Terminal płatniczy

Przy współpracy programu z terminalem płatniczym, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji.

Konfiguracja terminali płatniczych

Model terminala – pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:

  • eService
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny)
  • Polcard – Verifone VX 520
  • eService – połączenie terminalowe
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
  • Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe

Uwaga
Konfiguracja samego terminala powinna być wykonywana przez Serwis obsługujący terminale.

W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola:

  • Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego .
  • Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia RS232. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
  • Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
  • Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima a terminalem płatniczym.
  • Test – Po wciśnięciu przycisku Test program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.

Uwaga
Po wybraniu w Konfiguracji systemowego wirtualnego portu COM dla terminala płatniczego program Comarch ERP Optima może działać niestabilnie. Domyślnie w systemie WINDOWS ten port jest oznaczony jako COM1.



Przypomnienie

Jeśli parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie.

 



Parametry

W przypadku korzystania z serwera proxy, w sekcji Ustawienia proxy można określić adres IP bądź nazwę serwera proxy, numer portu oraz (w przypadki kiedy serwer wymaga uwierzytelnienia) również nazwę użytkownika oraz hasło.

Po zaznaczeniu parametru Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej możliwe jest (w przypadku  pracy na serwerze zdalnym) wykonywanie wielu operacji bezpośrednio na komputerze lokalnym, m.in. podpisywanie deklaracji, podpisywanie wydruków, eksportowanie danych, wczytywanie danych, itp. Aby funkcjonalność działała prawidłowo, należy na komputerze lokalnym zainstalować pakiet odpowiednich sterowników – plik onlineFP.exe znajduje się w folderze Comarch ERP Optima po instalacji.



Formularz definicji grupy kont

Formatka grupy kont

Na liście dostępne są standardowe przyciski: . Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:

  • Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone. Jeżeli zaznaczone są konta syntetyczne wraz z kontami analitycznymi to dodawane są tylko konta syntetyczne. Jeśli zaznaczone są konta analityczne i część z tych kont została wcześniej uwzględniona w grupie kont to dodawane są pozostałe konta nie uwzględnione wcześniej w grupie kont.
  • Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT> – plan kont otwiera się bez opcji zaznaczeń).

Uwaga
Przy zakładaniu kolejnego okresu obrachunkowego, po wybraniu opcji kopiowania ustawień z poprzedniego okresu, Definicje grup kont zostaną przeniesione na nowy okres obrachunkowy.



Kolektor

Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:

  • Dolphin
  • BHT
  • Cipherlab
  • Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem polega przede wszystkim na wskazaniu typu kolektora, z którym będzie współpracował program, protokołu transmisji oraz portu COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Uwaga
Po wybraniu typu kolektora program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.

 



Szablon oferty handlowej

Przygotowanie szablonu Oferty Handlowej

W sekcji przycisków podstawowych dostępnych z poziomu otwartego formularza oferty handlowej dostępny jest przycisk . Za pomocą tego przycisku można wywołać listę szablonów oferty handlowej.

Wybór szablonu oferty handlowej

Po wystawieniu Oferty Handlowej, zanim zostanie ona zapisana na stałe operator musi zdecydować, który szablon zostanie wykorzystany do wydruku oferty. W tym celu musi nacisnąć przycisk Szablony ofert, znajdujący się w sekcji przycisków podstawowych. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno, w którym wyświetlana jest lista wszystkich możliwych do wykorzystania szablonów. Na liście szablonów znajduje się kolumna Nazwa, określająca nazwę dostępnych szablonów  i kolumna Domyślny z informacją o domyślnym szablonie dla operatora.

Aby przypisać domyślny szablon dla operatora należy w menu kontekstowym wybrać opcję Ustaw jako domyślny dla operatora. Szablon wskazany jako domyślny podpowiada się zarówno na nowym formularzu oferty, jak również podczas kopiowania ofert. Tylko jeden szablon może być domyślny. Aby zrezygnować z przypisania domyślnego szablonu do operatora należy użyć opcji Odznacz domyślny.

Pod listą szablonów znajdują się przyciski:

Wybierz – umożliwia wybór szablonu dla oferty.

Dodaj – umożliwia dodawanie nowego szablonu

Zmień – umożliwia edytowanie szablonu.

Usuń – umożliwia usuwanie szablonu.

Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna

Operator wskazuje wybrany szablon i przyciskiem Wybierz albo dwuklikiem przenosi go na Ofertę Handlową. Na podstawie wybranego szablonu jest drukowana oferta. Wybór szablonu jest zapamiętywany dla każdego dokumentu Oferty Handlowej. Na dokumencie Oferty Handlowej wybór jest widoczny na zakładce [Ogólne] w polu Szablon.

Dodawanie i modyfikowanie szablonów ofert

Z poziomu listy szablonów ofert operator może zdefiniować własne szablony ofert lub modyfikować szablon udostępniony w programie. Wprowadzone zmiany lub nowy szablon należy zapisać dyskietką dostępną na formularzu.

Dodatkowo na formularzu szablonu oferty obok Nazwy znajdują się parametry:

Kopia elektroniczna – jeśli parametr zostanie zaznaczony, to po wydruku oferty lub wysłaniu jej mailem zostanie zapisana kopia elektroniczna tej oferty. Kopie zapisywane są w Archiwum wydruków dostępnym w module Obieg dokumentów.

Podpisz cyfrowo pliki PDF – jeśli parametr zostanie zaznaczony to wydruk oferty zostanie podpisany cyfrowo.  Więcej na temat podpisywania wydruków jest opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.

Po wyborze opcji  z listy szablonów następuje przejście do edycji szablonu Oferty Handlowej. Wywoływany jest dokument RTF, operator ma w tym miejscu możliwość utworzenia własnego szablonu Oferty Handlowej, dopisania potrzebnych mu na ofercie informacji, wstawiania stałych tekstów, tabel, formatowania oferty handlowej.

Wybór opcji  pozwala na edycję wybranego (wskazanego) szablonu, po odpowiednich modyfikacjach można nadpisać istniejący szablon – opcja Zapisz, albo zapisać wprowadzone zmiany, jako nowy szablon – opcja Zapisz jako.

Na górze nad paskiem zadań wyświetla się okno Narzędzia edytora. W narzędziach edytora dostępne są cztery zakładki: [Plik], [Narzędzia główne], [Wstawianie], [Strona], [Nagłówek i stopka], [Tabele].

Wczytywanie danych z oferty handlowej

Przygotowany szablon oferty przenosimy na dokument oferty handlowej. Pobrany szablon oferty możemy podejrzeć lub dodatkowo zmodyfikować, korzystając z ikony lupki .

Po prawej stronie  dostępny jest przycisk , za pomocą którego wczytywane są dane z oferty. Jeżeli na ofercie jest kilku kontrahentów, to podstawiają się dane pierwszego kontrahenta. Dopiero na wydruku z poziomu zakładki Kontrahent, po zaznaczeniu odpowiedniego kontrahenta, będą podstawiane jego dane.

 

 



Kasa fiskalna

W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Kasa fiskalna znajdują się opcję dotyczące ustawień sterownika, ustawień eksportu, ustawień importu oraz przypisywane są wprowadzone wcześniej kasy fiskalne dla stanowiska.

  • Ustawienia sterownika – użytkownik dokonuje z listy wyboru odpowiedniego sterownika dla kasy fiskalnej.
  • Ustawienia eksportu – do kasy można wysyłać towary z kodem „Zwykły” (dane pobierane są z pola KOD z karty towaru), PLU (kod numeryczny PLU pobierany z karty towaru, z zakładki [Dodatkowe]) lub EAN (dane pobierane z pola EAN z karty towaru), na tym etapie definiujemy także numer ceny, oraz rodzaj eksportu do wyboru są: pełny lub różnicowy.
  • Ustawienia importu – parametr Podział na krótkie paragony. Po jego zaznaczeniu użytkownik ma możliwość zadeklarowania ile pozycji maksymalnie może się znaleźć na jednym paragonie. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach.
  • Kasy fiskalne dla stanowiska – na tym etapie istnieje możliwość przypisania za pomocą ikony „plusa” kasy fiskalnej, która została zdefiniowana w Konfiguracji Program/ Ogólne/ Kasy fiskalne. Użytkownik po kliknięciu ikony plusa z listy dokonuje wyboru numeru kasy, portu COM po którym będzie przebiegała transmisja z kasą fiskalną, MAGAZYNU do którego będą odczytywane raporty (paragony) z kasy oraz schematy numeracji dla tworzonych dokumentów podczas odczytu.
  • Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru:
    • podczas wysyłania towarów do kasy przenoszone są nazwy fiskalne zdefiniowane na kartotekach towarowych (na zakładce [Dodatkowe]). Dla towarów, które nie mają przypisanych nazw fiskalnych eksportowane są nazwy ogólne.
    • podczas odczytu z kasy uzupełniana jest nazwa zwykła (zakładka [Ogólne] na karcie towaru) oraz nazwa fiskalna (zakładka [Dodatkowe] na karcie towaru). Jeżeli parametr nie jest zaznaczony podczas odczytu z kasy uzupełniana jest tylko nazwa ogólna towaru.


Grupy kont

Funkcja Definicji grup kont poprawia ergonomię pracy na etapie definiowania Planu Kont, a także podczas dodawania/usuwania powtarzających się na wielu kontach analityk w trakcie roku.

Użytkownik musi zdefiniować wszystkie analityki dla jednego konta, a  funkcja grup kont umożliwi skopiowanie tych analityk do innych kont należących do wybranej grupy.

Definiowanie grupy kont

W górnym menu z poziomu Księgowość/ Plan Kont dostępna jest ikona grup kont , której kliknięcie wywoła listę definicji grup kont.

Lista definicji grup kont

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Synchronizuj lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na aktualizację Planu Kont w oparciu o wskazaną grupę kont.

Kliknięcie na ikonę  na liście Definicji grup kont wywoła formatkę Grupy kont. Użytkownik może wówczas zdefiniować grupę kont, wg której będzie dokonywana synchronizacja.

Działanie synchronizacji grupy kont

Funkcja synchronizacji działa zarówno na Planie Kont, jak również z poziomu Listy grup kont.

W Planie Kont, dodanie/usuwanie analityki na jednym z kont grupy wywoła komunikat (podczas zapisywania nowej analityki): Konto należy do grupy [Symbol grupy]. Czy dodać/usunąć analitykę do pozostałych kont tej grupy?

Zaakceptowanie pytania, zarówno w przypadku dodawania analityk jak również ich usuwania, spowoduje odpowiednio próbę dodania lub usunięcia kont i zostanie wyświetlony log z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Anulowanie spowoduje zapisanie aktualnego konta bez dodawania analityk do innych kont danej grupy.

Funkcja synchronizacji z poziomu Listy grup kont uruchamiana jest za pomocą przycisku  lub klawisza <F8>. W pierwszej kolejności wybieramy grupę w oparciu o którą chcemy dokonać synchronizacji a następnie klikamy na ikonę , wówczas pojawi się następujący komunikat: Czy jesteś pewien, że chcesz zaktualizować plan kont w oparciu o wskazaną grupę kont?

Zaakceptowanie pytania spowoduje próbę dodania analityk do kont należących do wskazanej grupy. Po zakończeniu działania funkcji synchronizacji zostanie wyświetlona informacja z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).

Funkcja synchronizacji nie będzie działała dla kont zakładanych automatycznie podczas księgowania dokumentów schematami księgowymi. W związku z tym istnieje możliwość wykonania synchronizacji „ręcznie” z poziomu Listy grup kont.

Podczas synchronizacji dodawane konta otrzymują symbol, nazwę, typ z konta kopiowanego. Ponadto z konta wzorcowego na nowe konto kopiowane są ustawienia pola: Kontrola salda, Waluta oraz Kontrola budżetu.

Uwaga
Nie ma możliwości dodania konta podrzędnego do konta, które posiada już księgowania.

Przykłady zastosowania synchronizacji grupy kont

Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy następujące konta:

501-1
501-2
501-3		502503

Jeżeli założymy grupę zawierającą konta: 501, 502, 503 i wykonamy synchronizację otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:

501-1
501-2
501-3		502 -1
502 -2
503 -3		503 -1
503 -2
503 -3
 

Przykład
Zakładamy, że w Planie Kont mamy konta:

401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3		402403

W takim przypadku Definicja grupy powinna zawierać konta: 401-1, 402, 403. Po wykonaniu synchronizacji otrzymamy następujące pozycje w Planie Kont:

401-1-ZLEC1
401-1-ZLEC2
401-2
401-3		402 -ZLEC1
402-ZLEC2		403 -ZLEC1
403-ZLEC2
 

Uwaga
Dane konto oraz jego analityki można podpiąć tylko do jednej grupy. Przykładowo – jeżeli w jednej grupie jest konto 501-1-1, to do innej grupy nie można podpiąć konta 501, 501-1.

Próba dodania do Definicji grupy konta, które zostało przypisane już do innej grupy, wywoła następujący komunikat: Konto nadrzędne lub podrzędne występuje już w grupie.



Jednolity Plik Kontrolny

W tym miejscu należy określić katalog, do którego będą zapisywane pliki JPK w formacie *.xml. Przy eksporcie Jednolitego Pliku Kontrolnego tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Nazwy plików określają ich zawartość:

  • dla dokumentów z rejestrów VAT – JPK_VAT_ Data_od_Data_do
  • dla dokumentów handlowych – JPK_FA_WALUTA _ Data_od_Data_do
  • dla ewidencji ryczałtowej – JPK_EWP_Data_od_Data_do
  • dla Księgi Podatkowej – JPK_KKPIR_ Data_od_Data_do
  • dla Księgi Handlowej – JPK_KR_ Data_od_Data_do
  • dla dokumentów magazynowych – JPK_MAG_MAGAZYN_WALUTA_ Data_od_Data_do
  • dla wyciągów bankowych – JPK_WB_WALUTA_RACH_BANKOWY_Data_otwarcia_Data_zamknięcia


e-Deklaracje

Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ e-Deklaracje – należy w tym miejscu określić katalog, do którego będą zapisywane niepodpisane pliki wymiany danych *.xml. Przy eksporcie e-Deklaracji tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych deklaracje poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Dodatkowo w tych katalogach firm (baz) powstają podkatalogi wskazujące okres, za który są wysłane deklaracje. W przypadku deklaracji liczonych za wiele miesięcy/cały rok – jest to ostatni miesiąc z tego okresu. W tym samym podkatalogu zapisywane będą odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ e-Deklaracje