Jeżeli korzystamy z drukarki fiskalnej połączonej z szufladą, wówczas wykonanie transakcji, która przechodzi przez drukarkę fiskalną (paragon, faktura) powoduje automatyczne otwarcie szuflady. W sytuacji, gdy istnieje potrzeba otwarcia szuflady bez wykonywania transakcji możemy użyć do tego opcji Otwarcie szuflady z menu Narzędzia lub po prostu skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SHIFT>+<S>.
Opcja Bieżący okres obrachunkowy, która znajduje się w zakładce Narzędzia, związana jest z księgowością kontową, daje możliwości wyboru okresu obrachunkowego, bez konieczności dokonywania zmiany w Konfiguracji programu. Funkcja ta może zostać wykorzystana na przełomie roku, kiedy istnieje konieczność wprowadzania (księgowania) dokumentów równocześnie w dwóch okresach obrachunkowych, przez więcej niż jednego użytkownika. Oznacza to, że niezależnie od domyślnego okresu obrachunkowego (zawsze podpowiada się po zalogowaniu do programu) ustawionego w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, operator może tymczasowo zmienić rok obrotowy. Zmiana będzie obowiązywać tylko na czas trwania aktualnej sesji.
W oknie Tymczasowa zmiana okresu obrachunkowego dostępna jest lista okresów obrachunkowych, spośród których można dokonać wyboru. Odpowiada ona liście znajdującej się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.
Wydruki z programu zawierają datę wykonania wydruku. Standardowo jest to data systemowa. W programie istnieje funkcja pozwalająca na zmianę tej daty. Jest to funkcja wywoływana z poziomu Narzędzi/ Data dla wydruków.
Okno zawiera tylko jeden domyślnie zaznaczony parametr Pokazuj na wydrukach bieżącą datę. Po jego odznaczeniu (puste pole) program pozwala na wybranie innej, dowolnej daty. Datę możemy wpisać z klawiatury lub wybrać z kalendarza wyświetlanego przez kliknięcie prawym klawiszem myszy. Stosując ten sposób datowania wydruków należy pamiętać, że program nie ma na nią wpływu i na użytkowniku spoczywa obowiązek poprawnego jej ustawienia.
Funkcja służy do określenia z jaką datą będą wykonywane operacje w programie. Odznaczenie parametru Program ma działać z datą bieżącą powoduje, że jako data programu będzie brana data wpisana w tym oknie przez Użytkownika. W przeciwnym przypadku datą programu będzie data systemowa danego komputera.
Filtry Obowiązkowe GenRap służą do ograniczania użytkownikom możliwości generowania (drukowania) raportów. Rozwiązanie to ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych. Założenie filtra pozwala ograniczyć dostęp do danych w ramach poszczególnych obiektów.
Dodanie nowego filtra polega na określeniu niezbędnych elementów. Przy definiowaniu filtra należy uzupełnić pola:
Filtr dla – umożliwia wybranie z listy operatorów względem, których filtr ma być stosowany.
Nazwa – przyjazna dla użytkownika nazwa filtra.
Obiekt(y) – obiekt, dla którego filtr ma być stosowany. Możliwe jest wprowadzenie kilku obiektów oddzielonych przecinkiem.
Filtr – wyrażenie filtrujące dane w ramach obiektu.
UwagaDla Obiekt(y), Filtr należy podać bazową nazwę tabeli/obiektu; bazowe nazwy pól/tabel. W tym miejscu nie działają „przyjazne” nazwy. GenRap jest czuły na wielkość liter. Należy na to zwrócić szczególną uwagę wprowadzając dane do pól Obiekt(y), Filtr. Warunkiem zadziałania filtrów jest włączenie parametru Stosuj filtry obowiązkowe w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Parametry oraz zdefiniowanie przynajmniej jednego filtra dla aktualnie zalogowanego użytkownika.
Zakładka [Miesięcznie] – wyświetla dla wybranego konta Obroty Debet/Credit oraz Salda Debet/Credit w ujęciu miesięcznym.
Zakładka [Razem] – zawiera następujące kwoty w ujęciu dwustronnym Debet/Credit
Ze względu na masowość zapisów księgowych, które wpływają na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem tej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym.
Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp., ponieważ jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału.
Uwaga Ustawa o rachunkowości nakłada na użytkowników obowiązek comiesięcznego sporządzanie obrotów i sald kont syntetycznych i przynajmniej na koniec okresu obrachunkowego (lub na dzień sporządzania inwentaryzacji), zestawienia sald kont analitycznych.
Zestawienie obrotów i sald udostępniono z poziomu Księgowość/ Obroty i Salda.
Konta na zestawieniu obrotów i sald prezentowane są wg struktury hierarchicznej, w postaci „drzewa”.
Poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, tzw. „gałęzie główne”. Jeżeli zostaną do nich podpięte konta analityczne, stają się gałęziami rozwijalnymi. Rozwijanie (zwijanie) poszczególnych pozycji zestawienia obrotów i sald odbywa się poprzez naciskanie lewym klawiszem myszy na następujących „węzłach”:
– Rozwinąć
– Zwinąć.
Po wejściu do Zestawienia Obrotów i Sald, ma ono postać „zwiniętego” drzewa tj. widoczne są tylko gałęzie główne (konta syntetyczne).
Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w prawym dolnym rogu 
można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona 
zwija wszystkie gałęzie.
Istnieje możliwość podsumowania wybranych kont księgowych poprzez ich zaznaczenie. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Odznaczenie konta syntetycznego powoduje odznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczone pozycje wyświetlane są na liście jako pogrubione. Sumowanie odbywa się według kont syntetycznych. Tylko w przypadku wyboru opcji Agreguj tylko zaznaczone sumowane są najniższe analityki zaznaczonych kont księgowych.
Z poziomu okna Obroty i salda użytkownik programu ma możliwość wyliczania i prezentacji obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentacji sald Bilansu Otwarcia.
Okno Obroty i salda wyświetla konta księgowe posortowane wg symbolu konta wraz z kwotami w poszczególnych kolumnach. Zgodnie z poniższym zestawieniem w oknie Obroty i salda wyświetlanych jest jedenaście kolumn.
| Nazwa kolumny | Opis kolumny |
|---|---|
| Numer | Numer konta (syntetycznego, analitycznego) |
| Nazwa | Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| BO Dt | Stan początkowy Debet |
| BO Ct | Stan początkowy Credit |
| Obroty Dt | Obroty okresu Debet |
| Obroty Ct | Obroty okresu Credit |
| Obroty n. Dt | Obroty łącznie z okresem Debet (od początku okresu obrachunkowego.) |
| Obroty n. Ct | Obroty łącznie z okresem Credit (od początku okresu obrachunkowego) |
| Saldo Dt | Saldo Debet |
| Saldo Ct | Saldo Credit |
| Persaldo | Per saldo (saldo Debet – saldo Credit) |
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Uwaga Na liście Obroty i salda w kolumnach BO Wn i BO Ma dla kont innych niż rozrachunkowe lub o typie innym niż Aktywa-pasywa zamiast obrotów wyświetlane są salda kont z bilansu otwarcia, dla pozostałych kont – obroty z bilansu otwarcia.
Uwaga Konto o typie Aktywa wykazuje tylko saldo debetowe. Konto o typie Pasywa wykazuje tylko saldo kredytowe. Konto syntetyczne o typie Aktywa‑pasywa może wykazywać jednocześnie dwa salda – debetowe oraz kredytowe. W przypadku kont syntetycznych rozrachunkowych bez analityk konto to jest traktowane jak konto analityczne i wykazuje saldo po jednej stronie. Konto analityczne zawsze wykazuje jedno saldo. W związku z tym prezentacja kwot na liście obrotów i sald może różnić się pomiędzy poszczególnymi okresami obrachunkowymi.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Typ konta – pozwala na wyświetlenie obrotów, sald w różnych przekrojach, tj. dla kont:
Poziomy – pozwala na wyświetlenie obrotów i sald w różnych przekrojach kont, tj. zawężając listę wyświetlanych kont do jednego, dwóch lub wszystkich poziomów.
Obroty za okres – w postaci dwóch dat Od – Do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald za dowolny okres.]
UwagaOpcja Bilansowe wyświetla tylko konta bilansowe, a Bilansowe i Wynikowe wyświetla konta o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Przychody, Koszty, Przychody‑Koszty.
Maska pozwala na utworzenie filtrów w celu wyświetlenia obrotów dla wybranych kont według określonych kryteriów
Użytkownik poza możliwością skorzystania z odwołania do Planu Kont, może wykorzystać następujące znaki lub ciągi znaków specjalnych przy określaniu maski na numer konta. Jeżeli wybierzemy znak:
* – zastępuje dowolny ciąg znaków, przy czym jego umieszczenie ma sens tylko w części dotyczącej analityk. Przykładowo – wprowadzenie maski 401-* pozwoli na wyfiltrowanie wszystkich analityk związanych z kontem 401, czyli zostaną pokazane wszystkie konta zaczynające się do 401- niezależnie od ilości znaków w koncie analitycznym.
? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc wyświetlić obroty na kontach z grupy 4, które na drugim poziomie analityki mają segment „01” można użyć maski 4??-??-01. Wówczas zostaną pokazane wszystkie konta, które w tym przypadku na pierwszym miejscu mają 4 a na ostatnim miejscu konta mają użyte 01. Zapis taki pokaże konta, które w pierwszym członie mają 3 znaki, w drugim dwa znaki a w trzecim 01.
[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim „01”. Wynik filtrowania pokaże konta 401-1-01, 401-3-01, 401-7-01.
[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo – 40[1-3]-* oznacza, że interesują nas wszystkie „czwórki”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 3. Wynik filtrowania pokaże konta 401-oraz wszystkie analityki, 402 oraz wszystkie analityki, 403 oraz wszystkie analityki.
[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[^137]-01 pozwala na wyszukanie wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką „01”. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 401-2-01, 401-3-01, 401-4-01 a maskę określimy jako 401-[^14]-01 to wówczas zostaną pokazane konta 401-2-01 oraz 401-3-01.
[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-* znaczy, że program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami „40”, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4. Jeżeli w planie kont mamy konta np. 401-1-01, 402-1-01, 403-1-01, 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01 a maskę określimy jako 40[^1-3]-* to wówczas zostaną pokazane konta 404-1-01, 405-1-01, 406-1-01.
Z filtrem typu Maska związane jest inne sumowanie obrotów i sald na kontach syntetycznych – obroty i salda na koncie syntetycznym wynikają wyłącznie z odfiltrowanych kont analitycznych.
Parametr Bez kont określonych w masce pozwala na filtrowanie obrotówki z wyłączeniem konkretnych kont. Wpisanie filtra w Masce i zaznaczenie tego parametru wykluczy z listy konta jej odpowiadające. Przykładowo – jeśli chcemy, aby na liście pokazały się wszystkie konta oprócz kont 201 i 202, to w polu Maska wpisujemy 20[1‑2], zaznaczamy Bez kont określonych w masce i obliczamy obrotówkę.
Ograniczające listę kont – w postaci dwóch kontrolek Konto od – Konto do. Pozwala na wyliczenie obrotów i sald zawężonej listy wyświetlanych kont do zadanego przedziału. Aby uniknąć braku jednoznaczności w wyświetlaniu kont i sumowaniu obrotów i sald na kontach syntetycznych, ograniczono możliwość wyświetlania kont do należących do jednego poziomu:
Poprawność zdefiniowanego zakresu Od – Do sprawdzana jest w momencie przeliczenia zestawienia i w razie błędu pojawi się stosowny komunikat.
Określenie Do konta oznacza konto wraz ze wszystkimi jego analitykami.
Tylko bilans otwarcia – parametr ogranicza liczbę kolumn tylko do tych, które są ściśle związane z Bilansem Otwarcia.
| Nazwa kolumny | Opis kolumny |
|---|---|
| Numer | Numer konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| Nazwa | Nazwa konta (syntetycznego lub analitycznego) |
| BODt | Stan początkowy Debet |
| BOCt | Stan początkowy Credit |
| Persaldo | Per saldo (BODebet – BOCredyt) |
Ukryj konta o zerowych saldach – w przypadku zaznaczenia tego parametru, program sprawdza salda dla kont analitycznych i ukrywa wszystkie konta analityczne o zerowym saldzie. Zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych saldach powoduje automatyczne zaznaczenie drugiego parametru Ukryj konta o zerowych obrotach, natomiast zaznaczenie parametru Ukryj konta o zerowych obrotach nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych zaznaczeń. Zaznaczenie parametru przenosi się również na wydruk obrotów i sald, gdzie w tym przypadku będą ujęte tylko konta o saldach niezerowych.
Ukryj konta o zerowych obrotach – ukrywa nieaktywne (bez obrotów) konta syntetyczne i analityczne.
Uwzględniać zapisy w buforze – przy zaznaczonym parametrze obroty i salda kont księgowych liczone są w oparciu o wszystkie księgowania (wprowadzone na brudno tj. W buforze oraz na czysto).
Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych
Uwaga Każda z wyżej wymienionych opcji lub jakakolwiek zmiana wymaga odświeżenia listy przez użycie przycisku 
Oblicz obroty i salda.
Waluta – pole to jest widoczne dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa Plus oraz mających aktywną obsługę kont walutowych. Wybór waluty powoduje, że na zestawieniu pojawiają się tylko konta walutowe z wybraną walutą.
Okno Zestawienie obrotów i sald obsługują następujące przyciski poleceń:
Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Natomiast w kolumnach z kwotami sumowane są kwoty dla syntetyk.
Oblicz obroty i salda – przelicza obroty i salda za zadeklarowany okres. Uaktywnia wybrane opcje sposobu prezentacji danych.
Podgląd konta – wyświetla formatkę zawierającą szczegółowe informacje o koncie typu: numer, nazwa, typ konta, sposób ustawienia kontroli salda.
Pokazuj wszystkie konta – rozwija strukturę drzewa zestawienia obrotów i sald.
Pokazuj tylko konta syntetyczne – stopień szczegółowości wyświetlanych kont ograniczony tylko do kont syntetycznych.
W górnym menu znajdują się przyciski uruchamiające funkcje ściśle związane z listą obrotów i sald:
Zapisy księgowe na koncie – otwiera listę zapisów księgowych wybranego konta.
Formularz obrotów i sald dla wybranego konta – udostępnia formularz obrotów i sald wybranego konta. Formularz zawiera dwie zakładki [Razem] i [Miesięcznie].
Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to dodatkowo z tego miejsca możliwe jest uzyskanie informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie.
Kontrola sald kont rozrachunkowych
UwagaPo wybraniu z poziomu listy obrotów i sald opcji Eksport/ Tylko dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.
Z poziomu listy Obroty i salda dostępne są następujące wydruki:
Syntetyka i analityka, 15 cali – wydruk tekstowy – obroty i salda kont syntetycznych oraz analitycznych
UwagaPrzed wykonaniem wydruku Obroty i salda/ Syntetyka i analityka oraz Obroty i salda/ Syntetyka i analityka + BO pojawia się okno z parametrami pozwalające na określenie, czy sumowanie ma nastąpić według syntetyki czy według analityki.
Z poziomu formularza Obroty i salda dla wybranego konta udostępniono wydruk obrotów i sald wybranego konta w ujęciu miesięcznym.
Wydruki reagują na uaktywnione parametry takie jak:
Po przeliczeniu obrotów i sald, a następnie zmianie jakiegokolwiek parametru na oknie podczas generowania wydruku pojawia się komunikat: Zmieniono parametry obliczeń. Czy przeliczyć listę?, z opcjami do wyboru TAK i NIE. Odpowiedni wybór przez użytkownika decyduje o wpływie zmiany zaznaczonych parametrów na aktualny wydruk.
UwagaAby uzyskać wydruk obrotów i sald zgodny z wymaganiami Ustawy o rachunkowości należy ustawić odpowiedni zakres dat, wybrać typ kont – Wszystkie oraz odznaczyć wszystkie dostępne parametry na Formularzu obrotów i sald. Parametry dotyczące Maski oraz zakresu kont Od – Do należy pozostawić nie wypełnione. Waluta powinna być ustawiona na Wszystkie, co oznacza, że wartości na kontach będą wykazane w PLN.
Zagadnienie kręgu kosztów występuje w firmach stosujących w zakresie rachunku kosztów konta zespołu 4 – Koszty wg rodzajów i ich rozliczenie – oraz konta zespołu 5 – Koszty wg rodzajów działalności i ich rozliczenie – lub tylko konta zespołu 5 z ustaleniem kosztów rodzajowych.
Praktyczny wymiar zasady równowagi kręgu kosztów wynikający z zasad rachunkowości w sensie ewidencyjno-poznawczym pozwala na ustalenie:
Reguły zamkniętego kręgu kosztów pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność, zarówno „na sprzedaż” jak i na własne potrzeby wewnętrzne, na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym.
Ponadto, przestrzeganie teoretycznych zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów, umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania.
Uwaga Chcąc stosować zasadę zamkniętego kręgu kosztów należy przestrzegać kolejności wprowadzania zapisów na kontach oraz zasadę prawidłowej korespondencji zapisów na kontach.
W module Księga Handlowa można utworzyć kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów może być dowolna. Definicję pozostawiono użytkownikowi systemu, ze względu na różnorodność operacji gospodarczych uzależnionych od charakteru działalności jednostki.
Uaktywnienie funkcji Kontrola kręgu kosztów zależy od zaznaczenia tego parametru, znajdującego się w Konfiguracji firmy/Księgowość/ Księgowość kontowa.
Po uaktywnieniu parametru Kontrola kręgu kosztów, możemy przystąpić do definiowania schematów kontrolnych. Definiowanie udostępniono z poziomu listy Planu Kont (Księgowość/ Plan kont), pod przyciskiem Definicje kręgu kosztów.
Po wybraniu przycisku 
, otwierane jest okno zatytułowane Definicje kręgów kosztów. Okno wyposażono w jedną zakładkę [Ogólne]. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych kręgów, edytowania oraz usuwania istniejących.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.
Po wybraniu przycisku 
. Dodaj otwiera się formularz z poziomu, którego dodajemy elementy składające się na konkretny krąg kosztów.
Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.
W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.
Formularz podzielono na dwie części. Część pierwsza to nagłówek. W nagłówku należy wprowadzić:
Konto rozliczeniowe np. 490 Rozliczenie kosztów – konto wprowadzamy z ręki lub z listy Planu Kont, uruchamianej po wybraniu przycisku 
.
W polu Symbol – wprowadzamy nazwę Kręgu kosztów.
Jeżeli zaznaczymy parametr Nieaktywny – kontrola kręgu kosztów będzie nieaktywna. Oznacza to, że użytkownik w trakcie księgowania będzie miał możliwość wprowadzania zapisów księgowych poza kręgiem kosztów np. księgowanie na kontach zespołu „4” z pominięciem równoległych księgowań na kontach zespołu „5”. Odznaczenie parametru uaktywnia zbudowany schemat kontroli kręgu kosztów.
Uwaga Schemat kontroli kręgu kosztów działa w obrębie wprowadzanego zapisu księgowego. Jeżeli dekretacja w zapisie księgowym nie domyka kręgu kosztów, program nie pozwoli na jej zapisanie.
Z prawej strony nagłówka w polach:
Wprowadził – wyświetlany jest inicjał operatora zakładającego schemat oraz data założenia.
Zmodyfikował – wyświetlany jest inicjał operatora, który dokonał modyfikacji schematu oraz data modyfikacji.
Część druga formularza zawiera dwie listy zatytułowane: Konto źródłowe, Konto docelowe. Pozwalają one na wprowadzanie kont księgowych wchodzących w skład kręgu kosztów. Lista pierwsza – Konto źródłowe – służy do wprowadzania kont, z poziomu których przeksięgowywane są obroty na konta innego zespołu np. na konta zespołu „5”. Lista Konta docelowe służy do wprowadzania kont, na które przeksięgowywane są obroty z kont innego zespołu np. Z kont zespołu „4”.
Dodaj – dodanie nowego konta. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:
Konta możemy podpinać syntetycznie, analitycznie. Istnieje także możliwość wprowadzenia pozycji w formie filtra na konta księgowe. W filtrze możemy użyć znaku gwiazdka „*” zastępującego dowolny ciąg znaków np. 4* oraz znaku zapytania „?” zastępującego jeden znak np. 401-?-01.
W programie nie można zdefiniować dwóch schematów, zawierających odwołania do takich samych kont źródłowych i docelowych. Przykładowo: Schemat pierwszy Po stronie kont źródłowych będzie zapis: 401* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 401). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*. Schemat drugi Po stronie kont źródłowych będzie zapis 402* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 402). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*. Uwaga
Konta zesp. „4” = koszty działalności podstawowej (500) + koszty działalności pomocniczej (530) + koszty zarządu (550) + rozliczenie międzyokresowe kosztów (640).
, wchodzimy do funkcji pozwalającej na definiowanie schematów Kontroli Kręgów Kosztów. Dodaj lub klawisz <INSERT> dodajemy nowy schemat kontroli kręgu kosztów.
Dodaj (po lewej stronie). Dodaj (po prawej stronie).
Zapisz.Jak to działa?
Jeżeli definiowanie schematu kontrolującego kręgi kosztów zostało ukończone, schemat jest aktywy, program będzie się zachowywał w następujący sposób:
Przy automatycznym księgowaniu zapis, który nie będzie spełniał warunków zawartych w schemacie kontroli kręgu kosztów, nie zostanie wygenerowany. Ponadto pojawi się komunikat o treści Błąd księgowania dokumentu…Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę….
Jeżeli dopuszczono do wprowadzania zapisów zawierających dekretację, która nie domyka kręgu kosztów, w celach kontrolnych można skorzystać z mechanizmu raportującego zapisy pod kątem domknięcia kręgu kosztów. Mechanizm udostępniono na liście zapisów księgowych pod przyciskiem 
Sprawdzanie poprawności domknięcia kręgu kosztów.
Zanim przystąpimy do sprawdzenia zapisów pod kątem domknięcia kręgu kosztów, powinniśmy zaznaczyć te, które mają zostać skontrolowane. Jeżeli chcemy sprawdzić wszystkie zapisy, wystarczy wybrać kombinację klawiszy <CTRL>+<A>. Spowoduje ona zaznaczenie wszystkich zapisów na liście. Jeżeli chcemy zaznaczyć wybiórcze zapisy zaznaczamy je lewym klawiszem myszy.
Edycję wydruku wywołujemy z poziomu wybranego wydruku stosując kombinacje klawiszy <CTRL>+<ENTER>, klikając dwa razy lewym klawiszem myszką w wydruk lub posługując się poleceniem Edytuj wydruk z poziomu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy).
Formularz wydruku składa się z sześciu zakładek:
[Ogólne] – na zakładce tej w przypadku wydruków standardowych większość pól i parametrów jest już wypełniona. Użytkownik ma natomiast możliwość ustalenia parametrów ‘technicznych’ samego drukowania.
Drukuj domyślnie na – w tym polu można zdecydować jaki będzie domyślny sposób drukowania. Może to być drukarka domyślna, inna drukarka (można wtedy dokonać wyboru w trakcie drukowania), podgląd lub plik eksportu. Oczywiście ustawienia te mają największe znaczenie dla wydruków domyślnych.
Ilość kopii wydruku – ilość automatycznych powtórzeń tego samego wydruku, np. chcąc wydrukować oryginał i kopię parametr musi mieć wartość 2.
Sortuj kopie wydruku – wybór sposobu sortowania wielostronicowych wydruków.
Drukarka domyślna – w tym polu można wskazać konkretną drukarkę dla wybranego wzoru.
Duplex – pole pozwala na określenie ustawień Duplexu (domyślnie, pionowo, poziomo, brak).
Nazwa pliku – możliwość zdefiniowania przez Użytkownika nazw plików z wydrukami zapisywanymi na dysku bądź w IBARD oraz wysyłanymi w wiadomościach e-mail. Schemat nazwy generowanego z programu pliku może zawierać zarówno stałe wartości, jak i dostępne parametry dynamiczne. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tym polu dostępna staje się opcja Wstaw zmienną dynamiczną. Po jej wybraniu otwierane jest okno umożliwiające dodanie odwołania do takiej zmiennej:
Po rozwinięciu dostępnej listy zmiennych dynamicznych można wybrać zarówno zmienne globalne (dotyczące całego programu), jak i zmienne dotyczące formularza bądź listy, dla której nazwa pliku z wydrukiem jest definiowana:
Po wybraniu zmiennej, jej nazwa pojawia się w nawiasach klamrowych:
Po zatwierdzeniu okna, odwołanie do nazwy zmiennej dynamicznej pojawia się w polu Nazwa pliku:
W polu tym można wprowadzić do 254 znaków. Znaki spacji na początku i końcu pola są usuwane podczas zapisu okna. W polu nie można również używać znaków niedozwolonych dla nazw plików w systemie Windows, tj.: \ / : * ? ” < > |.
Jeżeli w definicji nazwy pliku z wydrukiem użyto wyłącznie parametrów dynamicznych które nie zwracają w określonej sytuacji żadnych wartości, jako nazwa dla tworzonego pliku podpowiada się domyślna nazwa eksportowanego wydruku.
Domyślny format – możliwość określenia domyślnego formatu pliku z wydrukiem. W przypadku wydruków kaskadowych jedyną dostępną opcją jest: PDF lub PDF z hasłem. W przypadku wydruków generowanych przez Serwis Operacji Automatycznych (np. Automat windykacji), nawet jeżeli dla wydruku wybrany jest domyślny format PDF z hasłem, tworzony automatycznie wydruk nie jest szyfrowany hasłem.
Podpisz cyfrowo pliki PDF – możliwość podpisywania wydruków generowanych do pliku PDF. Zapewnia to ich lepsze zabezpieczenie np. w przypadku przesyłania pracownikom PIT-11 lub wysyłania faktur kontrahentom w formie elektronicznej. Podpisanie pliku podpisem elektronicznym gwarantuje jego autentyczność oraz to, że dokument nie został zmieniony.
Pliki PDF podpisane elektronicznie są oznaczone symbolem: 
Uwaga W przypadku gdy na wygenerowanym dokumencie w formacie PDF podczas jego otwierania w programie Adobe Reader pojawi się opis: „Wystąpiły problemy z co najmniej jednym podpisem”, należy podpis dodać do zaufanych podpisów. Aby to wykonać, należy kliknąć wyświetlający się w tym programie w prawym górnym rogu przycisk: Panel Podpis. Po kliknięciu wyświetlą się po lewej stronie ustawienia dla podpisów. Trzeba rozwinąć drzewko w wyświetlonym panelu, następnie rozwinąć Szczegóły podpisu i kliknąć Szczegóły zatwierdzania. Wyświetli się okno Przegląd certyfikatów Po lewej stronie okna kursor powinien być ustawiony na najwyższym poziomie drzewka, po prawej stronie należy przejść na zakładkę [Zaufanie] i kliknąć w Dodaj do zaufanych tożsamości. Taką operację trzeba przeprowadzić dla każdego podpisu.
Pliki PDF łącz w jeden dokument – parametr jest możliwy do zaznaczenia na wydrukach kaskadowych (seryjnych). W przypadku jego zaznaczenia, podczas generacji wydruku seryjnego po wybraniu miejsca do zapisu pliku, wszystkie wydruki zostaną scalone do jednego pliku PDF. Należy zapewnić unikalność nazw dla poszczególnych wydruków częściowych, które są wywoływane z wydruku głównego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, powstanie tyle plików ile dokumentów zostało seryjnie wydrukowanych. Jeżeli nazwy zapisywanych plików z wydrukami nie będą unikalne, w nazwie każdego z plików (dla ich rozróżnienia) znajdzie się data i godzina jego wygenerowania. W przypadku seryjnej wysyłki wydruków do różnych odbiorców, nazwy załączanych plików z wydrukami mogą się powtarzać w obrębie różnych wiadomości e-mail.
Kopia elektroniczna – zaznaczenie parametru powoduje zapis kopii wydruku w postaci elektronicznej w Archiwum wydruków w module Obieg dokumentów (OBD). Aby funkcjonalność działała Operator musi mieć dostęp do tego modułu. Po zaznaczeniu parametru pojawia się opcja wyboru, czy kopia elektroniczna wydruku ma być zapisywana w bazie czy w Comarch IBARD.
Zapisuj wydruk w formacie PDF w e-Teczce pracownika w części – zaznaczenie parametru powoduje dodanie do e-Teczki pracownika nowego dokumentu wraz z wykonywanym wydrukiem w postaci pliku PDF. Dodatkowo należy wskazać część e-Teczki, w której dany wydruk domyślnie będzie zapisywany
Odśwież dane w programie po wykonaniu. Parametr ten związany jest z potrzebą odświeżenia danych po wykonaniu wybranego wydruku lub funkcji dodatkowej. Jest on nieedytowalny na wydrukach i funkcjach standardowych.
Dane jednostki samorządowej na wydruku – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas podczas wykonywania wydruku sprawdzane czy jest zaznaczony wspomniany parametr: Jednostka podlega pod w Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa. Jeżeli parametr jest nie zaznaczony, wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa. Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z Konfiguracji Firmy/ Pieczątka firmy.
Zakładka [Definicja] jest zapisem wydruku w postaci poleceń. Zakładka ta obsługiwana jest przez następujące przyciski:
– eksport definicji do wskazanego pliku. Operacja możliwa dla standardowych i indywidualnych wydruków.
– import definicji z wybranego pliku. Akcja możliwa tylko dla indywidualnych wydruków.
– podgląd danej definicji w formie graficznej. Aby operacja powiodła się dla wydruków napisanych w Crystal Reports konieczne jest posiadanie programu i dodatkowo wpisanie w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki ścieżki dostępu do pliku startowego. W ten sposób można edytować tylko wydruki indywidualne.
– przycisk powoduje wykasowanie całej definicji, dostępny dla indywidualnych wydruków.
Inne – zawiera dodatkowe parametry związane z danym formatem.
Podłączenia i warunki – zakładka zawiera informacje dotyczące warunków i podłączeń wykorzystywanych w danym wydruku.
Zmienne dynamiczne – zakładka zawiera zmienne parametry przekazywane z programu do wydruku, np. filtrowanie.
Parametry dynamiczne – zakładka zawiera informacje przekazywane z programu do wydruku, np. wersje programu, datę itp.
Dodatkowo z poziomu każdej zakładki dostępne są dwa przyciski:
Ustaw hasło do wydruku – 
– pozwala ustawić hasło do danego wydruku. Bez znajomości hasła nie będzie możliwe edytowanie parametrów wydruku. Aby odblokować wydruk do edycji należy ponownie kliknąć w ikonę . Funkcja ta działa tylko dla wydruków indywidualnych.
Testuj wydruk – 
– pozwala na przetestowanie wydruku w podglądzie na ekran.