1

e-Deklaracje

e-Deklaracje – Informacje ogólne

Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Aby możliwe było wysłanie e-Deklaracji, konieczne jest posiadanie takiego elektronicznego podpisu.

Umożliwiono eksport następujących deklaracji do systemu e-Deklaracje:

  • deklaracji VAT-7, VAT-7D, VAT-7K wraz z załącznikami: ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT, VAT-ZD, NAD-ZP,
  • deklaracji VAT-UE, VAT-UEK wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT‑UE/B, VAT-UE/C,
  • deklaracji VAT-8 wraz z załącznikami: ORD-ZU,
  • deklaracji VAT-9M wraz z załącznikami: ORD-ZU,
  • deklaracji VAT-27,
  • deklaracji rocznej PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/A, PIT-28/B, PIT-O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B , PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/UZ, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami PIT/B, ORD-ZU,
  • deklaracji rocznej CIT-8, wraz z załącznikami CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-11 (indywidualnie lub seryjnie), wraz z załącznikami ORD-ZU, PIT-R,
  • deklaracji PIT-4R, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-8AR, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji PIT-8C (indywidualnie) wraz z załącznikiem ORD-ZU,
  • deklaracji IFT-1R/IFT-1 (indywidualnie lub seryjnie), wraz załącznikiem ORD-ZU.

Aby wyeksportować deklarację należy:

  1. W menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W podanej lokalizacji, przy wysyłaniu deklaracji, tworzony będzie katalog o nazwie zgodnej z nazwą bazy danych a w nim podkatalog zawierający w nazwie rok i miesiąc deklaracji. W ostatnim podkatalogu umieszczony zostanie wysłany plik oraz odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
  2. W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy – na formularzu urzędu skarbowego wskazać dane adresowe Urzędu Skarbowego oraz kod Urzędu Skarbowego. Listę Urzędów wraz z ich kodami można zaimportować z Serwera Comarch w menu Ogólne/ Inne/ Urzędy.
  3. Poprawnie wypełnić deklarację – przede wszystkim dane identyfikacyjne i adres podatnika (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy -> np. VAT, PIT-28, PIT-36).
  4. Zatwierdzić deklarację przed zmianami.

W przypadku korzystania z serwera proxy należy skonfigurować ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Parametry.

POLA OBOWIĄZKOWE

Dla deklaracji VAT-7:

  • Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu,
  • Rok i miesiąc złożenia deklaracji,
  • Cel złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
    • Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pełna nazwa podatnika,
    • Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.

Dla deklaracji VAT-UE:

  • Kod urzędu skarbowego,
  • Rok i kwartał złożenia deklaracji.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
    • Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
  • Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pełna nazwa podatnika,
    • Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.

Dla deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R, PIT-8AR:

  • Kod urzędu skarbowego,
  • Właściwy urząd skarbowy dla danego rodzaju deklaracji (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje).
  • Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna:
    • Numer NIP podatnika,
    • Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
    • Data urodzenia,
  • Jeżeli podatnikiem jest osoba prawna:
    • Numer NIP podatnika
    • REGON,
    • Pełna nazwa.

Ponadto dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:

  • NIP pracownika,
  • PESEL, Data urodzenia,
  • Pełne dane adresowe pracownika,
  • Urząd skarbowy pracownika.

Eksport e-Deklaracji

Otworzyć zatwierdzony formularz deklaracji i kliknąć na ikonę „Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje”  . Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:

  1. Przygotowanie deklaracji.
  2. Walidacja e-Deklaracji (porównanie wysyłanej deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów).
  3. Podpisanie deklaracji – pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
  4. Wysłanie deklaracji.
  5. Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat: Dokument w trakcie przetwarzania.

Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:

Okno wysyłania deklaracji

Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO”, a w kolumnie „Data wysłania” pojawi się data wysłania deklaracji.

Uwaga
Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO – jeżeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji – wówczas można cofnąć deklarację do bufora i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.

Uwaga
Jeśli deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracje i zostało dla niej odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, wówczas ponowna wysyłka tej samej deklaracji spowoduje rozbieżność między nr. referencyjnym na deklaracji a wydrukiem UPO.

Uwaga
Do wysyłki deklaracji drogą elektroniczną z programu Comarch ERP Optima konieczne jest zainstalowanie na stanowisku komponentu .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Uwaga
Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Odbieranie UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.

Aby odebrać UPO należy otworzyć formularz deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO   zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:

Okno pobierania UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.

Uwaga
Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji należy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, że pierwotna deklaracja została złożona poprawnie).

Uzasadnienie przyczyn złożenia korekty

W przypadku gdy Podatnik składa korektę deklaracji należy wypełnić zakładkę ORD-ZU na formularzu deklaracji czyli załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 uzupełnianie załącznika ORD-ZU nie jest konieczne.

Moduł Biuro Rachunkowe funkcja eksportu e-Deklaracji oraz importu UPO

W module Biuro Rachunkowe istnieje możliwość seryjnego exportu e-Deklaracji oraz importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta ma na celu usprawnienie pracy doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umożliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych.

Obecnie można dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7,VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VAT-UE i VAT-UEK wraz z załącznikami oraz PIT-4R, PIT-8AR, CIT-8, PIT-36/PIT-36L, PIT-28, oraz deklaracje płacowe PIT-11.