Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.
Formularz konta księgowego podzielony jest na trzy zakładki: [Ogólne] [Dodatkowe] i [Zestawienia księgowe].
Zakładka [Ogólne] zawiera podstawowe dane o koncie:
Numer konta – do pola tego wprowadzamy numer konta. Jeżeli jest to konto analityczne, wtedy część numeru jest dziedziczona z konta nadrzędnego i nie jest edytowalna. Pole maksymalnie może przyjąć wartość 20 znaków dla danego poziomu konta oraz łącznie 50 znaków dla całego numeru konta.
Nazwa – do pola tego wprowadzamy nazwę konta.
Nazwa 2 – do tego pola można wprowadzić dodatkową nazwę np. obcojęzyczną.
Konto rozrachunkowe – pole jest zaznaczane dla kont, które mają posiadać status rozrachunkowych. W przypadku konta analitycznego status rozrachunkowe jest zaznaczane identycznie jak na koncie nadrzędnym i jest nieedytowalne. Użytkownik nie może zmienić statusu również w przypadku konta syntetycznego, dla którego dodana jest już analityka lub są już na nim jakieś księgowania.
Rozrachunek bez rozliczenia w K/B – pole jest dostępne jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Domyślnie jest zablokowane do edycji i niezaznaczone. Staje się aktywne po zaznaczeniu parametru Konto rozrachunkowe. Należy zaznaczyć je ręcznie. Zaznaczenie parametru przenosi się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.
Korekta kosztów – pole jest zaznaczane dla kont stanowiących koszty uzyskania przychodu. Gdy parametr jest zaznaczony konto uwzględniane jest przy automatycznym wyliczaniu korekty kosztów do podatku dochodowego. Zaznaczenie parametru przenosi się na formularz konta w przyszłym okresie podczas kopiowania planu kont do nowego okresu obrachunkowego.
Typ konta – użytkownik ma tutaj możliwość wyboru następujących statusów konta: aktywa, pasywa, aktywa‑pasywa, koszty, przychody, przychody-koszty i pozabilansowe.
Kontrola salda – dla wybranego konta użytkownik ma możliwość ustawienia kontroli salda: Debet, Credit lub Brak. Test badający zgodność salda jest dostępny w opcji Narzędzia/ Testy integralności/ Dekrety/ Kontrola salda.
Oznacza to, że program podczas wykonania testu sprawdzi, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.
Słownikowe – po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość wyboru rodzaju podmiotów, z jakim dane konto ma być powiązane, czy mają to być Kontrahenci, Banki, Urzędy, Pracownicy i Wspólnicy, Towary lub Środki Trwałe. Po wybraniu statusu – przy księgowaniu na konto związane z wybranym podmiotem, dla którego nie ma jeszcze analityki w Planie Kont – jest ono zakładane automatycznie.
Jeśli akronim (kod) lub nazwa grupy, na podstawie których ma być założone konto (kontrahent, pracownik, grupa środków trwałych), zawiera separator, to przy zakładaniu konta separatory zostaną zamienione na znak „_” (podkreślenia). Natomiast, jeśli użycie różnych separatorów, po zmianie na znak ”_”, dałoby w efekcie dwa takie same konta, to drugiemu z nich na końcu zostanie dopisana cyfra (1, 2,…).
Jeżeli dodawane jest konto analityczne do konta, które jest kontem słownikowym np. kontrahentów, po wybraniu odpowiedniego kontrahenta z listy, w numerze analityki pojawi się odpowiednio: Kod, NIP/PESEL lub Identyfikator (w zależności od ustawienia parametrów o zakładaniu kont słownikowych w konfiguracji) oraz pole nazwa wypełni się nazwą kontrahenta.
Podział wg grup – po zaznaczeniu tego parametru przy księgowaniu na konto program automatycznie tworzy dodatkowy poziom analityki związany z grupami, do jakich dany podmiot należy np. 201 – [Grupa kontrahentów] – [Kod kontrahenta].
Kontrola budżetu – parametr ten jest dostępny na najniższej analityce. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród następujących opcji: Brak, Obroty Wn, Obroty Ma. Wybranie opcji Obroty Wn/ Obroty Ma decyduje o zakwalifikowaniu konta na listę kont podlegających kontroli budżetowej przez program. Gdy w Planie budżetu konta wprowadzono kwotę budżetu nie możliwości zmiany lub wyłączenia kontroli budżetu.
Waluta – informacja o walucie konta jest pokazywana wyłącznie przy aktywnym module Księga Handlowa Plus.
Formularz konta- typy kont
Obrót pieniężny, związany ze zjawiskami gospodarczymi, wymaga ich rejestracji. Do rejestracji zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych przeznaczone są konta księgowe. Konto księgowe posiada swój numer, nazwę i dwie strony do zapisywania wartości liczbowych.
Strony konta oznaczane są jako:
- Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
- Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.
Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w System/ Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry.
Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.
- TYP: Konta syntetyczne i analityczne
Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:
- Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
- Konta analityczne (konta podrzędne)
- TYP: Konta bilansowe
Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów.
Konta aktywów funkcjonują następująco:
- Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
- Po stronie kredytowej zmniejszenia.
Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0).
Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:
- Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
- Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.
Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0).
Konta aktywno – pasywne
Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.
- TYP: Konta pozabilansowe
Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.
- TYP: Konta wynikowe
Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.
- TYP: Konta rozrachunkowe
Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników.
Konta walutowe
W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.