• Wątek e-mail

Definicja schematu numeracji dla wątków mailowych.

• Wiadomość przychodząca

Definicja schematu numeracji dla Wiadomości przychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.

• Wiadomość wychodząca

Definicja schematu numeracji dla Wiadomości wychodzącej klienta poczty w programie Comarch ERP Optima.

2. Obieg dokumentów

W przypadku modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów niektóre dokumenty mogą być zapisywane w bazie konfiguracyjnej, dzięki czemu są widoczne we wszystkich bazach podłączonych do tej bazy konfiguracyjnej. Są to tzw. dokumenty wspólne. Dla tych dokumentów definiuje się odrębne schematy numeracji.

Schematy numeracji tworzy się w gałęzi Biblioteka dokumentów, na podobnych zasadach jak schematy w bazie firmowej.

Jeśli utworzony schemat zawiera człon seria, z poziomu gałęzi Serie dokumentów użytkownik może zdefiniować, jakie serie będą wykorzystywane podczas numerowania dokumentów wspólnych.

• Konfiguracja firmy/ CRM/ SMS – tutaj użytkownik może wskazać indywidualną konfigurację nazwy nadawcy dla danej bazy.
• Konfiguracja programu/ CRM/ SMS – wprowadzona tutaj nazwa dotyczy wszystkich baz firmowych.

Parametr Dodaj podpis cyfrowy do wysyłanych wiadomości – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wysyłania wiadomości podpis cyfrowy będzie domyślnie dołączony.

W sekcji użytkownicy konta, znajduje się tabela z listą użytkowników kont. Musi być dodany przynajmniej jeden użytkownik (lista nie może być pusta), w przeciwnym wypadku przy próbie zapisu pojawi się komunikat:

Tabela zawiera kolumny:

• Kod operatora – pole to umożliwia rozwinięcie listy operatorów,
• Imię i Nazwisko – pole wypełnione na podstawie danych zapisanych na formularzu wybranego operatora,
• Opiekun – parametr wskazujący, że wprowadzany użytkownik jest opiekunem konta. Opiekun konta ma możliwość edycji konta, nawet jeśli nie jest administratorem,
• Konto może posiadać tylko jednego opiekuna, czyli w kolumnie „Opiekun” może być zaznaczony tylko jeden rekord. Zaznaczenie rekordu innemu użytkownikowi, spowoduje odznaczenie rekordu na dotychczasowym,
• Domyślne – zaznaczenie tego parametru określa, dla których użytkowników to konto jest domyślne. Każdy użytkownik może posiadać tylko jedno konto domyślne, czyli w sytuacji kiedy temu samemu użytkownikowi zostanie zaznaczony parametr Domyślne na innym koncie, to automatycznie zostanie odznaczone na poprzednim koncie.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego użytkownika konta,

 Zmień – umożliwia podgląd/ edycję użytkownika,

 Usuń – umożliwia usunięcie użytkownika,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian.

Pod tabelą z listą użytkowników konta znajduje się parametr Nieaktywne. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że konto jest nieaktywne, ale będzie widoczne w skrzynce pocztowej (w trybie do odczytu wiadomości), bez możliwości pobierania i wysyłania nowych e-maili. Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Nieaktywne, widoczny jest parametr Nie wyświetlaj na liście kont w skrzynce pocztowej. W przypadku zaznaczenia obu parametrów dane konto e-mail nie będzie widoczne w skrzynce pocztowej na zakładce [Według kont].

2. Zakładka [Serwery]

Zakładka [Serwery] zawiera informacje potrzebne do skonfigurowania poczty przychodzącej oraz wychodzącej. Składa się z dwóch sekcji Informacje o serwerze oraz użytkownik, w których należy wypełnić odpowiednie pola.

• Informacje o serwerze: w tej części znajdują się pola:

Typ konta – wybór protokołu POP3 albo IMAP

Poczta przychodząca (POP3) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty przychodzącej. Pole wymagane dla protokołu IMAP.

Poczta wychodząca (SMTP) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty wychodzącej. Pole jest wymagane dla obu typów kont.

Parametr Pozostaw kopie wiadomości na serwerze (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po pobraniu, wiadomości nie są kasowane z serwera, jeśli  nie jest zaznaczony to wiadomości są kasowane z serwera.

Pole Zaawansowane – wyświetla okno z możliwością ustawienia portów dla poczty wychodzącej i przychodzącej oraz parametrów związanych z wymaganiem przez serwer bezpiecznego połączenia (dla poczty przychodzącej SSL/TLS, oraz dla poczty wychodzącej SLS/TLS/StartTLS).

W przypadku gdy dla poczty wychodzącej zaznaczony jest parametr Ten serwer wymaga bezpiecznego połączenia (SSL/TLS/StartTLS) i podany port 465 to połączenie nawiązywane jest przez SSL/TLS, natomiast jak podany jest port 587 to połączenie nawiązywane jest przez StartTLS.

Przy czym, użytkownik ma możliwość wysyłania i odbierania e-maili gdy serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL, a certyfikat nie spełnia procedury sprawdzania poprawności certyfikatu. Użytkownik może dodać wyjątek bezpieczeństwa jeżeli uznaje, że certyfikat jest poprawny. W tym celu, po pojawieniu się błędu operacji skrzynki e‑mail: „Według procedury sprawdzania poprawności certyfikat zdalny jest nieprawidłowy” należy kliknąć na błędzie, pojawi się okno:

W oknie można podglądnąć certyfikat za pomocą przycisku „Pokaż certyfikat”. Jeżeli nie budzi on wątpliwości – kliknięcie w przycisk „Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa” spowoduje, że certyfikat zostanie zapisany w bazie danych i odbieranie/wysyłanie poczty będzie możliwe.

Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie konta tak, aby hasło było szyfrowane lub nie. W tym celu należy w polu Metoda uwierzytelniania wybrać odpowiednią opcję. Parametr może przyjmować wartości:

• najmocniejsza dostępna (domyślna),
• szyfrowane hasło (DIGEST-MD5),
• szyfrowane hasło (CRAM-MD5),
• normalne hasło (LOGIN),
• normalne hasło (PLAIN),

Najmocniejsza dostępna – system pobiera listę metod uwierzytelniania z serwera smpt i wybiera najmocniejszą
w kolejności: DIGEST-MD5, CRAM-MD5, LOGIN, PLAIN. Konkretną metodę należy wskazać w sytuacji gdy serwer ma problem z uwierzytelnieniem użytkownika i hasła. W przypadku łączenia z serwerem SMTP bez autoryzacji należy wskazać opcję brak.

Usuń z serwera po usunięciu z folderu „Elementy usunięte” (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po skasowaniu wiadomości z folderu „Elementy usunięte” wiadomości są również kasowane na serwerze

Przechowuj w bazie treści pobranych wiadomości przez (dla kont o typie IMAP) – możliwość określenia przez jak czas mają być przechowywane wiadomości w bazie. Do wyboru jest opcja dni (z polem do wpisania, przez ile dni mają być przechowywane treści i załączniki wiadomości mailowych w skrzynce) oraz opcja zawsze. Domyślne ustawiona jest opcja 60 dni  . Codzienne program sprawdza po dacie wysłania i odbioru, czy jakieś wiadomości nie przekroczyły ustalonego terminu. Treści starszych wiadomości są usuwane, a w bazie pozostają tylko nagłówki wiadomości. W każdym czasie treści mogą zostać ponownie pobrane (już bez zapisu do bazy), np. przy otworzeniu wiadomości. Parametr pomija wiadomości robocze oraz te zapisane w folderach lokalnych.

• Użytkownik: w tej części znajdują się pola:

Nazwa użytkownika poczty e-mail – należy wpisać nazwę użytkownika poczty. Pole jest wymagane.

Hasło – jeżeli zostanie wprowadzone niepoprawne hasło, w menu głównym Comarch ERP Optima pojawi się informacja „Błąd operacji skrzynki e-mail” i okno, na którym należy uzupełnić hasło.

Przycisk Testuj połączenie – pozwala na sprawdzenie poprawności ustawień serwera poczty (pop, imap i smtp) bez pobierania wiadomości do programu.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

3. Zakładka [Foldery IMAP]

Jeżeli przy konfiguracji konta użytkownik wybierze opcję IMAP oraz uzupełni informacje o serwerze, na formularzu Właściwości konta e-mail pojawi się dodatkowa zakładka [Foldery IMAP].

Zbudowana jest ona z trzech kolumn:

• Nazwa folderu – wyświetlana jest tutaj struktura katalogów lokalnych i pobranych z serwera pocztowego. Niesynchronizowane foldery z serwera pocztowego oraz foldery lokalne utworzone w programie widoczne są również w tej kolumnie i mają oznaczenie odpowiednio [folder serwerowy] i [folder lokalny]).

Foldery domyślne z klienta pocztowego (takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz, Elementy wysłane) nie są dublowane – następuje ich mapowane do folderów standardowych w skrzynce pocztowej w programie. Zmapowane foldery są wyszarzone, bez możliwości zmiany. Dla pozostałych folderów, których nie można zmapować po nazwie lub typie wyświetla się lista proponowanych katalogów z Comarch ERP Optima

• Subskrybuj – możliwość wyboru, które foldery mają być subskrybowane, czyli wyświetlane w skrzynce pocztowej w programie i synchronizowane z serwerem poczty. W kolumnie domyślnie wszystkie foldery są zaznaczone. Jeżeli do subskrypcji zaznaczono subfolder, to subskrybowane będą również wszystkie foldery nadrzędne. Dla starszych folderów zmiana w tej kolumnie jest możliwa tylko wówczas, gdy nie jest wykonywana synchronizacja IMAP.
• Tylko nagłówki – istnieje możliwość określenia sposobu subskrypcji. Zaznaczenie w tej kolumnie powoduje pobieranie tylko nagłówków wiadomości, a pełna wiadomość (bez zapisu do bazy) widoczna będzie tylko przy jej podglądzie/ edycji. Odznaczenie opcji powoduje synchronizację od razu całych wiadomości wraz z załącznikami i zapisanie ich w bazie programu Comarch ERP Optima.

Należy pamiętać, że w sytuacji pobierania samych nagłówków, podgląd bardzo dużych wiadomości może trwać długo. Wynika to z faktu, iż pełna treść pobierana jest w momencie otwierania e-maila. Ponadto, jeżeli tak oznaczony folder, zostanie zmieniony na lokalny (odznaczenie opcji Subskrypcja), wówczas dla przypisanych do niego e-maili będą pobierane pełne treści wiadomości. Ta operacja również może być czasochłonna.

Powyższe informacje dotyczą również przenoszenia e-maili do folderów lokalnych. Wiadomość w folderze lokalnym musi być kompletna, czyli zawierać wszystkie załączniki i oryginalny plik w formacie MSG pobrany z serwera. Powoduje to większy przyrost danych w bazie, ale w sytuacji przenoszenia wiadomości między folderami lokalnym i synchronizowanym, dostępna będzie w dalszym ciągu pierwotna wiadomość wraz z podpisem

Przycisk Odśwież listę folderów  pozwala na pobranie do konfiguracji konta e-mail aktualnej listy folderów.

Foldery niesubskrybowane lokalne będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej. Foldery niesubskrybowane serwerowe nie będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej.

4. Zakładka [Certyfikaty podpisów]

Na tej zakładce znajduje się lista zapisanych domyślnych certyfikatów dla poszczególnych użytkowników. Lista certyfikatów składa się z kolumn: Operator, Nazwa certyfikatu, Odcisk palca. Z tego poziomu można również dodawać oraz usuwać certyfikat. Dodawać certyfikat może tylko operator aktualnie zalogowany do programu, który posiada pełne prawo do modyfikacji konta e-mail.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego certyfikatu,

 Usuń – umożliwia usunięcie certyfikatu,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Baza firmowa Biura Rachunkowego – w tym miejscu należy wskazać, która baza danych jest firmową bazą Biura Rachunkowego. Po wybraniu bazy danych, w tej bazie danych, będzie można przypisać do karty kontrahenta (Klienta Biura Rachunkowego) odpowiadającą mu bazę danych.

Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.

Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.

Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności – domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.

Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.

• Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
• Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia.
  W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.

Szczegółowy log z wynikami konwersji zapisywany jest w plikach tekstowych w standardowym folderze z logami programu Comarch ERP Optima.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – w tym miejscu należy wskazać katalog, w którym automatycznie będą zapisywane kopie bezpieczeństwa podczas procesu archiwizacji i konwersji baz danych w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych do BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na Comarch IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Lista sesji składa się z następujących kolumn:

• Firma – informacja o firmie, która jest obsługiwana przez użytkownika,
• Rozpoczęcie, zakończenie – informacja o dacie i godzinie pracy użytkownika,
• Typ – określa sposób w jaki był rejestrowany czasu pracy w danej sesji:
• A – oznacza, automatyczne rejestrowanie czasu pracy,
• R – oznacza, że czas pracy został zarejestrowany ręcznie

Na liście dostępne są następujące przyciski:

 – umożliwia dodanie nowej sesji,

– służy do podglądu i edycji czasu pracy,

– pozwala na usunięcie wcześniej zarejestrowanego czasu pracy.

Dodawanie, modyfikacja czasu pracy odbywa się poprzez uzupełnienie formularza zatytułowanego Czas pracy. Formularz ten zawiera następujące pola:

Operator – pole nie podlegające edycji,

Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w przycisk Firma wybrać z listy,

Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie przy uzupełnianiu ręcznym sesji wybrał z listy odpowiednią kategorię,

Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina,

Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia,

Ręczna – check zaznaczony – sesja ręczna, brak checka – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany –  , Anuluj zmiany – .

Formularz sesji czasu pracy