W wersji Comarch ERP Optima 2018.6. wprowadzono mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla zwolnionego pracownika w wypłacie etatowej  za ostatni miesiąc zatrudnienia.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, dotyczy tylko list płac o rodzaju Etat, które nie są przeznaczone dla pracowników tymczasowych (na liście płac nie jest zaznaczony parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych). Nie ma obsługi automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych.

W starszych wersjach programu aby naliczyć ekwiwalent należało naliczyć wypłatę na liście Etat lub Inna  a następnie na zakładce Elementy wypłaty dodać plusem typ wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Od wersji 2019.6 Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu Konfiguracja /Firma/ Płace/ Parametry należy odznaczyć parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym 

Jeśli pracownik od pierwszego dnia zatrudnienia uzyskuje prawo do zasiłku chorobowego, należy na formularzu danych kadrowych przejść na zakładkę Inne informacje i w sekcji ‘Bilans otwarcia nieobecności ZUS’ uzupełnić dwie pozycje:

Informacje na dzień

Prawo do zasiłku chorobowego od dnia

W obu polach podajemy datę, od której pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek/wynagrodzenie za czas choroby – czyli datę zatrudnienia.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 wprowadzono automatyczne ustawianie parametrów dotyczących naliczania prawa do zasiłku chorobowego bez okresu wyczekiwania. Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków: 

Jeżeli pracownik powinien otrzymać pełną kwotę dodatku stażowego, niezależnie od ilości godzin / dni przepracowanych w miesiącu, ale nie powinny być naliczane składki ZUS od kwot należnych za okres zwolnień lekarskich, w programie Comarch ERP Optima należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat  zdefiniować dwa typy wypłat: 

Deklarację należy złożyć, jeśli pracodawca wyraził chęć skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników składając oświadczenie ZUS OSW. Okres przechowywania dokumentacji można skrócić dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy w okresie od 1.01.1999 do 31.12.2018 roku i z którymi została rozwiązania umowa o pracę/umowa cywilnoprawna. Deklarację ZUS RIA można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika lub seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu Deklaracje zgłoszeniowe ZUS bądź Deklaracje seryjne ZUS. Jeśli pracownik nie spełnia tych warunków podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Deklarację można zapisać do pliku xml i zaimportować do programu Płatnik. W przypadku pracowników wieloetatowych naliczenie deklaracji ZUS RIA należy wykonać z poziomu etatu głównego.

W deklaracji wykazywane są następujące dane:
• dane identyfikacyjne pracownika,
• informacja o rozwiązaniu ostatniego stosunku pracy – data zwolnienia pobrana z zakładki 3.Etat oraz dane dotyczące trybu rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy z zakładki 4.Ubezpieczenie(etat),
• kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.,
• kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.,
• kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. – kwota elementów, które mają zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków i które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe,
• informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 r. do 31.12.2018r. – okres pracy nauczycielskiej wykazany ustalany jest na podstawie ustawienia parametru Nauczyciel w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018 oraz nieobecności pracownika. Do okresów pracy nauczycielskiej zaliczany jest urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności, które mają zaznaczony parametr Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej.
• informacja o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DZ. U. z 2018 r. poz. 1924) od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustalany jest na podstawie ustawienia pola Kod FEP w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2008 oraz nieobecności pracownika.

W programie istnieje możliwość dodawania wielu list płac o tym samym rodzaju np. Etat za ten sam okres. Można to zrobić na dwa sposoby.

1. Wprowadzając kolejne dokumenty o nowych oznaczeniach (symbolach),
2. Wykorzystując w definicji dokumentu serię lub wydział.

Definicja dokumentów jest dostępna zarówno z poziomu formularza listy płac (po kliknięciu w przycisk ‘Dokument’) jak i z poziomu Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Listy płac.

Istnieje możliwość, aby dodać nowy dokument plusem lub skopiować (po podświetleniu pozycji wciskamy CTRL + INS) standardowy dokument np. E –  podając inny symbol dokumentu np. E1. Nowo dodany dokument E1 można wówczas wybrać na formularzu kolejnej listy płac o tym samym rodzaju za ten sam okres.

Jeżeli natomiast w definicji dokumentu jako jeden z członów w schemacie numeracji wybierzemy – unikatową serię, wówczas na formularzu każdej kolejnej listy płac za ten sam okres po wybraniu tego samego dokumentu w pozycji ‘Seria dokumentu’ będzie można wskazać inną serię i w ten sposób zapisać wiele list płac o symbolu np. E – różniących się serią. Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
W przypadku gdy w schemacie numeracji zostanie wybrany wydział (dostępne w module Płace i Kadry Plus) należy na formularzu wydziału wypełnić pole ‘Symbol listy płac’.

W przypadku naliczania składek PPK znaczenie ma data wypłaty wynagrodzenia. Z dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK osoba zatrudniona staje się uczestnikiem PPK i od każdego wynagrodzenia wypłaconego po jej zawarciu należy naliczać składki PPK. Składki PPK naliczamy od wszystkich elementów wynagrodzenia, które stanowią podstawę naliczania składek emerytalno-rentowych.

W związku z nowelizacją art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 52l ustawy z dnia 31 marca 2020 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. Nr 220, poz. 568) – wartość świadczeń pracownika w związku z działalnością socjalną, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych – limit zwolnienia z podatku w 2020 r. i 2021 r. wynosi 2000 zł (dotychczasowy limit zwolnienia 1000 zł).

Jeśli w bieżącym roku nie wypłacono jeszcze takich świadczeń, ale będą one naliczane w kwocie wyższej niż 2000 zł, wówczas z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat należy zdefiniować dwa typy wypłat: 

W module Płace i Kadry Plus, w zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12, istnieje możliwość wprowadzenia wzorów, które będą automatycznie kontrolowały przekroczenie kwoty 2000zł i odpowiednio naliczały wartość składnika opodatkowanego i nieopodatkowanego. O pomoc w zakresie konstrukcji wzoru należy zwrócić się do Autoryzowanego Partnera Comarch.