Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).

Paragony: po odznaczeniu opcji Bufor zostaje automatycznie zaznaczony znacznik Fiskalizuj. Wtedy zatwierdzenie paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk paragonu na zwykłej drukarce.
Faktura sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur sprzedaży parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany na kontrahenta, który posiada status osoby fizycznej ma przypisany domyślny algorytm wystawiania dokumentów: od brutto oraz jest wystawiony w walucie PLN.

W sytuacji wystawiania faktury sprzedaży dla kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy, po odznaczeniu parametru Bufor znacznik Fiskalizuj nie jest automatycznie zaznaczany.

Algorytm naliczania VAT można także zmienić ręcznie przed wprowadzeniem towarów na dokument (na formularzu dokumentu znajduje się z lewej strony nad tabelką z towarami). W momencie wprowadzenia pierwszej pozycji towarowej możliwość zmiany algorytmu zostanie zablokowana. Aby możliwa była zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na Fakturze Sprzedaży w buforze, na której już dodano pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/ brutto na dokumentach zawierających pozycje. Należy pamiętać, że warunkiem pojawienia się znacznika fiskalizacji jest wskazanie sterownika drukarki z poziomu menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna.
Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie paragon fiskalny.
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy dokumentów jeśli:

Dokument, który został zafiskalizowany ma w kolumnie status znacznik (F).

Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się lub będzie nieaktywny):

1. Faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce.
2. Dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym.
3. Dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla Urzędu Skarbowego.
4. Dokument wystawiony w walucie innej niż PLN

Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, to program sprawdza, czy:

W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat i nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.

Jeżeli chcemy podzielić płatność na kilka pozycji, należy na fakturze sprzedaży (faktura nie może być zapisana na stałe, czyli w kolorze czarnym na liście) przejść na zakładkę Płatności. W zakładce pojawi się okienko, takie jak na poniższym obrazku, z jedną pozycją, w której kwota brutto odpowiada wartości faktury. W polu kwota należy wpisać tylko tą część wartości do zapłaty, która ma być rozliczona w podanym terminie, z określoną formą płatności. Następnie należy dodać kolejną płatność przyciskiem plusa. Wówczas pojawi się nowy rekord, dla którego możemy wpisać termin płatności i wybrać formę płatności. Kwota podpowie się jako różnica (pełna wartość faktury minus pierwsza pozycja).

Przykład:
Wystawiamy fakturę sprzedaży na kwotę 1000zł netto (1230zł brutto). Klient od razu wpłaca gotówkę o wartości 1000zł, a pozostałe 230zł chciałby zapłacić w terminie 7 dni przelewem. W takim wypadku na zakładce Płatności powinniśmy dla pierwszego rekordu wpisać kwotę 1000, dodać nowy rekord i ustawić w nim formę płatności jako przelew, termin płatności na 7 dni; kwota podpowie się 230zł.

Należy pamiętać aby suma kwot z wszystkich rekordów była równa wartości faktury.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak podzielić płatność na fakturze sprzedaży. Film znajduje się na Indywidualnych Stronach Klientów http://www.erp.comarch.pl/klienci w obszarze „Filmy instruktażowe” w gałęzi Handel / Płatność do faktury sprzedaży lub bezpośrednio na stronie.

Na dokumencie WZ, po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy parametru Płatność do WZ, możliwe jest określenie formy płatności. Wybór formy jest możliwy spośród form nieodroczonych o zaznaczonym (w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności) typie gotówka lub karta. W związku z tym, w momencie zatwierdzania WZ, następuje przyjęcie wpłaty, a w module Kasa/Bank tworzy się odpowiedni zapis.

W przypadku próby anulowania WZ z zarejestrowaną płatnością, pojawi się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności. Aby taka operacja mogła zostać jednak przeprowadzona w programie, należy przed anulowaniem dokumentu, po zaznaczeniu go na liście, z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy, wybrać najpierw opcję Usuń powiązanie z rozliczeniem. Po wykonaniu tej operacji, możliwe będzie anulowanie Wydania Zewnętrznego z przyjętą płatnością (nawet wtedy, gdy raport, w którym znajduje się płatność został zamknięty), a zapis kasowy pozostanie w bazie.

W programie umożliwiono definiowanie własnych przedrostków, dodawanych do numeru wątku wiadomości e-mail. Aby zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku – w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce Parametry i zapisać zmiany w konfiguracji. Dodane w ten sposób przedrostki nie mogą zostać usunięte z listy, ani nie podlegają edycji, gdyż wówczas możliwe jest zachowanie ciągłości w przypadku kontynuacji starszych konwersacji. Możliwość definiowania własnych przedrostków jest niezależna od ustawienia parametru Włącz wątkowanie korespondencji.

Wątkowanie można włączyć również bezpośrednio z poziomu formularza wiadomości e-mail w menu Narzędzia okna – przycisk Wątek. Pozostawiając w tym polu wartość AUTO, w temat maila przeniesiony zostanie przedrostek z konfiguracji i kolejny numer. Jeśli w pole wpiszemy własny tekst, w temacie maila będzie on wpisany w miejscu numeru.

Powiadomienie do Klienta o wygenerowanym dla niego zleceniu serwisowym może być wysłane w formie e-mail lub SMS. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych w konfiguracji Firmy/Serwis/Automat zleceń cyklicznych i odpowiednio skonfigurować pozostałe parametry.

Następnie z poziomu Wzorca Zlecenia Cyklicznego na zakładce Zlecenia automatyczne zaznaczyć parametr: Generuj zlecenia automatyczne. W kolejnym kroku należy wybrać sposób powiadomienia Klienta o planowanym dla niego zleceniu: Wyślij powiadomienie e-mail/ Wyślij powiadomienie sms. Po wybraniu odpowiedniej opcji, należy z tego poziomu utworzyć, bądź wskazać już istniejący szablon e-mail/sms, jaki będzie wykorzystywany do wysyłania powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie.

Zlecenie zostanie wygenerowane automatycznie na podstawie pola: Data kolejnego zlecenia z zakładki Ogólne o godzinie ustawionej na parametrze w konfiguracji firmy. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej. Dane te można modyfikować, wskazując je z rozwijanej listy bądź wpisując je ręcznie.

Status VAT kontrahenta- czy jest podatnikiem VAT czynnym można sprawdzić na karcie kontrahenta. W tym celu na formularzu kontrahenta dodano przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę Handlowe, parametr Podatnik VAT czynny jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

W sytuacji kiedy w menu System/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, z poziomu menu Ogólne/ Cennik dostępna jest operacja seryjna: Zmiana precyzji ceny.

Menu operacji seryjnych dostępne jest z poziomu menu Ogólne/ Cennik, na liście rozwijanej obok ikony:  Operacje seryjne.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których precyzję ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana precyzji ceny”. Funkcja ta pozwala jednocześnie zmienić precyzję ceny, offset oraz zaokrąglenie.

Jeżeli Comarch ERP Optima Detal współpracuje z drukarką fiskalną należy w oknie logowania do Detalu wybrać przycisk Zaloguj do konfiguracji, a następnie Drukarka fiskalna.

W oknie Ustawień drukarki fiskalnej wszystkie używane w Detalu formy płatności powinny mieć przypisaną  Nazwę fiskalną. Jeżeli dla którejś z form płatności pole w kolumnie Nazwa fiskalna jest nieuzupełnione – to taka forma będzie nieaktywna w Detalu w oknie płatności do dokumentu.

Może się również zdarzyć, że forma płatności jest nieaktywna mimo, iż przypisano jej Nazwę fiskalną w Ustawieniach drukarki fiskalnej. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj form, które w Comarch ERP Optima mają określony typ inny niż Gotówka z terminem 0 dni (np. przelew).

W wersjach Comarch ERP Optima Detal starszych niż 2012 wystawienie dokumentu z formą płatności odroczoną było możliwe tylko i wyłącznie po wybraniu Kontrahenta innego niż !NIEOKREŚLONY!.
Od wersji 2012 możliwe jest wystawianie dokumentów z płatnością odroczoną również dla kontrahenta !Nieokreślonego pod warunkiem, że dla konkretnego operatora pracującego na stanowisku detalicznym został w programie Comarch ERP Optima zaznaczony parametr Płatność odroczona dla !Nieokreślonego. Parametr jest dostępny na karcie operatora w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje pracowników.

Po przekształceniu dokumentu PZ do Faktury Zakupu (FZ), zmiana cen na FZ jest możliwa tylko po zaznaczeniu parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry. Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego. Jeśli dokument PZ nie został jeszcze przekształcony do FZ, można najpierw wystawić korektę wartościową do PZ, a następnie przekształcić dokument PZ do FZ. Na Fakturze Zakupu będą już ceny uwzględniające korektę.

Jeśli natomiast dokument FZ został zapisany na stałe, system pozwoli tylko na anulowanie dokumentu (jeśli dostawa nie została jeszcze wydana z magazynu na dokumencie rozchodowym) lub wykonanie korekty.

Ceny sprzedaży można modyfikować na kartach towarów. Lista towarów dostępna jest w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby.

Z poziomu tych list można również dokonywać zmian cen w ramach operacji seryjnych. Menu operacji seryjnych dostępne jest na liście rozwijanej obok ikony:

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana ceny”. Funkcja ta pozwala w prosty sposób modyfikować ceny w oparciu o wskazane wartości kwotowe.

Pole Cena bazowa daje możliwość wyboru ceny w oparciu, o którą zostanie zmieniona wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana. Cena wyliczana to cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Zmiana ceny o % to możliwość wskazania o jaki % ma zostać zmieniona cena (na plus lub na minus). Zmiana ceny o kwotę to możliwość wpisania kwoty (dodatniej lub ujemnej), we wskazanej walucie o jaką ma zostać zmieniona cena. Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową. Po naciśnięciu ikony pioruna ceny zostaną przeliczone.

W menu Ogólne/ Cennik na liście rozwijanej przy przycisku Funkcje dodatkowe znajduje się opcja „Karty cennikowe„.

Wybieramy opcję Przecena grup towarowych. W otwartym oknie określamy pola:

W menu Ogólne/ Cennik istnieje również możliwość wyeksportowania cennika do pliku XML za pomocą przycisku . Za pomocą dowolnego edytora plików XML można zaktualizować cennik, a następnie zaimportować go do programu.

Comarch ERP Optima przyciskiem  z zaznaczeniem opcji Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacji istniejących. W trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp. Taki sam efekt można uzyskać po wyeksportowaniu Cennika do pliku MS Excel (również poprzez przycisk z dyskietką), wprowadzenie nowych cen na arkuszu i import do programu.