Zakładka [Zakazy]

Z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu.

Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić – na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu:

Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w  innym katalogu. Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!.

Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury Sprzedaży).

Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty będą wyświetlane w trybie tylko do odczytu. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima.

Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik – dokument będzie otwierany w trybie tylko do odczytu. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie.

Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu.

Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.

Zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola:

Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu

Nazwa – pełna nazwa katalogu

Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik, definiując schemat numeracji, powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery.

Schemat obiegu – możliwość przypisywania domyślnego schematu procesu obiegu dla dokumentów zapisywanych w tym katalogu. Schemat będzie automatycznie proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu w Bibliotece.

Folder dla plików w IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie Comarch IBARD.  Z listy folderów na koncie Comarch IBARD możemy wybierać folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie.

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów firmowych (tzn. zapisywanych w danej bazie firmowej).

Na liście katalogów znajdują się przyciski:

 Dodaj – dodaje nowy katalog,

 Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,

 Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym.

Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne] i  [Zakazy].

Użytkownik musi wskazać wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny dla automatycznie tworzonych dokumentów Biblioteki, powstałych w wyniku dodawania zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie dokumentów zewnętrznych (skanów/plików). Dla dokumentów Biblioteki, tworzonych w wyniku zapisu poszczególnych typów dokumentów w ewidencji księgowej (Ewidencji dodatkowej kosztów/przychodów, Rejestrze sprzedaży/zakupu VAT) można określić różne schematy ze względu na typ dokumentu, z którego powstał. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Użytkownik musi wskazać jeden wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny podczas wprowadzania nowych dokumentów do Biblioteki. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Amortyzacja w przypadku ulg inwestycyjnych – parametr wykorzystywany w przypadku ulg inwestycyjnych dla środków trwałych. W przypadku ulg inwestycyjnych można zmniejszać odpisy amortyzacyjne lub skracać okres amortyzacji.

Wartości niematerialne i prawne można podzielić na grupy. Lista grup obsługiwana jest w identyczny sposób jak grupy środków trwałych – co zostało opisane tutaj.

Środki trwałe można podzielić na grupy np. ze względu na typ środka (samochody, komputery itd.).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Skasować można jedynie grupę, do której nie zostały jeszcze przypisane środki (np. błędnie wprowadzoną).

Przy dopisywaniu pozycji uzupełnić należy dwa pola:

Nazwa – nazwa grupy.

Opis – dokładniejszy opis grupy.

Konto – segment Wn – istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoWnGrupy.

Konto – segment Ma – istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoMaGrupy.

Dla dokumentów typu AIST – arkusz inwentaryzacyjny ST oraz AIWP – arkusz inwentaryzacyjny wyposażenia możliwe jest w tym miejscu określenie domyślnego schematu numeracji i serii.

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń (etapy realizacji), które później można wybierać na formularzu zlecenia.

Na liście znajduje się kolumna: kod (20 znaków), opis (250 znaków) oraz parametr do zaznaczenia data. Dla każdego statusu zlecenia można określić, czy jest on skojarzony z polem typu data. Jeśli tak, to po wybraniu statusu na zleceniu oprócz możliwości wpisania opisu jest również możliwość określenia daty (np. data powrotu z serwisu zewnętrznego, data sprowadzenia części itp.).

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 Dodaj – umożliwi dodanie nowego statusu.

 Edycja – umożliwia zmianę statusu.

 Usuń – powoduje usunięcie statusu.

Użytkownik ma możliwość pozycjonowania statusów zleceń na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych statusów. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe za pomocą metody „przeciągnij i upuść”. Podczas wystawiania zlecenia statusy pojawią się w kolejności ustalonej na tej liście.

 Przywróć poprzedni stan – po zmianie pozycji w górę/ w dół można przywrócić poprzedni stan.

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.