W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
• Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
• Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
  • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
  • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
  • Wysokość miesięcznej raty,
  • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
• Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat.

Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki.

Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej.

Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki.

Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość.

Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata.

Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.

W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Zaniechanie pożyczki

Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

• Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
• W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
• Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

Sekcja Razem:

• Suma elementów wypłaty – suma wszystkich elementów wynagrodzenia, zarówno opodatkowanych jak i nie, w tym zasiłki ZUS,
• Składki ZUS pracownika – suma naliczonych w wypłacie składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracownika,
• Koszty uzyskania (naliczone) – faktycznie uwzględnione w wypłacie koszty uzyskania. Dla odpowiednio niskich wypłat kwota naliczonych kosztów uzyskania może być niższa od kosztów nominalnych (przysługujących pracownikowi do rozliczenia w danym miesiącu). Naliczone w danej wypłacie koszty uzyskania nie mogą być większe niż suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia pomniejszona o składki ZUS pracownika,
• Zaliczka podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym – naliczona zaliczka podatku pomniejszona wyłącznie o należną pracownikowi ulgę podatkową (zaliczka podatku w rozbiciu na składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę podatku przekazywaną do urzędu skarbowego wykazywana jest na zakładce Podatki),
• Składki PPK pracownika – łączna suma składek podstawowej i dodatkowej pracownika odprowadzanych do wybranej Instytucji Finansowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Sekcja Opodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie nominalne po pomniejszeniu z tytułu odnotowanych nieobecności, skorygowane o ewentualne odchyłki od przyjętej normy czasu pracy (w przypadku dodatniej odchyłki wynagrodzenie powiększone o iloczyn: wartość jednej godziny pracy x liczba nadgodzin). W wynagrodzeniu zasadniczym NIE są wykazywane dopłaty z tytułu rozliczenia nadgodzin). Dodatkowo w tym elemencie sumowany jest akord oraz wszystkie typy wypłat definiowane według algorytmu 13.
• Dodatki – suma opodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami (w tym wynagrodzenie za czas choroby),
• Potrącenia – suma opodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami, w tym spłaty udzielonych zaliczek,
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych,
• Zasiłki (opodatkowane, niebędące rozliczeniem nieobecności) zasiłki wyrównawcze.

Sekcja Dopłaty do wynagrodzenia:

• Za pracę w nocy,
• Nadgodziny z dopłatą +50%, (wyłącznie same dopłaty, „podstawowa” część dodatku uwzględniona została w wynagrodzeniu zasadniczym) nadgodziny z dopłatą +100% (jak wyżej).

Sekcja Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Dodatki (bez zasiłków) – suma nieopodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia,
• Potrącenia (w tym spłaty udzielonych zaliczek) – suma nieopodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia (np. składki PKZP, składki PZU, spłata nieopodatkowanej zaliczki),
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków wychowawczych,
• Zasiłki – suma zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
• Korekta zaliczki podatku z tytułu rozliczenia za ubiegły rok – suma elementów wykazywanych na PIT-4R.

Sekcja Kwota do wypłaty:

• Razem – wartość netto wypłaty z podziałem na ROR i wypłatę gotówkową – kasa.

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Zakładka Podatki zawiera szczegółową informację o danych podatkowych, w szczególności są to:

• Suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (łącznie z opodatkowanymi zasiłkami),
  • W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT dla młodych- przychód do którego było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych.
• Suma składek ZUS  – pełna kwota składek naliczonych w wypłacie
• W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodat. – składki na ubezpieczenie społeczne od opodatkowanych elementów wypłaty, które pomniejszają podstawę opodatkowania, nie są wykazywane składki społeczne naliczone od elementów, od których było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych.
• Koszty uzyskania
  • Należne w miesiącu – wartość kosztów uzyskania przysługujących pracownikowi do odliczenia w danym miesiącu. Wielkość odczytana z danych kadrowych pracownika. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, dla każdej z nich koszty należne będą wyświetlane w identycznej wysokości,
  • Odliczone – koszty uzyskania faktycznie odliczone w danej wypłacie. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, może okazać się, że całe koszty uzyskania zostały uwzględnione („wyczerpane”) w pierwszej z realizowanych wypłat,
  • Koszty uzyskania przychodu 50% z tytułu praw autorskich: Przychód 50% – w którym zapisywana jest pełna wartość uprawniająca do zastosowania 50% kosztów, która z kolei jest zliczana do deklaracji PIT-11 Podstawa 50% oraz Koszty 50%.
• Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń) – kwota stanowiąca podstawę naliczenia podatku bez zaokrągleń,
• Procent podatku – procent podatku, który został zastosowany przy wyliczaniu zaliczki podatku. Pole dostępne jedynie na formularzu wypłaty etatowej.
• Ulga podatkowa (Należna w miesiącu i Odliczona) – wartości ustalane na tych samych zasadach, co odpowiadające im koszty uzyskania,
• Naliczona zaliczka podatku – sumaryczna kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczki podatku (bez zaokrąglenia podatku),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego – zaokrąglona do 1,00zł kwota podatku przekazywana do urzędu skarbowego,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne odlicz. od przych. zwol- wykazywana jest składka zdrowotna odliczona od przychodu, do którego było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych. W przypadku przychodów, od których podatek był liczony tylko od części wynagrodzenia ponieważ nastąpiło przekroczenie limitu zwolnienia z PIT składka zdrowotna odliczona od części przychodu, który podlegał zwolnieniu wyliczana jest jako różnica między kwotą składki odliczonej naliczonej od pełnego przychodu i kwotą składki zdrowotnej odliczonej od przychodu faktycznie opodatkowanego.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) po stronie Płatnika – składka nie pomniejszająca wypłaty np. składki płacone od urlopów wychowawczych.

Na formularzu wypłaty pracownika na zakładkach: podatki, ubezpieczenie po prawej stronie okna pojawia się pole Korekta podatku i ubezpieczeń . Użytkownik uzyska możliwość ręcznej korekty (zmiany) pól:

• Odliczone koszty uzyskania,
• Odliczona ulga podatkowa,
• Naliczona zaliczka podatku (do czasu funkcjonowania ograniczenia w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki podatku naliczona zaliczka podatku powinna być równa sumie zaliczki podatku przekazywanej do urzędu skarbowego i składki na ubezpieczenie zdrowotne),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona) – wartość składki zdrowotnej odliczonej od podatku‑7,75 % od podstawy składki, lub niższa wartość, jeżeli zabrakło podatku na potrącenie składki w pełnej wysokości,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (od netto) – wartość składki zdrowotnej potrącanej z dochodu pracownika,

Po zaznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń i wprowadzeniu ręcznych korekt program automatycznie przelicza pola, które zależą od tych zmodyfikowanych. Pola dotyczące składek i podatku, które zostały ręcznie skorygowane przez użytkownika są dodatkowo oznaczane. Na kolor czerwony są oznaczane pola, które zostały ręcznie zmodyfikowane, a na zielono pola, które zostały automatycznie przeliczone względem kwoty skorygowanej ręcznie (oznaczonej na czerwono).

W wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia modyfikacja pól na jednym z kodów, powoduje oznaczenie jako modyfikowanych analogicznych pól również na drugim kodzie. Jeśli jest potrzeba skorygowania kwot zarówno na zakładce [Podatki], jak i na zakładce [Ubezpieczenia] w wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia, to korekta musi być wykonana najpierw na zakładce [Podatki]. Po wprowadzeniu zmian na zakładce [Ubezpieczenia], jest blokowana możliwość ponownej edycji kwot na zakładce [Podatki]. Ponowna korekta jest możliwa dopiero po odznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń (czyli przywróceniu automatycznych wyliczeń) i ponownym jego zaznaczeniu.

Uwaga

 Zaznaczenie opcji Korekta podatku i ubezpieczeń na formularzu wypłaty skutkuje wyświetleniem na liście Wypłaty pracowników ikony  w kolumnie Korekta składek. 

Podatek od umów cywilnoprawnych

Od wersji 2014.5.1 podatek od umów cywilnoprawnych, zależnie od ustawienia parametru w konfiguracji Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT, można liczyć  łącznie lub oddzielnie dla elementów wypłaty naliczonych na liście płac typu Umowa.

Działanie parametru:

• Parametr zaznaczony:
  • dla wypłat umów cywilnoprawnych oraz dodatkowych elementów wynagrodzenia, liczonych na tej samej liście płac, zaliczka podatku jest uzgadniana i zaokrąglana łącznie dla wszystkich przychodów naliczanych na danej liście płac. Uzgadnianie zaliczki podatku jest wykonane dla elementów, które mają ustawioną taką samą pozycję na deklaracji PIT i procent podatku. Podczas naliczania wypłaty na tej samej liście płac, zawierającej składniki mające ustawiony różny procent podatku parametr nie może być zaznaczony. Przy próbie naliczenia takiej wypłaty pojawia się odpowiedni komunikat
  • dla wypłat liczonych na oddzielnych listach płac typu Umowa zaliczka podatku jest zaokrąglana dla każdej z wypłat oddzielnie.
• Parametr niezaznaczony – zaliczka podatku liczona jest oddzielnie dla każdej wypłaty, bez względu czy naliczana jest na jednej liście płac czy na kilku, program działa tak, jak w wersjach wcześniejszych niż 2014.5.1.

Zakładka [Ubezpieczenia] zawiera szczegółową informację o podstawach naliczania składek ZUS oraz naliczonych składkach (finansowanych zarówno ze środków pracownika jak i pracodawcy), w szczególności są to:

• Kod tytułu ubezpieczenia
• Podstawa naliczania składki:
  • Emerytalnej (w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawa zostanie automatycznie odpowiednio pomniejszona (wyzerowana)),
  • Rentowej (jak wyżej),
  • Chorobowej,
  • Wypadkowej,
  • FP (Fundusz Pracy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych),
  • Zdrowotnej (na ubezpieczenie zdrowotne).
  • W tym opodat. (podstawa, od której została naliczona składka zdrowotna odliczona)
• Składki na ubezpieczenie:
  • Emerytalna (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Rentowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Chorobowa (wyłącznie dla pracownika),
  • Wypadkowa (wyłącznie dla pracodawcy),
  • Suma składek ZUS płaconych ze środków pracownika,
  • FP (Fundusz Pracy) zawsze po stronie Płatnika (pracodawcy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) – po stronie Płatnika,
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych) – po stronie Płatnika,
  • Zdrowotna (pob.) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
  • Zdrowotna (pob.) po stronie Płatnika – składka właściciela, składki płacone np. od urlopów wychowawczych,
  • Zdrowotna (odl.) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika,
  • Zdrowotna (od netto) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika.
• Pracownicze Plany Kapitałowe
  • Podstawa naliczenia składki PPK,
  • Składka podstawowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Składka dodatkowa (dla pracownika, dla pracodawcy).

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Jest dostępny także z poziomu formularza wypłaty.

– Dane pracownika – możliwość podglądu danych z zapisu historycznego pracownika aktualnego na moment liczenia wypłaty.

Formularz ten wywołuje klawisz , przycisk <INSERT>. Ze względu na dużą ilość informacji związanych z wypłatą został on podzielony tematycznie na cztery zakładki

• Ogólne
• Elementy wypłaty
• Podatki
• Ubezpieczenie