Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej nie zarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów.

Wystawianie korekty do dokumentu nieistniejącego w programie Comarch ERP Optima na przykładzie Faktury Sprzedaży.
Z poziomu listy faktur dodajemy „dokument pierwotny”. Należy rozwinąć menu obok przycisku zielonego plusa i wybrać dokument pierwotny.

Podniesie się formularz dokumentu pierwotnego. Na zakładce Ogólne uzupełniamy Nr pierwotny (opcja jest dostępna w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument). Nr pierwotny to numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę. Numer ten musi być uzupełniony w przeciwnym wypadku na wydruku korekty nie będzie odwołania do dokumentu, który korygujemy.

Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych zostały szeroko opisane tutaj.

Kiedy dokument pierwotny został już zatwierdzony na stałe (jest w kolorze czarnym na liście) można do niego wystawić korektę, która może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu.
Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie. Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego, aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:

1. Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument Przyjęcia Wewnętrznego (menu Handel/Inne(Magazyn)) i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
2. Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy – wystawić dokument Rozchodu Wewnętrznego zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
3. W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:

1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.

Nie ma możliwości modyfikacji istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach. Można natomiast w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel lub odpowiednio inna gałąź np. Magazyn) wskazać typ dokumentu, np. Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem .

Istnieje możliwość użycia takiego samego symbolu, jaki posiada istniejący już schemat, lub dowolnego innego. Następnie określamy poszczególne człony schematu numeracji – np. miesiąc, rok, magazyn itp.

Na formularzu widoczny jest przykładowy numer dla tworzonego schematu numeracji. W powyższym przykładzie jest to FA/001234/01/2018/SERIA.

Jeśli w schemacie numeracji umieścimy człon „miesiąc”, wówczas numeracja będzie ciągła w obrębie miesiąca. Z każdym kolejnym miesiącem numer będzie rozpoczynał się od 1.

Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat:

Jeśli wybierzemy opcję TAK zapiszemy nowy schemat numeracji, a stary o tym samym symbolu zostanie oznaczony jako nieaktywny. Jeśli wybierzemy opcję NIE nowy schemat nie zostanie zapisany. Jeśli wybierzemy opcję ANULUJ powrócimy do okna edycji schematu numeracji.

Jeśli zapiszemy nowy schemat, który posiada taki sam symbol jak dotychczas wykorzystywany schemat numeracji oraz schemat ten był do tej pory schematem domyślnym, to wyświetli się komunikat:

Po wybraniu opcji TAK nowo zapisany schemat numeracji będzie automatycznie schematem domyślnym. Jeśli wybierzemy opcję NIE powrócimy do okna edycji schematu numeracji.

Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w menu: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty (lub odpowiednio Magazyn/ Dokumenty) i dla typu np. FS- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji:

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego Schemat numeracji faktur, dostępnego tutaj.

Najczęściej przyczyną takiej sytuacji jest fakt, że towary te znajdują się na nieprzekształconym arkuszu inwentaryzacyjnym.
Dlatego w pierwszej kolejności należałoby sprawdzić, czy w menu Handel/Inne/Inwentaryzacja na liście dokumentów AI nie widnieje arkusz inwentaryzacyjny (bez „I” w kolumnie Status) zawierający szukane towary.

Jeżeli tak jest, to należy taką inwentaryzację anulować lub przekształcić (ikoną pioruna ) do dokumentów wynikowych RWAI/PWAI.
Doprowadzenie do końca tego procesu lub jego anulowanie skutkować będzie tym, że towary ponownie pojawią się na liście zasobów.

Dodatkowo na ilość wyświetlanych danych na liście zasobów wpływa zaznaczenie/odznaczenie parametru Zerowe.

Jego odznaczenie ograniczy zasoby do usług i towarów o dodatnim stanie magazynowym, dlatego domyślnie parametr ten powinien być zaznaczony.

Należy zwrócić uwagę na ustawienia konfiguracyjne parametru Nie pozwalaj na wydawanie towaru, gdy występują rezerwacje znajdującego się w menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry:

Przed wykonaniem inwentaryzacji, warto wykonać weryfikację poprawności dokumentów (zagadnienie opisane szczegółowo w dalszej części), a w szczególności zatwierdzić, bądź usunąć dokumenty, które znajdują się w buforze.

Wykonanie inwentaryzacji zaczynamy od dodania Arkusza Inwentaryzacyjnego.

Poniżej przedstawiono kolejne kroki jakie należy wykonać:

1. Dodanie Arkusza Inwentaryzacyjnego (menu Handel (Magazyn)/ Inne/ Inwentaryzacja).

a) Arkusz pusty

Dodać arkusz możemy ikoną plusa . Wówczas podniesie się formularz AI bez wypełnionych pozycji. Poszczególne pozycje należy wówczas dodać na dokument AI.

W tym przypadku najlepiej wskazać w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Handel/ Parametry):
Dodawanie pozycji na dokumencie wybór wielu towarów:

Umożliwi to zaznaczenie wielu towarów na liście i jednoczesne wprowadzenie ich na arkusz.

b) Arkusz wypełniony

Rozwijając strzałkę obok ikony plusa na liście Arkuszy Inwentaryzacyjnych, oprócz opisanego powyżej arkusza pustego, mamy do wyboru również arkusz wypełniony.

Po wybraniu opcji Arkusz wypełniony, pojawi się okno z parametrami do wyboru:

Należy wskazać datę, z którą arkusz zostanie wygenerowany. Jeśli w polu Magazyn wybierzemy -wszystkie- lub zostawimy to pole puste, wygenerowanych zostanie tyle arkuszy, ile mamy magazynów. Jeśli nie wskażemy grupy, wówczas na arkuszu znajdą się wszystkie towary ze wszystkich grup.

Na arkuszu znajduje kolumna Stan bieżący, w której widoczne są ilości wyliczone w programie na podstawie wprowadzonych wcześniej dokumentów dla danego towaru oraz kolumna Ilość wg spisu, w której należy uzupełnić ilości rzeczywiste towaru, znajdujące się fizycznie na magazynach.

Zaznaczając parametr Ilość wg spisu = 0, w kolumnie Ilość wg spisu w wypełnionym arkuszu uzyskamy dla poszczególnych towarów ilość = 0. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, wówczas w kolumnie Ilość wg spisu podpowiedzą się ilości skopiowane z kolumny Stan bieżący.

Zaznaczenie parametru bez atrybutów przyspieszy generowanie arkusza. Zazwyczaj na arkuszu inwentaryzacyjnym atrybuty są zbędne, więc jeśli nie ma potrzeby ich dopisywania, zalecamy zaznaczenie parametru.

2. Zapisanie Arkusza Inwentaryzacyjnego z wypełnioną listą towarów.

Mając przygotowany arkusz z wprowadzonymi towarami, należy w pierwszej kolejności odznaczyć parametr Bufor i zapisać arkusz ikoną dyskietki:

Dopiero wówczas możliwa będzie edycja ilości w kolumnie Ilość wg spisu.

3. Uzupełnienie ilości.

Po zapisie arkusza, edytujemy go ponownie, uzupełniamy ilości wg spisu, zapisujemy ikoną dyskietki.

4. Wykonanie inwentaryzacji.

Wykonujemy inwentaryzację ikoną pioruna , widoczną na liście Arkuszy Inwentaryzacyjnych w lewym dolnym rogu.

Weryfikacja poprawności dokumentów

Podczas wykonywania inwentaryzacji program sprawdza czy wszystkie dokumenty handlowe (PA/FS/FZ) mają powiązane dokumenty magazynowe (WZ/PZ), czy nie ma dokumentów w buforze lub nieprzekształconych dokumentów RO/ZD. Jeśli mamy tego typu dokumenty, wówczas pojawi się komunikat wskazujący dokumenty blokujące inwentaryzację.

Uporządkowanie dokumentów i aktualizacja stanu bieżącego

Jeśli w bazie znajdują się dokumenty blokujące inwentaryzację, należy je uporządkować, czyli PA/FS/FZ przekształcić odpowiednio do WZ/PZ, dokumenty w buforze usunąć, dokumenty RO/ZD przekształcić. Nie ma możliwości zatwierdzenia dokumentów w buforze, jeśli mamy aktywny Arkusz Inwentaryzacyjny. Jeśli chcielibyśmy zatwierdzić dokumenty w buforze, wówczas konieczne jest anulowanie Arkusza Inwentaryzacyjnego, a po zatwierdzeniu dokumentów ponowne jego wygenerowanie. Istnieje możliwość utworzenia kopii anulowanego arkusza – w tym celu należy ustawić się na liście na arkuszu anulowanym i wybrać kombinację klawiszy <CTRL+INS>.

Po uporządkowaniu dokumentów, należy zaktualizować ilości w kolumnie Stan bieżący na arkuszu. W tym celu otwieramy zatwierdzony Arkusz Inwentaryzacyjny i klikamy w ikonę wykrzyknika  Aktualizacja stanu bieżącego. Ilość wg spisu zostanie odświeżona, uwzględniając zmiany spowodowane wystawieniem dokumentów magazynowych.

Po uporządkowaniu dokumentów i zaktualizowaniu stanu bieżącego, możemy wykonać inwentaryzację.

Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów

Na własną odpowiedzialność można wykonać inwentaryzację bez kontroli poprawności dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry, dostępny jest parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Po jego zaznaczeniu program nie będzie kontrolował poprawności wystawionych dokumentów. Może to skutkować zaburzeniem stanów wyliczonych w czasie inwentaryzacji, jeśli operacje na dokumentach w buforze lub nieprzekształconych zostaną wykonane już po wykonaniu inwentaryzacji.

5. Weryfikacja/ modyfikacja dokumentów RWAI/PWAI

Po wykonaniu inwentaryzacji, automatycznie utworzone zostaną dokumenty RWAI/PWAI. Istnieje możliwość zapisu tych dokumentów do bufora lub na stałe. Po zapisie do bufora mamy możliwość wskazania dostaw/cech partii oraz modyfikacji cen na PWAI. Za te ustawienia odpowiedzialne są parametry Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora oraz Rozchód inwentaryzacyjny do bufora, dostępne w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry.

Wykonanie inwentaryzacji zostało pokazane w filmie instruktażowym, który dostępny jest na stronie: https://www.youtube.com/watch?v=Yq69tA89OKg

W przykładzie wykonano inwentaryzację z użyciem pomocniczych arkuszy inwentaryzacyjnych oraz pokazano sposób konfiguracji programu dla wykonania inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów.

Dodatkowo z każdego miejsca w programie po wciśnięciu klawisza F1 możemy przejść do pomocy. Będąc na liście arkuszy inwentaryzacyjnych włączając pomoc będziemy mieli dostęp do tematów związanych z inwentaryzacją między innymi Inwentaryzacja, w którym dokładnie opisane jest jak przeprowadzić inwentaryzację w programie.

W przypadku baz z dużą ilością towarów zachęcamy do zapoznania się z instrukcją Jak efektywnie przeprowadzić inwentaryzację w bazach z dużą ilością towarów, która dostępna jest również na Indywidualnych Stronach Klienta.

Dodatkowo w sklepie Google Play dostępna jest do pobrania bezpłatna aplikacja Comarch ERP Inwentaryzacja. Dzięki niej telefon z wbudowanym aparatem może pełnić funkcję przenośnego skanera kodów kreskowych oraz kolektora danych. W efekcie pracy z aplikacją powstają pliki z danymi inwentaryzacyjnymi, które można szybko i wygodnie wgrać na dysk w chmurze (np. IBARD), przesłać na wskazany e-mail lub skopiować na komputer, a następnie zaimportować w programie Comarch ERP Optima na Arkusz Inwentaryzacyjny (AI) lub Arkusz Pomocniczy (AIP).

Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją oraz pobierania aplikacji!

W FAQ znajdziesz również inne pytania z zakresu tematyki Inwentaryzacji:

Wartość na arkuszu inwentaryzacyjnym (razem netto) wyliczana jest na podstawie ostatnich cen
zakupu, zapisanych na karcie towaru.
Wartość rzeczywistą towaru na magazynie można uzyskać poprzez wydruk Spis z natury/Wzór standard, dostępny z poziomu menu Handel/Zasoby. Wartość na spisie z natury (wartość zakupu PLN) wyliczana jest wg cen rzeczywistych dostaw towarów, które aktualnie znajdują się na magazynie.
Na wydruku standardowym spisu z natury znajduje się kolumna Cena, w której znajduje się orientacyjna wartość ceny wyliczona na podstawie wartości rzeczywistej podzielonej przez ilość towaru w magazynie (cena*ilość nie zawsze jest równa wartości, co wynika z zaokrągleń).

Aby przenieść stany magazynowe ze starej bazy należy wykonać import zasobów z menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych. Po wskazaniu odpowiedniej bazy firmowej wykonujemy import Cennika oraz Zasobów – w nowej bazie firmowej zostaje wtedy utworzonych tyle dokumentów Bilans Otwarcia (BO), ile magazynów było w bazie, z której importujemy. Dokumenty BO, na które przenoszone są stany magazynowe ze starej bazy firmowej, widoczne są na liście w menu Handel/ Inne(Magazyn)/ Bilans otwarcia. Pobierana jest wartość z kolumny Ilość na liście zasobów. BO tworzy się do bufora, aby stany magazynowe były dostępne należy zapisać go na trwałe (odznaczyć parametr bufor, w prawym górnym rogu i zapisać zmiany).

Podczas przeprowadzania inwentaryzacji, można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów, przeprowadzających inwentaryzację w magazynie.

Aby utworzyć AIP, należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie. Arkusz AI należy zatwierdzić na stałe, poprzez odznaczenie bufora.

Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP, widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Po dodaniu nowego AIP, operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Po uzupełnieniu swojego arkusza – operator zatwierdza go.

Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP – można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu głównym AI pojawił się przycisk , który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej – jest ona przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru.

Kilka zasad dotyczących AIP:

1. Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość „ręcznego” wpisania ilości na arkuszu głównym AI.
2. Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI). Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli Użytkownik przeliczył już ilości na AI.
3. W momencie zamykania inwentaryzacji, ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane w oparciu o AIP.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak przeprowadzić inwentaryzację z wykorzystaniem arkuszy pomocniczych. Film znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów w obszarze Comarch ERP Optima/ Dokumentacja/Filmy instruktażowe w gałęzi Handel/ Inwentaryzacja lub bezpośrednio na stronie http://www.erp.comarch.pl/filmy.

W przypadku arkusza AI zapisanie do bufora umożliwia tylko dodawanie lub usuwanie wybranych towarów z arkusza. Aby można było uzupełnić stany bieżące należy arkusz AI wyciągnąć z bufora (np. otworzyć, odznaczyć parametr bufor i zapisać na trwałe).

W momencie zapisu na trwałe towary znajdujące się na arkuszu AI zostają „zablokowane” – nie można wykonywać transakcji związanych z tymi towarami (znikają z listy zasobów np. przy wystawianiu FS). Aby towary zostały odblokowane należy wykonać inwentaryzację (np. zaznaczyć dany arkusz AI na liście i kliknąć ikonę w lewym dolnym rogu listy lub kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany arkusz i wybrać pozycję Inwentaryzacja).

Jeżeli dokument znajduje się w buforze (na liście w kolorze zielonym) można użyć opcji Usuń po zaznaczeniu dokumentu (przycisk kosza ). Jeśli natomiast dokument nie jest już w buforze, można go jedynie anulować.

Szczegóły na temat anulowania dokumentów znajdują się w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?

Jeżeli dokument zapisany jest na stałe (na liście w kolorze czarnym) można go anulować i wystawić nowy z tym samym numerem. Dokument, który ma być anulowany należy podświetlić na liście i pod prawym klawiszem myszy wybrać opcję Anulowanie faktury.

Często przy próbie anulowania dokumentów możemy spotkać się z komunikatem:

Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności.

Oznacza on, że dokument został już rozliczony. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Rozliczenie można usunąć ręcznie np. z poziomu menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności. Na liście dokumentów należy otworzyć dokument, który chcemy anulować. Następnie  na zakładce Rozliczenia w tabelce zaznaczamy dokument i klikamy Usuń.

Zapis kasowy/ bankowy należy usunąć ręcznie z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe.

Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr: Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, to podczas anulowania dokumentu zapis kasowy/ bankowy zostanie automatycznie usunięty.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

Dokumenty anulowane zostają na liście w kolorze czerwonym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli to będzie konieczne, usunąć je może Autoryzowany Partner Comarch narzędziami serwisowymi.

Jeśli dokument został zaksięgowany, przed jego anulowaniem należy cofnąć księgowanie.