Formularz karty operatora – zakładka Ogólne
Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje:
Identyfikator – jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia.
Imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko operatora.
Firma startowa – nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma).
Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP Optima w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP Optima, Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe, Rejestrator Czasu Pracy, Comarch ERP Optima Detal, Comarch ERP Optima Przypominacz oraz Comarch ERP Optima Migrator. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze System/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana.
Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora.
E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila.
Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku 
– wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI.
Logowanie operacji seryjnych – Wyświetlanie – parametr logowania operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.
- wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
- błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.
Logowanie operacji seryjnych – Podsumowanie:
- zawsze – okno informacji o wynikach operacji pokazywane jest zawsze,
- automatycznie – w przypadku braku błędów lub ostrzeżeń okno informacji o wynikach operacji zamknie się automatycznie (ustawienie domyślne).
Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.
Konto zablokowane – jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora.
Operator używa modułów – na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP Optima modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione.
Zawartość menu głównego programu zależy od posiadanych modułów, przykładowo:
Faktury – menu obejmuje funkcje: faktury sprzedaży, faktury Pro Forma, paragony, faktury zakupu oraz sprzedaż dedykowaną, łatwą sprzedaż oraz łatwe zakupy.
Faktury i Analizy – menu faktur powiększa się o Rezerwacje Odbiorcy i Zamówienia Dostawcy – z prawem do podglądu wymienionych list.
Handel – w Ogólne/ Inne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z menu Handel istnieje dodatkowo możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy i Zamówień u dostawcy oraz wszystkich dokumentów magazynowych (BO, WZ, PZ, RW, PW).
Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 60 dni).
Włączenie modułu Analizy powoduje pojawienie się dodatkowego parametru:
Pokazuj pełne menu dla modułu Analizy – jeśli parametr jest wyłączony, wówczas program pokazuje menu tylko dla modułów, które zostały zaznaczone przez użytkownika (czyli na które użytkownik ma licencję). Jeśli parametr włączymy, wówczas w menu programu będą również pokazywane pozycje wszystkich dostępnych w programie modułów – również tych nie zaznaczonych w konfiguracji. Dane z niezaznaczonych tych modułów będą dostępne tylko w trybie tylko do odczytu. Operator, który zaloguje się do Analiz z zaznaczonym parametrem Pełne menu dla modułu Analizy w Informacjach bieżących (panel boczny) ma dostęp do tych zestawień, które zostały zaznaczone na karcie operatora, na zakładce [Informacje].
Moduły Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus różnią się od siebie zakresem funkcjonalności – ten drugi jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla firm zatrudniających powyżej kilkudziesięciu osób. Moduły księgowe to Księga Podatkowa, Księga Handlowa i Księga Handlowa Plus. Ta ostatnia ma możliwość prowadzenia księgowań walutowych. Wszystkie wprowadzone w sekcji Moduły informacje będą zastosowane dopiero po ponownym uruchomieniu programu.
e-Sprawozdania – zaznaczenie parametru umożliwi zalogowanie operatora do aplikacji Comarch e‑Sprawozdania w nowej wersji, która będzie zintegrowana z Comarch ERP Optima. Jeżeli operator nie będzie miał zaznaczonego tego parametru, wówczas zalogowanie się do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwe.
Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony.
Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa.
Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego.
Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (System/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co … dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w wersji Online.
Udostępnianie wydruków – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków do BI Point.
Prawo do seryjnego usuwania – jeśli parametr jest zaznaczony Operator ma możliwość seryjnego usuwania rekordów np. seryjne usuwanie na liście dokumentów zapisanych do bufora.
Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji – możliwe jest zablokowanie użytkownikowi prawa do odblokowania wysłanej deklaracji do systemu e-Deklaracje. Zaznaczenie parametru powoduje, że taki Operator będzie miał możliwość odblokowania deklaracji wysłanej do systemu e-Deklaracje, jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony dla wybranego Operator to taki użytkownik nie będzie miał takich uprawnień. Przy zakładaniu nowego Operatora parametr ten jest domyślnie zaznaczony.
Prawo do łączenia kart kontrahentów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie operacji łączenia kontrahentów.
Prawo eksportu plików JPK – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie eksportu danych do Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. – jeżeli parametr będzie zaznaczony wówczas Operator będzie miał możliwość zmiany atrybutu i/lub kodu JPK na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej fakturze zakupu/sprzedaży oraz zmiany atrybutu na zaksięgowanym dokumencie w Rejestrze VAT.
Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + – * / – parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany przez tego operatora po umieszczeniu kursora w polu liczbowym poprzez wciśnięcie na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>.
Ustawienie Domyślnej serii dla operatora, skutkuje w programie wstawieniem tej wartości na wszystkich dokumentach, w których schemat numeracji zakłada istnienie sekcji REJESTR (zwanej inaczej SERIĄ).
Domyślna kasa, Domyślny bank – istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności typu gotówka oraz przelew, by zapisy kasowe/ bankowe trafiały nie do jednego rejestru kasowego lecz do różnych, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Każdy operator może mieć przypisaną własną kasę domyślną oraz bank domyślny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w obszarze Kasa/Bank.
Wyskakujące powiadomienia
- Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.
- Wyświetlaj oferty wszystko.pl – odznaczenie parametru powoduje wyłączenia wyświetlania ikony pl na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.
W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:
- Login SSO – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do uruchamianych z poziomu menu Pomoc usług (System Obsługi Zgłoszeń, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów).
- Login IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.
W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik musi wprowadzić tylko hasło.
Logowanie do Comarch IBARD
Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.
Logowanie do Comarch Cloud
Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP Optima bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP Optima – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW.
Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane.
Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP Optima.
- parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu System/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.
Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:
Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku 
, pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.
Zmiana hasła operatora
Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła.
Zmiana hasła możliwa jest również z menu System/ Zmiana hasła.
Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).