Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania.

W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:

• W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
  • Nadgodzin,
  • Limitów,
  • Stażu pracy,
• Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
  • Urlopu,
  • Ekwiwalentu,
  • Chorobowego,
  • Wychowawczego 

• Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
• Podstawę wymiaru zasiłku,
• Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
• Wartość tego składnika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:

• Wynagrodzenia za czas choroby,
• Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Kwocie,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
• Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
• Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:

• Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
• Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.\
• Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
• Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).

Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Uwaga

 Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).

Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”.

Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
• Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
• Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
• Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego elementu,
• Okres za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
• Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
• Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
• Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
• Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.

Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:

• Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
• Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentulanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
• Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
• Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:

• uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
• premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
• jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
• jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
• zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

• Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
• Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny  (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
• Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
• Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
• Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),

• Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
• Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
• Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
• Plan pracy (kalendarz normatywny),
• Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
• Nieobecności,
• Zestawienia czasu pracy,
• Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
  • Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
  • Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
• Czas pracy zleceniobiorców:
  • Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
  • Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.

Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:

• zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
• z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
• jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
• aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.

W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.

Eksport czasu pracy i nieobecności

Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz.

Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników.

Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:

• wyświetlić listę pracowników (Kadry),
• zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
• następnie nacisnąć przycisk eksportu .

W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności.

Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników.

Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:

• wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
• wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).

Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).

Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:

• Wg Kalendarza,
• Wg Obecności.

W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie.

Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:

• Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
• Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.

Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:

• Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
• Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.

Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.

• Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
• Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
• Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
• Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
  • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
  • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
  • Wysokość miesięcznej raty,
  • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
• Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat.

Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki.

Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej.

Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki.

Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość.

Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata.

Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.

W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Zaniechanie pożyczki

Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

• Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
• W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
• Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy).

Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:

• ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
• rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:

• RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
• RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.

Szczegóły na ten temat zawarte są w podręczniku do Konfiguracji systemu.

Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat].

RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania.

Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
• puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.

Jeśli pole RCP reguła wygładzania w Wydziale pracownika jest:

• uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
• puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.

Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.

Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:

Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.

Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.

Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.

– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo.

– Edycja karty RCP.

– Usunięcie zaznaczonej karty RCP

Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.

Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika.

Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika.

Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym (rysunek poniżej).

Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona  po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP.

W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane dotyczące kart RCP między bazami są synchronizowane automatycznie. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – ukryte są opcje importu/eksportu danych w menu Narzędzia/Importy, a także wyłączony import danych z Comarch ERP XL na liście kart RCP pracownika. Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL znajdujący się w konfiguracji firmy w gałęzi Parametry współpracy z XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

• Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
• Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Udzielenie zaliczki brutto/netto:

• Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
• Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
• Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

• W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat:

Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto.

Wydruki

Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

• Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
• Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
• Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
• Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.