W tym celu należy z poziomu Ogólne/ Inne/ Właściciele podświetlić ikoną lupy Formularz danych kadrowych danego właściciela, a następnie na formularzu kliknąć z prawej strony ikonę Kwoty deklaracji. Następnie na oknie Lista kwot deklaracji właściciela należy dodać ikoną plusa kolejną pozycję. Wtedy na wyświetlonym oknie o nagłówku Kwoty indywidualne na pierwszej zakładce PIT-36 w prawym górnym rogu zaznaczyć parametr Kwoty do zaliczki kwartalnej i zapisać zmiany. Należy wprowadzić kwoty deklaracji za wszystkie trzy miesiące kwartału. Dodatkowo jeśli podmiot rozliczany ma być podatkiem liniowym PIT-36L należy na trzeciej zakładce PIT-36L zaznaczyć parametr Podatnik rozlicza się wg skali liniowej (PIT-36L) i zapisać zmiany. Po wykonaniu tych czynności z poziomu Księgowość/ PIT-36 lub PIT-36L po dodaniu ikoną plusa nowej zaliczki i wyborze miesiąca z danego kwartału będzie tworzona zaliczka kwartalna.

Z poziomu Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe dostępny jest parametr Numeracja dziennika cząstkowego ciągła w roku, który określa sposób numeracji dziennika cząstkowego. Jeżeli parametr jest włączony – numeracja jest nadawana narastająco w ciągu roku obrachunkowego. Jeśli parametr jest wyłączony, wówczas numeracja jest sprawdzana w obrębie danego dziennika cząstkowego w ramach danego miesiąca konkretnego roku kalendarzowego.

Aby jednocześnie uwzględnić księgowania na kontach zespołu 4 i 5 można w tym celu wykorzystać:

1. Kwoty dodatkowe (ikona  w prawym dolnym rogu)- Należy tam uzupełnić księgowania na konta zespołu 5. Z poziomu Księgowość/ Inne/ Schematy księgowań zakładka 2. Kwoty dodatkowe można wcześniej zdefiniować szablony kwot dodatkowych, które pozwolą na automatyczne wczytywanie odpowiednich kont zespołu 5, natomiast kwoty użytkownik uzupełnia ręcznie.
W schemacie księgowym należy wprowadzić odwołanie przez kwoty dodatkowe.

2. Kategorie 2 (kolumna ukryta w pozycji dokumentu, możliwa do wyciągnięcia z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy).Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu pole Kategoria można wykorzystać do definiowania księgowania na zespół 4 kosztów, natomiast Kategoria 2 na księgowanie na zespół 5 kosztów. Warunkiem jest, aby wcześniej uzupełnić na formularzu kategorii „Konto – segment Wn”.

Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki  w górnym pasku zadań.

Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj <F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków.

Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj – wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):

W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury: 

Faktury elektroniczne

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.

1. Elektroniczne przesyłanie faktur

Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać za pomocą wiadomości e-mail. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona  . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e – mail.

Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) – utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.

Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.

2. Elektroniczne kopie faktur

W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów.

Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów.

Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.

Parametry wydruku faktury

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej:

Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy).

Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze.

Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ – w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew).

Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr).

Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach:

Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT.

Faktura VAT- Metoda kasowa – zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie.

Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus.

Tekst opisu drukowany kopiowany na FS – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu.

Tekst stopki dla dokumentów…. – na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych.

W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT.

Seryjny wydruk faktur

Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne).

Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.

Wydruki tekstowe

Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów:

Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj).

Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki: 

Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku  na liście towarów wpisanych na dokument.
Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły], [Atrybuty], [Akcyza] (po odpowiednim skonfigurowaniu) oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA .

Formularz pozycji: zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje:

Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze.

Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję nazwy na dokumencie. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej.

Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę.

Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie: 

Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.

Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić.

Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT

Wartość netto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.

Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.

Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]

Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć:

Wartość netto – wartość netto pozycji,

Kwota VAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji,

Wartość brutto – wartość brutto pozycji,

Koszt zakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).

Jednostka miary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej.

Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.

Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]

Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu.

Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru

Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.

• Lp – numer kolejny atrybutu.
• Kod – kod atrybutu przenoszony z formularza towaru, z zakładki [Atrybuty].
• Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
• E-sklep – kolumna widoczna jest tylko dla zamówień pochodzących z Comarch e-Sklep. W kolumnie wyświetlana jest wartość Tak/Nie odpowiednio jeśli wartość atrybutu została przesłana z Comarch e-Sklep.

Istnieje natomiast możliwość edycji takiego atrybutu. Jeśli zmieniona zostanie tylko jego wartość, wówczas w kolumnie E-Sklep pozostanie Tak. Jeśli zmieniony zostanie kod atrybutu, wtedy wartość w kolumnie E-Sklep zmieni się na Nie.

Pod nazwami kolumn dostępny jest wiersz filtra, umożliwiający zawężenie wyświetlanej listy według ustalonych kryteriów. Możliwe jest również tworzenie własnych kolumn poprzez funkcję personalizacji.[/su_list]

Na liście dostępne są przyciski:

1. Zapisz zmiany / Anuluj zmiany – odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
2. Dodanie atrybutu – umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).
3. Edycja atrybutu – umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
4. Usunięcie atrybutu

Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>.

Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy.

Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.

Dodawanie wartości do definicji atrybutu typu lista

Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście.

Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.

Formularz pozycji: zakładka [Intrastat]

Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie znajdują się pozycje, które powinny być wykazane w deklaracji Intrastat.

Zakładka [Intrastat] zawiera dane przeniesione z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat]:

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Zapis z wydrukiem

Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.

Formularz faktury: zakładka [Ogólne]

Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski:

Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów.

Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej.

W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat.

Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody).

Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.

Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .

Data wystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa.

Data sprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa.

Faktura liczona od – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:

Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje.

W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji.

Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury

Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności.

Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.

Netto – łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany.

Razem brutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić.

Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych.

Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.

Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:

1. na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
2. kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
3. wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
4. przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
5. w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.

• • Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.

Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu.

Jeśli parametr Bufor:  

Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego.

Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.

Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.

Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami:

– dodanie nowej pozycji na fakturę.

– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.

– usunięcie pozycji.

– wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja.

Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki.

Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:

 – wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.

 – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca  import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.

 Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.

– na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.

Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie .

Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi.

Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.

Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj.

Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.

Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu).

Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:

Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).

Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy faktury (towaru/usługi).

Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Jako odbiorca proponowany może być: 

W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę.

W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.
Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla każdego państwa. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.

Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:

Poprzez przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent znajduje się w Wykazie podatników VAT lub VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html

Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL.

W sekcji Domyślny płatnik możliwe jest wybranie innego płatnika, niż nabywca wskazany na dokumencie.

W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane.

Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania).

W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz faktury: zakładka [Płatności]

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku.

Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Fasa/Bank/ Daty dokumentów: FS/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień.

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana

Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności.

Kwota – wartość płatności.

Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.

Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora.

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

– dodanie nowej raty płatności.

– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian.

– usunięcie pozycji z listy płatności.

W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury).

Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności .

Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczenia zaliczek

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument

Formularz faktury: zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona.

Lista ta składa się z czterech kolumn:

Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą

Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą

Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego

– przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”.

W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Natomiast jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy zaznaczono parametr Intrastat, w przypadku faktur dla kontrahentów wewnątrzunijnych dostępna jest sekcja Intrastat. (dotyczy dokumentów uwzględniach w deklaracji Intrastat).

Formularz faktury: zakładka Atrybuty/JPK

Na formularzu faktury znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).

Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.

Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku   wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek: 

Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności.

W przypadku modułów Handel, Handel Plus:

W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 

Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor),  wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).

Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.

Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży.

Standardowo każda pozycja listy zawiera:

Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.

Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości: 

Datę wystawienia – data wystawienia faktury.

Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus.

Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.

NIP – numer NIP Nabywcy.

Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.

Kwotę netto – wartość netto faktury.

Kwotę brutto – wartość brutto faktury.

Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta,

Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami: 

Lista faktur

Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się:

– księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Zasady księgowania opisane są tutaj .

– utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).

– Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj.

– korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt.

– eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tutaj .

Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty.

– Operacje seryjne umożliwiające:

• dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
• zmianę kategorii dokumentu,
• dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
• dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

– Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy.

Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:

Zasady obsługi filtra: 

Przykład

W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.

Jak dodać nowy rejestr VAT?

Dodanie nowego rejestru możliwe jest jedynie w konfiguracji firmy. Aby dodać nowy rejestr należy:

1. Otworzyć konfigurację firmy wybierając System lub klikając przycisk w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Ogólne.
2. Wybrać gałąź Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Rejestr zakupów VAT lub Rejestr sprzedaży VAT. Na prawym panelu okna pojawią się aktualnie zdefiniowane rejestry.
3. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
4. Na liście wypełnić pola Nazwa i Opis rejestru i zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak dodać nowy zapis do rejestru VAT?

Aby wprowadzić nowy dokument do rejestru VAT, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Wybrać zakładkę poziomą: [Rejestr VAT], następnie wybrać podrejestr, do którego mają być wprowadzane dokumenty oraz wskazać okres za dzień, miesiąc lub rok.
4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
5. Program wyświetli formatkę dodania nowego zapisu.
6. Po uzupełnieniu danych zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć dokument z rejestru?

Aby usunąć dokument z rejestru, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Odszukać na liście dokument, który chcemy usunąć.
4. Ustawić kursor na dokumencie, który ma zostać usunięty i nacisnąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
5. Następnie program prosi o potwierdzenie usunięcia zapisu.
6. Po naciśnięciu przycisku OK dokument jest usuwany.

Jeżeli dokument jest już rozliczony, w celu automatycznego skasowania dokumentu (bez konieczności ręcznego kasowania rozliczeń) należy zaznaczyć parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Parametry). W Preliminarzu nie jest widoczna żadna planowana z nim płatność. Dla dokumentu płatnego gotówką, który spowodował powstanie zapisu kasowego, jeśli parametr jest zaznaczony – zapis kasowy zostanie usunięty z raportu.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

1. Zapis kasowy zostanie usunięty tylko jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
2. Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – usunięcie faktury jest możliwe tylko po wcześniejszym skasowaniu rozliczenia w module Kasa/Bank.
3. Program nie usunie zapisu, jeśli znajduje się on w raporcie zamkniętym (usunięte zostanie jedynie powiązanie z fakturą).

Jeżeli na liście zostanie zaznaczonych kilka pozycji, wówczas przycisk Usuń lub klawisz <DELETE> uruchamiają operację seryjnego kasowania dokumentów.

Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgowości kontowej?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT lub wybierając Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr Sprzedaży] lub [Rejestr Zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być zaksięgowane, przez zaznaczenie zapisu lewym klawiszem myszki w kolumnie Lp lub przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA>, ewentualnie przez naciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi Handlowej.
7. Wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tworzenie schematów zostanie omówione w rozdziale Schematy księgowe.
8. Program upewnia się czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
9. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów wybranym schematem księgowym, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Handlowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski (Scenariusze: Jak zaksięgować dokument z rejestru do księgi

Jak zaksięgować dokument z rejestru do KPiR?

Aby zaksięgować dokument z rejestru do księgi, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
4. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów.
5. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.
   
   Uwaga

   Aby przenieść zapisy z rejestru do Księgi podatkowej, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
6. Nacisnąć przycisk , który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów z rejestrów do Księgi przychodów i rozchodów.
7. Program upewnia się, czy przenieść dokumenty z rejestru do zapisów Księgi wyświetlając odpowiednie pytanie.
8. Po potwierdzeniu przyciskiem TAK program wykona księgowanie zaznaczonych dokumentów, a po zakończeniu księgowania wyświetlone zostanie zestawienie informacji o dokonanych księgowaniach.

Po zakończeniu tej operacji dokumenty są zaksięgowane w Księdze Podatkowej, a w rejestrach następuje zmiana koloru wyróżnienia z czarnego na niebieski.

Jak zaksięgować zbiorczo dokumenty sprzedaży do KPiR?

Aby zaksięgować zbiorczo dokumenty z rejestru sprzedaży:

1. Otworzyć konfigurację firmy, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracja w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając z menu:
2. Wejść do Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry i zaznaczyć dla parametru Zbiorcze księgowanie dokumentów opcję Rejestry sprzedaży VAT.
3. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
4. Wybrać zakładkę [Rejestr sprzedaży].
5. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT], bo tylko ten rodzaj listy pozwala na księgowanie dokumentów z rejestru do księgi.
6. Wybrać okres, za który dokumenty mają zostać wyświetlone (za dzień, miesiąc, rok lub okres), aby pojawiła się lista wyszukiwanych dokumentów. Wybór danego dnia lub miesiąca jest istotny ze względu na księgowanie dokumentów zbiorczych, które mogą być księgowane jako zestawienie dzienne lub miesięczne i otrzymują numer nadawany automatycznie przez program. W przypadku zestawienia dziennego jest to: nazwa rejestru/rok/miesiąc/dzień, za cały miesiąc: nazwa rejestru/ rok/miesiąc. W przypadku zaznaczenia opcji za rok lub okres i dodatkowo księgowania zbiorczego tworzone sa zapisy zbiorcze za poszczególne miesiące zgodnie z datą wskazaną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą.
7. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do rejestru przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie.

Wykonać księgowanie analogicznie jak w przypadku księgowań pojedynczych. Program wygeneruje jeden zbiorczy zapis w księdze, obejmujący sumaryczne zestawienie zaznaczonych dokumentów.

Jak zmienić zapis w rejestrze?

Aby zmienić zapis, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać jedną z czterech zakładek w [Rejestrach VAT].
4. Po wyszukaniu dokumentu, który chcemy zmienić i ustawieniu się na nim klikamy przycisk Zmień .
5. Pojawi się formularz zapisu w rejestrze VAT, która pozwoli na zmianę zapisu.

Po dokonaniu zmian zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak przenumerować zapisy?

Aby przenumerować zapisy, należy:

1. Otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.
2. Wybrać rodzaj rejestru przez wskazanie odpowiedniej zakładki pionowej: [Rejestr sprzedaży] lub [Rejestr zakupu].
3. Wybrać zakładkę [Rejestr VAT] lub [Do VAT/JPK_V7], bo tylko te listy pozwalają na przenumerowanie zapisów.
4. Wybrać odpowiedni podrejestr, który będzie renumerowany.
5. Wybrać listę zapisów za miesiąc lub rok oraz wskazać rok i miesiąc, w obrębie którego będziemy dokonywać renumeracji.
6. Aby przenumerować dokumenty należy nacisnąć przycisk lub klawisz <F8>.

Program dokona renumeracji i wyświetli zestawienie informacji o dokonanej operacji.

Jak wyszukać dokument?

Aby odszukać w rejestrach VAT, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie.

Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć rejestry VAT klikając przycisk Rejestry VAT w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Rejestry VAT lub wybierając z menu: Rejestry VAT/Rejestry VAT.

Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.
Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia (Kategorię), należy skorzystać z filtru uproszczonego.

1. Otworzyć listę faktur w rejestrze na zakładce [Rejestr VAT] lub [Wg atrybutów].
2. Wstępnie ograniczyć zawartość listy do zapisów w rejestrze oraz do odpowiedniego okresu. Można również otworzyć listę zapisów na zakładce [Rejestr VAT] i podać odpowiednio długi okres np. za cały rok.
3. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub wartość faktury.
4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Jeżeli znamy inne dane faktury, możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

Generowanie pojedynczych dokumentów wewnętrznych

Dokumenty Wewnętrzne służą do generowania kwot VAT-u należnego (FWS) i naliczonego (FWZ). Na podstawie tych dokumentów w pliku JPK_V7 wykazywany jest podatek należny oraz podatek naliczony np. Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Dokumenty Wewnętrzne możemy wygenerować dla każdego rodzaju transakcji bez względu na stawkę VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT to dla transakcji wewnątrzunijnych oraz dokumentów z rodzajem Krajowa – podatnikiem jest nabywca i stawką 0% i NP  oraz dla Wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca i Pozaunijnych – podatnikiem jest nabywca w stawce NP dokumenty wewnętrzne generują się automatycznie tzn. po zapisaniu faktury wstaje formatka do generacji dokumentów wewnętrznych.

Okno Generowanie dokumentu wewnętrznego nie pojawia się w przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym.

Dla pozostałych rodzajów transakcji generujemy je z poziomu Rejestru Zakupów lub z poziomu Rejestru Sprzedaży. Są dwie możliwości:

1. Z Rejestru Zakupów rozwinięcie strzałki obok ikony i wybór opcji generowanie dokumentu wewnętrznego sprzedaży daje możliwość jednoczesnego wygenerowania Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży i Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
2. Ewentualnie w  pierwszej kolejności z Rejestru Zakupów generowany jest Dokument Wewnętrzny Sprzedaży, a następnie z Rejestru Sprzedaży, w drugim kroku, tworzymy Dokument Wewnętrzny Zakupu – rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dokumentu wewnętrznego zakupu. Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży można również wprowadzić ręcznie z poziomu Rejestru Sprzedaży (te dokumenty, które nie mają powiązania z dokumentami wewnętrznymi zakupu).

FWZ po wygenerowaniu mają domyślnie ustawiane Odliczenie na TAK, natomiast w FWS parametr Uwzględniać w proporcji ustawiony jest jako Nie uwzględniać.

Przy generowaniu FWS z FZ zachowana jest zasada dotycząca „przenoszenia” rodzajów transakcji z faktur pierwotnych (FZ) na faktury końcowe (FWS):

Rodzaj FZ	Rodzaj FWS
Usługi	Usługi
Środki transportu	Środki transportu
Towary, Inne, Środki Trwałe, nieruchomości, Paliwo	Towary

Aby wygenerować dokument wewnętrzny należy najpierw zapisać Fakturę Zakupu, a następnie za pomocą odpowiedniej ikony wywołać funkcję przekształcenia do Dokumentów Wewnętrznych.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dokumentów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry zaznaczono parametr Pokazuj okno generowania dok. wew. przy zapisie dokumentu w Rej. VAT dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca. Podczas zapisywania takiej Faktury Zakupu pojawia się formatka Generowanie Dokumentu Wewnętrznego,  na której należy wpisać numery dokumentów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie Dokumentu Wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania Dokumentów Wewnętrznych.

Na dokument wewnętrzny sprzedaży przenoszą się następujące daty:

Daty powstania obowiązku i prawa do odliczenia ustawiają się wg tych samych zasad co dla dokumentów niewewnętrznych.

Przykładowy scenariusz generowania Dokumentu Wewnętrznego

W Rejestrze Zakupów wprowadzamy fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów:

Zapisujemy dokument, a następnie rozwijamy strzałkę obok ikony  i wybieramy opcję generowanie dokumentu wewnętrznego sprzedaży, dzięki czemu z listy faktur w Rejestrze Zakupów VAT uruchamiany generowanie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży. Po wyborze opcji otrzymujemy informacje o generowaniu Dokumentu Wewnętrznego. Podpowiadają nam się dane dotyczące Rejestrów Sprzedaży i Zakupów, do których zostaną wygenerowane Dokumenty Wewnętrzne. Domyślnie podpowiadają się ostatnio wybrane w danej bazie firmowej Rejestry. Do pola Numer dokumentu automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego.

Klawiszem  akceptujemy generowanie Dokumentów Wewnętrznych. W dalszej kolejności pokazuje nam się wygenerowany Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z zaznaczonym parametrem Dokument wewnętrzny. Na Dokumenty wewnętrzne przenoszona jest kwota netto z faktury pierwotnej. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, dla dokumentów wewnętrznych w kolumnie Kolumna powinno być ustawione Nie księgować, dotyczy to zarówno modułu Księga Podatkowa jak i dokumentów wewnętrznych importowanych w modelu Pracy rozproszonej.

Po zapisaniu formatki w kolejnym komunikacie pojawia się informacja, jakie dokumenty zostały wygenerowane i w jakim rejestrze się znajdują.

Zarówno na fakturze pierwotnej, jak i na Dokumentach wewnętrznych, istnieje możliwość skorzystania z zakładki [Dokumenty], na której znajduje się informacja o dokumentach powiązanych z bieżącym dokumentem.

Na liście faktur w rejestrze zakupów VAT, przy Fakturze Zakupu, do której zostały wygenerowane Dokumenty Wewnętrzne, pojawia się litera W (oznacza, że z tego dokumentu powstał Dokument Wewnętrzny).

Jeśli wygenerowano dokument wewnętrzny do FZ, to FZ nie podlega edycji. Tak samo, jeśli do FWS wygenerujemy FWZ, to również FWS nie podlega już edycji. Edycji podlegają tylko dane dotyczące deklaracji VAT-7. Dokument FZ, do którego został wygenerowany dokument wewnętrzny sprzedaży, nie może być już rozliczony z poziomu zakładki [Kontrahent] na formularzu takiego dokumentu. Rozliczenia należy dokonać z poziomu modułu Kasa/Bank.

Oprócz opisanego powyżej sposobu generowania dokumentów wewnętrznych, program umożliwia automatyczne tworzenie Dokumentów Wewnętrznych Zakupu i Sprzedaży już w momencie zapisywania Faktury Zakupu. Funkcja ta jest uruchamiana dla dokumentów spełniających warunki do przekształcenia, czyli takich, które mają wybrany jeden z rodzajów transakcji: Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne. Podczas zapisywania takiej faktury zakupu pojawia się formatka Generowanie dokumentu wewnętrznego, na której należy wpisać numery dokumentów wewnętrznych i zatwierdzić przekształcenie przyciskiem .

Użytkownik może także wycofać się z formatki Generowanie dokumentu wewnętrznego klawiszem  i zapisać dokument bez generowania dokumentów wewnętrznych.

Seryjne generowanie dokumentów wewnętrznych

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Po jej wybraniu pojawia się okno:

W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu źródłowego. Na formularz dokumentu wewnętrznego sprzedaży do pola Data sprzedaży przenoszona jest data zakupu z dokumentu źródłowego. Na formularz dokumentu wewnętrznego zakupu daty przenoszone są z dokumentu źródłowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu na dokumencie wewnętrznym zakupu. Data zakupu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.

W polu Stawka VAT na dokumentach wewnętrznych domyślnie wskazana jest stawka 23.00%. Po zmianie stawki, jest ona zapamiętywana podczas kolejnego seryjnego tworzenia dokumentów wewnętrznych.

W nowych bazach w polu Rejestr sprzedaży/ Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dokumentów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dokumentów wewnętrznych.

Na liście dokumentów w rejestrze VAT sprzedaży na przycisku dostępna jest opcja seryjne generowanie dokumentów wewnętrznych zakupu. Po jej wybraniu pojawia się okno:

W polu Data wystawienia wg domyślnie zaznaczona jest opcja Dokumentu wewnętrznego sprzedaży. Na formularz dokumentu wewnętrznego zakupu do pola Data wystawienia, Data wpływu przenoszona jest data wystawienia z dokumentu wewnętrznego sprzedaży, a do pola Data zakupu przenoszona jest data sprzedaży. Użytkownik ma możliwość zmiany daty wystawienia po wybraniu opcji Dnia i wskazaniu konkretnej daty (domyślnie podpowiada się data bieżąca). Wybrana data jest ustawiana również w polu Data wpływu. Data zakupu pobierana jest z dokumentu wewnętrznego sprzedaży. Data obowiązku podatkowego i data prawa do odliczenia wyliczane są automatycznie.

W nowych bazach w polu Rejestr zakupu domyślnie podpowiada się pierwszy rejestr z listy. W przypadku jego zmiany podczas kolejnego tworzenia dokumentów wewnętrznych ustawiany jest nowo wybrany rejestr. W bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu widnieje rejestr wybrany podczas poprzedniego tworzenia dokumentów wewnętrznych.

Numery dokumentów wewnętrznych pobierane są z dokumentów źródłowych.

Dokument wewnętrzy nie zostanie utworzony jeżeli:

• na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Wewnętrzny,
• w rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną),
• w rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dokument wewnętrzny,
• w rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel lub zaimportowany za pomocą pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dokumentów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
• w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.

Istnieje możliwość seryjnego tworzenia pojedynczych dokumentów wewnętrznych do dokumentów zaksięgowanych.

Generowanie zbiorczych dokumentów wewnętrznych

Użytkownik ma możliwość generowania zbiorczego dokumentu wewnętrznego do zaznaczonych faktur. Dokument utworzy się, jeżeli wszystkie wskazane faktury wystawione zostały na ten sam podmiot oraz z takim samym miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT-7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data zakupu/sprzedaży. Kontrahent nadrzędny oraz kontrahent duplikat traktowani są jako różne podmioty. Zbiorczy dokument wewnętrzny generowany jest osobno dla każdego rodzaju transakcji.

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT zakupu po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dokumentu wewnętrznego sprzedaży pojawia się okno:

Na liście dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży po rozwinięciu strzałki obok ikony  i wyborze opcji generowanie zbiorczego dokumentu wewnętrznego zakupu pojawia się okno:

Jeżeli użytkownik zaznaczy faktury z różnymi rodzajami transakcji to dla każdego rodzaju pojawi się osobne okno. Pole Rodzaj transakcji nie podlega edycji. Do pola Rozliczać w VAT przenoszona jest data rozliczenia w VAT z zaznaczonych dokumentów. Jeżeli wszystkie wskazane faktury są na metodzie kasowej to domyślnie podpowiada się miesiąc z daty zakupu/sprzedaży. Zaznaczenie parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji pozwala na uwzględnienie na zbiorczym dokumencie faktur z odznaczoną datą rozliczenia w VAT-7.
Jeżeli użytkownik nie zaznaczy parametru Uwzględniaj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji, a wszystkie wskazane faktury mają odznaczoną datę rozliczenia w VAT to zbiorczy dokument wewnętrzny nie powstanie.

Zbiorczy dokument wewnętrzy nie zostanie wygenerowany jeżeli:

Formularz zbiorczego dokumentu wewnętrznego

Dane w nagłówku dokumentu: 

Pozycje dokumentu: 

Pozycje przenoszone są na dokument wewnętrzny pojedynczo.

Na każdym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu, do którego wygenerowano zbiorczy dokument wewnętrzny, na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dokument wewnętrzny sprzedaży.

Na zbiorczym dokumencie wewnętrznym sprzedaży na zakładce [Dokumenty] widoczne są wszystkie faktury zakupowe, na podstawie powstał zbiorczy dokument oraz dokument wewnętrzny zakupu.

Na zbiorczym dokumencie wewnętrznym zakupu na zakładce [Dokumenty] widoczny jest zbiorczy dokument wewnętrzny sprzedaży.

W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca dla kontrahenta będącego podatnikiem VAT nieczynnym, po wyborze na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu opcji generowanie zbiorczego dokumentu wewnętrznego sprzedaży pojawia się komunikat: Zaznaczono dokumenty dla podatnika VAT nieczynnego. Czy mimo to chcesz wystawić zbiorczy dokument wewnętrzny? Zaakceptowanie komunikatu powoduje pojawienie się okna Generowanie dokumentu wewnętrznego. Wybór opcji Nie oznacza rezygnację z generowania dokumentów wewnętrznych.

Generowanie rozliczenia faktury VAT marża

Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada szczególne obowiązki rozliczania podatku należnego przez podatników stosujących metodę opodatkowania marży.

Zgodnie z art. 119 obecnie obowiązującej Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Przez marżę rozumie się różnicę między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty.

W celu wyliczenia podatku należnego od marży generowany jest dokument Rozliczenie faktury VAT marża.

W pierwszej kolejności w Rejestrze Sprzedaży wprowadzamy pierwotną Fakturę Sprzedaży: w stawce NP (za sprzedaż usług nabytych dla bezpośredniej korzyści turysty) oraz ewentualnie w stawkach opodatkowanych (za sprzedaż usług własnych). Faktura Sprzedaży może być wprowadzona dla dowolnego typu transakcji (krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub zagraniczna).

Po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży zapisujemy taką fakturę. Następnie będąc na liście Faktur Sprzedaży wybieramy przycisk  znajdujący się obok ikony  i z rozwijalnego menu wybieramy opcję Generowanie rozliczenia marży.

W programie pojawia się informacja o Generowaniu rozliczenia marży z możliwością określenia:

Jeśli Faktura Sprzedaży VAT zostanie zaewidencjonowana w walucie obcej, to Rozliczenie faktury VAT marża będzie wyliczone od kwoty netto w PLN.

Po uzupełnieniu wszystkich informacji i zatwierdzeniu otrzymujemy dokument będący Rozliczeniem faktury VAT marża.
Ostatnim krokiem jest zapisanie tego dokumentu. Na ekranie pojawi się odpowiednia informacja:

W przypadku dokumentu rozliczenia marży, jeżeli podczas generowania tego dokumentu podana zostanie na oknie rozliczenia ujemna kwota w stawce NP zamiast domyślnie podpowiadanej dodatniej (czyli na dokumencie rozliczenia marży będzie dodatnia kwota w stawce NP) i wartość VAT dla stawki opodatkowanej jest równa 0, wówczas taki dokument oznaczany jest na potrzeby pliku JPK_V7 jako marża ujemna. Każdy inny dokument dodany ręcznie, który nie będzie rozliczeniem marży, nawet jeżeli będzie posiadał pozycje w stawce NP i ujemną pozycję z zerową kwotą VAT, będzie traktowany jako korekta dokumentu pierwotnego, a nie rozliczenie marzy ujemnej. Podczas aktualizacji do wersji 2021.4.1 z wersji programu wcześniejszej niż 2021.4.1, jeżeli w bazie będą znajdowały się dokumenty rozliczenia marży z dodatnią kwotą w stawce NP i zerową kwotą VAT dla stawki opodatkowanej, zostaną one oznaczone jako rozliczenie marży ujemnej.

Faktura VAT marża, znajdująca się na liście faktur w Rejestrze Sprzedaży, do której został wygenerowany dokument Rozliczenie marży, będzie posiadać w kolumnie Status znacznik M.

Z poziomu Rejestru Sprzedaży VAT Użytkownik ma możliwość wydruku Rejestru VAT marża. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Wydruki rejestrów VAT marża należy zdefiniować stawki, z jakich będziemy korzystać przy wydrukach.

Następnie z poziomu rejestru VAT sprzedaży wchodzimy na ikonę  pod przyciskiem drukarki i mamy dostępne następujące opcje:

dla Rejestru VAT marża mamy dostępne opcje:

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.

Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów.

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.

Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametr są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

Zamknij – zamyka okno

 Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

 Rezerwacja Odbiorcy,  Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.

Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.

 Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.

W sytuacji, gdy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.

Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach?