W programie Comarch ERP Optima można dokonać automatycznego rozliczenia zapisów podczas importu wyciągu bankowego.

Chcąc dokonać takiego rozliczenia należy na formularzu importu przelewu zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie.

Po zaznaczeniu parametru pojawią pięć możliwych opcji do wyboru:

Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy się zaimportuje jako nierozliczony.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego.

Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

Automatyczne rozliczenie możliwe jest dla zapisów w PLN oraz walutowych. W momencie rozliczania zapisów o różnym kursie zostanie wygenerowana różnica kursowa.

Jeżeli znaleziona zostanie płatność spełniająca kryteria, ale jest w innej walucie niż waluta importowanego wyciągu to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy w tej sytuacji zostanie zaimportowany, ale będzie miał status dokumentu nierozliczonego.

Seryjne usuwanie rozliczeń jest możliwe z poziomu Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu, a także od wersji 2017.5 z poziomu: Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone, z zakładki [Rozliczenia dokumentów] na zapisie kasowym/bankowym oraz z zakładki [Rozliczenia] na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Jest również możliwość usuwania rozliczeń za pomocą operacji seryjnej Usuń rozliczenia dostępnej w preliminarzu płatności, na liście zapisów kasowych/bankowych, w rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej.

Płatności dokonywane firmową kartą płatniczą są związane z określonym bankiem. Często są, ale nie muszą być związane z określonym rachunkiem bankowym. Dlatego dla każdej z firmowych kart płatniczych warto założyć oddzielny rejestr kasowy/bankowy typu KARTA. Prowadzenie osobnej ewidencji płatności kartą pozwoli na otrzymywanie bieżących danych o stanie zadłużenia karty i wymaganych przez bank spłatach. Wszystkie wypłaty dokonywane kartą będą wtedy odnotowane w odrębnym rejestrze, co da nam informację o stanie zadłużenia karty.

Kiedy otrzymamy listę dokonanych wypłat jesteśmy w stanie łatwo porównać ją z istniejącymi zapisami. W chwili rozliczenia z bankiem prowadzącym kartę tworzymy zapis kasowy/ bankowy, potwierdzający spłatę zadłużenia wobec banku.
Równocześnie w rejestrze KARTA możemy dodać wpłatę na taką samą sumę, która zeruje stan zadłużenia karty.
Wypłatę na konto banku prowadzącego kartę oraz wpłatę w rejestrze KARTA możemy ze sobą rozliczyć.

W rejestrach typu KARTA płatności mogą być dokonywane:

Płatność kartą kredytową łączy w sobie zarówno cechy płatności gotówkowej jak i płatności przelewem. Podobieństwa do płatności gotówkowej są przede wszystkim w tym, że nie występuje odroczenie płatności i konieczność wykonywania późniejszego rozrachunku. W przypadku zapłaty kartą – tak jak w przypadku zapłaty gotówką z punktu widzenia klienta płatność jest dokonana natychmiastowo.

Pieniędzy za wykonaną usługę lub sprzedany towar nie otrzymujemy natychmiast. Transakcja zapłaty kartą jest rejestrowana na ogół w elektronicznym terminalu autoryzującym kartę lub w przypadku mniejszych kwot wykorzystywane jest tzw. „żelazko”. Raport z zapłat przyjętych od klientów kartą kredytową jest przedstawiany instytucji rozliczającej płatności. Na ogół firma przyjmująca zapłatę kartą ma podpisaną umowę z jednym lub kilkoma centrami rozliczającymi karty kredytowe. Po przesłaniu raportu płatności firma rozliczająca przelewa na konto kwotę wynikającą z przedstawionego raportu. Kwota ta jest pomniejszona o prowizję, na którą centrum rozliczające wystawia osobną fakturę.

Opisany powyżej przykład jest bardzo uproszczony. W praktyce wpłaty i faktury z centrów rozliczeniowych nie muszą wpływać z taką samą częstotliwością jak okres zamykania raportów kasowych. Ale bez względu na częstotliwość rozliczeń – stosując powyższy schemat, na bieżąco będziemy znali stan naszych rozliczeń z CENTRUM KART oraz wartość transakcji dokonywanych przy użyciu kart kredytowych.

Jeśli dokument jest już rozliczony, wówczas nie można go anulować, dopóki nie usuniemy rozliczenia powiązanego z tym dokumentem. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Najprostszym sposobem na usunięcie rozliczenia jest jego automatyczne skasowanie podczas anulowania dokumentu.

Jeśli chcemy, żeby taki zapis był usuwany automatycznie, wystarczy jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczymy parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Wtedy podczas anulowania dokumentu rozliczonego, kasowany jest dokument rozliczający płatność.

Pod przyciskiem  Lista dokumentów rozliczających widocznym w pasku zadań z poziomu listy lub formularza dokumentu, możemy zobaczyć zapisy kasowe/bankowe powiązane z dokumentem.

Można odnaleźć dany zapis na liście zapisów kasowych/bankowych (menu Kasa/bank / Zapisy kasowe/bankowe) i usunąć go. Wcześniej jednak (przed usunięciem zapisu) należy rozpiąć rozliczenie tego zapisu z dokumentem, który jest nim rozliczony. Aby to zrobić należy otworzyć dany zapis kasowy/bankowy, przejść na zakładkę Rozliczenia dokumentów, tam w dolnej części okna znajduje się lista rozliczeń tego zapisu, należy je usunąć przyciskiem kosza znajdującym się po prawej stronie tej listy. Po rozpięciu zdarzenia (powstało w Preliminarzu płatności w wyniku wystawienia dokumentu) z zapisem rozliczającym, możemy usunąć sam zapis oraz anulować dokument, który był rozliczony tym zapisem.

Jeżeli chcemy anulować dokument, który powiązany jest z dokumentem magazynowym np. Faktura Sprzedaży powiązana z dokumentem WZ, Faktura Zakupu powiązana z dokumentem PZ, wówczas na pytanie „Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe?” możemy odpowiedzieć:

Komunikat pojawia się, gdy dla którejkolwiek z występujących w programie walut nie został ustalony kurs waluty albo, gdy w transakcjach lub w cenniku zastosowano walutę, która nie istnieje w konfiguracji (np. został importowany cennik z pliku XML, gdzie występują towary w walucie niezdefiniowanej w konfiguracji).

Należy ustalić jakie waluty występują na transakcjach lub w cenniku i dodać w konfiguracji brakującą walutę (w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).

Należy też dla każdej waluty ustawić kurs waluty dla domyślnego typu kursu (który typ kursu został ustawiony w programie jako domyślny należy sprawdzić z poziomu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut).

Kurs waluty można ustawić w menu System/ Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty/ przycisk  Notowanie kursu dnia.

W sytuacji, kiedy włączony jest parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu) w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry, program odwołuje się do ostatnio ustawionego kursu. Jeśli dla danej waluty nigdy nie był wprowadzony kurs – komunikat o błędzie nadal będzie się pojawiał. Wystarczy wprowadzić notowanie kursu dnia z datą wstecz, do którego program będzie się odwoływał.

Natomiast, jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas należy codziennie uzupełniać kursy walut. Można ustawić parametr Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry. Wówczas uaktywni się parametr: Pokazuj okno wprowadzania kursu dnia od godziny:, umożliwiający określenie od jakiej godziny po zalogowaniu do bazy (w przypadku braku wprowadzonego kursu na bieżący dzień) ma pojawiać się okno Wprowadzanie kursu dnia.

Dodatkowo istnieje możliwość automatycznego pobierania kursów. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatycznie pobieraj kursy walut znajdujący się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry. W przypadku zaznaczenia parametru, po zalogowaniu do bazy firmowej program pobierze kursy walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20.

W domyślnym ustawieniu konfiguracji programu kontrahent !Nieokreślony! nie może posiadać odroczonych płatności. Istnieje jednak możliwość zaznaczenia odpowiedniego parametru, który umożliwi zapisanie dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!. Parametr ten znajduje się w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) – Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.

Nie ma możliwości anulowania dokumentu zapisanego do bufora (na liście w kolorze zielonym). Dokument w buforze można w dowolny sposób edytować (np. dodać lub usunąć pozycje towarowe, zmienić kontrahenta lub datę) lub usunąć (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na dokument należy wybrać opcję Usuń), co spowoduje zniknięcie dokumentu z listy.

Program sprawdza poprawność numeru PESEL na podstawie algorytmu zawartego w kodzie programu. Można jednak wyłączyć kontrolę poprawności PESEL odznaczając parametr Sprawdzanie poprawności PESEL w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry.