1

Formularz zgłoszenia, wysyłka do systemu SENT

Formularz zgłoszenia przewozu towaru składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [e-Przewóz], [Dokumenty].

Zgłoszenie przewozu towaru podmiotu wysyłającego – zakładka [Ogólne]
Zakładka [Ogólne]:

Numer – numer dokumentu nadawany automatycznie.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, domyślnie w momencie tworzenia nowego zgłoszenia SENT podpowiada się data bieżąca.

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Transport – należy określić rozdzaj transportu towaru (samochodowy/ kolejowy),

Data rozpoczęcia przewozu – planowana data rozpoczęcia przewozu towaru, dla zgłoszeń jeszcze nie wysłanych do systemu SENT zawsze ustawiana jest data bieżąca (data rozpoczęcia przewozu nie może być wcześniejsza niż data bieżąca).

Dotyczy wersji: 2020.3.1
Typ zgłoszenia przewozu towaru – Użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:

  • Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG

W przypadku przewozu od jednego nadawcy towaru do jednego odbiorcy towaru, do jednego miejsca dostarczenia towaru, jednym środkiem transportu, zgłoszenie może obejmować różnego rodzaju towary, tzn. o różnych czterocyfrowych kodach CN, które określa ustawa z 9 marca 2017 dz. U. poz. 708 art. 3 pkt. 2.

  • Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych

Jest to typ zgłoszenia dostępny od wersji 2020.3.1. W wyniku zmian w przepisach, systemem monitorowania objęte zostały objęte zarówno podmioty gospodarcze, jak też osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoba fizyczna, będąca „zużywającym podmiotem olejowym” może upoważnić dowolną inną osobę (w szczególności sprzedawcę) do rejestracji zgłoszenia w jej imieniu.

Z obowiązku rejestracji wyłączone są podmioty nabywające oleje opałowe w opakowaniach jednostkowych, których masa brutto nie przekracza 30 kg lub ich objętość nie przekracza 30 litrów i w łącznej ilości nieprzekraczającej jednorazowo odpowiednio 100 kg lub objętości 100 litrów, w przypadku nabycia tych wyrobów od pośredniczącego podmiotu olejowego dokonującego ich sprzedaży detalicznej. Przewóz i obrót olejami opałowymi w powyżej wskazanych ilościach nie podlega systemowi monitorowania (art. 3 ust 5a ustawy SENT).

Domyślnie na nowo tworzonych zgłoszeniach podpowiadana jest pierwsza opcja: Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG. W zależności od wyboru, generowane jest odpowiednie zgłoszenie SENT.

Dodanie pozycji na zgłoszenie SENT powoduje dezaktywację pola. Wybór można zmienić tylko jeśli usuniemy pozycje zgłoszenia.

Zgłoszenie przewozu towaru podmiotu odbierającego – paliwa opałowe – zakładka [Ogólne]
Podmiot odbierający (zgłoszenie podmiotu wysyłającego) – kontrahent odbierający towar, domyślnie podpowiada się Nabywca z dokumentu, na podstawie którego zostało utworzone zgłoszenie.

Nadawca (zgłoszenie podmiotu odbierającego) – kontrahent nadający towar, domyślnie podpowiada się Nadawca z dokumentu, na podstawie którego zostało utworzone zgłoszenie.

Rodzaj identyfikatora – pole wyboru, widoczne przed numerem NIP. Ze względu na konieczność uwzględnienia osób fizycznych, w imieniu których generowane może być zgłoszenie SENT, w sekcji Podmiot odbierający, dla podmiotu wysyłającego, możliwy jest wybór spośród wartości:

  • NIP
  • PESEL
  • Dowód osobisty
  • Paszport
  • Karta stałego pobytu
  • Prawo jazdy

 
Dla pozostałych zgłoszeń SENT (dla podmiotu odbierającego dla wszystkich typów zgłoszeń oraz dla podmiotu wysyłającego dla towarów z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG, można wybrać spośród trzech wartości:

  • NIP
  • VAT UE
  • Inny

 
Jeśli wybrano rodzaj NIP lub VAT UE, wówczas dla przedrostka unijnego PL lub pustego, będzie sprawdzana poprawność wprowadzonego numeru. Dla pozostałych przedrostków unijnych, pole nie jest walidowane. Dla rodzajów innych niż NIP i VAT UE, nie jest sprawdzana poprawność wartości wprowadzonej w polu z identyfikatorem.

Jeżeli zgłoszenie SENT tworzone jest poprzez przekształcenie dokumentu FA, WZ, FZ, PZ, wówczas jeśli NIP kontrahenta ma przedrostek unijny inny niż PL, rodzaj identyfikatora zostanie automatycznie ustawiony jako VAT UE. Jeśli NIP ma przedrostek PL lub pusty, wówczas zostanie ustawiony Rodzaj identyfikatora: NIP.

Kod kraju ISO – pobierany z formularza kontrahenta z pola Kraj ISO,

Dotyczy wersji: 2020.3.1
Id SISC – 17-znakowy numer identyfikacyjny. Dane przenoszone są z formularza kontrahenta (zakładka [Ogólne]), ale można też uzupełnić je bezpośrednio na formularzu zgłoszenia SENT.

Adres załadunku (zgłoszenie podmiotu wysyłającego) – dane adresowe miejsca załadunku, domyślnie podpowiada się adres wskazany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT jako domyślny.

Miejsce dostawy (zgłoszenie podmiotu odbierającego) – adres dostarczenia towaru, domyślnie podpowiada się adres wskazany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT jako domyślny.

Dotyczy wersji: 2020.3.1
Miejsce dostawy (zgłoszenie podmiotu odbierającego dla typu zgłoszenia – Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych).

Dla zgłoszenia o typie paliwa opałowe, zużywający podmiot olejowy (ZPO) powinien uzupełnić zgłoszenie o numer identyfikacyjny miejsca, w którym znajduje się urządzenie grzewcze (w przypadku urządzeń stacjonarnych) albo numer identyfikacyjny urządzeń (w przypadku urządzeń niestacjonarnych).

W sekcji Miejsce dostawy, pod szerokością i długością geograficzną znajdują się dwa pola:

  • ident. miejsca (numer identyfikacyjny miejsca)
  • ident. urządzeń (numery identyfikacyjne urządzeń grzewczych niestacjonarnych – w polu tym można wprowadzić maksymalnie 10 numerów identyfikacyjnych urządzeń oddzielonych przecinkami bez spacji)

 
Możliwe jest uzupełnienie tylko jednego z tych pól. Wartość powyższych numerów identyfikacyjnych może być przeniesiona z formularza adresu nadawczego, zdefiniowanego w menu System/ Konfiguracja/ Handel/ SENT.

Jeżeli Użytkownik uzupełni na zgłoszeniu pole Nr. ident. miejsca, wówczas nie jest obowiązkowe uzupełnienie długości i szerokości geograficznej.

Uzupełnienie numerów identyfikacyjnych miejsca i urządzenia nie jest obowiązkowe dla pośredniczących podmiotów olejowych (PPO).

Oświadczenia (widoczne tylko dla typu zgłoszenia – Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych). Możliwe są dwie opcje do zaznaczenia w zależności od podmiotu:

  • Podmiot wysyłający:
  • Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym

Zgłoszenia może dokonać jedynie pośredniczący podmiot olejowy, dlatego zaznaczenie tego parametru jest obowiązkowe. Parametr domyślnie jest zaznaczony na nowo tworzonych zgłoszeniach SENT.

  • Oświadczam, że dostawa jest realizowana w ramach umowy

Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis: Oświadczam, że dostawa jest realizowana w ramach umowy, o której mowa w art. 89 ust. 5e albo 5f ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym.

Po zaznaczeniu tego parametru, aktywowane jest pole Nr umowy, którego uzupełnienie jest obowiązkowe dla dostaw tego typu, realizowanych w ramach umowy.

  • Podmiot odbierający:
  • Informuję, że jestem zużywającym podmiotem olejowym

Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis:  Informuję, że jestem zużywającym podmiotem olejowym i „Oświadczam, że przywożone wyroby zużyję do celów opałowych. Za zmianę przeznaczenia przywożonych wyrobów i przez to narażenie na uszczuplenie podatku akcyzowego grozi odpowiedzialność przewidziana w art. 73a Kodeksu karnego skarbowego.”

  • Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym

Po ustawieniu kursora myszy nad tym polem, pojawia się szczegółowy opis: Informuję, że jestem pośredniczącym podmiotem olejowym iOświadczam, że przywożone wyroby sprzedam z przeznaczeniem do celów opałowych. Za zmianę przeznaczenia przywożonych wyrobów i przez to narażenie na uszczuplenie podatku akcyzowego grozi odpowiedzialność przewidziana w art. 73a Kodeksu karnego skarbowego.”

Co najmniej jedno z dwóch powyższych oświadczeń powinno być zaznaczone. W przypadku braku zaznaczenia, nie będzie możliwa wysyłka zgłoszenia SENT.

Dotyczy wersji: 2019.0.1
Towar:

Na jednym zgłoszeniu SENT o typie Towary z wyłączeniem paliw opałowych i gazu LPG można wskazać wiele kodów CN (maksymalnie dziesięć) i przypisać im stawki VAT. Na zgłoszeniu można wskazać wszystkie kody CN, które na formularzu na zakładce SENT mają zaznaczony parametr SENT, z wyjątkiem dwóch kodów:

  • 0004 – dotyczący paliw opałowych
  • 2711 – dotyczący gazów propan, butan lub mieszaniny propanu-butanu

Na zgłoszeniu SENT o typie Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych można wskazać tylko jedną pozycję o kodzie CN 0004 (paliwa opałowe). Nie ma możliwości dodania większej ilości pozycji.

Tabela składa się z kolumn:

  • Lp – numeracja pozycji.
  • Kod CN – dla zgłoszeń tworzonych ręcznie należy wskazać kod CN spośród tych, które mają zaznaczony parametr SENT. Dla zgłoszeń tworzonych z dokumentów przenoszony jest kod CN przypisany do towaru na jego kartotece. Tworząc zgłoszenie do kilku dokumentów wystawionych dla tego samego Nabywcy i Odbiorcy (Dostawcy i Nadawcy), towary o takich samych kodach CN są agregowane do jednej pozycji w sytuacji kiedy towary na dokumentach mają taką samą stawkę VAT.
  • Opis – pobierany z formularza kodu CN, można uzupełnić na zgłoszeniu.
  • Stawka VAT – należy podać stawkę VAT przypisaną do towaru podlegającemu pod określony kod CN. Dla zgłoszeń powstałych z dokumentów, stawka VAT jest przenoszona z dokumentu. Na zgłoszeniu towary są agregowane do jednego kodu CN w sytuacji kiedy na dokumentach wskazano dla nich taką samą stawkę VAT.

Dotyczy wersji: 2019.3.1

  • Kod odpadu – na zgłoszeniu SENT towary stanowiące odpady należy wykazać w oddzielnej pozycji. Dla zgłoszeń tworzonych ręcznie, kod odpadu należy uzupełnić samodzielnie. Dla zgłoszeń tworzonych na podstawie dokumentów FA, WZ, FZ, PZ – kod odpadu jest automatycznie przenoszony z kartotek towarowych. Na takie zgłoszenie do jednej pozycji agregowane są wyłącznie towary, które mają taki sam kod CN oraz identyczny kod odpadu.

Dotyczy wersji: 2019.2.1

  • Masa brutto/ objętość towaru, JM – na zgłoszeniu SENT należy podać dla przewożonego towaru jego masę brutto w kg lub objętość w litrach. W przypadku zgłoszeń tworzonych do dokumentów, jeżeli na dokumencie towar występuje w innej jednostce miary niż kg lub litr – masa brutto/ objętość towaru jest wyliczana dla danego kodu CN w oparciu o przelicznik ustalony na formularzu pozycji cennika, zakładce [Dodatkowe], w sekcji SENT (pole Masa brutto/ objętość).

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodanie kodu CN.

Dotyczy wersji: 2019.3.1
Na zgłoszenie SENT można dodać maksymalnie dziesięć pozycji. Po dodaniu dziesiątej pozycji przycisk Dodaj zostaje wyszarzony. W przypadku zgłoszeń tworzonych do dokumentów, jeśli na dokumencie występuje więcej niż dziesięć różnych pozycji, tworzona jest odpowiednia ilość zgłoszeń SENT.

 Otwórz – edycja pozycji.

 Usuń – usunięcie podświetlonej pozycji.

 

  • Uwagi – w tym miejscu można wpisać uwagi i komentarze do przesyłki.

Wysyłający zgłoszenie – imię, nazwisko oraz adres e-mail osoby wysyłającej zgłoszenie do PUESC. Domyślne te dane są przenoszone z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ SENT. Na podany tu adres e-mail przesyłane jest potwierdzenie rejestracji zgłoszenia przewozu wraz z kluczami.

Zakładka [e-Przewóz] – wysyłka na PUESC do systemu SENT:

Na drugiej zakładce [e-Przewóz] zapisywane są dane związane z wysyłką zgłoszenia na PUESC do systemu SENT.

Zgłoszenie przewozu SENT podmiotu wysyłającego – zakładka [e-Przewóz]
W menu rozwijanym dla przycisku  – Wyślij dane do PUESC dostępne są opcje:

  • Rejestracja zgłoszenia w SENT,
  • Zapytanie o aktualny status zgłoszenia na PUESC,
  • Modyfikacja zgłoszenia,
  • Zamknięcie zgłoszenia (funkcja dostępna tylko dla zgłoszenia podmiotu odbierającego),
  • Anulowanie zgłoszenia.

 
Przed wysyłaniem zgłoszenia w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje należy ustawić katalog przechowywania plików wymiany.

Wysyłając zgłoszenie należy podać hasło do portalu PUESC:

Login można uzupełnić w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e-Deklaracje/JPK w polu Login dla platformy PUESC. W tym miejscu jest widoczny adres uslugi Web Service PUESC.

Aby zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane systemie SENT, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy musi być uzupełniony Identyfikator podmiotu PUESC (Id SISC). Dla podmiotów krajowych domyślna wartość to PL + NIP + 00000. Jeśli firma posiada REGON 14-cyfrowy to identyfikator ma postać: PL + NIP + pięć ostatnich cyfr numeru REGON.

Przycisk Wyślij dane do PUESC jest nieaktywny po wysłaniu jednego z powyższych komunikatów, do czasu odebrania przez Użytkownika potwierdzenia z platformy PUESC.

Dane o statusie zgłoszenia z platformy PUESC należy pobierać każdorazowo poprzez przycisk   – Odbierz dane z PUESC (dane z PUESC nie są pobierane automatycznie). Aby uzyskać informację, czy zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane w systemie SENT, po jego wysłaniu należy odebrać dane z PUESC.

Jeśli poprzez przycisk Wyślij dane do PUESC wybrano opcję np. Modyfikacja zgłoszenia, w kolejnym kroku należy odebrać dane z PUESC. Modyfikacja zgłoszenia będzie dostępna dopiero po poprawnym odbiorze danych z PUESC.

Za pomocą tego przycisku można również odblokować ponowną wysyłkę. Wówczas dane na zgłoszeniu można ponownie edytować (poza towarem, kodem CN i kodem kontrahenta dla zgłoszeń tworzonych z dokumentów):

Na zakładce [e-Przewóz] znajdują się następujące pola:

Data wysłania zgłoszenia do PUESC.

Numer referencyjny – numer zgłoszenia nadany przez PUESC, zmieniany wraz z każdym wysyłanym komunikatem.

Status zgłoszenia – przyjmuje wartości: niewysłane, zarejestrowane (zgłoszenie przyjęte w SENT), kompletne (zgłoszenie zaktualizowane przez przewoźnika), anulowane, zamknięte (zgłoszenie zamknięte przez odbiorcę), przeterminowane (minęło dziesięć dni od zgłoszenia), pobierz potwierdzenie z PUESC, wyślij aktualizację do PUESC (od ostatniej wysyłki do PUESC zmodyfikowano dane kontrahenta, adres załadunku/ dostawy, datę rozpoczęcia przewozu, uwagi, dane wysyłającego – imię, nazwisko, e-mail), błąd przetwarzania, zgłoszone ręcznie.

Status PUESC – status zgłoszenia pobierany z PUESC.

Klucz wysyłającego (dostępny tylko na zgłoszeniu podmiotu wysyłającego) / przewoźnika/ odbierającego – pola zawierają odpowiednie klucze logowania do portalu PUESC w celu aktualizacji/ anulowania/ zamknięcia zgłoszenia przez wysyłającego, odbiorcę czy przewoźnika.

E-Mail oraz Telefon przewoźnika – wysyłka wiadomości e-mail, sms informująca o przewozie towaru wraz z numerem referencyjnym i kluczem. Adres e mail oraz numer telefonu należy wpisać ręcznie.

E-Mail oraz Telefon odbierającego (dostępny tylko na zgłoszeniu podmiotu wysyłającego) – wysyłka wiadomości e‑mail, sms informująca o przewozie towaru wraz z numerem referencyjnym i kluczem. Adres e-mail oraz numer telefonu domyślnie są pobierane z formularza kontrahenta z pól Telefon SMS oraz E-Mail znajdujących się na zakładce [Ogólne].

Dotyczy wersji: 2018.6.1
Planowana kontrola – informacja o planowanej kontroli przewozu pobierana jest z PUESC (pole może przyjmować wartość: brak/ w miejscu rozładunku towaru/ w miejscu wskazanym). W polu Zalecenia wyświetalne są dodatkowe informacje związane z planowaną kontrolą.

W przypadku awarii/ niedostępności systemu SENT przy wysyłaniu zgłoszenia z poziomu formularza generowany jest komunikat: Wystąpił błąd podczas wysyłania dokumentu na serwer PUESC. W przypadku, gdy wszystkie kanały komunikacyjne z platformą PUESC są niedostępne należy wysłać zgłoszenie awaryjne na adres mailowy awaria.sent@mf.gov.pl.

Zgłoszenie przewozu towaru należy przesłać poprzez wiadomość e-mail na adres awaria.sent@mf.gov.pl. W załączniku należy umieścić dokument zastępujący zgłoszenie w formacie PDF lub XML zgodny ze specyfikacją techniczną.

Wysyłając wiadomość ręcznie plik XML można wygenerować z poziomu formularza zgłoszenia poprzez przycisk  – Eksportuj zgłoszenie do pliku XML. Plik PDF można wygenerować eksportując wydruk zgłoszenia (z poziomu formularza zgłoszenia SENT na górnej wstążce programu należy wybrać opcję Wydruk danych>Nazwa wydruku>Eksport do pliku na dysk). Z poziomu formularza zgłoszenia dostępne są wydruki: Zgłoszenie przewozu towarów (GenRap)/ Zgłoszenie przewozu towarów – złożenie, Zgłoszenie przewozu towarów – aktualizacja.

Dla takich zgłoszeń na zakładce [e-Przewóz] należy zaznaczyć parametr Zgłoszono ręcznie. Nie można dla nich pobierać i wysyłać danych z PUESC, takich zgłoszeń nie można również kasować.

Uwaga
Jeśli podmiot generujący zgłoszenie SENT, z poziomu platformy PUESC wygeneruje dla siebie nowe klucze, zgłoszenie SENT w programie powinno zostać oznaczone jako Zgłoszono ręcznie. Dalsze procesowanie zgłoszenia należy wówczas kontynuować  bezpośrednio na platformie PUESC. W przypadku wygenerowania kluczy dla pozostałych podmiotów, procesowanie zgłoszenia SENT będzie można kontynuować w programie. Nowo wygenerowane klucze, nie są jednak aktualizowane na zgłoszeniu SENT w programie.

Na zakładce [e-Przewóz] dostępna jest tabela z historią zgłoszenia SENT. Poprzez przycisk , możliwy jest podgląd szczegółów zgłoszenia w formacie HTML.

Zamknięcie zgłoszenia przez podmiot odbierający:

Podmiot odbierający zamówienie w ostatnim kroku, po otrzymaniu dostawy, musi podać datę zakończenia przejazdu oraz potwierdzić zgodność zamówionego towaru. Po wybraniu na formularzu zgłoszenia funkcji Zamknięcia zgłoszenia:

generowane jest okno, w którym należy określić czy dostawa towaru jest zgodna ze zgłoszeniem. Jeśli tak nie jest, należy określić Rodzaj niezgodności. Do wyboru są dwie opcje: niezgodność ilościowa/ niezgodność zgłoszonego towaru. W polu Uwagi można wpisać dodatkowe informacje o zamówieniu. Poniżej należy podać datę zakończenia przejazdu towaru.

Zamknięcie zgłoszenia przez podmiot odbierający

Na formularzu zamknięcia zgłoszenia podmiotu odbierającego dla paliw opałowych przeznaczonych do urządzeń grzewczych, dostępne są dodatkowo dwa pola:
Kod transakcyjny, w którym należy wprowadzić jednorazowy kod uwierzytelniający, generowany za pośrednictwem PUESC, umożliwiający podmiotowi odbierającemu potwierdzenie odbioru paliwa opałowego.
Dostarczona masa brutto lub objętość towaru, gdzie należy wpisać rzeczywistą ilość dostarczonego towaru.

Zamknięcie zgłoszenia. Paliwa opałowe przeznaczone do urządzeń grzewczych. Podmiot odbierający.

Na trzeciej zakładce zgłoszenia SENT [Dokumenty] znajduje się lista dokumentów, z których powstało zgłoszenie oraz w zależności od posiadanej licencji, dostępne są tabele:

  • Biblioteka dokumentów (moduł Obieg Dokumentów) – zapisywane są tu wydruki, które mają zaznaczony parametr kopia elektroniczna.
  • Zadania i kontakty CRM (moduł CRM) – zapisywane są tu wiadomości sms i e-mail, wysyłane z formularza zgłoszenia z zakładki [e-Przewóz], a także wiadomości e-mail z załącznikiem w postaci dokumentu PDF zastępującego zgłoszenie.