Z poziomu zdarzenia w Preliminarzu istnieje możliwość wydrukowania przelewu wg zapisanych na formularzu informacji (bank, nr rachunku, kwota). Informacje o naszym rachunku bankowym pobierane są z rejestru, w którym zapisane jest zdarzenie.
Generując wydruk przelewu dla pracowników można w parametrach przed wydrukiem wskazać adres zamieszkania pracownika. Gdy na przelewie ma być drukowany adres zameldowania wówczas parametr nie powinien być zaznaczany.
Przykład
Dla rachunku w banku PKO S.A. Założyliśmy rejestr PKO. Podczas definiowania rejestru wpisaliśmy m.in. bank PKO S.A. oraz numer rachunku. Jeśli zdarzenie, do którego drukujemy przelew, jest zapisane w rejestrze PKO – to w chwili wydruku nasze dane bankowe pobierane są z formularza rejestru.
Uwaga
Jeśli, w chwili wydruku stan zdarzenia jest ustawiony na Do realizacji – po wydrukowaniu przelewu program zapyta czy zmienić jego stan na Wysłane.
Po wciśnięciu bezpośrednio przycisku , na drukarkę kierowany jest Pełny X 2.
Z poziomu menu dostępnego po wciśnięciu widocznej obok strzałki możliwe są wydruki:
Wzór standard – Wydruk przelewu zgodny z drukiem akcydensowym, drukuje przelew razem z tłem i ramkami.
Nadruk– wydruk na formularzach A4, jednowarstwowych, pionowych, z dwoma dużymi kwitami. Różnią się pomiędzy sobą jedynie przesunięciem wydruku w lewo (w zależności od marginesów ustawionych na drukarce).
Uwaga
W zależności od marginesu ustawionego w drukarce możliwe jest regulowanie marginesu wydruku. Należy wcisnąć przycisk <CTRL> i przycisk z drukarką, a następnie wyedytować definicję wydruku (przycisk z lupką) i z poziomu zakładki [Ogólne] ustalić nowe marginesy w polach Margines lewy i Margines górny (wartość ustalana jest co 0.1 mm).
W chwili wydruku można podać datę przelewu (podczas wpisywania daty można skorzystać z kalendarza wyświetlanego po wciśnięciu prawego przycisku myszy w polu). Aby data nie pojawiła się na przelewie należy odznaczyć parametr Drukuj datę na formularzu.
Istnieje również możliwość wydruku drugiej linii nazwy beneficjenta:
jeśli jest odznaczony – drukowana tylko pierwsza linia nazwy,
jeśli jest zaznaczony – drukowana jest druga linia nazwy,
jeśli pierwsza i druga linia nazwy mają razem mniej niż 50 znaków – program „skleja” je i drukuje w jednej linii.
Wydruk przelewu z numerem IBAN:
W chwili wydruku przelewu program sprawdza, czy dany numer rachunku jest numerem standardowym czy numerem IBAN. Jeśli spełnia warunki dla numeru IBAN to cyfra kontrolna (dwie pierwsze w numerze) jest umieszczana na nowych drukach przelewów w osobnych kratkach do tego przeznaczonych. Dla prawidłowego wydruku numer nie powinien zawierać sygnatury kraju (PL) na początku.
Wydruk przelewu dla ZUS
Przelewy związane z deklaracjami.
W przypadku wyliczenia deklaracji w Preliminarzu Płatności automatycznie tworzony jest skojarzony z nią przelew. Wszystkie dane potrzebne do wydruku takiego przelewu są wypełniane przez program na podstawie danych pobieranych z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, rejestru bankowego oraz wyliczonej deklaracji.
Z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu można wywołać (przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku Drukuj) wydruk Przelew ZUS.
Dotyczy wersji: 2018.2.1
Jeżeli płatność powstała do indywidualnej DRA dla właściciela (lub jest ręcznie ustawiony indywidualny rachunek składkowy powiązany z właścicielem), to na wydruku przelewu do ZUS w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się Imię i Nazwisko właściciela. W pozostałych przypadkach (płatność do DRA ze składkami pracowników) na wydruku w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się nazwa wpisana w polu Nazwa skrócona na dekl. ZUS w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
Na liście płatności w Preliminarzu płatności dostępne są 2 wydruki Przelew ZUS i Przelew ZUS (2017).
Wydruk przelewu dla urzędu skarbowego
W chwili zatwierdzenia deklaracji w Preliminarzu Płatności powstaje odpowiedni zapis planujący zapłatę do urzędu skarbowego. Informacje o US pobierane są z ustawień w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje.
Rodzaj podatku, widoczny obok pola z akronimem urzędu, jest ustawiany przez program w zależności od rodzaju deklaracji. Wiąże się to od razu z ustawieniem odpowiedniego numeru rachunku.
Aby wydrukować przelew należy z menu wydruków, dostępnego na formularzu zdarzenia, wybrać opcję Przelew US. W oknie parametrów przed wydrukiem/nadrukiem można wpisać kwotę, która zostanie doliczona do wartości zdarzenia na wydruku. Na wydruku pojawią się dane odpowiedniego Urzędu Skarbowego, a na podstawie wyliczonej deklaracji wypełniane są informacje: typ identyfikatora, okres (rok, typ okresu, nr okresu) oraz symbol formularza lub płatności. Dane płatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy czy karty wspólnika, w zależności od deklaracji jakiej dotyczy płatność.
Wydruk przelewu celnego
Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew celny oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew celny/ Wzór standard oraz Przelew celny/ Nadruk.
Wydruk przelewu z potwierdzeniem
Istnieje również możliwość wydruku przelewu z dowodem pokwitowania dla zleceniodawcy. Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew – Wzór z potwierdzeniem oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew/ Wzór z potwierdzeniem.
Wydruk przelewu zbiorowego
Dla wybranego konkretnego podmiotu możliwy jest wydruk przelewu zbiorowego. Wydruk Przelew zbiorowy dostępny jest tylko wtedy, gdy lista płatności jest wyfiltrowana do zdarzeń nierozliczonych i/lub częściowo rozliczonych. Po zaznaczeniu w filtrze opcji Rozliczone: Całkowicie i/lub Nie podlega, wydruk nie jest dostępny.
Przed wykonaniem wydruku należy ustalić:
Wpłata/ wypłata – w zależności od zaznaczenia przelew dotyczy sumy zdarzeń rozchodowych (wypłata) lub przychodowych (wpłata).
Opis przelewu – opis drukowany na przelewie.
Rejestr – przelew zbiorczy może dotyczyć tylko zdarzeń pochodzących z jednego rejestru bankowego (na tej podstawie pobierane są informacje o danych bankowych firmy). Domyślnie podpowiadany jest ostatnio wybrany Rejestr.
Data – data drukowana na przelewie.
Ustaw stan dokumentów na „wysłany” – po wykonaniu wydruku przelewu stan wszystkich zdarzeń, które zostały uwzględnione zostanie automatycznie zmieniony na wysłany (na liście widoczne będą w kolorze niebieskim).
Aby pole Opis na przelewie wypełniane było numerami zaznaczonych faktur składających się na przelew, należy dodatkowo na formatce pojawiającej się przed wydrukiem zaznaczyć parametr Wypełnij opis przelewu numerami dokumentów. Do opisu pobierany jest numer obcy, a w przypadku, kiedy nie ma numeru obcego, to numer pełny. W przypadku, kiedy wszystkie numery nie zmieszczą się w polu Opis, są one ucinane i wyświetlane tylko te, które się mieszczą.
Lista delegacji
Pracodawcy delegujący swoich pracowników w podróż służbową mają w stosunku do nich określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy. Funkcjonalność rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników dostępna jest w module Kasa/Bank Plus z poziomu listy Delegacje. Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
Na liście delegacji dostępne są następujące kolumny: Numer dokumentu, Data, Podmiot, Kwota, Status, Rodzaj,Comarch HRM. W kolumnie Rodzaj wyświetlana jest opcja Krajowa lub Zagraniczna. W kolumnach ukrytych (dostępnych po wyborze opcji Wybór kolumn) dostępna jest również kolumna Kategoria (z wyświetlaną kategorią z nagłówka delegacji) i Zakład (widoczną dla firm z ustawioną wielozakładowością).
W kolumnie Kwota widoczna jest suma Kwot do wypłaty w PLN z sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, ze wszystkich etapów delegacji.
Dodatkowo dostępne są następujące przyciski:
– Rozlicz zaznaczone dokumenty – służąca do rozliczenia delegacji
– Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji
– Księguj – służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów)
Wstęp i konfiguracja
Comarch ERP Optima moduł Biuro Rachunkowe został stworzony z myślą o zdecydowanym uproszczeniu pracy w biurach rachunkowych i dla doradców podatkowych, którzy potrzebują wykonać pewne seryjne operacje na wybranych bazach danych jednocześnie. Wygląd oraz sposób działania modułu Biuro Rachunkowe jest czytelny i przejrzysty. Podobnie jest z Rejestratorem Czasu Pracy, który powinien w prosty i klarowny sposób zapewnić możliwość rejestrowania oraz raportowania czasu, jaki poszczególni operatorzy poświęcili na obsługę poszczególnych klientów. Programy działają jako oddzielne aplikacje i są ściśle powiązane z systemem Comarch ERP Optima. W niniejszej instrukcji szczegółowo przedstawiono funkcje programów oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.
Konfiguracja programu dotyczy wszystkich firm i ma wpływ na działanie systemu Comarch ERP Optima bez względu na wybraną bazę danych. Nie jest ona uzależniona od stanowiska, na którym uruchamiany jest program, czy od pracującego aktualnie operatora, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami funkcjonowania programu w Konfiguracji programu, w gałęzi Biuro Rachunkowe, zostały zebrane parametry wykorzystywane w trakcie pracy tego modułu.
Rejestrator Czasu Pracy – należy dokonać konfiguracji zarówno w Konfiguracji programu/ Biuro Rachunkowe/ Czas pracy, jak i wKonfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe.
Atrybuty
W Konfiguracji umożliwiono definiowanie dowolnych atrybutów dla baz danych. Operowanie w module Biuro Rachunkowe na zdefiniowanych w konfiguracji atrybutach (np. adres klienta, numer telefonu) pozwoli na szybszy dostęp do informacji i poprawi organizację ich przepływu. Program posiada predefiniowane grupy atrybutów, których wybór jest dostępny po rozwinięciu listy. Poszczególne atrybuty są dostępne w ramach grup.
Lista grup atrybutów
Zdefiniowane domyślnie grupy i atrybuty przedstawia poniższa tabela:
Grupa
Atrybut
Uwagi
Dane firmy
Adres firmy
E-mail
Kod pocztowy
Miasto
Nazwa firmy
NIP
Przedstawiciel CIT
Imię i nazwisko przedstawiciela CIT-8
Przedstawiciel PIT-4R
Imię i nazwisko przedstawiciela PIT-4R
Przedstawiciel VAT
Imię i nazwisko przedstawiciela VAT
Telefon
Numer telefonu pobierany z Pieczątki firmy
Telefon 2
Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
Telefon 3
Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
WWW
Adres URL wprowadzony na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego
Kwota do zapłaty/zwrotu na deklaracji – suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych deklaracji dla wspólników
Kwota PIT-4R
Kwota do zapłaty/zwrotu
Kwota PIT-8AR
Kwota obliczonego podatku
PIT‑36 do policz.
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36 policzone
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
PIT‑36L do policz.
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36L policzone
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Podatek PIT-8AR
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Zaliczka PIT‑4R
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje VAT
Data VAT-27
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-7
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-8
Data obliczenia deklaracji
Data VAT‑9M
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-UE
Data obliczenia deklaracji
Deklaracja VAT-27
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-7
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-8
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-9M
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-UE
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Kwota VAT-7
Kwota do zapłaty/do zwrotu na VAT-7
Kwota VAT-8
Kwota do zapłaty na VAT-8
Kwota VAT-9M
Kwota do zapłaty na VAT-9M
Okres VAT-27
Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-7
Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-UE
Miesięcznie/Kwartalnie
Płatnik VAT
Tak/Nie
Składa VAT-UE
Tak/Nie
JPK
Data JPK_VAT/JPK_V7
Data utworzenia pliku JPK_VAT/JPK_V7
JPK_VAT/JPK_V7
Obowiązek JPK_VAT/JPK_V7 Tak/Nie
Plik JPK_VAT/JPK_V7
Plik JPK_VAT/JPK_V7 wysłany Tak/Nie
Ogólne
Akronim
Kod kontrahenta pobrany z karty kontrahenta w bazie firmowej Biura Rachunkowego
Dokumenty
Dostarczono/Nie dostarczono/Nie kompletne
Firma wielozakładowa
Tak/Nie dotyczy
Miesiąc
Nie zamknięty/Zamknięty
Notatki
Operator
Kod operatora
Rodzaj księgowości
KH/KPiR/Ryczałt
Status klienta
VIP/Zwyczajny
Stawka
Wersja bazy danych
Parametry firm
Składka wypadkowa
Wartość procentowa
Stawka podatku CIT
Wartość procentowa
Płace i Kadry
Aktywni właściciele
Liczba aktywnych właścicieli i osób współpracujących
Wypłaty właścicieli
Liczba naliczonych wypłat właścicieli i osób współpracujących
Ryczałt
Kwota ryczałtu
Kwota do zapłaty/zwrotu na zaliczce - suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych zaliczek dla wspólników
Ryczałt do policzenia
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
Ryczałt policzony
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Środki trwałe
Odpisy amortyzacyjne
Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
Środki trwałe I WNiP
Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
Urzędy
US PIT-4R/CIT-8
US VAT-7/9M/27/UE
Jeśli dany atrybut nie dotyczy danego rodzaju księgowości (np. zaliczki CIT-8 nie przelicza się dla Księgi Podatkowej), wtedy w polu dla danego atrybutu pojawi się informacja nie dotyczy.
Uwaga
Predefiniowanych, systemowych grup i atrybutów nie można usuwać, zmieniać. Jedynym aktywnym polem na formularzu takiego atrybutu jest parametr Nieaktywny.
Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:
Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.
Formularz atrybutu
Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego
Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy
Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.
Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL
Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Biuro Rachunkowe.
Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Biuro Rachunkowe.
Przykłady atrybutów wg typów
Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):
Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)
Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy
Lista walut
Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy
Lista typów kursów
Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy
Lista stanowisk komputerowych
Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp
SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):
Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
Baz_TS_Arch
Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId
SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.
Funkcja ma cztery parametry:
@Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
@Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
@Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).
Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:
brak
sprzedaż/płace
księgowość
oddział
Wyrażenie będzie wyglądać tak:
Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End
Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.
Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:
Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End
SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:
Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Biuro Rachunkowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Biuro Rachunkowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.
Czas pracy
Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Biurze Rachunkowym), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.
Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.
Lista posiada następujące kolumny:
Firma
Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.
Czas pracy w Konfiguracji programu
Dostępne są standardowe przyciski:
Dodaj – umożliwia dodanie sesji
Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji
Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji
Zamknij – zamyka konfigurację.
Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:
Operator – pole niepodlegające edycji.
Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany oraz Anuluj zmiany.
Grupy Atrybutów
Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.
Grupy atrybutów w Konfiguracji programu
Kategorie czasu pracy
Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.
Kategorie czasu pracy w Konfiguracji programu
Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.
Parametry
Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.
Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.
W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.
Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.
Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.
Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności. Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.
Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych. Program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Biuro Rachunkowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.
Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.
Parametry w Konfiguracji programu
Konfiguracja firmy
W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP,KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.
Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Biuro Rachunkowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27, zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.
Konfiguracja Stanowiska
W Konfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:
Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/ Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.
Operatorzy
W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.
Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Biuro Rachunkowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.
W module Biuro Rachunkowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.
Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:
Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.
Preliminarz płatności – operacje w Menu Kontekstowym
Jeśli okaże się, że wprowadzone zdarzenie nie jest zgodne z rzeczywistymi wpłatami (np. za fakturę wprowadzoną, jako jedno planowane zdarzenie klient płaci w dwóch ratach) istnieje możliwość podziału na dwa niezależne zdarzenia.
Funkcja podziału dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.
Uwaga
Funkcja Podziel będzie nieaktywna, gdy dokument źródłowy został uwzględniony do korekty na VAT-ZD lub posiada predekretację/zapis księgowy wykonany schematem w którym użyto makra @KwotaPlatnosci.
Aby dokonać podziału zdarzenia należy:
ustawić kursor na dzielonym zdarzeniu (na liście w Preliminarzu),
z menu kontekstowego wybrać funkcję Podziel.
Wyświetlone zostanie okno, w którym podać należy informacje nt. zdarzenia oryginalnego oraz nowego (wprowadzanego).
W części dotyczącej zdarzenia oryginalnego należy podać kwotę, która powinna pozostać na już istniejącym formularzu. Proponowana jest kwota nierozliczona ze zdarzenia. Informacje o terminie i formie płatności nie podlegają edycji.
W części dotyczącej nowego zdarzenia program automatycznie proponuje wartość dopełniającą kwotę do zapłaty (suma wartości z oryginalnego i nowego zdarzenia musi być równa pierwotnej wartości pozostającej do zapłaty). Można również zmienić termin i formę płatności.
Przykład
Wystawiliśmy pierwotnie zdarzenie na kwotę 300 zł płatne przelewem. Okazało się jednak, że wpłata będzie realizowana w dwóch ratach – 250 zł przelewem i 50 zł gotówką. Podczas podziału podajemy następujące dane:
zdarzenie oryginalne: 250 zł płatne przelewem
zdarzenie nowe: 50 zł płatne gotówką (można wprowadzić nowy termin płatności)
Po zatwierdzeniu informacji w Preliminarzu pojawią się dwa niezależne zdarzenia.
Podczas podziału zdarzenia istnieje możliwość zadeklarowania czy nowe zdarzenie ma mieć określony termin płatności czy nie. Obok pola Termin znajduje się parametr, którego wyłączenie powoduje, że dla zdarzenia nie określa się terminu płatności.
Na nowe zdarzenie przepisywane są ze zdarzenia oryginalnego wszystkie pozostałe informacje: priorytet, dopuszczalna zwłoka, kategoria, opis, stan oraz informacje o podzielonej płatności. W przypadku podziału płatności dla której wybrano mechanizm podzielonej płatności, program przepisuje parametry związane ze MPP (NIP. Numer dokumentu). Wartość podatku VAT jest wyliczona proporcjonalnie w stosunku do wartości podzielonych płatności.
Jeśli zdarzenie pierwotne związane jest z dokumentem (np. fakturą zakupu) wystawionym w innym module:
na nowe zdarzenie przepisywany jest numer dokumentu,
na zakładce [Płatności] widocznej z poziomu faktury wprowadzony podział jest widoczny, jako kolejne planowane wpłaty do faktury (zamiast dotychczasowej jednej wpłaty widoczne są dwa planowane zdarzenia),
na nowe zdarzenie przepisywane są informacje związane z podzieloną płatnością (numer NIP, numer dokumentu). Pola te analogicznie jak na pierwotnym zdarzeniu nie podlegają edycji.
Uwaga
Podczas podziału zdarzenia w walucie obcej informacje o kursie oraz notowaniu są przepisywane na nowe zdarzenie ze zdarzenia dzielonego
Realizacja zdarzenia – funkcja Realizuj
W systemie Comarch ERP Optima w module Kasa/Bank istnieje możliwość wpisania płatności za planowane zdarzenia (np. planowany zakup komputera, planowany wpływ z tytułu realizacji kontraktu itp.). Takie zdarzenia mogą (choć nie muszą) mieć określony podmiot czy szacunkowy termin realizacji.
W momencie, gdy zdarzenie jest realizowane otrzymujemy odpowiedni potwierdzający to dokument. Wraz z jego rejestracją w systemie zdarzenie w Preliminarzu powinno zostać zastąpione nowym – związanym z wprowadzonym dokumentem.
Aby rozwiązać tego typu sytuacje w module wprowadzono nową funkcję Realizuj zdarzenie. Funkcja wywoływana jest z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu.
Wybór opcji powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych typów dokumentów klasy:
Faktura Sprzedaży i Wpłata dla zdarzeń planujących przychód,
Faktura Zakupu i Wypłata dla zdarzeń planujących rozchód.
Wybór odpowiedniej pozycji z menu spowoduje otworzenie nowego formularza określonego dokumentu. Podmiot wpisany na zdarzenie jest automatycznie przepisany na otwarty dokument. Dodatkowo użytkownik ma możliwość wyboru rejestru kasowego/ bankowego, do którego ma być dodane zdarzenie (np. planujemy zdarzenie płatne gotówką, ale w momencie realizacji okazuje się, że jednak płacimy z naszego konta bankowego).
Po zapisaniu dokumentu realizowane zdarzenie zostaje zastąpione przez nowe – powiązane z nowo wprowadzonym dokumentem.
Uwaga
Program proponuje dane pobrane ze zdarzenia, jednak są one edytowalne (można je zmienić). W przypadku zmiany danych (np. inna forma płatności, inny kontrahent) – nowe informacje zostaną zapisane na powstającym zdarzeniu.
W przypadku zmiany formy płatności należy pamiętać, że zmieniony zostanie również rejestr, w którym zapisane będzie zdarzenie (na zgodny z nową formą płatności).
Przykład
Planujemy zakup komputera na kwotę 3.000 zł w firmie ABC. Transakcja jednak nie została jeszcze przeprowadzona. Wprowadzamy ją jako planowany wydatek w Preliminarzu płatności: KW na kwotę 3.000 zł dla kontrahenta ABC, płatność przelewem.
Kiedy kupimy komputer fakturę zakupu powinniśmy wprowadzić w programie. Jednak, aby nie powstało w Preliminarzu drugie zdarzenie (tak naprawdę planującego zapłatę za ten sam komputer) skorzystamy z funkcji Realizuj:
w Preliminarzu ustawiamy kursor na zdarzeniu i z menu kontekstowego wybieramy Zrealizuj.
ponieważ zdarzenie to rozchód pieniędzy – wyświetlane jest menu ze wszystkimi zdefiniowanymi typami dokumentów dla Wypłaty (np. KW) i Faktury zakupu (np. FZ).
ponieważ do systemu chcemy wprowadzić fakturę zakupu – wybieramy typ dokumentu FZ.
otwiera się formularz faktury zakupu. Proponowany numer dokumentu jest zgodny z wybranym schematem FZ. Na fakturę przepisane są informacje o formie płatności (przelew) oraz o kontrahencie (ABC).
Na fakturę wpisujemy zakup komputera na kwotę 2.900 zł. W chwili zatwierdzenia faktury zakupu stare zdarzenie (KW na kwotę 3.000 zł) zostanie zamienione na zdarzenie na kwotę 2.900 zł. Wszystkie informacje zostaną przepisane z faktury zakupu.
Rozliczanie zdarzeń – Rozlicz pojedynczo
Istnieje możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał.
W Preliminarzu płatności w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Rozlicz pojedynczo. Funkcja służy do rozliczenia jednej podświetlonej pozycji. Po wyborze Rozlicz pojedynczo z menu kontekstowego, z kolejnego podmenu należy wybrać typ tworzonego zapisu (schemat numeracji zapisu – np. DEK/RVZ/KW), a następnie wybrać rejestr, do którego ma trafić powstający zapis kasowy/bankowy.
Wyświetlony zostanie formularz zapisu kasowego/bankowego, na którym przepisane będą informacje ze zdarzenia:
kwota – proponowana będzie zawsze kwota, która pozostała do zapłaty. Kwotę tą można zaakceptować lub zmienić (zwiększyć lub zmniejszyć).
Jeśli kwota ze zdarzenia i zapisu będą identyczne – zdarzenie i zapis zyskują status rozliczonych całkowicie.
Jeśli kwota zapisu będzie większa od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, natomiast zapis – rozliczonego częściowo.
Jeśli kwota zapisu będzie mniejsza od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo, natomiast zapis – rozliczonego całkowicie.
Waluta – waluta rozliczenia na zapisie musi być zgodna z walutą rozliczanego zdarzenia,
Danekontrahenta,
Dane bankowe i numer rachunku,
Kategoria .
Jako data zapisu proponowana jest data bieżąca.
Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane są zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu jak i zapisie).
Uwaga
W sytuacji, gdy kurs na zdarzeniu i powstającym zapisie są różne – automatycznie wyliczana jest różnica kursowa widoczna na liście różnic kursowych.
Seryjne rozliczanie zdarzeń – funkcja Rozlicz
Funkcja Rozlicz dostępna w Preliminarzu płatności z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) i pod ikoną operacji seryjnych daje możliwość seryjnego rozliczania zdarzeń. Po zaznaczeniu kilku dokumentów i użyciu funkcji Rozlicz generowane są zapisy kasowe/bankowe rozliczające wybrane płatności. Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane jest zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu, jak i zapisie).
Funkcja Rozlicz działa również dla jednego podświetlonego zdarzenia.
Zasady rozliczania zdarzeń przez funkcję Rozlicz:
zdarzenie musi mieć status nierozliczony (N) lub rozliczony częściowo (C),
zdarzenie musi być zatwierdzone do realizacji,
przy seryjnym rozliczaniu zdarzeń w rejestrze kasowym/bankowym, w którym mają zostać utworzone rozliczające zapisy kasowe/bankowe musi być otwarty raport obejmujący datę zapisów.
Po wyborze opcji Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym można określić kierunek dokumentu KP/KW, wskazać rejestr do którego będą generowane zapisy kasowe/bankowe, zaznaczyć parametr dotyczący wygenerowania zbiorczego zapisu KP/KW, wskazać datę z jaką ma być wygenerowany zapis oraz wskazać podmiot, który ma być na zapisach k/b.
Parametry seryjnego rozliczania
W polu Dokument należy wybrać odpowiedni schemat numeracji zapisów kasowych/bankowych.
W polu Rejestr należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane zapisy KP/KW.
Na oknie dostępny jest również parametr Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Po jego zaznaczeniu dla zdarzeń na ten sam podmiot i w tej samej walucie utworzony zostanie jeden zbiorczy zapis KP/KW na łączną kwotę pozostającą do rozliczenia. Jeżeli jako data zapisów KP/KW wybrana zostanie data dokumentu, termin płatności lub data realizacji to utworzonych zostanie tyle zbiorczych zapisów KP/KW ile unikalnych dat jest na zaznaczonych zdarzeniach.
Przy zbiorczym rozliczaniu zdarzeń walutowych program sprawdza, czy wszystkie zaznaczone zdarzenia mają ten sam typ kursu, jeżeli tak to jest on przenoszony na powstały zbiorczy zapis KP/KW (wyjątkiem są zapisy o kursie ręcznym i nieokreślonym, dla których na zapis KP/KW podstawiany jest typ kursu ustawiony na formularzu rejestru K/B). Jeżeli na zdarzeniach są różne typy kursów, wówczas na rozliczającym je zbiorczym zapisie KP/KW ustawiany jest typ kursu z formularza rejestru K/B.
Uwaga
W przypadku, gdy walutowy zapis kasowy/bankowy ma zostać utworzony w rejestrze złotówkowym, jako typ kursu ustawiany jest typ wybrany jako Domyślny w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.
Uwaga
W sytuacji, gdy kurs na zdarzeniu i powstającym zapisie są różne – automatycznie wyliczana jest różnica kursowa widoczna na liście różnic kursowych.
Do pola Opis na zbiorczym zapisie KP/KW przenoszone są numery wszystkich dokumentów biorących udział w rozliczeniu.
Na oknie z parametrami seryjnego rozliczania dostępny jest również parametr Inny podmiot – po jego zaznaczeniu pojawi się opcja wskazania podmiotu, który będzie wybrany na utworzonych zapisach KP/KW.
Jest również możliwość wskazania daty z jaką mają zostać utworzone zapisy KP/KW. Do wyboru jest data dokumentu, termin płatności, data realizacji (pobierane z formularza zdarzenia w preliminarzu płatności) oraz inna – z możliwością wskazania dowolnej daty (domyślnie podpowiadana jest zawsze data bieżąca). Przy wybranej dacie inna rozliczanie odbywa się wg kolejności zaznaczania.
Ustawienia na oknie Parametry seryjnego rozliczania są zapamiętywane i podpowiadane przy rozliczaniu kolejnych zdarzeń.
Wykorzystując funkcję Rozlicz nie dla kilku zaznaczonych, a dla jednej podświetlonej/zaznaczonej pozycji również pojawi się okno Parametry seryjnego rozliczania jednak bez widocznej opcji Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. W polu Dokument będzie można wybrać tylko taki typ dokumentu, jaki wynika ze zdarzenia (kierunek Wpłata lub Wypłata).
Seryjna zmiana waluty rozliczenia
Seryjna zmiana waluty rozliczenia – opcja w menu kontekstowym
Seryjna zmiana waluty rozliczenia w Preliminarzu płatności jest to dodatkowa możliwość, która jest dostępna poprzez użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników (patrz poniżej).
Będąc na liście zaznaczonych dokumentów w Preliminarzu płatności użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia powoduje wyświetlenie komunikatu Czy na pewno chcesz dokonać seryjnej zmiany waluty rozliczenia na zaznaczonych płatnościach? po zatwierdzeniu pojawi się poniższe okno Parametry seryjnej zmiany waluty na płatnościach.
Seryjna zmiana waluty rozliczenia
Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:
Walutę z listy rozwijanej,
Typ kursu z listy rozwijanej,
Datę kursu – domyślnie inicjowaną, jako data bieżąca z menu Narzędzia,
Przelicznik.
Uwaga
Dla ręcznie wprowadzonych zdarzeń do Preliminarza płatności zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko, gdy zdarzenia te posiadają stan płatności bufor lub do realizacji. Dla pozostałych zdarzeń zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko, gdy zdarzenia te posiadają stan płatności do realizacji.
Rozliczanie dokumentów w różnych walutach
W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczenia można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto warto wspomnieć, iż walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych.
Przykład
Dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaży FS/000417/2010, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np. 10.05.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/2010.
11 maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i że jest to zapłata za FS/000417/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów.
Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis:
dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/2010),
zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/2010 w Preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego),
FS/000417/2010otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).
Przykład
Od kontrahenta COMPAQ otrzymujemy fakturę zakupu FZ/000201/2010, na kwotę 1000 zł, z odroczonym terminem płatności (np. 1.07.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 1 lipca spodziewana jest zapłata 1000 zł za fakturę FZ/000201/2010.
2 lipca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, że zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i że jest to zapłata za FZ/000201/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów.
Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis:
dotyczący dokonanej zapłaty w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/2010),
zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/2010 w Preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego),
FZ/000417/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).
Przenoszenie zdarzeń między rejestrami
W przypadku, gdy zdarzenie zostało wprowadzone do jednego rejestru kasowego/bankowego, ale okazało się, że jednak będzie płatne z innego rejestru (np. innego konta bankowego), program posiada funkcjonalność pozwalającą na przenoszenie między rejestrami.
Uwaga
Podczas przenoszenia dokumentów pomiędzy rejestrami program kontroluje zgodności waluty dokumentu z walutą rejestru docelowego. Do rejestru złotówkowego mogą być przenoszone płatności niezależnie od rejestru (waluty), w jakim zostały pierwotnie zapisane. Do rejestru walutowego mogą być przenoszone tylko zdarzenia w walucie zgodnej z walutą rejestru docelowego.
Funkcja Zmień rejestr jest dostępna z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.
Aby przenieść zdarzenie należy:
Ustawić kursor na zdarzeniu, które chcemy przenieść.
Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
Wybrać rejestr, do którego zdarzenie ma być przeniesione.
Uwaga
Przeniesienie zdarzenia z zaznaczonym parametrm MPP – podzielona płatność z rejestru bankowego do rejestru kasowego spowoduje, że na zdarzeniu zostaną ukryte informacje związane z podzieloną płatnością.
Aby dokonać seryjnej zmiany rejestru należy:
Zaznaczyć zdarzenia, które chcemy przenieść do innego rejestru.
Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
Wybrać rejestr, do którego zdarzenia mają być przeniesione.
Seryjne dodawanie/zmiana kategorii
Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności. Działa na wszystkie zaznaczone zdarzenia inne niż o statusie Zrealizowane oraz Całkowicierozliczone.
Seryjna zmiana statusu
Seryjna zmiana statusu zdarzenia z Nie podlega na Do rozliczenia oraz odwrotnie jest dostępna z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście zdarzeń w preliminarzu. Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych .
Seryjna zmiana stanu
W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiana stanu na do realizacji (ze stanu wysłane/ zrealizowane), na wysłane (ze stanu do realizacji) oraz na zrealizowane (ze stanu do realizacji). Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych.
Seryjna zmiana formy płatności
W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiany formy płatności (wraz z terminem płatności i datą realizacji) na zdarzeniach niezrealizowanych i nierozliczonych całkowicie. Funkcje dostępne są również z poziomu operacji seryjnych.
W menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Zmień podmiot. Wraz z podmiotem możemy zaktualizować numer rachunku bankowego oraz informację zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Zmiana podmiotu możliwa jest na zdarzeniach nierozliczonych o stanie Bufor lub Do realizacji.
Aktualizacja informacji o podzielonej płatności dotyczy zdarzeń znajdujących się w rejestrze bankowy, wystawionych w walucie systemowej (PLN). W przypadku zdarzeń znajdujących się w innych rejestrach, np. kasowym w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: Nie ma możliwości oznaczenia przelewu jako MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy
W sytuacji, gdy operacja zmiany podmiotu z aktualizacją parametru MPP – podzielona płatność wykonywana jest dla zdarzeń niemających powiązania z dokumentem źródłowym, należy uzupełnić kwotę podatku . Numer NIP pobierany jest z karty kontrahenta, jako numer dokumentu wstawiany jest numer obcy ze zdarzenia.
Zmiana podmiotu na zdarzeniu, które związane jest z dokumentem handlowym (faktura zakupu, sprzedaży, zaliczkowa, finalna lub ich korekta) lub z dokumentem wprowadzonym do rejestru VAT powoduje aktualizację podmiotu na płatności, informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, pobierana jest z kontrahenta głównego wskazanego na dokumencie źródłowym. Numer NIP i kwota VAT zawsze odczytywane są z dokumentu źródłowego. W przypadku zmiany rodzaju podmiotu z kontrahenta na pracownika/ wspólnika/ bank sekcja związana z metodą podzielonej płatności t nie będzie widoczna.
W menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest funkcja Zmień ustawienia MPP. Działa ona zarówno dla aktualnie podświetlonej płatności jak i dla zaznaczonych zdarzeń. Funkcja ta powoduje zaznaczenie/odznaczenie parametru MPP- podzielona płatność na płatnościach znajdujących się w rejestrze bankowym. Jeśli wśród zaznaczonych płatności będzie zdarzenie np. z rejestru kasa parametr nie zostanie zaznaczony, a w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: FA/2019/100: Nie ma możliwości zmiany ustawień MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy.
Seryjne usuwanie rozliczenia
W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Usuń rozliczenia. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.
Przy próbie usunięcia rozliczeń opcją Usuń rozliczenia jeżeli przynajmniej jednego z rozliczeń danego dokumentu nie uda się usunąć, pojawia się odpowiedni komunikat np. Operacja nie została pomyślnie wykonana z powodu błędów. FA/10/2017: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty. i żadne z rozliczeń dokumentu nie jest usuwane.
Seryjna weryfikacja rachunków bankowych
W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Zweryfikuj numer rachunku. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.
Weryfikacji podlegają płatności, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:
płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
na płatności podano numer rachunku bankowego,
jest to zdarzenie rozchodowe,
płatność ma stan: Bufor lub Do realizacji,
płatność nie jest rozliczona lub jest rozliczona częściowo,
podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP,
W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numeru rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Informacja o pozytywnym bądź negatywnym wyniku weryfikacji zapisywana jest na karcie kontrahenta dla każdego sprawdzanego rachunku bankowego. W przypadku, gdy na płatności występuje numer rachunku, którego nie ma na karcie kontrahenta w trakcie weryfikacji jest on dodawany na kartę kontrahenta wraz z wynikiem jego weryfikacji.
Zasady dotyczące rozliczeń z Preliminarza płatności zostały omówione tutaj.
Rozliczanie zdarzenia z kilkoma zapisami
W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów:
Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce [Rozliczenia], należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.
Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce [Rozliczenia]. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi.
Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.
Synchronizacja kwoty płatności z sumą rozliczeń
Na zakładce [Rozliczenia] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie.
Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia.
Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna.
Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu.
Uwaga
Podczas synchronizacji kwot lista proponowanych zapisów jest zawężana do zapisów w walucie zgodnej z walutą na zdarzeniu.
Uwaga
Parametr nie jest dostępny na zdarzeniach w Preliminarzu powiązanych z fakturą.
Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?
Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł.
Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł.
Uwaga
Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zdarzenia, którego kwota nie powinna zostać zmieniona.
Na zdarzeniach związanych z dokumentami (np. z fakturami sprzedaży) synchronizacja kwot podczas rozliczania nie jest możliwa.
Formularz zdarzenia – edycja danych
Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu).
Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu:
„ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.
automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.
Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce [Rozliczenia] (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń).
Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie.
Na zdarzeniach bankowych, które dotyczą kontrahenta lub urzędu i ich stan to Bufor lub Dorealizacji mamy możliwość zmiany parametru MPP – podzielona płatność, numeru dokumentu oraz kwoty podatku. Kwota podatkuna zdarzeniu nie może być:
większa od kwoty VAT z dokumentu źródłowego. W przypadku wielu płatności do jednego dokumentu program uwzględnia wszystkie płatności MPP dla danego dokumentu. Łączna kwota VAT z takich zdarzeń nie może przekroczyć kwoty VAT z dokumentu źródłowego.
większa od kwoty płatności – jeśli zdarzenie zostało wprowadzone ‘ręcznie’.
W polu z numerem dokumentu wstawiany jest numer dokumentu źródłowego. Pole to podlega edycji, co może być wykorzystane w przypadku realizowania płatności do zaliczek. W Ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw znalazł się zapis mówiący o tym, że w niektórych przypadkach w komunikacie przelewu wpisujemy słowo: zaliczka.
Na zdarzeniach wysłanych do banku lub zrealizowanych parametry związane z mechanizmem podzielonej płatnością są nieaktywne.
Formularz zdarzenia
Planowane zdarzenia do Preliminarza mogą być wprowadzane:
przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza.
Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.
automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności.
Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.
Dodawanie zdarzeń przez operatora jest możliwe wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Dzięki temu każdy wprowadzony dokument będzie jednoznacznie przypisany do jednego z rejestrów – a więc jednego z rachunków bankowych, jednej z kas lub jednej z firmowych kart kredytowych.
Zdarzenie dodajemy naciskając przycisk lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Rozliczenia] i[Dodatkowe].
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:
– lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu.
Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne
Na formularzu nowego zdarzenia wypełniamy (obowiązkowe pola są zaznaczone na formularzu pogrubioną czcionką):
Dokument – typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy. W zależności od wybranego typu automatycznie zaznaczane jest czy dany dokument jest przychodem czy rozchodem.
Numer – dla zdarzeń generowanych przez program pole jest wypełniane automatycznie (wpisywany jest tam numer dokumentu źródłowego), natomiast dla zdarzeń wpisywanych przez użytkownika pole pozostaje puste.
W przypadku zdarzenia powstającego automatycznie na podstawie wprowadzonego w systemie dokumentu opis pola przyjmuje formę przycisku i po jego wciśnięciu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego.
Numer obcy – pole jest edytowalne i umożliwia wpisanie dokumentu, na podstawie, którego powstało zdarzenie. W przypadku zdarzeń powiązanych z dokumentami zakupowymi – w pole przepisywany jest numer wpisany na dokumencie zakupowym, jako numer obcy.
Status – podobnie jak w przypadku zapisów kasowych/bankowych istnieje możliwość ustalenia, czy dana płatność powinna podlegać rozliczeniu (status Nie rozliczono), czy też nie będzie rozliczana (status Nie podlega).
Uwaga
Na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności]) znajduje się parametr Nie rozliczaj płatności. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.
Forma – forma płatności. Można ją wybrać z listy form płatności – strzałka z prawej strony pola rozwija tą listę. Z formą płatności (definiowaną przez użytkownika w Konfiguracji firmy/ Kasa Bank / Formy płatności) jest skojarzony proponowany termin płatności. W konfiguracji na formularzu formy płatności w sekcji Płatnik można wskazać podmiot na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumentach.
Kwota – kwota do zapłaty w walucie (domyślnie PLN).
Kwota rozliczona – wyliczana jest w walucie na podstawie wprowadzonych rozliczeń. Pole nie jest edytowalne.
Kwota pozostała – wyliczana jest jako różnica wartości zdarzenia i kwoty rozliczonej. Pole nie jest edytowalne.
Data dokumentu – data wystawienia danego dokumentu.
Termin – termin płatności. Jeśli zdarzenie do Preliminarza skojarzone jest z jakimś dokumentem w systemie (wprowadzane jest automatycznie przez program) – termin pobierany jest z terminu płatności na tym dokumencie. Wprowadzając zdarzenie z klawiatury termin ustala użytkownik (proponowany jest termin zgodny z ustalonym dla wykorzystanej formy płatności).
Obok pola Termin znajduje się pole wyboru (domyślnie włączone). Jego wyłączenie powoduje, że nie można określić ani terminu płatności ani daty realizacji. Zdarzenia bez terminu płatności na listach widoczne są na końcu (pod warunkiem, że na liście nie ma podanego zakresu dat).
Uwaga
Zdarzenia bez terminu nie mogą brać udziału w rozliczeniach i kompensatach innych dokumentów oraz nie mogą zostać rozliczone (przyciski na zakładce [Rozliczenia] nie są aktywne). Nie są widoczne również z poziomu funkcji Rozliczenia.
Dopuszczalna zwłoka – ilość dni, o którą można przesunąć datę realizacji płatności w stosunku do terminu płatności. Dopuszczalna zwłoka zależy od maksymalnej zwłoki zapisanej na karcie kontrahenta oraz od czasu realizacji polecenia przelewu przez bank obsługujący płatność.
Jeśli mamy do czynienia z należnością, realna data otrzymania pieniędzy będzie przesunięta w stosunku do terminu płatności o maksymalną zwłokę kontrahenta + czas realizacji przelewu przez bank kontrahenta.
Jeśli mamy do czynienia ze zobowiązaniem – aby zapłacić naszemu kontrahentowi w terminie, realna data wysłania pieniędzy powinna być przesunięta w stosunku do terminu o maksymalną zwłokę kontrahenta – czas realizacji polecenia przelewu przez nasz bank.
Przykład
Jeśli nasz kontrahent powinien nam zapłacić za fakturę w terminie 15 września, maksymalna zwłoka przewidziana dla tego kontrahenta wynosi 3 dni (np. zwyczajowo wiemy, ze kontrahent zawsze wykonuje przelew 3 dni po terminie), a bank obsługujący kontrahenta potrzebuje 2 dni na realizację polecenia przelewu – dopuszczalna zwłoka wyniesie 5 dni.
Przykład
Jeśli nasze zobowiązanie powinniśmy uregulować w terminie do 21 października, aby pieniądze w terminie trafiły do naszego kontrahenta, dopuszczalna zwłoka w ich wysłaniu wynosi: maksymalna zwłoka którą możemy wykorzysta, np. zwyczajowo ustalona z kontrahentem (np. 5 dni) – czas realizacji przelewu przez nasz bank (np. 2 dni), czyli zwłoka wynosi 3 dni. Pieniądze najpóźniej powinny zostać wysłane 24 października.
Data realizacji – rzeczywista data realizacji płatności. To data informująca kiedy rzeczywiście możemy spodziewać się wpływu pieniędzy lub kiedy powinniśmy dokonać płatności, aby zrealizować ją w terminie. Data realizacji to termin przesunięty o ilość dni z pola Dopuszczalna zwłoka oraz czas realizacji przelewu przez bank.
Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne
Na zdarzeniach powiązanych z dokumentem w innym module (np. zdarzenie powstałe po zatwierdzeniu faktury) automatycznie wyliczana jest data realizacji. Podczas wyliczania takiego terminu program uwzględnia dwie wprowadzone w systemie wielkości: czas realizacji przelewu przez bank (z formularza banku) oraz maksymalna zwłoka dla kontrahenta (z formularza kontrahenta).
Podczas wyliczania daty realizacji brane są pod uwagę również parametry związane z wykorzystaną formą płatności: typ płatności oraz jej termin. W zależności od dwóch ustawień do terminu płatności z dokumentu doliczane są odpowiednio czas realizacji przez bank lub zwłoka klienta:
od typu płatności: czas realizacji przelewu przez bank jest doliczany zawsze dla płatności typu przelew, natomiast dla pozostałych – nie,
od terminu płatności: maksymalna dopuszczalna zwłoka jest doliczana do płatności z odroczonym terminem (niezależnie od typu), natomiast nie jest doliczana do płatności z terminem 0.
Przykład
W zależności od parametrów zdefiniowanych dla formy płatności program podczas wyliczania terminu realizacji uwzględnia odpowiednio zwłokę i/lub czas realizacji:
Forma płatności: gotówka z terminem płatności 0 – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program nie doliczy żadnej wartości.
Forma płatności: gotówka z terminem 3 dni – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko maksymalną zwłokę dla klienta.
Forma płatności: przelew z terminem 0 – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko czas realizacji przez bank.
Forma płatności: przelew z terminem 7 dni – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy maksymalną zwłokę dla klienta oraz czas realizacji przez bank.
Uwaga
Jeśli data realizacji wpływu pieniędzy przypada na sobotę lub niedzielę – program automatycznie przesuwa ją na poniedziałek. Jeśli dotyczy to daty realizacji naszego zobowiązania – jest przesuwana na piątek.
Stan – pole stan jest edytowalne, w związku z czym użytkownik w zależności od stanu realizacji przelewu może sam zaznaczyć odpowiedni poziom:
Bufor – nadawany jest domyślnie nowo wprowadzanym zdarzeniom. Jeśli zdarzenie ma stan Bufor istnieje możliwość zmiany jedynie na stan Do realizacji. W przypadku zdarzeń powstałych w oparciu o zarejestrowany w systemie dokument stan Bufor nie jest dostępny.
Do realizacji – operator powinien ustawić dla zdarzenia, które zostało zatwierdzone do zrealizowania. Jeśli zdarzenie ma stan Do realizacji istnieje możliwość zmiany powtórnie na Wysłano lub Bufor (tylko jeśli zdarzenie nie posiada żadnych rozliczeń).
Wysłano – operator powinien nadać dla przelewu, którego polecenie zrealizowania zostało przesłane już do banku.
Jeśli przelew został wysłany w formie wydruku – operator musi stan Wysłano zaznaczyć ręcznie.
Jeśli użytkownik korzysta z elektronicznej wymiany danych – stan Wysłano zaznaczany jest automatycznie w chwili zapisania do pliku. Jeśli bank nie zrealizuje przelewu (np. z powodu błędnego numeru konta) – stan można cofnąć na Do realizacji. Możliwa jest również seryjna zmiana stanu z Wysłane na Do realizacji. Użytkownik zaznacza zdarzenia, którym chce zmienić stan i następnie wywołuje funkcję z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – funkcja „Zmień na do realizacji”.
Zrealizowano – w chwili nadania blokowana jest możliwość zmiany informacji wprowadzonych na zdarzeniu.
Stan może być nadawany:
ręcznie przez operatora, niezależnie od stanu rozliczenia zdarzenia. Nadanie stanu zrealizowano blokuje możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (z wyjątkiem zmiany stanu).
automatycznie dla zdarzenia rozliczonego całkowicie.
W chwili rozliczenia dokumentu nadawany jest stan Zrealizowano i możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (w tym również pola Stan) zostaje zablokowana. Dopiero w chwili usunięcia rozliczenia zdarzenie jest odblokowywane.
Podmiot – podmiot, którego dotyczy planowane zdarzenie w Preliminarzu. Podmiotem może być kontrahent, bank, pracownik, wspólnik lub urząd.
Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Lista jest aktywna, jeżeli stan zdarzenia to: Bufor, Do realizacji lub Wysłano. Natomiast w przypadku stanu zdarzenia Zrealizowano lista jest wyszarzana.
Bank – akronim banku właściwego dla podmiotu. Wprowadzając dane banku można wpisać jego akronim lub numer rozliczeniowy NRB. Można również wybrać bank z listy, wyświetlonej przyciskiem Bank. Jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie.
Numer rachunku – jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełniane jest automatycznie. Numer rachunku podlega edycji i zmianie przez użytkownika do momentu, gdy stan zdarzenia nie będzie zrealizowany.
Urzędy ZUS i urzędy skarbowe mają kilka rachunków bankowych w zależności od tego, z jakiego tytułu wpłacane są pieniądze.
Dlatego jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybrany zostanie Urząd z listy widocznej obok pola z kodem urzędu można wybrać, z jakiego tytułu nastąpił przepływ pieniędzy.
Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [ZUS] – istnieje możliwość wyboru pomiędzy ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym a FP i FGŚP oraz FEP. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu ZUS (zakładka [Rachunki]).
Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [Urzędy skarbowe] z listy istnieje możliwość wyboru pomiędzy podatkiem od osób fizycznych, podatkiem od osób prawnych, podatkiem od towarów i usług oraz zaliczkami podatku od wynagrodzeń. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu skarbowego (zakładka [Rachunki]).
Obsługa pól jest zgodna z mechanizmem opisanym w rozdziale Obsługa pól związanych z bankiem.
Kategoria – kategoria, z którą skojarzone jest zdarzenie. Jeżeli dokument jest typu wpłata (zdarzenie przychodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (zdarzenie rozchodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu.
Przelew SEPA – parametr jest widoczny tylko na zdarzeniach rozchodowych, o walucie rozliczenia EURO i wprowadzonych do rejestru obsługującego wymianę danych za pomocą webservice. Więcej informacji w tym temacie znajduje się w rozdziale Eksport przelewów europejskich SEPA.
Priorytet – ważność zdarzenia w Preliminarzu – strzałka z prawej strony pola rozwija listę możliwych priorytetów.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
W przypadku eksportu przelewów formatem Citi Handlowy – Przelewy krajowe (CDFF), Citi Handlowy – Przelewy MPP (CDFF), Citi Handlowy – Przelewy krajowe (Elixir), Citi Handlowy – Przelewy MPP (Elixir), Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml) płatność, która ma ustawiony priorytet Wysoki jest wysyłana jako przelew natychmiastowy (Express Elixir).
MPP – podzielona płatność – parametr widoczny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrze bankowym i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. W przypadku gdy płatność związana jest z dokumentem źródłowym edycji podlega pole podatku, oraz Numer dokumentu (istotne w przypadku płatności do faktur zaliczkowych, gdzie zamiast numeru dokumentu należy wpisać słowo zaliczka), dla zdarzeń wprowadzonych ręcznie wszystkie pola są aktywne
Formularz zdarzenia – zakładka Rozliczenia
Zakładka [Rozliczenia] podzielona jest na trzy części.
W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce [Ogólne], a więc rodzaj dokumentu, data dokumentu, kwota w walucie, termin i data realizacji, oraz status i kwota rozliczona.
Środkowa część okna to informacje o walucie, w jakiej wystawiony jest dokument oraz walucie rozliczenia, a w przypadku walut obcych również o typie kursu oraz notowaniu. Więcej informacji znajduje się w części poświęconej rejestracji dokumentów w walutach obcych.
Dolna część okna to lista dokumentów, z którymi zdarzenie zostało rozliczone.
Jeśli zdarzenie jest zatwierdzone do realizacji oraz ma status (N) – nierozliczony lub (C) – częściowo rozliczony – na liście aktywne są przyciski:
– dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowane zdarzenie.
Formularz zdarzenia – tabela rozliczeń
Podczas rozliczania z poziomu zdarzenia w preliminarzu płatności pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone. W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.
Lista dokumentów do rozliczenia
Na liście widoczne są następujące kolumny:
kolumna z zaznaczeniami.
Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem.
Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie.
Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego.
Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. W sytuacji, gdy termin płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przy wyliczaniu ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia.
Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.
Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny:
Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia.
Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie.
Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
Numer wewnętrzny.
Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.
Pod listą dostępne są następujące filtry:
Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
W polu Opis widoczny jest Opis księgowy z rozliczanego zdarzenia.
Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:
Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.
Pod listą dostępne są następujące przyciski:
– Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.
– Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.
– Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.
– Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia.
Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób:
Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia przychodowego – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.
Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia rozchodowego – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.
Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony.
Uwaga
Co to jest rozliczenie? Zdarzenie z Preliminarza można rozliczać z zapisami kasowymi/bankowymi. Czyli zaplanowany wcześniej w Preliminarzu przychód rozliczamy z faktycznym przychodem zapisanym w raporcie kasowym/bankowym (np. na podstawie wyciągu bankowego). Zarówno zapis, jak i zdarzenie mają ten sam kierunek przepływu środków finansowych. Obydwa są albo przychodami albo rozchodami.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.
Przykład
Dla kontrahenta AGAT wystawiona została faktura sprzedaży FS/000123/2010, na kwotę 500 zł., z odroczonym terminem płatności (np. 15.06.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta AGAT automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 15 czerwca spodziewana jest zapłata 500 zł. za fakturę FS/000123/2010.
16 lipca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 500 zł, i że jest to zapłata za FS/000123/2010.
Wówczas z poziomu zakładki [Rozliczenia] zaplanowanego zdarzenia odszukujemy na liście zapisów kontrahenta AGAT wpłatę za fakturę i wprowadzamy ją na listę.
Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że:
zapis dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000123/2010),
zdarzenie dotyczące planowanej płatności za FS/000123/2010 w Preliminarzu kontrahenta AGAT otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego)
faktura FS/000123/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).
Uwaga
Należy pamiętać, że aby rozliczyć zdarzenia mające różne waluty dokumentu, muszą one posiadać taką samą walutę rozliczenia
Uwaga
Co to jest kompensata? Zdarzenie w Preliminarzu można kompensować z innymi planowanymi zdarzeniami. Np. jeśli kontrahent jest zarówno dostawcą jak i odbiorcą naszych usług, może zdarzyć się, że w Preliminarzu znajdzie się zarówno planowana spłata naszego zobowiązania (za fakturę zakupu) jak i planowana spłata należności (za fakturę sprzedaży). Zamiast dokonywać obu płatności można już na poziomie Preliminarza skompensować ze sobą planowany przychód za FS z planowanym rozchodem za FZ. W przypadku kompensaty kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych zdarzeniach muszą być przeciwne. Jedno z nich musi być przychodem, drugie rozchodem.
Przykład
Dla kontrahenta wystawiliśmy fakturę sprzedaży FS/00023/2010 z odroczoną płatnością na kwotę 500 zł. Jednocześnie ten sam kontrahent wykonał dla nas usługę na kwotę 450 zł i wystawił fakturę FZ/567/2010, również z odroczoną płatnością. Obydwie płatności nie są zrealizowane i obydwie wprowadziły do Preliminarza zdarzenia związane z planowanymi spłatami. Te dwa zdarzenia można ze sobą skompensować. Ponieważ kwoty na fakturach nie są równe, po wykonaniu kompensaty w Preliminarzu zdarzenie dotyczące planowanego przychodu na kwotę 500 zł otrzyma status C – częściowo rozliczonego i pozostanie na nim do rozliczenia 50 zł. Zdarzenie dotyczące płatności za fakturę zakupu zostanie całkowicie rozliczone.
– podgląd pozycji –podgląd szczegółów na temat dokumentu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym dokumencie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.
– usunięcie pozycji<DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce [Ogólne] nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia.
– dostępny jest wydruk Dodatkowe: Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zdarzeniu również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce [Rozliczenia].
Lista dokumentów, z którymi rozliczane/kompensowane jest edytowane zdarzenie zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach:
Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego zdarzenie. W przypadku rozliczeń zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasze zdarzenie. W przypadku kompensat jest to numer obcy albo numer dokumentu (uzupełniany automatycznie dla zdarzeń skojarzonych z innym dokumentem), a jeśli te nie są wypełnione – pierwsza linia opisu zdarzenia.
Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany.
Termin – termin płatności zapisu lub zdarzenia rozliczającego lub kompensującego nasz zapis.
Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu.
Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu.
Formularz zdarzenia – zakładka Dodatkowe
Opis księgowy – dodatkowe pole opisujące zdarzenie. Standardowo w pierwszą linię tego pola wpisywany jest opis wybranej powyżej kategorii. Jeśli zdarzenie powstało w oparciu o wprowadzony w systemie dokument – w pole Opis przepisywany jest numer dokumentu.
Opis do banku – pole wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Mechanizm opisany dokładniej w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. W przypadku zdarzeń generowanych do dokumentów źródłowych pierwsza linia opisu do banku jest wypełniana automatycznie. Automatyczny opis jest generowany w sytuacji, kiedy nie podstawi się z kategorii. Dla wynagrodzeń generowany jest opis: Wynagrodzenie za [miesiąc/rok], dla pozostałych dokumentów generowany jest opis Zapłata za [numer dokumentu].
Konto przeciwstawne B.O. – pole istotne przy współpracy z modułem Księga Handlowa (wykorzystywane przy inicjalizacji B.O. W Księdze Handlowej na podstawie Preliminarza płatności i zapisów kasowych/bankowych). Mechanizm został dokładnie opisany w Podręczniku użytkownika systemu Comarch ERP Optima: moduł Księga Handlowa. Program umożliwia użytkownikom nie posiadającym licencji na KH lub KH Plus wybór właściwego konta z planu kont.
Wprowadził – operator, który wprowadził zdarzenie do Preliminarza.
Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.
Formularz zdarzenia – zakładka Windykacja
Uwaga
Zakładka dostępna, gdy użytkownik posiada licencję na moduł CRM Plus
Zakładka [Windykacja] zawiera:
Schemat windykacji – schemat, wg którego będą wykonywane kolejne operacje w ramach windykacji dla tej płatności.
Historię zdarzeń windykacyjnych zawierającą kolumny Data, Numer dokumentu, Typ, Temat. Przycisk Podgląd umożliwia podgląd wykonanego etapu schematu windykacji.
Na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności jest dostępna opcjonalnie wyświetlana kolumna Windykacja – schemat zawierająca kod schematu windykacji przypisanego do płatności.
Preliminarz płatności – zakładka Windykacja
Rejestrator Czasu Pracy
Uruchamianie
RCP może być uruchomiony tylko jeden raz. Uruchomienie stopera jest możliwe w następujący sposób:
Automatycznie, w momencie uruchomienia Comarch ERP Optima, jeśli w Konfiguracji stanowiska zaznaczony jest parametr Automatyczne sterowanie rejestracją czasu, z operatorem i firmą zgodną z Comarch ERP Optima oraz ostatnio wybraną kategorią.
z poziomu Biuro Rachunkowe dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy – do RCP zostaje przekazany Operator zalogowany do BR.
Ręcznie za pomocą pliku CDN.BiuroR.RCP.exe – wówczas jest sprawdzane, czy dla stanowiska jest otwarta sesja i jeśli tak, to stoper startuje z danymi tego operatora, jeśli nie – wymaga zalogowania. W tym przypadku pojawią się okno logowania:
Rejestracja operatora w programie
W przypadku logowania domenowego okno Rejestracja w programie Comarch ERP Optima zostanie pominięte.
Uwaga
Nie można wstrzymać (zakończyć) ręcznie sesji automatycznej. Próba takiego działania zakończy się odpowiednim komunikatem. Aby przerwać sesję automatyczną należy zamknąć Comarch ERP Optima.
Wygląd
Rejestrator Czasu Pracy jest oknem niewielkich rozmiarów, tak, by nie przeszkadzał w normalnej pracy.
Okno Rejestratora Czasu Pracy
Zawiera następujące elementy:
Nagłówek, zawierający nazwę firmy i akronim pracującego operatora.
Zegar w układzie hh:mm – pokazuje czas z dokładnością do minuty.
Wskaźnik stanu, zawierający następujące informacje: rodzaj sesji (A – automatyczna, R – ręczna), a także alert w postaci wykrzyknika „!”, jeśli w ciągu 5 minut nie zanotowano pracy na Comarch ERP Optima, (okno innego programu jest „na wierzchu”).
Przyciski Uruchom/Zatrzymaj/Wstrzymaj.
Przycisk Parametry– pod którym dostępne są dwa pola: Firma i Kategoria z rozwijalnymi listami firm i kategorii.
Przycisk Informacje– pod którym dostępne są informacje o całkowitym czasie pracy operatora w danym dniu, o czasie pracy na bieżącej bazie.
Przyciski Minimalizuj/Zamknij
Pozostałe funkcje
W menu głównym System jest możliwość uruchomienia Comarch ERP Optima. Także na pasku narzędziowym jest ikona umożliwiająca uruchomienie Comarch ERP Optima i automatyczne zalogowanie się do aktualnie podświetlonej bazy danych.
Na pasku narzędziowym Biuro Rachunkowe, obok ikony do uruchamiania Comarch ERP Optima, dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy . Rejestrator Czasu Pracy uruchamia się w kontekście zalogowanego do Comarch ERP Optima Operatora.
Możliwość przelogowania się występuje zarówno w menu głównym System, jak i z użyciem ikony Logowanie.
W menu głównym, w operacjach seryjnych oraz w Rejestrach VAT dostępny jest przycisk , który po kliknięciu przenosi Użytkownika do panelu iKsięgowość24. Po naciśnięciu na przycisk pojawia się okno logowania:
W przypadku, gdy Biuro Rachunkowe posiada nieprzeczytanie wiadomości, w programie pojawia się chmurka z informacją o ilości nieprzeczytanych wiadomości.
Chmurka jest widoczna przez 10s, chyba że Użytkownik zamknie ją za pomocą ikony X. Kolejne sprawdzenie ilości nieprzeczytanych wiadomości odbywa się co 30 minut.
W menu głównym Widok dostępne są również następujące opcje:
Włącz/Wyłącz pasek stanu – włączenie/wyłączenie paska stanu
Po wyborze operacji seryjnych w grupie Widok dostępne są następujące opcje:
Odśwież<F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
Odśwież wszystko <CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.
, na drukarkę kierowany jest Pełny X 2. 
. Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania zarówno podróży służbowych krajowych w walucie systemowej, jak i delegacji zagranicznych. Delegacje mogą być dodawane z poziomu Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.
– Rozlicz zaznaczone dokumenty – służąca do rozliczenia delegacji
– Usuń rozliczenia z zaznaczonych dokumentów – do usunięcia rozliczeń delegacji
– Księguj – służąca do zaksięgowania delegacji (zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i książki przychodów i rozchodów)
Dodaj – umożliwia dodanie sesji
Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji
Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji
Zamknij – zamyka konfigurację.
oraz Anuluj zmiany 
Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.
Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Biuro Rachunkowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27, zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.
daje możliwość seryjnego rozliczania zdarzeń. Po zaznaczeniu kilku dokumentów i użyciu funkcji Rozlicz generowane są zapisy kasowe/bankowe rozliczające wybrane płatności. Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane jest zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu, jak i zapisie).
lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Rozliczenia] i [Dodatkowe].
– lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu.
– Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.
– Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.
– Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.
– Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia.
– usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce [Ogólne] nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia.
.
– pod którym dostępne są dwa pola: Firma i Kategoria z rozwijalnymi listami firm i kategorii.
– pod którym dostępne są informacje o całkowitym czasie pracy operatora w danym dniu, o czasie pracy na bieżącej bazie.
umożliwiająca uruchomienie Comarch ERP Optima i automatyczne zalogowanie się do aktualnie podświetlonej bazy danych.
. Rejestrator Czasu Pracy uruchamia się w kontekście zalogowanego do Comarch ERP Optima Operatora.
.
