrania opcji ‘z uproszczonego zestawienia w umowie’ czas pracy należy podać na dodatkowej zakładce Zestawienie czasu pracy.

Program posiada tzw. logi systemowe, za pomocą, których można przeanalizować wyliczony u pracownika zasiłek chorobowy, urlop lub ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Warunkiem generowania się w programie podstaw obliczeniowych jest zaznaczenie odpowiednich logów z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Parametry. Następnie naliczamy wypłatę, w której rozliczony jest np. urlop wypoczynkowy, zapisujemy ją i ponownie edytujemy. Na Formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawi się ‘Wynagrodzenie za czas urlopu’. Należy go edytować przy pomocy przycisku Następnie chcąc zobaczyć podstawę obliczeniową, należy z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) wybrać przycisk ’Podstawa obliczeniowa’ .

Formularz podstawy obliczeniowej jest nieedytowalny/wyszarzony, zawiera informacje na temat nazwy wypłaconego elementu, okresu oraz wyliczonej kwoty. Formularz podstawy dla urlopu podaje wartość stawki za godzinę urlopu oraz poszczególne wyliczenia stawki za godzinę urlopu ze składników stałych oraz składników zmiennych.

Aby zobaczyć i wydrukować podstawę naliczania urlopu, w której możemy przeanalizować jakie składniki i w jakich wartościach zostały uwzględnione do naliczania podstawy urlopu, z poziomu otwartego formularza podstawy obliczeniowej wybieramy przycisk drukarki .

Z menu wydruków wybieramy opcję ‘Naliczenie podstawy urlopu’ oraz rodzaj wydruku: uproszczony lub szczegółowy. Uproszczony wydruk pokazuje w formie tabeli sumę składników wliczonych do podstawy z wypłat za poprzednie miesiące i z miesiąca bieżącego, oraz czas pracy za te okresy. Na wydruku szczegółowym widzimy listy płac w rozbiciu na poszczególne składniki wliczane do podstawy urlopu, ich wartość i czas pracy, za które są one należne.

W podobny sposób możemy przeanalizować podstawy do chorobowego i ekwiwalentu za urlop oraz każdego dodatku zdefiniowanego algorytmem 9. Naliczenie podstawy zasiłku / wynagrodzenia za czas urlopu / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można również sprawdzić z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – wybierając z menu przycisk ’Podstawy obliczeniowe’. Przy czym z tego poziomu widoczne są wszystkie podstawy.

Warunkiem wygenerowania właściwego wydruku ze szczegółami wyliczenia każdej podstawy jest naliczenie i zapisanie wypłaty!

O sposobie dopełniania urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydują parametry znajdujące się w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry). Są to parametry pod nagłówkiem ‘W miesiącu wymagającym uzupełnienia podstawy zasiłku chorobowego’ : 

1. wyłącza  się wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których pracownik  przepracował mniej  niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
2. przyjmuje  się,  po  uzupełnieniu, wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których  pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na  równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje  prawo do  wynagrodzenia.

W  przypadku, gdy wynagrodzenie  pracownika  składa  się ze składników stałych  i zmiennych, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.”