Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, dla zaznaczonych pracowników za pomocą ikony  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.

Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 

 

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

 

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki] i [Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie Wypłata i Element. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny

W programie jest możliwość przeniesienia list płac za pomocą pliku XML z bazy, na której prowadzone są kadry i płace do innej bazy w celu ich zaksięgowania. Zaimportowane pracą rozproszoną dane płacowo – kadrowe są widoczne zarówno dla operatora mającego licencję na moduły płacowe, jak i dla posiadającego jedynie moduły księgowe, jeśli nie ma ustawionej na karcie operatora blokady dostępu do wszystkich dokumentów pracowników, bądź blokady tylko do wynagrodzeń. Aby móc przenosić dane za pomocą pracy rozproszonej należy ustawić parametry w konfiguracji:

• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona w bazie, gdzie naliczane są listy płac należy zaznaczyć parametr Dział sprzedaży lub kadr oraz wpisać identyfikator księgowości i działu sprzedaży lub kadr. W bazie docelowej, do której będą przenoszone dane należy zaznaczyć parametr Księgowość oraz uzupełnić identyfikator księgowości. Identyfikatory w obu bazach muszą być zgodne.
• Z poziomu Stanowisko/Praca rozproszona/Parametry należy wskazać katalog przechowywania plików wymiany XML.

Ustawienie pracy rozproszonej

Po ustawieniu powyższych parametrów z menu Narzędzia za pomocą przycisku Praca rozproszona BR/Sprzedaż/płace można wyeksportować dane z jednej bazy i zaimportować w drugiej.  Eksportowi podlegają dane słownikowe takie jak pracownicy, formy płatności, typy wypłat czy struktura organizacyjna oraz dokumenty w tym m.in. listy płac, płatności. Wyeksportować można wyłącznie dokumenty zatwierdzone, tzn. listy płac zamknięte i płatności zatwierdzone do realizacji. Przy eksporcie list płac pomijane są anulowane wypłaty.

Na oknie eksportu można określić, czy mają być wyeksportowane wszystkie dane, dotąd nie eksportowane lub zmienione lub ze wskazanego okresu. Podczas eksportu typów wypłat z opcją Dotąd nie eksportowane i zmienione do pliku przenoszone są zmienione od ostatniego eksportu typy wypłat oraz nowe. Eksport struktury organizacyjnej jako Dotąd nie eksportowane i zmienione możliwy jest tylko za pierwszym razem. Kolejne zmiany w strukturze (modyfikacja i dodanie) należy eksportować z opcją Wszystkie. Struktura zostanie wyeksportowana jeszcze raz w całości. Import spowoduje dopisanie nowych lub zmodyfikowanie istniejących danych w strukturze, ale nie usunie tych istniejących w bazie importowej (jeśli były dodane z poziomu programu, a nie mają swojego odpowiednika w pliku).

Modyfikacje wyeksportowanych list płac i wypłat oraz możliwość anulowania wypłat są uzależnione od ustawienia parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych na danym Operatorze.

Okno eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej

W bazie, w której prowadzona jest Księgowość z poziomu Dokumenty źródłowe/Listy płac możliwy jest podgląd wypłat, naliczonych na zaimportowanych liście płac, za pomocą przycisku  Wypłaty pracowników dostępnego na wstążce. Zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, jak również pojedyncze wypłaty są wyświetlane tylko w trybie do odczytu. Oznacza to, że na liście płac, którą zaimportowano pracą rozproszoną, nie można wykonywać zmian w wypłatach: nie można ich dodawać, cofać do bufora, usuwać ani anulować. W sytuacji, kiedy istnieje konieczność ponownego importu zaimportowanej listy płac, należy najpierw ją usunąć z bazy docelowej i jeszcze raz zaimportować. W bazach z zaznaczoną pracą rozproszoną i opcją Księgowość na oknie List płac można usunąć całą listę płac wraz z naliczonymi na niej wypłatami za pomocą przycisku Usunięcie listy płac z wypłatami . Można usunąć jedynie zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, które nie są zaksięgowane i nie mają rozliczonych płatności z wypłat.

Przeniesione płatności wynikające z wypłat pojawiają się w preliminarzu płatności. Zaimportowane płatności mogą być wyeksportowane do systemu bankowego, mogą podlegać dalszym rozliczeniom i księgowaniom. Jeśli pracownik na formularzu danych kadrowych ma ustawiony parametr Nie rozliczaj płatności, podczas importu płatności wynikające z wypłaty trafiają do preliminarza płatności ze statusem Nie podlega rozliczeniom, mimo że w pliku były zapisane zgodnie ze statusem zapisanym w bazie eksportowej.

W bazie, do której zaimportowano listy płac pracą rozproszoną domyślnie jest zablokowana możliwość naliczania kolejnych list płac. Dodawanie list płac i naliczanie wynagrodzeń w kolejnych miesiącach jest możliwe dopiero po zaznaczeniu parametru w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry Możliwość liczenia wypłat po zaimportowaniu list płac pracą rozproszoną.

Przydatna – najczęściej – w jednostkach budżetowych, gdy pracownik zatrudniony jest na dwóch lub więcej etatach u danego pracodawcy.

W celu rozpoznania kilku etatów pracownika wprowadzono rozróżnienie na:

Takie rozwiązanie wieloetatowości pozwala na prawidłową kontrolę zapisów w bazie, generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, ZUS i in., a także na potrzeby raportowania.

Spójne informacje dotyczące pracownika ‘wieloetatowego’ takie, jak: dane personalne, identyfikacyjne, adresy można skopiować z Etatu podstawowego na Etaty dodatkowe. Natomiast informacje dotyczące konkretnego etatu pracownika tj.: wymiar etatu, stawka zaszeregowania, stanowisko, wydział itp. zwykle są różne, zależne od zawieranej umowy stąd też każdorazowo wymagają uzupełnienia.

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

1. Należy wyświetlić Listę pracowników (Kadry), edytować Formularz danych kadrowych pracownika (zakładka [Ogólne]).

2.  Na Formularzu danych kadrowych pracownika / zakładka Ogólne – należy zaznaczyć Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Automatycznie zostanie ukryte pole dotyczące etatu dodatkowego. Zapisać zmianę ikoną . Na Liście pracowników w Kadrach pracownik z zaznaczonym Etatem podstawowym Przy pracowniku z zaznaczonym Etatem podstawowym [v] pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (czerwona chorągiewka).

Uwaga

Jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonej flagi Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [ ], jego nazwisko nie będzie dostępne pod przyciskiem  (przycisk na formularzu danych kadrowych).

3.  Następnie z poziomu Listy pracowników przy przycisku  rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Dodawanie pracownika tą metodą spowoduje, że pojawi się nowy formularz danych kadrowych pracownika (czyli Etat dodatkowy). Będzie miał automatycznie wypełnione dane: identyfikacyjne, adresowe w taki sam sposób, jak w etacie podstawowym oraz wypełnione pole Etat dodatkowy dla (zakładka [Ogólne]). Należy uzupełnić pozostałe zakładki formularza zgodnie z zawartą drugą (kolejną) umową o pracę tj. zakładka [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] i inne. Zapisać zmiany . Przy pracowniku z Etatem dodatkowym pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (niebieska chorągiewka).

Uwaga

Jeśli nie wybrano funkcji Dodaj pracownika jako etat dodatkowy tylko Operator kliknął bezpośrednio ikonę  lub nacisnął <INS> pojawi się pusty formularz danych kadrowych. W polu  należy wybrać Akronim pracownika z odnotowanym Etatem podstawowym. Następnie z prawej strony kliknąć przycisk  Kopiuj dane kadrowe z etatu podstawowego. Tylko na formularzu pracownika zarejestrowanego jako Etat dodatkowy dostępna jest funkcja kopiowania danych.

W przypadku, gdy w edytowanym formularzu Etatu dodatkowego pracownika zostanie zaznaczony Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v] pojawi się pytanie, które przy udzieleniu odpowiedzi:

Dla jednego pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy może być podpiętych wiele Etatów dodatkowych. Aby dodać pracownikowi kolejny Etat dodatkowy, należy ustawić kursor na nazwisku, przy którym w kolumnie Wieloetatowość jest symbol (czerwona chorągiewka) Etat podstawowy i powtórzyć wszystkie opisane powyżej kroki.

W sytuacji edycji formularza Etatu podstawowego, który jest powiązany z jakimkolwiek Etatem dodatkowym przy próbie usunięcia zaznaczenia pola Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach pojawi się pytanie: Czy chcesz zmienić status dla etatu podstawowego i odpiąć od niego wszystkie etaty dodatkowe?. Odpowiedź:

Etat dodatkowy – zmiana statusu na – Etat podstawowy

W przypadku pracownika wieloetatowego w razie rozwiązania umowy o pracę będącej Etatem podstawowym i dalszego trwania umowy zawartej jako Etat dodatkowy, należy jako Etat podstawowy ustawić ten trwający nadal etat.

1. Należy edytować Formularz danych kadrowych pracownika, który był dotychczasowym Etatem podstawowym i odnotować datę zwolnienia, wyrejestrowanie z ubezpieczeń (przykład 31.05.2016). Zapisać zmiany.
2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na Etacie dodatkowym, który docelowo będzie Etatem podstawowym i naciskamy przycisk Aktualizacja zapisu . Uzupełniamy datę aktualizacji (przykład 1.06.2016) i ją akceptujemy. Pojawi się Formularz danych kadrowych pracownika, wprowadzamy zmiany (przykład zmieniamy wymiar etatu, stawkę). Na zakładce [Ogólne] zaznaczamy Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Zapisujemy zmiany.
3. Po wykonaniu wyżej wymienionych operacji, pierwotny Etat podstawowy będzie miał w kolumnie Wieloetatowość znacznik (niebieska chorągiewka). Można go dodatkowo zarchiwizować, czyli zaznaczyć pole Archiwalny [v].

Wynagrodzenie chorobowe

33 dni wynagrodzenia chorobowego, które w trakcie roku kalendarzowego finansuje pracodawca, wyliczane jest odrębnie dla każdego z odnotowanych pracownikowi etatów.

W przypadku zatrudnienia pracownika na drugi lub kolejny etat, a w tym samym roku na dotychczasowym etacie pracownik korzystał ze zwolnienia chorobowego, to w dodawanym etacie konieczne jest odnotowanie bilansu otwarcia na Formularzu danych kadrowych zakładka [Inne informacje] (postępujemy podobnie, jak w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracownika, który wcześniej w tym roku pracował u innego pracodawcy i miał wypłacone wynagrodzenie za czas choroby).

Kopiowanie schorzeń pracownika

Aby skopiować listę schorzeń z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] są wypełnione Schorzenia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Schorzenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj listę schorzeń z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście schorzeń pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę schorzeń należy Zatwierdzić , następnie zapisać cały formularz .

Kopiowanie historii wykształcenia

Aby skopiować historię wykształcenia z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia wykształcenia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Historia wykształcenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk Kopiuj historię wykształcenia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii wykształcenia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia wykształcenia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Kopiowanie historii zatrudnienia

Aby skopiować historię zatrudnienia z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia zatrudnienia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji (czarna strzałka) wybrać Historia zatrudnienia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj historię zatrudnienia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii zatrudnienia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia zatrudnienia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach

Na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach: 

Zapis w Historii zatrudnienia Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] może być również wykorzystywany do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Taka możliwość dotyczy również modułu Płace i Kadry, w którym nie jest dostępna wieloetatowość

Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Zmiana statusu Etatu podstawowego pracownika na Archiwalny [v] możliwa jest tylko wtedy, gdy:

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Pracownik zatrudniony na wielu etatach może być powiązany z różnymi wydziałami

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Sposób naliczania wypłat jest analogiczny, jak przy zwykłych pracownikach. Należy zdefiniować listę płac, następnie przejść do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac i naliczyć wypłatę.

Zatrudnieni na wielu etatach w oknie Wypłaty pracowników także rozróżniani są według znaczników w kolumnie Wieloetatowość:

Wypłaty etatowe tj.: wynagrodzenie zasadnicze, rozliczanie nieobecności, dodatki, spłaty: pożyczek, zaliczek i in. rozliczane są zgodnie z etatem, którego dotyczą, czyli odrębnie dla każdego etatu.

Wypłaty z tytułu zawartej umowy cywilno-prawnej – wypłata dotyczy tego nazwiska (pracownika), który ma wprowadzoną umowę (Lista umów cywilnoprawnych).

Wypłaty inne: można je naliczyć dla każdego istniejącego w bazie pracownika, niezależnie czy jest to Etat podstawowy, czy Etat dodatkowy.

Koszty uzyskania przychodu mogą być odliczane na dwa sposoby, w zależności od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry). Działanie:

Ulga podatkowa odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.

Formularz wypłaty etatów dodatkowych / zakładka [Podatki] – Kwoty wyświetlane w polach:

Procent wynagrodzenia zasadniczego, od którego liczone są 50% koszty uzyskania przychodu pobierany jest oddzielnie dla każdego etatu (podstawowego/ dodatkowego).

Przekroczenie progu podatkowego, rocznego progu składek emerytalno – rentowych (30-krotność), a także zaokrąglenia naliczonych od-do podatków / składek: składki ZUS i podatek dochodowy są liczone łącznie dla wypłat z wszystkich etatów powiązanych danego pracownika w obrębie miesiąca deklaracji.

Z poziomu okna Wypłaty pracowników możliwy jest podgląd wszystkich wypłat pracownika. Ułatwia on wyszukanie naliczonej wypłaty za dany okres. Aby zobaczyć Listę wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego należy:

1. Wyświetlić okno Wypłaty pracowników,
2. Ustawić się kursorem na danym nazwisku (etacie pracownika),
3. Następnie kliknąć  Lista wszystkich wypłat pracownika, pojawi się okno z listą wypłat z danego etatu pracownika,
4. Na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista wszystkich wypłat pracownika oraz wypłat etatów powiązanych. Otworzy się nowe okno z wszystkimi wypłatami pracownika wieloetatowego (rysunek poniżej). Dla ułatwienia przeglądania tej listy wyświetlane są na niej akronimy pracowników i symbole określające Etat podstawowy i etat dodatkowy (czerwona/niebieska chorągiewka). Funkcja dostępna wyłącznie dla pracowników wieloetatowych.

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklarację PIT-11, PIT-8C naliczamy z poziomu Etatu podstawowego pracownika wieloetatowego lub etatów dodatkowych.

Deklaracja wyliczona dla etatu podstawowego uwzględnia przychody z tego etatu i wszystkich powiązanych z nim etatów dodatkowych.

Pracownik zatrudniony na Etaty: podstawowy i dodatkowy mający kilka wypłat etatowych w danym miesiącu deklaracji w liczbie podatników na deklaracji: zaliczka na PIT-4R (pomocnicza, miesięczna), jak i PIT-4R (roczna) jest wliczany jako 1 podatnik.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracja ZUS DRA – Liczba ubezpieczonych – pole III.01 – pracownik zatrudniony na wielu etatach jest wykazywany jako jeden ubezpieczony.

Raport ZUS RCA – wypłaty pracownika wieloetatowego naliczone z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia i wchodzące do tego samego miesiąca deklaracji wykazywane są na jednym łącznym raporcie RCA zawierającym zsumowane podstawy i zsumowane składki. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku raportu ZUS RZA.

Raport ZUS RSA. Nieobecności pracownika wieloetatowego z tym samym kodem świadczenia/przerwy przypadające w tym samym okresie wykazywane są jako jedna pozycja na raporcie RSA. W przypadku niezerowych rozliczeń nieobecności (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy itp.) na takim połączonym raporcie RSA są zsumowane kwoty świadczeń wypłaconych za ten sam okres, z tym samym kodem.

Deklaracja ZUS IWA, pole IV.02 – Liczba osób poszkodowanych w wypadkach. Pracownik wieloetatowy, który miał zwolnienie lekarskie (przyczyna wypadek w pracy/choroba zawodowa) wliczany jest jako jeden poszkodowany.

Raport ZUS RPA/ZUS RIA – dla pracowników wieloetatowych wykazywana jest suma elementów spełniających określone warunki z wszystkich etatów. W sekcji dotyczącej pracy nauczycielskiej wymiar zajęć jest sumą wymiarów z wszystkich etatów, w których zaznaczony jest parametr Nauczyciel (zakładka 5. Ubezpieczenie cd).

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje imienne INF-D-P i INF-U-P (plik *.xml) dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach powstają na podstawie połączonych danych (kwot, wymiarów etatów) z wszystkich etatów powiązanych spełniających kryteria umieszczenia w danej deklaracji PFRON.

Wymiar etatu na deklaracji imiennej INF-D-P jest zawężany do 1 dla pracowników wieloetatowych.

Wydruki dla pracowników wieloetatowych

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki seryjne płacowe – pracownicy wieloetatowi. Gałąź dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Działa dla ustawienia filtru Lista pracowników – Wszyscy. Dostępne są:

Sumowanie odbywa się dla zaznaczonych pozycji etatów.
Aby wydruk zawierał sumaryczne przychody pracownika wieloetatowego, należy zaznaczyć wszystkie jego Etaty (podstawowy i dodatkowe).
Karty przychodów i karty wynagrodzeń zawierają dodatkowe, charakterystyczne pole: Stanowisko – Wszystkie.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi. Dostępne są:

Rp – 7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wymiar etatu sumowany jest z etatów powiązanych. Sumowanie dotyczy wszystkich etatów, trwających w okresie za który generowany jest wydruk. Do wymiaru etatu na 'ostatnim zajmowanym stanowisku’ sumowane są wymiary etatu tylko z tych etatów, które nie mają wpisanej daty zwolnienia, albo mają Datę zwolnienia większą lub równą Dacie Do podanej do wydruku ERP-7. Informacja o wypłaconych wynagrodzeniach zawiera dane ze wszystkich powiązanych ze sobą etatów, pozostałe dane takie jak informacja o nieobecnościach i wypłaconych świadczeniach pobierane są tylko z etatu podstawowego. Wydruk ERP-7 załącznik – zestawienie zasiłków nie jest dostępny.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Zaświadczenie o dochodach wg deklaracji i wg okresu. Wydruki te nie sumują przychodów wykazanych na listach płac BO (Bilans otwarcia).

Wydruki

Na wydrukach pojawiają się następujące oznaczenia pracowników wieloetatowych:

Dodatkowo wydruki uzupełniono o akronimy pracowników (oprócz imienia i nazwiska) by ułatwić jednoznaczną identyfikację pracowników wieloetatowych.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Staż pracy – uwzględniają zapisy dotyczące stażu na etatach dodatkowych.

Niepełnosprawność sprawdzana jest z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki do GUS
Pracownik wieloetatowy jest traktowany jako jedna osoba, jeśli suma wymiarów etatów z wszystkich etatów powiązanych to co najmniej 1/1 (pełny etat), to jest wykazywany jako pełnozatrudniony (np. Etat podstawowy na ½ etatu i dodatkowy ½ etatu – to jeden pełnozatrudniony)

Praca rozproszona

Import/ Eksport z pliku *.xml uwzględnia dane personalne pracowników wieloetatowych tj.;

Baza źródłowa	Baza docelowa przed importem	Baza docelowa po imporcie
Istnieje pracownik wieloetatowy (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki	Istnieje pracownik wieloetatowy (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)	Po imporcie, jego zapisy nie ulegają zmianie
Dodano nowego pracownika wieloetatowego. (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki) Przykładowo ma dwa etaty.	Nie było danych	Nowy pracownik wieloetatowy zostaje dodany do bazy tyle razy, ile ma etatów. Nie są ustawiane symbole Etatu podstawowego / dodatkowego, czyli czerwona /niebieska chorągiewka nie pojawia się. Należy uzupełnić etat i inne brakujące dane. Importowane są wyłącznie dane personalne pracownika. Zgodnie z przykładem, pojawi się w bazie 2 razy.

Nieobecności

W przypadku, gdy ubezpieczony ma prawo do płatnego zwolnienia lekarskiego należy wykorzystywać standardowo zdefiniowane typy nieobecności: Zwolnienie chorobowe, Urlop opiekuńczy (zasiłek). Nie należy odnotowywać nieobecności, której rozliczenie wypłacane jest z ubezpieczenia, do którego osoba nie została zgłoszona (np. jeśli osoba nie jest zgłoszona do ubezpieczenia wypadkowego to nie należy wpisywać Zwolnienia chorobowego z przyczyną Wypadek w pracy).

Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych dodaje się na liście dodatków pracownika. Dodatki te można powiązać z listą płac, na której mają być naliczone oraz z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek / potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat.

Zerowe RCA/RZA dla zleceniobiorcy w miesiącach bez wypłat

Program Comarch ERP Optima pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wygenerowanych wypłat.

W konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Gałąź Firma/ Płace/ Parametry) dostępny jest parametr, Generuj zerowe RCA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat, którego zaznaczenie skutkuje uwzględnieniem przy wyliczaniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu, na który generowana jest deklaracja rozliczeniowa, naliczonej wypłaty, sprawdzane są  daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy oraz dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

Zleceniobiorcy z naliczonymi zerowymi deklaracjami RCA są uwzględniani w liczbie ubezpieczonych na deklaracji ZUS rozliczeniowej.

Wydruk Rachunek do umowy

Z poziomu wypłat pracowników jest możliwość wydruku rachunku do umowy. Na wydruku zawarte są informacje dotyczące naliczonej umowy cywilnoprawnej. W przypadku, gdy zleceniobiorca razem z umową ma wypłacane dodatkowe elementy wynagrodzenia naliczane jako jedna wypłata, na wydruku rachunku mogą być wykazane także dodatkowe składniki po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj na rachunku dodatkowe elementy wypłaty. Działanie parametru:

W przypadku wydruku rachunku do umowy (xml) wykonywanego do worda umowa wraz z dodatkowymi elementami jest wykazywana na wydruku Rachunek do umowy z dodatkowymi elementami wypłaty.

Wydruk Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców

Z poziomu listy pracowników w kadrach, w gałęzi Wydruki kadrowe jest dostępny wydruk Ewidencja czasu pracy dla umów-zleceń. Wydruk jest wykonywany dla zaznaczonych pracowników. Wydruk przedstawia ewidencję czasu pracy zleceniobiorców. Użytkownik za pomocą parametrów dostępnych przed wydrukiem ma możliwość ustawienia okresu, za który będzie utworzony oraz wskazania umów powiązanych z określonym rodzajem ewidencji czasu pracy. Dostępne są trzy opcje: tylko wg kalendarza (Nie)obecności, tylko z uproszczonym zestawieniem na umowie, wg kalendarza i z uproszczonym zestawieniem.

Na wydruku są drukowani zleceniobiorcy, którzy mieli umowy trwające co najmniej 1 dzień w miesiącu wskazanym w parametrach przed wydrukiem, dla których był wyliczany czas pracy w wypłacie. W wypłacie czas pracy zapisuje się dla umów zdefiniowanych algorytmem 14 oraz umów, które mają zaznaczony parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej.

W przypadku, gdy w umowie zaznaczone jest pobieranie czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności czas pracy jest drukowany w podziale na poszczególne dni, w których trwała umowa we wskazanym miesiącu. Gdy w umowie czas pracy ewidencjonowany jest za pomocą uproszczonego zestawienia na wydruku jest wykazana sumaryczna ilość godzin przepracowanych w ramach danej umowy we wskazanym miesiącu.

Funkcjonalność dostępna za pomocą typów wypłat (Konfiguracja/ Płace/ Typy wypłat). Aby zdefiniować typ wypłaty będący umową cywilnoprawną należy dodać nowy typ wypłaty naciskając ikonę lub <INSERT>, a następnie na zakładce [Ogólne]:

1. wybrać rodzaj Umowa ,
2. wskazać Algorytm (wzór), którym zostanie obliczona wartość umowy:
   • Algorytm 1 – gdy kwota umowy jest znana,
   • Algorytm 4 – gdy z góry nieznana jest ilość (np. sztuki) za które będzie realizowana wypłata. Wartość liczona może być jako iloczyn 3 składników: stałej okresowej (wybór z listy), współczynnika (może być wpisany w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie) oraz ilości (wpisywanej bezpośrednio przed wypłatą),
   • Algorytm 6 – wartość umowy może być liczone według dwóch elementów: stałej okresowej (wybór z listy) i współczynnika (można go wpisać w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie),
   • Algorytm 12 (definicja zaawansowana) – dostępny tylko w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na obliczanie wartości umów według rozbudowanych wzorów. Do definiowania umowy cywilnoprawnej według tego algorytmu można wykorzystać wyłącznie definicję zaawansowaną. W definicji tego algorytmu można między innymi odwołać się do atrybutów pracownika, co pozwoli np. na zdefiniowanie umowy zlecenie rozliczanej godzinowo.
   • Algorytm 14 – wartość umowy wyliczana jest jako iloczyn stawki za godzinę i ilości przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę. Stawka za godzinę może być wpisana w definicji umowy w konfiguracji, na formularzu umowy zleceniobiorcy lub podana jako stała okresowa. Czas pracy zleceniobiorcy pobierany jest z uproszczonego zestawienia lub kalendarza (Nie)obecności, w zależności od ustawień na formularzu umowy zleceniobiorcy.

W polu Przychód PPK należy wskazać typ wypłaty, który został oznaczony jako Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych. Wskazanie odpowiedniego elementu określi sposób naliczenia przychodu z tytułu PPK dla danego rodzaju umowy. W momencie dodania umowy domyślnie w polu Przychód PPK podpowiada się opcja Przychód z tytułu PPK/U.

Na zakładce [Podatki/Nieobecności] należy wybrać sposób naliczania podatku i rodzaju kosztów uzyskania. Udostępniono pełną edycję wartości dla tych pól:

Zakładka [Szczegółowe] – należy zwrócić uwagę na parametry: wliczany do GUS i pozycja ERP-7. Mają one wpływ na uwzględnianie umowy na wydrukach: pomocniczym do GUS i zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.

Po zdefiniowaniu umowy w konfiguracji, można ją wybrać na formularzu umowy cywilnoprawnej w polu Rodzaj umowy.

Zdefiniowane przez użytkownika umowy (za wyjątkiem umowy definiowanej algorytmem 1 Kwota) mają zablokowane (nieaktywne) pola z kwotami na formularzu umowy.

Na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Parametr ten nie zaznacza się automatycznie, tj. nie zmienia statusu umowy na spłaconą przy naliczaniu wypłat. Status umowy na Spłacona może być zmieniony tylko ręcznie przez Operatora. W tym celu należy otworzyć formularz umowy i zaznaczyć flagę . Umowa pojawi się w kolorze czarnym.

Formularz umowy zawiera następujące zakładki:

W celu zawarcia umowy cywilnoprawnej z osobą, która jest pracownikiem obcym należy najpierw z poziomu Kadr wypełnić formularz kadrowy: zakładka [Ogólne] oraz [Nr ident./podatki]. Następnie dodać i wypełnić umowę.

Jeśli osoba jest naszym pracownikiem, wystarczy dodać umowę cywilnoprawną. Lista umów cywilnoprawnych dostępna jest zarówno z poziomu listy pracowników (Kadry), jak i w oknie Wypłaty pracowników .

W celu łatwiejszego poruszania się po liście umów danego pracownika zastosowano podział kolorystyczny na umowy:

Na liście umów wyświetlany jest symbol i numer umowy, data jej zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia, wartość brutto umowy oraz symbol listy płac.

Listę umów możemy zawęzić tylko do umów niespłaconych poprzez zaznaczenie parametru Pokaż tylko niespłacone.

W celu dodania nowej umowy należy klawiszem Dodaj wywołać formularz umowy, a następnie uzupełnić informacje zawarte na zakładce.

Uwaga

Użycie kombinacji <CTRL> +   pozwala na skopiowanie umowy (stosowane przy cyklicznie powtarzających się umowach). Należy pamiętać, że w skopiowanej umowie data zawarcia i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych są domyślnie ustawiane zgodnie z datą bieżącą programu, a pozostałe ustawienia są zgodnie z ustawieniami umowy, na której był kursor, gdy wykonano kopiowanie.

Na pasku narzędzi Zestawienie zaznaczonych list płac – po zaznaczeniu danej listy (zasady zaznaczenia rekordów na listach opisane tutaj (Zaznaczanie rekordów na liście)) i wciśnięciu tego przycisku program wyświetli formularz analogiczny, jak dla wypłaty pracownika. Formularz składa się z trzech zakładek:

[Ubezpieczenia] – zakładka ta dostarcza informacji o łącznej podstawie składek na zaznaczonych listach i wysokości składek ZUS płaconych przez ubezpieczonego i płatnika.

Tworzenie nowej listy płac (dokumentu) rozpoczynamy od określenia schematu jej numeracji. Schemat ten wybieramy z listy wywoływanej przyciskiem Dokument.

W programie jest kilka predefiniowanych schematów, według następującego wzoru: SYMBOL / ROK / MIESIĄC / NUMER.

Jeżeli na liście brakuje wymaganej pozycji można dodać ją przyciskiem  (wszystkie dokumenty w systemie, w tym listy płac – numerowane są według jednolitego schematu). Zasady tworzenia schematów numeracji zostały opisane tutaj. Zróżnicowanie symboli dla list płac powinno być spójne ze sposobem podziału list płac stosowanym w danej firmie, np., jeśli pracownicy administracji otrzymują wynagrodzenie na koniec miesiąca, a pracownicy produkcyjni 5 dnia następnego miesiąca, to należy zdefiniować dwa odrębne schematy numeracji list wypłat etatowych (np. stosując odpowiednio symbole: EA i EP).

Uwaga

Użycie kombinacji <CTRL>+  pozwala na skopiowanie listy płac z poprzedniego miesiąca – program podpowiada kolejny okres rozliczeniowy następujący, po okresie w kopiowanej liście oraz datę wypłaty zgodną z kopiowaną listą.

Na liście płac będą mogły być umieszczane wypłaty o zadanej kategorii i okresie wypłaty zawierającym się w definiowanym przedziale Okres od – do. Definiowany okres może być dłuższy niż jeden miesiąc kalendarzowy.

Okres wypłaty proponowany jest na podstawie wprowadzonej Daty wypłaty. Jeżeli data wypłaty zawiera się w okresie 21 – ostatni dzień miesiąca, to program zaproponuje jako okres wypłaty miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty. W pozostałych przypadkach jako okres wypłaty zaproponowany zostanie miesiąc poprzedni w stosunku do daty wypłaty.

Jeżeli okres wypłaty zostanie ustalony na przełomie miesiąca to dla elementów zależnych z definicji od czasu pracy, w zależności od zdefiniowanego w typie wypłaty Okresu wypłaty (Konfiguracja/ Firma/ Typy wypłat/ Konfiguracja typu wypłaty/ zakładka [Podatki]) program zachowa się następująco:

Okres wypłaty (konfiguracja)	Zachowanie programu
Każda	Wypłata elementu wynagrodzenia (np.: wynagrodzenie zasadnicze) zostanie automatycznie podzielona na dwie części zgodnie z zapisem aktualizacji w historii pracownika: Pierwszy dzień miesiąca – Okres do (ostatni dzień zapisu aktualnego na początku miesiąca), Okres od (ostatni dzień zapisu aktualnego na końcu miesiąca) – koniec miesiąca kalendarzowego.
Jednorazowa, Co 1 miesiąc	Wypłata elementu wynagrodzenia (np.: nagroda) wypłacona zostanie (jednorazowo) w okresie zawierającym ostatni dzień miesiąca (Okres od – koniec miesiąca kalendarzowego).

W trakcie naliczania wypłaty za zadany listą płac okres program może dodatkowo skontrolować, czy w poprzednim okresie pozostały nierozliczone elementy wynagrodzenia, nierozliczone nieobecności. W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera.

W odniesieniu do nadgodzin i nieobecności nie jest to wyliczenie różnicowe: 

Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w pierwszej kolejności przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni okres. Dopiero w drugiej kolejności rozliczy okres bieżący.

Jeżeli program stwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę (pod warunkiem, że konfiguracja elementu wynagrodzenia dopuszcza taką możliwość (Konfiguracja/ Firma/ Typy wypłat/ Konfiguracja typu wypłaty / zakładka [Podatki]/ parametr Korygowana ).

Jeżeli w poprzednim okresie wypłaty nie zostały jeszcze naliczone program odpowiednio ustali ich wartość.

Deklaracja za: rok, miesiąc. Zadeklarowany na podstawie daty wypłaty miesiąc, rok decyduje o tym, na jakich deklaracjach PIT, ZUS, (za jaki miesiąc) rozliczone zostaną nowo akceptowane wypłaty.

Pole Opis można wykorzystać jako adnotacja o tworzonej liście płac (maksymalnie 128 znaków).

Definiowanie listy płac dla wydziału (Płace i Kadry Plus)

W programie umożliwiono powiązanie listy płac (podczas definicji) z konkretnym wydziałem firmy. Do wydziału można przypiąć symbol dla listy płac a następnie wykorzystać go w schemacie numeracji listy płac. Opcja ta pozwala także na filtrowanie pracowników uwzględniające wydział z listy płac.

Jeżeli użytkownik zdefiniuje listę płac dla wydziału „Dział Handlowy”, to naliczenie wypłat na tej liście jest możliwe tylko dla tych spośród wyświetlonych pracowników, którzy są przypisani do wydziału „Dział Handlowy”. Na liście „Wypłaty pracowników” wybór listy płac przypisanej do wydziału, powoduje domyślne ustawienia filtra na wydział zgodny z listą płac, co stanowi ułatwienie dla seryjnego liczenia wypłat.

W konfiguracji firmy (System/Konfiguracja/Firma/ Płace/ Parametry) można zaznaczyć parametr Ostrzeganie w płacach o niezgodności wydziału z wybraną listą płac (domyślnie niezaznaczony). Jeżeli użytkownik na liście wypłat pracowników wybierze listę zdefiniowaną np. dla wydziału „Dział Handlowy” a jednocześnie wybierze wydział różny od podanego w liście płac pojawi się komunikat informujący o tej niezgodności.

Definiowanie listy płac dla zakładu

W programie umożliwiono powiązanie listy płac (podczas definicji) z konkretnym zakładem, jeśli w konfiguracji ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony jest parametr Firma wielozakładowa. Jeżeli użytkownik zdefiniuje listę płac dla zakładu „Produkcja-Kraków”, to naliczenie wypłat na tej liście jest możliwe tylko dla tych spośród wyświetlonych pracowników, którzy mają ustawiony zakład „Produkcja-Kraków”.

Program pozwala na realizację następujących rodzajów wypłat:

Umowa – rozliczenie zawartych umów cywilnoprawnych (zleceń, o dzieło). Przy czym nie ma znaczenia, (jeżeli chodzi o typ wypłaty) czy wypłata jest dla osoby, która jest jednocześnie pracownikiem zleceniodawcy czy nie. Lista dostępna będzie wyłącznie dla osób posiadających nierozliczone umowy cywilnoprawne w zadanym okresie.

Inne – zazwyczaj wypłaty pojedynczych elementów realizowane poza wypłatami etatowymi. Ten rodzaj wypłaty jest dostępny dla wszystkich osób, których dane personalne zostały wprowadzone do programu (to znaczy również dla byłych pracowników – osób niezatrudnionych). Opcja wykorzystywana jest między innymi do realizacji „okazjonalnych” wypłat na przykład: nagrody jubileuszowe (wypłacane poza etatem), rozliczania byłych pracowników (wypłaty po dacie zwolnienia).

Właściciel – generowana tylko w celu możliwości poprawnego rozliczenia składek ZUS za prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą i osób współpracujących (w przypadku odnotowania właścicielowi nieobecności typu zwolnienie lekarskie, składki ZUS muszą być wyliczone proporcjonalnie). Wyliczane są jedynie składki ZUS, bez generowania płatności w module Kasa/ Bank.

Zaliczka netto – są to wypłaty nieopodatkowane, realizowane a konto kolejnych wypłat. Ten rodzaj wypłaty dostępny jest dla wszystkich osób znajdujących się na liście wszystkich pracowników (nie jest istotny fakt zatrudnienia).

Zaliczka brutto – zaliczki opodatkowane i oskładkowane.

Pożyczka – wypłata pozwalająca odzwierciedlić działalność PKZP. Udzielona wartość pożyczki spłacana jest w kolejnych wypłatach, zgodnie z zadeklarowaną ilością rat i procentem miesięcznych odsetek. Ten rodzaj wypłaty jest dostępny dla wszystkich osób, których dane personalne zostały wprowadzone do programu (to znaczy również dla byłych pracowników – osób niezatrudnionych).

Każda wypłata w momencie realizacji MUSI zostać skojarzona z odpowiednim dokumentem (listą płac). Istnieje w związku z tym konieczność zdefiniowania, co najmniej jednej listy płac przed realizacją pierwszej wypłaty. Służy temu opcja Listy płac.

Filtrowanie list płac

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Dodatkowo listy mogą być filtrowane według:

Filtrowanie list płac

Dostępna w programie lista zdefiniowanych list płac obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze.

– w celu poprawy lub wyświetlenia zdefiniowanej listy służy przycisk Edytuj daną listę płac. Jeśli dla danej listy nie naliczono jeszcze żadnych wypłat wszystkie pola na formularzu listy są dostępne, można je dowolnie zmieniać. Po naliczeniu chociaż jednej wypłaty edycji podlegają 2 pola: Data wypłaty i pole odpowiedzialne za ostateczne zamkniecie listy.

– Usuń listę płac – z poziomu list płac można usuwać tylko listy, które nie mają wypłat. W celu usunięcia listy płac z wypłatami należy najpierw wykasować te wypłaty (z poziomu listy pracowników z wypłatami). Listy płac zamkniętej (kolor czarny) i zaksięgowanej (kolor niebieski) nie można kasować.

– Renumeracja wypłat – pozwala na narzucenie numeracji wypłat w obrębie wskazanej listy płac wg kolejności alfabetycznej akronimu pracowników nawet, jeśli wypłaty policzono w innej kolejności. Renumerację można przeprowadzić tylko dla zaznaczonych list płac. Nie podlegają renumeracji listy płac o statusie Zamknięta (wyświetlane na czarno) i Zaksięgowana (niebieskie).

– Zmiana statusu listy płac. Przycisk znajduje się w oknie Listy płac i służy do zmiany statusu listy płac tj. do zamykania/ otwierania list płac. Identyczna ikona dostępna jest z poziomu okna Wypłaty pracowników o nazwie Seryjne zamykanie/otwieranie wypłaty. W przypadku zamkniętej listy płac, pozwala na otwarcie wypłaty zaznaczonego pracownika lub grupy zaznaczonych pracowników.

– Księgowanie listy płac – w zależności od posiadanego modułu księgowego (Księga Handlowa, Książka Przychodów i Rozchodów) możliwe jest księgowanie listy płac. W przypadku posiadania Księgi Handlowej program wyświetli dostępne wzorce księgowań w celu wybrania właściwego, jeśli księgowanie ma odbyć się do Księgi Podatkowej po uruchomieniu procedury księgowania program automatycznie dokona zapisu w książce podatkowej. Składki ZUS będą księgowane w dniu wskazanym w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry. Można księgować tylko zamknięte listy.

W programie, księgowaniu podlegają zaznaczone listy płac – każda lista księgowana jest, więc oddzielnie. Może to prowadzić do groszowych rozbieżności w porównaniu z wyliczoną deklaracją DRA. Dotyczy to jedynie składek na Fundusz Pracy i FGŚP. W przypadku stwierdzenia rozbieżności konieczne jest ręczne poprawienie tego zapisu w księgowości.

 – Wypłaty pracowników – przycisk umożliwia podgląd wypłat naliczonych na danej liście płac. Jest dostępny na wstążce z poziomu okna Listy płac. Przycisk jest widoczny dla Operatora, który nie ma ustawionych blokad dotyczących wynagrodzeń.

Znajdź listy płac powiązane – parametr aktywny, gdy zostanie dodana, chociaż jedna lista płac korygująca. Funkcja ta pozwala odfiltrować listy płac, które są ze sobą powiązane tj. listę płac, na której jest anulowana przynajmniej jedna wypłata i listę płac korygującą.

W oknie Listy płac dostępna jest kolumna Korekta. W kolumnie tej mogą pojawić się oznaczenia literowe:

Kolumna o nazwie E, może zawierać oznaczenie literowe E. Jest to informacja, że został wykonany eksport listy do pliku pl-kh-kp.txt, który służy do zaksięgowania listy płac do programów z serii Comarch ERP Klasyka.

Oznaczenie literowe E jest stosowane także dla list płac wyeksportowanych za pomocą pracy rozproszonej.

Oznaczenia literowe stosowane przy listach płac

Zamykanie / otwieranie list płac

Funkcja zamykania listy płac ma na celu zablokowanie naliczonej, sprawdzonej listy płac przez ewentualnymi (przypadkowymi) zmianami. Dostępna jest z poziomu List płac pod ikoną  lub z menu kontekstowego (prawy klawisz mysz).

Uwaga

Jeżeli jest zaznaczonych kilka list płac (zaznaczenie rozumiane jako ) to operacja jest wykonywana seryjnie dla wszystkich zaznaczonych pozycji. Natomiast, jeżeli nie jest zaznaczona żadna wypłata/ lista płac to operacja zamknięcia/otwarcia jest wykonywana dla podświetlonej pozycji.

Znaczniki „Zamknięta”, „Zaksięgowana” widoczne na formularzu listy płac i formularzu wypłaty pracownika, pojawiają się w tych miejscach tylko informacyjnie.

Formularz listy płac (w wersji programu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus)

Nie można otworzyć listy płac, na której rozliczona jest jakakolwiek wypłata. W takim przypadku należy: 

Nie można także otworzyć (cofnąć do bufora) zamkniętej  listy płac, do której płatności w module Kasa/Bank mają status zrealizowane lub wysłane, nawet jeśli te płatności mają status nierozliczone. Przy próbie otwarcia takiej listy płac/wypłaty pojawiają się odpowiednio komunikaty: Nie można otworzyć listy płac. Na liście płac znajdują się wypłaty ze zrealizowaną lub wysłaną do banku płatnością./Nie można otworzyć wypłaty. Płatności do wypłaty zostały zrealizowane lub wysłane do banku.

W celu otwarcia listy płac, której płatności są zrealizowane lub wysłane należy w płatnościach zmienić status na do realizacji.

W przypadku, gdy na liście płac o statusie zamknięta (czarny kolor) zapisana jest wypłata o statusie bufor (kolor zielony), lub gdy na liście płac o statusie otwarta (kolor zielony) zostanie zamknięta wypłata (kolor czarny), to przy dokumencie na oknie Listy płac pojawia się ikona .

Lista płac zamknięta ze znacznikiem otwartej wypłaty

Księgowanie list płac do programów Comarch ERP Klasyka

Księgowanie do programów Comarch ERP Klasyka (KH, KP) odbywa się za pomocą plików tekstowych. Do pliku zapisywane są wypłaty o statusach: Podstawowa i Korygująca, pomijane o statusach: Anulowana i Stornująca. Tworzony plik ma strukturę wzorowaną na plikach tekstowych wykorzystywanych do księgowania pomiędzy programami z linii Klasyka (księgowanie wypłat z PL/PLP/PIK do KH).

Funkcja eksportu dostępna jest tylko z Formularza listy płac o statusie Zamknięta. Nie można księgować list płac o rodzaju Właściciel.

W celu wygenerowania pliku należy:

1. Wyświetlić okno Listy płac,
2. Podnieść formularz listy płac. Lista musi być o statusie Zamknięta (kolor czarny),
3. Na pasku zadań kliknąć przycisk  i wybrać Eksport do Comarch ERP Klasyka. Pojawi się okno z parametrami eksportu (rysunek poniżej). Należy podać: symbol listy, jaki ma być podstawiony podczas księgowania w KP w opisie zdarzenia (podpowiadany jest pełny symbol listy płac), datę księgowania (podpowiadana jest data Do z okresu, za jaki jest dana lista płac), lokalizację na dysku, gdzie plik ma być zapisany i uruchomić eksport listy do pliku .
4. We wskazanej lokalizacji zostanie zapisany plik pl-kh-kp.txt.

Po wykonaniu eksportu pliku księgowego, na liście Listy płac w kolumnie E pojawi się symbol „E”, co oznacza, że listę wyeksportowano. W sytuacji, gdy lista płac zostanie otwarta, informacja o wyeksportowaniu pliku księgowego zostanie wykasowana. Można ponownie wykonać eksport.

Składki FP i FGŚP księgowane są zawsze z wypłat. Nie ma znaczenia parametr Składki FP i FGŚP od sumy podstaw (Konfiguracja firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON).

Wydruki list płac

Z poziomu list płac, na pasku narzędzi dostępne są wydruki związane z listami płac.

Opis analityczny (dostępny tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – wydruk generuje opis analityczny w wypłatach, zależny jest od zaznaczenia parametru (Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry). Podsumowanie można podzielić zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy: wydziały, lokalizacje i projekty.

Menu wydruków list plac

Podsumowanie list płac – można wydrukować według: deklaracji lub okresu. Podsumowanie może uwzględniać listę wypłat właścicieli. o tym decyduje użytkownik zaznaczając parametr przy generowaniu wydruku. Wydruk ten może posłużyć do kontroli naliczonych składek ZUS.

Zestawienie list płac – jest zestawieniem wynagrodzeń według list płac. Wydruk podzielony jest na elementy wynagrodzenia: opodatkowanie, nieopodatkowane, zasiłki ZUS.

Zestawienie podsumowań list płac – na wydruku przedstawione są podsumowania poszczególnych list płac oraz ogólne podsumowanie. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych list płac.