Integracja z Comarch Apfino
Umożliwiono integrację programu Comarch ERP Optima z platformą Comarch Apfino w zakresie:
- zgłoszenia faktur do finansowania
- zgłoszenia Faktur do windykacji
- przekazania Faktur (czyli wysłania ich do Comarch Apfino, aby Użytkownik mógł z tego poziomu dokonać zgłoszenia do faktoringu/ windykacji)
Więcej informacji o usłudze faktoringu znajduje się tutaj.
Więcej informacji o usłudze windykacji znajduje się tutaj.
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
- założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
- zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
- złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi
Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino w artykule Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino.
Aby zgłaszać Faktury do platformy usług finansowych Comarch Apfino wymagane jest uzupełnienie numeru NIP w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy.
Aktualnie usługa faktoringu dostępna jest dla następujących form działalności:
- Jednoosobowa działalność gospodarcza
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
- Spółka jawna
Pracujemy nad udostępnieniem usługi faktoringu dla pozostałych rodzajów działalności. Jeżeli jesteś zainteresowany informacją o uruchomieniu nowych usług zostaw swój kontakt https://apfino.pl/o-nas/kontakt/ .
Dokumenty podlegające wysłaniu do faktoringu/windykacji
Do finansowania (faktoringu) można zlecać faktury, które spełniają następujące wymogi:
- zatwierdzone na stałe Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
- kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
- waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
- termin płatności:
- jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
- nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
- jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
- data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
- Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
- rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
- na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
- Faktura z formą płatności: przelew
- Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Do windykacji można zgłaszać faktury, które spełniają następujący algorytm:
- zatwierdzone na stałe Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
- Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
- Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
- Faktura z formą płatności: przelew.
- rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
- status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
- na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
- odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.
Dodatkowe informacje:
- brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
- kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
- mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.
Jak odszukać odpowiednie Faktury – filtry na oknie Faktur sprzedaży
W obszarze filtra, pod listą Faktur sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych.
Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
- -wszystkie- – wszystkie dokumenty
- Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
- Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
- Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
- Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
- Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacji
- Windykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
- Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
- Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie.
Co ma zrobić Klient, aby wysłać dokument do faktoringu lub windykacji?
W programie istnieje kilka możliwości wysłania danego dokumentu do faktoringu lub windykacji poprzez:
- skorzystanie z przycisku Finansuj faktury lub Zleć odzyskanie pieniędzy w menu głównym, na liście Faktur sprzedaży,
- skorzystanie z opcji Finansuj faktury lub Zleć odzyskanie pieniędzy w menu głównym, z poziomu otwartego formularza Faktury,
- skorzystanie z przycisku Finansuj faktury lub Zleć odzyskanie pieniędzy w menu kontekstowym na liście Faktur.
Dla otwartego formularza Faktury sprzedaży oraz dla listy Faktur sprzedaży na wstążce znajduje się przycisk Faktoring / Windykacja, z rozwijalnej listy do wyboru są następujące opcje:
- Finansuj fakturę – opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do finansowania, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zgłoszenia ich do faktoringu. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zgłaszanych dokumentów pojawi się komunikat:
Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Faktoring – możliwe do finansowania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria do finansowania.
- Zleć odzyskanie pieniędzy – do windykacji można zgłaszać wiele Faktur jednocześnie, w tym również Faktury wystawione dla różnych kontrahentów. Opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do windykacji, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zlecenia odzyskania pieniędzy. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zleconych dokumentów pojawi się komunikat:
Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Windykacja – możliwe do odzyskania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria windykacji.
- Przekaż fakturę/faktury – po wybraniu ikony Przekaż fakturę/Przekaż faktury do platformy Comarch Apfino zostaną przekazane wszystkie zaznaczone dokumenty na liście, a jeżeli żaden nie zostanie zaznaczony, to system zaproponuje przekazanie wszystkich dokumentów do platformy. Więcej informacji odnośnie przekazywania faktur do platformy Comarch Apfino zostało opisane w dalszej części rozdziału.
W menu kontekstowym dostępnym na liście Faktur sprzedaży, pod prawym przyciskiem myszy są dostępne opcje analogiczne do przycisków dodanych na wstążce formularza Faktury/listy Faktur sprzedaży.
Konfiguracja i uprawnienia operatora
Do wymiany z Comarch Apfino wymagane jest użycie klucza wymiany udostępnionego Użytkownikowi w portalu Comarch Apfino. Klucz wymiany można odczytać po zalogowaniu na konto w Comarch Apfino w menu Ustawienia/Integracja. Klucz następnie należy uzupełnić w Comarch ERP Optima, w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino.
Na karcie operatora w menu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, na zakładce [Parametry cd], dodano nową sekcję Comarch Apfino z parametrami nadającymi prawa dostępu do usług Comarch Apfino.
Jeżeli Użytkownik podejmie próbę wysłania Faktury do finansowania/zgłoszenia Faktur do windykacji/przesłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino bez zaznaczonego odpowiedniego parametru na karcie operatora, to pojawi się odpowiednio do wybranej opcji następujący komunikat:
Nie masz prawa zgłaszania faktur do finansowania./Nie masz prawa zgłaszania faktur do windykacji./ Nie masz prawa przesyłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino. Skontaktuj się z administratorem w celu nadania odpowiednich uprawnień.
Dla operatorów z prawami administratora wszystkie parametry w sekcji Comarch Apfino są zaznaczone.
Faktoring – proces finansowania
Aby móc finansować faktury bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima należy:
- Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
- Zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
- Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
- Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową
Przy próbie zgłoszenia faktury do finansowania (tj. po kliknięciu w opcję Finansuj faktury w menu głównym lub kontekstowym), mogą pojawić się następujące okna:
- jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę faktoringową oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno dotyczące finansowania danej faktury. Okno składa się z następujących informacji: Pozostałe pola mają charakter informacyjny, bez możliwości modyfikacji i odnoszą się do maksymalnej możliwej kwoty finansowania. Wartości w tych polach nie zmieniają się pod wpływem zmiany kwoty wpisanej ręcznie przez Użytkownika. Po wybraniu opcji Finansuj fakturę, faktura jest wysyłana do finansowania, W tle załączany jest wydruk pdf faktury Eko Faktura/ Z kodami JPK. Do windykacji można zgłosić jedną Fakturę, kilka Faktur wystawionych na tego samego kontrahenta lub kilka Faktur dla różnych kontrahentów. W przypadku, jeżeli zostanie zaznaczonych kilka faktur wystawionych na ten sam podmiot, wówczas zostaną one zgłoszone jako jedna zbiorcza sprawa do windykacji. W momencie kiedy Użytkownik dla wybranej Faktury/zaznaczonych Faktur wybiera opcję Windykacja/Zleć odzyskanie pieniędzy w menu głównym programu (lub menu kontekstowym) to: Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy. Okno składa się z następujących informacji: Po przekazaniu Faktury do windykacji proces może przyjąć następujące statusy: Na liście Faktur sprzedaży dodano kolumny: W programie Comarch ERP Optima udostępniono również możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by Użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Przekaż faktury dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania. Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino: Jeżeli Użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki: Blokada zmian Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony. Edycja rozliczenia lub płatności Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po: należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.
Po wysłaniu faktury do finansowania proces może przyjąć następujące statusy:
Windykacja – proces windykacji
Skąd Klient będzie wiedział jaki jest status Faktury – kolumny na liście Faktur sprzedaży
Przekazywanie faktur
Płatności