Logi systemowe

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania.

W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:

  • W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
    • Nadgodzin,
    • Limitów,
    • Stażu pracy,
  • Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
    • Urlopu,
    • Ekwiwalentu,
    • Chorobowego,
    • Wychowawczego 

Logi, zapisywane w bazie danych dostępne są w programie z poziomu:

  1. Formularza elementu wypłaty ,
  2. Formularza danych kadrowych pracownika (wyświetlane są wszystkie logi zapisane dla tego pracownika).

 

Uwaga
 Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oraz urlopu wychowawczego dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji /Program /Płace/ Parametry.

Formularz podstawy obliczeniowej: zwolnienie chorobowe

Wprowadzając do programu nieobecność typu zwolnienie lekarskie i naliczając wypłatę , na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas choroby”.

Uwaga
 Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące naliczania podstawy zasiłków chorobowych dopuszczają wiele różnych metod wyliczania podstawy zasiłku, zależnie od zapisów zawartych w układach zbiorowych, czy regulaminach wynagrodzeń, a dotyczących uprawnień do należnych pracownikom składników płacowych. Na sposób liczenia podstawy zasiłku wpływa dodatkowo historia podlegania ubezpieczeniom społecznym przez osobę uprawnioną do zasiłku. W szczególnych, nietypowych przypadkach zaleca się sprawdzenie poprawności wyliczenia podstawy zasiłku (można do tego wykorzystać standardowy wydruk Naliczanie podstawy zasiłku – szczegóły dostępny z formularza elementu wypłaty będącego rozliczeniem nieobecności typu ZUS) i w razie potrzeby skorygowanie kwoty podstawy zaproponowanej przez program.

Aby zobaczyć podstawę do chorobowego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – „wynagrodzenia za czas choroby” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać: 

  • Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
  • Podstawę wymiaru zasiłku,
  • Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
  • Wartość tego składnika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:

  • Wynagrodzenia za czas choroby,
  • Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Kwocie,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
  • Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:

  • Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
  • Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.\
  • Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
  • Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).

Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.

Uwaga
 Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Uwaga
 Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).

Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”.

Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:

  • Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
  • Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
  • Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
  • Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:

  • Nazwa wypłacanego elementu,
  • Okres za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
  • Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
  • Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
  • Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
  • Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga
 Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Uwaga
 Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzn średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.

Uwaga
 Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.

Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:

  • Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
  • Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentulanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
  • Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga
 Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:

  • uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
  • premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
  • jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
  • przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
  • jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
    • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
    • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

  • jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
  • zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.




Eksport danych kadrowych

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem  na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.

Uwaga
Wymagane rozszerzenie pliku docelowego Eksportu danych kadrowych to *.xls. Warunek konieczny także dla stanowisk, gdzie wykonywany jest eksport, a jest zainstalowany tylko arkusz kalkulacyjny Open Office.

Zakres informacji exportu do arkusza Excel:  

 

  • Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
  • Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny  (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
  • Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
  • Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
  • Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),

Uwaga

Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.

Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

  • Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
  • Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
  • Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
  • Plan pracy (kalendarz normatywny),
  • Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
  • Nieobecności,
  • Zestawienia czasu pracy,
  • Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
    • Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
    • Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
  • Czas pracy zleceniobiorców:
    • Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
    • Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.

Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:

  • zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
  • z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
  • jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
  • aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.

W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.

Eksport czasu pracy i nieobecności

Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz.

Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników.

Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:

  • wyświetlić listę pracowników (Kadry),
  • zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
  • następnie nacisnąć przycisk eksportu .

W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności.

Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników.

Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:

  • wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
  • wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).

Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).

Uwaga
Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.

Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:

  • Wg Kalendarza,
  • Wg Obecności.

W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie.

Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:

  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
  • Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.

Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:

  • Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
  • Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.

Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.

  • Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
  • Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).

Uwaga
Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.




Pożyczki

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Formularz listy płac typu Pożyczka

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
  • Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
  • Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
    • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
    • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
    • Wysokość miesięcznej raty,
    • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
  • Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Uwaga
 Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat.

Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki.

Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej.

Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki.

Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu EtatUmowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Uwaga

W System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:

  • Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
  • Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość.

Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata.

Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.

W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Lista spłat pożyczki

Uwaga
 W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.

Zaniechanie pożyczki

Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

  • Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
  • W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
  • Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

Uwaga
 W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.




Rejestrator Czasu Pracy (RCP) (Płace i Kadry Plus)

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy).

Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:

  • ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
  • rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:

  • RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
  • RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.

Szczegóły na ten temat zawarte są w podręczniku do Konfiguracji systemu.

Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat].

RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania.

Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:

  • uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
  • puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.

Jeśli pole RCP reguła wygładzaniaWydziale pracownika jest:

  • uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
  • puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.


Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.

Uwaga
Brak numeru karty RCP obowiązującej na dany dzień będzie oznaczać, że dany pracownik nie ma rozliczanego czasu pracy w oparciu o RCP.

Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Można to zrobić z dwóch poziomów:

  1. Z listy pracowników w kadrach, po zaznaczeniu pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP
  2. Z formularza pracownika, wybrać z ikony  opcję Lista kart RCP.

Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:

Lista kart RCP pracownika

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

Uwaga
Program nie kontroluje numerów kart RCP przypisanych pracownikom. W związku z powyższym, należy zwracać uwagę, aby numery nie dublowały się.

Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo.

Edycja karty RCP.

Usunięcie zaznaczonej karty RCP

Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.

Uwaga
Aby import czasu pracy przebiegł poprawnie w pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.

Import danych RCP

Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika.

Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika.

Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym (rysunek poniżej).

Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP.

W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane dotyczące kart RCP między bazami są synchronizowane automatycznie. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – ukryte są opcje importu/eksportu danych w menu Narzędzia/Importy, a także wyłączony import danych z Comarch ERP XL na liście kart RCP pracownika. Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL znajdujący się w konfiguracji firmy w gałęzi Parametry współpracy z XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie.




Zaliczki brutto/netto

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

  • Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
  • Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Udzielenie zaliczki brutto/netto:

  • Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
  • Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
  • Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

Formularz listy płac Zaliczka brutto (fragment okna)

  • W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Uwaga
Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Uwaga
 Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat:

Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto.

Wydruki

Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

  • Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
  • Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
  • Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
  • Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.




Struktura arkusza kalkulacyjnego

Uwaga

Niezależnie od ustawień regionalnych pola z datami zapisywane są w arkuszu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2010-10-01)

Komórki w arkuszu MS Excel w formacie gg:mm, w przypadku godzin jednocyfrowych, wyświetlane są w postaci ‘7:00’ (bez zera na początku).

Komórki liczbowe nie mają domyślnie wstawianych w arkuszu nieznaczących miejsc po przecinku (jeżeli liczba całkowita) – np. stawka zaszeregowania wyświetlana będzie w postaci ‘3000’, a nie ‘3000,00’

Kolumna Plec – dopuszczalne wartości kolumny to „K” i „M” zapisane dużymi literami jeżeli w kolumnie płeć zostały zapisane małe litery „k” i „m” nie importuje się płeć do Comarch ERP Optima

Kolumna Wojewodztwo – importują się tylko nazwy województw zapisane małymi literami (tak, jak na liście słownikowej pola Województwo) – jeżeli województwo zostało wpisane „dużymi literami” nie importuje się do Comarch ERP Optima.

RCP – można eksportować tylko jeden zapis RCP – eksportuje się ostatni względem daty z pola OkresOd.

Liczba kolumn zawierająca informacje z kolejnych wejść/wyjść (czas przepracowany/plan pracy) w obrębie jednego dnia w kalendarzu jest ustalana dynamicznie.

Dane kadrowe

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Archiwalny0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Drugie_imiedrugie imię pracownika
Data_urodzeniadata urodzenia
Miejsce_urodzeniamiejsce urodzenia
Imie_ojcaimię ojca
Imie_matkiimię matki
Nazwisko_rodowenazwisko rodowe
Nazwisko_rodowe_matkinazwisko rodowe matki
PlecK - kobieta,
M - mężczyzna
Peselnr Pesel
NIPnr NIP
Dowod_osobistyseria i nr dowodu osobistego
Dowod_wydany_przez
Dowod_data_wydaniadata wydania dowodu osobistego
Dowod_data_ waznoscidata ważności dowodu osobistego
Paszportseria i nr paszportu
Wydzialnazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
RCP_Numernumer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresOdokres od (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresDookres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresoweKrajnazwa kraju
Wojewodztwonazwa województwa
Powiatnazwa powiatu
Gminanazwa gminy
Miejscowoscnazwa miejscowości
Ulicanazwa ulicy
Nr_domunr domu
Nr_lokalunr lokalu
Kod_pocztowykod pocztowy np. 10-210
Pocztanazwa poczty
Rodzaj_miejscowosci0 - miasto,
1 - wieś
Kod_gminykod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
Telefonnr. telefonu
EmailAdres E-mail
Kraj_zamieszkaniaNazwa kraju w adresie zamieszkania
Wojewodztwo_zamieszkaniaNazwa województwa w adresie zamieszkania
Powiat_zamieszkaniaNazwa powiatu w adresie zamieszkania
Gmina_zamieszkaniaNazwa gminy w adresie zamieszkania
Miejscowosc_zamieszkaniaNazwa miejscowości w adresie zamieszkania
Ulica_zamieszkaniaNazwa ulicy w adresie zamieszkania
Nr_domu_zamieszkaniaNumer domu w adresie zamieszkania
Nr_lokalu_zamieszkaniaNumer lokalu w adresie zamieszkania
Kod_pocztowy_zamieszkaniaKod pocztowy w adresie zamieszkania
Poczta_zamieszkaniaNazwa poczty w adresie zamieszkania
Kraj_korespondencjaNazwa kraju w adresie korespondecyjnym
Wojewodztwo_korespondencjaNazwa województwa w adresie korespondencyjnym
Powiat_korespondencjaNazwa powiatu w adresie korespondencyjnym
Gmina_korespondencjaNazwa gminy w adresie korespondencyjnym
Miejscowosc_korespondencjaNazwa miejscowości w adresie korespondencyjnym
Ulica_korespondencjaNazwa ulicy w adresie korespondencyjnym
Nr_domu_korespondencjaNumer domu w adresie korespondencyjnym
Nr_lokalu_korespondencjaNumer lokalu w adresie korespondencyjnym
Kod_pocztowy_korespondencjaKod pocztowy w adresie korespondencyjnym
Poczta_korespondencjaNazwa poczty w adresie korespondencyjnym
Dane etatoweData_zatrudnieniadata zatrudnienia
Data_zwolnieniadata zwolnienia
Rodzaj_zatrudnienia0-pracownik,
1-właściciel,
2-os. współp.,
4-uczeń i roku,
5-II roku,
6-III roku,
7-młodociany
Rodzaj_umowyna czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
Stanowiskonazwa stanowiska
Licznik_wymiaru_etatuLicznik wymiaru etatu
np. 1 dla 1/1
Mianownik_wymiaru_etatuMianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
Rodzaj_stawki1 - miesięczna,
2 - godzinowa,
0 - brak etatu
Czy_stawka_minimalna0 - nie,
1 - stawka minimalna
Stawkawartość stawki zaszeregowania,
ZestawienieCzasuPracyPracownik rozliczany
0 – wg Kalendarza
1 – wg Obecności
2 – wg Zestawienia
Procent_minimalnejWartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
Dobowa_norma_do_urlopuStandardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
Limit_nadgodzin_w_minutachIndywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
Kod_zawoduKod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
Kod_oddzialu_NFZKod oddziału NFZ
Data_przyst_do_NFZData przystąpienia do NFZ
Kod_wyksztalceniaKod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
Kod_wyksztalcenia_PFRONInformacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
Wiek_emerytalnyData osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
Procent_Zasadniczego_Koszty50Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
Badania okresoweData badania okresowego
Koszty_uzyskania_mnoznikStandardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
Ulga_podatkowa_mnoznikStandardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
Bez_FP_ponizej_minimalnej0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze,
1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
US_akronimAkronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
US_nazwaNazwa urzędu skarbowego (pracownika)
US_miejscowoscMiejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
US_ekodKod urzędu skarbowego
US_ulicaUlica, przy której jest urząd skarbowy
US_nr_domuNumer budynku urzędu skarbowego
US_kod_pocztowyKod pocztowy urzędu skarbowego
UbezpieczeniaKod_tytułu_ubezpieczeniakod tytułu ub. bez zer z przodu
Prawo_do_renty_i_emerytury0 - bez prawa,
1 - do emer.,
2 - do renty
Stopien_niepełnosprawnoscinumer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
Niepelnosprawnosc_odWskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
Niepelnosprawnosc_do
Ubezpieczenie_ZUS_oddata powstania obowiązkowych ubezp. społ.
Emerytalne0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Rentowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Wypadkowe0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Ubezpieczenia_zdrowotne_oddata powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
Emerytalne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Emerytalne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Rentowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Rentowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Chorobowe_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Zdrowotne_dobrUbezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Zdrowotne_dobr_odData, od której obowiązuje ub.dobrow.
Praca_w_szczeg_warunkKod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
Praca_w_szczeg_warunk_oddata od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Praca_w_szczeg_warunk_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Szczeg_warunki_FEP_kodKod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Szczeg_warunki_FEP_oddata od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Szczeg_warunki_FEP_dodata do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Nie_naliczac_FPnie naliczać Funduszu Pracy
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
Nie_naliczac_FP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
Nie_naliczac_FGSPnie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FGSP_od_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
Nie_naliczac_FGSP_do_datyokres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne daneKategoriakod kategorii z formularza kategorii
Opis_kategoriiopis kategorii
Opis_pracownikaopis pracownika

 

Formy płatności

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Lpkolejność zapisów
Forma_platnosci_nazwagotówka, czek, przelew, kredyt, inna
Forma_platnosci_typ1 – gotówka,
2 – przelew
Bank_akronimakronim banku
Bank_numernr rozliczeniowy banku
Bank_nazwanazwa banku
IBAN0 - zwykły standard,
1 - standard IBAN
Numer_rachunkupełny numer rachunku
Procentprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
Kwotaprzypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
Reszta0 - brak nadwyżek,
1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty

 

Akordy

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa akordu
Rodzajrodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
Miesiacakordy za miesiąc
Rokakordy za rok
Iloscilość wykonanych jednostek
Czas_w_minutachczas wykonania w minutach
Kwota_akordu_grupowegokwota całościowa akordu grupowego
Udzial_akordu_grupowegoUdział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.

 

Atrybuty

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Dane identyfikacyjneKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Nazwanazwa atrybutu
Typtyp atrybutu (1 – flaga,
2 – tekst, 3 – liczba, 4 – lista,
5 – sql, 6 – url)
Data_odokres obowiązywania od
Data_dookres obowiązywania do
Wartoscodpowiadająca typowi wartość atrybutu

 

Nieobecności

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
NieobecnościKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Nazwa_do_importunazwa nieobecności
Nazwa_zrodlowaPrzy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
Data_odData rozpoczęcia nieobecności
Data_doData zakończenia nieobecności
PrzyczynaPrzyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
Nieobecnosc_na_czesc_dniaCzas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
Urlop_na_zadanieUrlop na żądanie. Kolumna powinna być uzupełniona w przypadku wystąpienia urlopu na żądanie
0 – zwykły urlop wypoczynkowy
1 – urlop wypoczynkowy na żądanie

 

Plan pracy

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Plan pracyLpLiczba porządkowa nr wiersza z danymi
Kodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaPraca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
RodzajDniaWolRodzaj dnia wolnego- kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku gdy TypDnia to Wolny lub Świeto. Przy eksporcie pobrana jest wartość z pola ‘Rodzaj dnia wolnego’ z planu pracy pracownika.
Podczas importu jeśli w arkuszu nie ma oznaczenia lub znajduje się oznaczenie, którego nie ma w bazie w gałęzi ‘Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy’ dla dni wolnych domyślnie ustawia się ‘W’, dla dni świątecznych ‘ND’
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina Do w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx

 

Czas przepracowany

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas przepracowanyKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiępierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDniaOznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność.
Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio:
P - pracy,
W - wolny,
S - święto,
N - nieobecność.
Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
Wxx_GodzOdGodzina Od w  wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDoGodzina do w  wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
Wxx_StrefaAkronim strefy w  wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Opis_NadgWartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1,
O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.Wxx_WydzialNazwa wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału w  wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
Wxx_ProjektNazwa projektu w  wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu w  wejściu (ważny do importu)

 

Czas zestawienia

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
Czas zestawieniaKodkod pracownika (akronim)
Nazwiskonazwisko pracownika (informacyjnie)
Imiepierwsze imię pracownika (informacyjnie)
PozycjaZestawieniaNumer kolejnej pozycji zestawienia:
0 – dla wiersza nagłówkowego,
1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
DataOdData Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
DataDoData do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
CzasPracyGodzLiczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
CzasPracyDniLiczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
Nadgodziny50Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
Nadgodziny100Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
GodzinyNocneLiczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
StrefaAkronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
WydzialNazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Wydzial_adres_wezlaAdres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
ProjektNazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Projekt_adres_wezlaAdres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie

 

Umowy

Uwaga
Symbole są w bazie unikalne (Konfiguracja / Definicje dokumentów). Jeśli w arkuszu *.xls (kolumna Symbol_listy) podano już istniejący w bazie symbol dokumentu np. PA (paragon) to zaimportuje się umowa bez symbolu.

Rodzaj danychNazwa kolumnyOpis zawartości pola
UmowyKodkod pracownika
Nazwiskonazwisko pracownika
Imiepierwsze imię pracownika
Symbol_numeracjiWypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
Opis_umowyTreść pojawi się w polu Opis umowy
Data_zawarciaData zawarcia umowy
Data_odData rozpoczęcia umowy
Data_doData zakończenia umowy
Rodzaj_umowyNazwa typu wypłaty (rodzaju umowy)
Wartosc_bruttoWartość umowy (kwota brutto)
Stawka_godzStawka umowy godzinowej
Przyrownanie_do_minimumPrzyjmowane wartości:
0 – parametr niezaznaczony, 1 – parametr zaznaczony
Czas_pracyCzas pobierany: 0 - z kalendarza nieobecności, 1 - z uproszczonego zestawienia w umowie
TytulTytuł umowy
Kwota_nastepnej_wyplatyKwota następnej wypłaty brutto
Kod_tytulu_ubezpieczeniabez zer z przodu (np.411, nie 0411)Kod tytułu ubezpieczenia
Ubezpieczenie_ZUS_odData zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych
Emerytalne1 – podlega obowiązkowemu emerytalnemu;
0 – nie podlega
Rentowe1 – podlega obowiązkowemu rentowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe1 – podlega obowiązkowemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Wypadkowe1 – podlega obowiązkowemu wypadkowemu;
0 – nie podlega
Ubezpieczenie_zdrowotne_odData zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego
Emerytalne_dobr1 – podlega dobrowolnemu emerytalnemu;
0 – nie podlega;
Emerytalne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. emerytalnego
Rentowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu rentowemu;
0 – nie podlega
Rentowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. rentowego
Chorobowe_dobr1 – podlega dobrowolnemu chorobowemu;
0 – nie podlega
Chorobowe_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. Chorobowego
Zdrowotne_dobr1 – podlega dobrowolnemu zdrowotnemu;
0 – nie podlega
Zdrowotne_dobr_odData zgłoszenia do dobrowolnego ub. zdrowotnego
Data_wyrejestrowaniaData wyrejestrowania z ubezpieczeń
Kod_wyrejestrowaniaKod przyczyny wyrejestrowania
Symbol_listySymbol listy płac, z którą ma być powiązana umowa
Czas przepracowanyKodAkronim pracownika
NazwiskoNazwisko pracownika,
ImieImię pracownika
DataKolejne dni ze wskazaniem okresu,
TypDniaP - jako pracy,
W - wolny
S - święto
W1 GodzODGodzina od pierwszego wejścia
W1 GodzDoGodzina do pierwszego wejścia
W1 StrefaStrefa czasu pracy w danym wejściu
W1_Opis_Nadg Ustawienie w polu ‘Odbiór nadgodzin’ w danym wejściu,
W1_Wydzial Ustawiony wydział w danym wejściu
W1_Wydzial_adres_wezla Adres węzła ustawionego wydziału w czasie pracy
W1_Projekt Projekt ustawiony w danym wejściu
W1_Projekt_adres_wezlaAdres węzła ustawionego projektu w czasie pracy
Zestawienia umowaKodAkronim pracownika
Nazwisko Nazwisko pracownika,
ImięImię pracownika,
Numer_umowyPełny numer dokumentu,
MiesiącMiesiąc, za który jest zestawienie,
RokRok, za który jest zestawienie
Czas_pracyIlość godzin pracy w formacie
ggg:mm, czyli ilość godzin i minut




Archiwizacja wypłat

Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, dla zaznaczonych pracowników za pomocą ikony  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.

Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 

 

  • dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
  • dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
  • w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

 

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłatyPrzywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Archiwizacja wypłat

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki][Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie WypłataElement. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny