W jaki sposób można cofnąć status Zweryfikowany na Niezweryfikowany?

Status Zweryfikowany można cofnąć bezpośrednio w dokumencie klikając na przycisk lub w operacjach seryjnych .

Czy dokumenty dodane za pomocą usługi Comarch OCR można seryjnie oznaczyć jako zweryfikowane?

Dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR można seryjnie oznaczyć jako zweryfikowane z poziomu

operacji seryjnych wybierając Oznacz dokumenty jako zweryfikowane

Co zrobić, jeżeli dane ze skanu/zdjęcia nie zostały rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR lub zostały rozpoznane niepoprawnie?

W przypadku kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia poprzez System Obsługi Zgłoszeń lub wiadomość na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem faktury oraz opisem problemu.

Przesłany plik umożliwi nam udoskonalenie mechanizmów rozpoznawania dokumentów przez Comarch OCR.

Jaką wartość może przyjąć atrybut OCR?

Dokument, który zostanie poprawnie przetworzony przez usługę Comarch OCR trafia do rejestru VAT i jest na nim dodawany atrybut OCR o wartości Niezweryfikowany. Atrybut ten jest dodawany, aby łatwo można było odnaleźć dokumenty, które zostały przetworzone za pomocą Comarch OCR. Użytkownik po sprawdzeniu dokumentu może zmienić wartość atrybutu na Zweryfikowany.

W kolejnych wersjach usługi Comarch OCR planowane jest dodanie dla atrybutu OCR wartości Błędny – aby w ten sposób oznaczyć dokument, dla którego nie udało się rozpoznać wszystkich jego elementów, np. kwoty, daty.

Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.

Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:

zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.

Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli.

Jakie dane z faktury mogą zostać rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR mogą zostać rozpoznane następujące dane z faktury:

numer NIP – po znalezieniu numeru NIP jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument w rejestrze VAT przenoszone są dane pobrane z GUS. Jeżeli na podstawie numeru NIP nie uda się pobrać danych z GUS to na dokumencie w rejestrze VAT nie zostaną uzupełnione dane kontrahenta,
numer dokumentu,
data wystawienia i sprzedaży,
forma płatności i termin płatności,
stawki VAT oraz kwoty,
numer rachunku bankowego.

W jaki sposób robić zdjęcia/skany, aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR?

Aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR trzeba zwrócić uwagę na to, aby:

skan dokumentu/zdjęcie były dobrej jakości, zrobione przy dobrym oświetleniu,
skan dokumentu/zdjęcie były wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie, możliwie bez przekrzywień,
na skanie dokumentu/zdjęciu były widoczne wszystkie informacje, w tym informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury) nie powinny być ucinane,
maksymalny rozmiar pliku możliwy do rozpoznania to 20 MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji od 2019.5.1) lub 5MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2019.5.1),
maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5 MB,
maksymalna wielkość strony nie może przekroczyć 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3,
maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli,
skan dokumentu/zdjęcie muszą być w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczny jest program Comarch ERP Optima w wersji od 2020.0.1

Dlaczego po wskazaniu opcji „Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów” nie widać dokumentu wprowadzonego do Obiegu Dokumentów?

W menu CRM/ Obieg Dokumentów na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików należy dla dokumentu zaznaczyć parametr udostępnienia w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR. Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla usługi Comarch OCR, uruchamianej z poziomu rejestru VAT.

Kolumna Udostępnij dla usługi OCR nie jest dostępna na dokumentach, na których wskazano Typ: Wspólny.

W jaki sposób można dodać dokumenty do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR?

Comarch OCR pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub z Obiegu Dokumentów.

Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów.

Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem.

Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.