1. Dokonamy rozrachunku dla konta 201-2-1-ALOZA powstałego w wyniku wprowadzenia bezpośredniego zapisu księgowego w tym ćwiczeniu oraz zapisu bilansu otwarcia w tym ćwiczeniu.

• Otwieramy listę zapisów księgowych z menu głównego przez wybór Księgowość/ Dzienniki.
• Otwieramy formatkę zapisu PK 02/20XX
• Odszukujemy pozycję z kontem 201-2-1-ALOZA.

2. Otwieramy formatkę wybranej pozycji zapisu księgowego

• Na formatce pozycji przechodzimy na zakładkę Rozrachunki
• Ikoną plusa na zakładce Rozrachunki wywołujemy listę nierozrachowanych dekretów danego konta rozrachunkowego. Lista jest zawężona tylko do tych zapisów, które mogą zostać rozrachowane  z danym dekretem.
• Zaznaczamy na liście zapis pochodzący z dokumentu BO i przyciskiem wybierz zatwierdzamy
• Zatwierdzamy formularz pozycji oraz całego zapisu księgowego.

Rozliczanie z listy:

• Otwieramy Listę rozrachunków z menu głównego Księgowość/ Rozrachunki.
• Po wejściu na listę w polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
• Ustawiamy inne parametry filtrowania.
• W tym momencie wyświetlą nam się nierozrachowane dekrety tego konta pochodzące z bezpośredniego zapisu księgowego z tego ćwiczenia  oraz zapisu bilansu otwarcia z tego ćwiczenia.
• Aby dokonać rozrachunku na tym koncie zaznaczamy wybrane dekrety i naciskamy ikonę pioruna.
• Rozrachunki, które zostały rozrachowane całkowicie, znikają z zakładki Nierozrachowane, a pojawią się na zakładce Rozrachowane.

Zmiana daty rozrachunku:

• Funkcja zmiany daty rozrachunku dostępna jest z poziomu Księgowość/ Rozrachunki zakładka Rozrachowane.
• W polu Konto wybieramy konto 202-2-1-BIUROWIEC.
• Ustawiamy się na gałęzi podrzędnej i w menu kontekstowym wybieramy opcję: Zmiana daty rozrachunku.
• Wyświetlana jest formatka z informacją o numerach rozrachowanych dekretów obecną datą rozrachunku oraz polem do wpisania nowej daty.

Ustawiamy nową datę na 20XX-02-07 i zatwierdzamy zmianę.

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 01/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent zostawiamy puste
• kategoria: wybieramy kategorię szczegółową KUP (amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodu)

• dekret w wysokości 2000,00 na konto 401-1-1 po stronie Wn i 071-2 po stronie Ma.

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony SPRZEDAŻ.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 02/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent: ALOZA
• klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
• Wprowadzamy dekret w wysokości 615,00 na konto 201-2-1-ALOZA po stronie Wn
• Po podaniu konta rozrachunkowego parametr Rozrachunek zaznacza się automatycznie, ponieważ w Konfiguracji został zaznaczony parametr Automatycznie zaznaczaj rozrachunek dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych.
• Termin rozrachunku: 20XX-01-31
• Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
• Forma płatności: przelew
• Termin: 20XX-01-31
• Wprowadzamy kolejne pozycje dekretu:
• dekret w wysokości 115,00 na konto 221-2 po stronie Ma
• dekret w wysokości 500,00 na konto 731-2 po stronie Ma 

• Zaznaczamy miesiąc: 01
• Wybieramy, że dany zapis ma trafić do bufora
• Następnie wybieramy dziennik, w którym zapis ma być umieszczony INNE.
• Wprowadzamy zapis za dzień i miesiąc zgodnie z datą zapisu: 20XX-01-31

• wprowadzamy numer dokumentu: PK 03/20XX
• wprowadzamy datę księgowania, datę operacji, datę wystawienia: 20XX-01-31
• pole Kontrahent : BIUROWIEC
• klikamy na przycisk rozwiń obok ikony plusa i wybieramy opcję „Dodawanie pozycji przez formularz”:
• Wprowadzamy dekret w wysokości 28 116,00 na konto 202-2-1-BIUROWIEC po stronie Wn i 201-2-1-BIUROWIEC po stronie Ma. Aby zaznaczyć parametr Rozrachunek wprowadzamy dekret za pomocą dwóch pozycji. W sytuacji, kiedy oba konta rozrachunkowe wpisane są w jednej pozycji parametr Rozrachunek jest nieaktywny.
• Zaznaczamy parametr: Generowanie płatności
• Forma płatności: przelew
• Termin: 20XX-01-31 

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie deklaracji ZUS DRA dla właściciela.

• Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
• Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol W (Właściciel).
  • Rodzaj: Właściciel
  • data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca

W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu W za bieżący miesiąc.

• Ustawiamy kursor na osobie Tadeusz Nowak i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Właściciel – wybieramy nazwisko właściciela Tadeusz Nowak
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Na zakładce Płatności – Termin płatności: 10 – ty dzień następnego miesiąca,
• Przeglądamy wygenerowane kwoty na poszczególne konta.

Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do Programu Płatnika.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
• Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
  • Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
  • Zapisujemy formularz
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
• Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
  • Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
  • Zakładkę Płatności – pojawiły się 3 lub 4 (w przypadku opłacania składek na FEP) płatności do ZUS.
• Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do Programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno „Parametry eksportu deklaracji”. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
• W Programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
• Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).

Cel ćwiczenia: Obliczenie miesięcznej zaliczki podatkowej do wpłaty do urzędu skarbowego.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Zaliczki na PIT-4R.
• Dodajemy <plusem> formularz zaliczki na PIT-4R.
• Na zakładce 1.C – w polu „Podatek na PIT-4R za miesiąc” – wybieramy bieżący miesiąc
• Używając ikony pioruna przeliczamy kwoty deklaracji – przeglądamy zakładki.
• Zaznaczamy pole „Zablokuj deklarację przed zmianami” i zapisujemy deklarację.

Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
• Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
• Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
• Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
• Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.

• data księgowania: 20XX-01-01
• pozostawiamy zaznaczony bufor

3. Przystępujemy do wprowadzania kolejnych pozycji bilansu otwarcia:

• Bilans otwarcia dla kont rozrachunkowych, które posiadają nierozliczone zdarzenia z poprzedniego okresu (np. wystawiliśmy fakturę w poprzednim roku, która ma termin płatności przypadający na rok bieżący). W systemie Comarch ERP Optima rozrachunki mogą być prowadzone na kontach lub na dokumentach źródłowych. W tym drugim przypadku aby móc rozliczyć zdarzenie z okresu gdy jeszcze nie pracowaliśmy na systemie Comarch ERP Optima, należy je wprowadzić także jako zapis w Preliminarzu płatności.

• Konto: 201-2-1-GALERIA,
• Data: 20XX-12-29,
• Dokument: Fa/15645/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Wn: 28 116,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-01-07,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH,
• Termin płatności: 20XX‑01-12,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-GALERIA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

• Konto: 202-2-1-BIUROWIEC,
• Data: 20XX-12-29,
• Dokument: Fz/256/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Ma: 28 116,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-01-07,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH,
• Termin płatności: 20XX-01-12,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 202-2-1-BIUROWIEC, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

Załóżmy, że 29 grudnia 20XX kontrahent ALOZA wpłacił na nasze konto w banku BPH zaliczkę za usługę w kwocie 300 zł, w związku z czym mamy nierozliczone zobowiązanie wobec kontrahenta ALOZA na dzień 20XX-01-01.

• Konto: 201-2-1-ALOZA,
• Data: 20XX-12-31,
• Dokument: KP 48/12/20XX,
• Waluta: PLN
• Kwota Ma: 300,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Termin: 20XX-12-31,
• Generowanie płatności: Tak,
• Forma płatności: przelew_BPH
• Termin płatności: 20XX-12-31,
  • po zapisaniu dokumentu BO automatycznie zostanie utworzone w preliminarzu płatności zdarzenie, które będzie widoczne w menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności w rejestrze BPH,
  • po zapisaniu dokumentu BO powstanie również rozrachunek na koncie 201-2-1-ALOZA, który będzie widoczny w menu Księgowość/ Rozrachunki.

• Konto: 201-2-1-SOFTLAND,
• Data: 20XX-12-30,
• Waluta: PLN
• Kwota Wn: 1 000,00,
• Rozrachunek: Tak,
• Generowanie płatności: Nie.

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów
z wynagrodzeniami dla pracowników.

• Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
• W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
• Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
• Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
  • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
  • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
  • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
  • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
  • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
  • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
• Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
• W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.

Cel ćwiczenia: Pokazanie mechanizmu zamykania list płac.

• Z menu głównego Płace i Kadry otwieramy okno Listy płac i widzimy, że lista etatowa za bieżący miesiąc jest w kolorze zielonym, czyli jest otwarta. W kolumnie O/Z (Otwarta/Zamknięta) wyświetla się znaczek „wykrzyknika”, co oznacza niegodność statusu listy płac ze statusem wypłat. Przechodząc do wypłat dla tej listy widzimy, że wypłaty są w kolorze czarnym, czyli są zamknięte.
• Aby zamknąć listę płac naciskamy przycisk Zmiana statusu listy płac wybierając opcję Zamknij listę płac.
• Lista płac zmieniła kolor na czarny (brak oznaczenia „wykrzyknikiem”).
• Zamkniętą listę płac możemy zaksięgować i dokonać rozliczenia płatności dla pracowników.

Cel ćwiczenia: Edycja listy etatowej w celu sprawdzenia kwot podstawy naliczania urlopu i zasiłku.

• Edytujemy poprzednią wypłatę dla pracownika Jan Kowalski na liście etatowej. W zakładce Elementy wypłaty przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas urlopu
• Na pasku narzędzi pod przyciskiem Podstawy obliczeniowe dostępna jest Podstawa obliczeniowa, z której możemy uzyskać informację o wyliczonej stawce za 1 godzinę urlopu ze składników stałych i zmiennych.
• W celu wydrukowania dokładniejszej informacji o okresach i składnikach wliczanych do podstawy urlopowej możemy wybrać wydruk naliczania podstawy urlopu > szczegóły – korzystamy z podglądu wydruku.
• Podobnie edytujemy kolejną wypłatę dla tego samego pracownika, w której przechodzimy do składnika Wynagrodzenie za czas choroby za bieżący miesiąc. W zależności od tego, czy pracownik został zatrudniony w miesiącu, który ma 30 lub 31 dni podstawa wynagrodzenia za czas choroby będzie inaczej wyliczona:
  • Dla wynagrodzenia chorobowego za bieżący miesiąc podstawa będzie wyliczona z elementów z bieżącej wypłaty, czyli z dopełnionego o czas nieobecności wynagrodzenia zasadniczego (2400 ‑ % potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne pracownika), jeśli pracownik został zatrudniony w miesiącu, w którym było 30 dni.
  • Dla wynagrodzenia chorobowego za bieżący miesiąc podstawa będzie wyliczona z elementów z poprzedniej wypłaty, czyli z dopełnionego o czas nieobecności wynagrodzenia zasadniczego (1800 ‑ % potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne pracownika), jeśli pracownik został zatrudniony w miesiącu, w którym było 31 dni. W związku z tym, że nieobecność jest w ciągłości zmiana wymiaru etatu nie będzie miała wpływu na naliczenie podstawy wynagrodzenia chorobowego. Podstawa wynagrodzenia za czas choroby za ostatni dzień poprzedniego miesiąca oraz 5 dni miesiąca bieżącego będzie taka sama.
• Na pasku narzędzi pod przyciskiem Podstawy obliczeniowe dostępna jest Podstawa obliczeniowa, po jej naciśnięciu otwiera się Formularz podstawy obliczeniowej, skąd możemy się dowiedzieć, w jaki sposób została naliczona podstawa chorobowa.