Księga Przychodów i Rozchodów – scenariusze

Jak skonfigurować firmę – Księga Podatkowa?

W celu skonfigurowania programu w przypadku firm zobowiązanych do prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów, należy wykonać następujące czynności:

1. Otworzyć Konfigurację, poprzez kliknięcie przycisku Konfiguracja w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne lub wybierając System/ Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Parametry.
2. Zaznaczyć Rodzaj księgowości – Księga podatkowa. 
3. Zatwierdzić klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
4. W nowej bazie na zakładce [Operacje automatyczne] domyślnie zaznaczony jest parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań wraz z wszystkimi rodzajami dokumentów. Użytkownik powinien zweryfikować, czy chce, aby wszystkie rodzaje dokumentów były automatycznie księgowane do Księgi Podatkowej w momencie ich zapisu/ zatwierdzania.
   
5. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań jest domyślnie odznaczony. Jeżeli użytkownik chce, aby dokumenty były automatycznie księgowane do Księgi Podatkowej to powinien zaznaczyć ten parametr i wskazać rodzaje dokumentów, które mają być księgowane automatycznie.

Jak dodać nowy zapis do księgi lub bufora?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy zapis, należy:

1. Otworzyć listę Księga podatkowa przez kliknięcie przycisku Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Określić, czy chcemy dodać zapis do bufora czy do księgi przez wybór odpowiedniej opcji: 
3. Wybrać zapisy za dzień, miesiąc lub rok iokreślić odpowiednią datę dla zapisu.
4. Kliknąć przycisk Dodaj  lub wcisnąć klawisz <INSERT> lub dodać zapis w trybie kopiowania przez naciśnięcie kombinacji <CTRL>+<INSERT> lub <CTRL>+ .
5. Wypełnić kolejno dane dotyczące dokumentu na formatce, która służy dodaniu nowego zapisu. 
   Uwaga

   Program wymaga, aby na formularzu zapisu bezwzględnie wypełnione było pole Nr Dokumentu.
6. Po uzupełnieniu formularza dodania nowego zapisu należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania formularza, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak przenieść zapis z bufora do księgi?

Aby przenieść zapis z bufora do księgi, należy:

1. Otworzyć listę zapisów w buforze przez naciśnięcie klawisza Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Wybrać listę zapisów w buforze: .
3. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
4. Zaznaczyć dokumenty, które mają być przeniesione do księgi, przez ustawienie się na danym zapisie i naciśnięciu klawisza <SPACJA> lub naciśnięciu prawego klawisza myszy i wybraniu opcji Zaznacz. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można wykorzystać kombinacje klawiszy <CTRL>+<A> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybrać Zaznacz wszystkie. 
   Uwaga

   Aby przenieść zapisy z bufora do ewidencji, wybrane dokumenty muszą zostać zaznaczone. W przypadku, gdy żaden dokument nie jest zaznaczony, program sam zaznacza podświetlony rekord.
5. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>, który odpowiada za przeniesienie zaznaczonych dokumentów do księgi. Program jeszcze raz prosi o potwierdzenie, czy dane dokumenty przenieść do ewidencji. Po dokonaniu przeniesienia program pokazuje zestawienie informacji o zdarzeniach, które miały miejsce.

Jak dokonać zamknięcia dnia?

Aby zamknąć zapisy księgowe do wskazanego dnia, należy:

1. Otworzyć listę zapisów w księdze przez naciśnięcia klawisza Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Wybrać listę zapisów w księdze: .
3. Wybrać zapisy za dzień lub za miesiąc i określić odpowiednią datę dla zapisów.
4. Nacisnąć przycisk  lub klawisz <F7>.
5. Jeżeli wybrano zapisy za dzień, księga zostanie zamknięta do dnia określonego na liście zapisów księgowych. Jeżeli wybrano zapisy za miesiąc, księga zostanie zamknięta do ostatniego dnia miesiąca określonego na liście zapisów księgowych.

Jak zmienić zapis w buforze?

Aby zmienić zapis, należy:

1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
4. Program wyświetli formatkę zmiany zapisu, na której można wówczas dokonać wymaganych zmian. 
   Uwaga

   W przypadku zapisów znajdujących się w buforze, przy zmianie daty księgowania poza okres określonego miesiąca należy pamiętać, że spowoduje to również zmiany w kwotach wykazywanych w bilansie firmy, w deklaracjach podatkowych wybranego miesiąca.
5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak usunąć zapis z bufora?

Aby usunąć zapis z bufora, należy:

1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Odszukać zapis na liście w buforze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak usunąć zapis z Księgi  Podatkowej z poziomu dokumentu źródłowego?

Istnieją dwa sposoby usuwania zapisów znajdujących się w Księdze Podatkowej. Pierwszy z nich został opisany scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora. Natomiast druga metoda jest dostępna tylko w przypadku, jeśli zapis w ewidencji jest efektem księgowania z rejestru VAT, ewidencji dodatkowej, listy dokumentów amortyzacji i likwidacji środków trwałych, listy wynagrodzeń, ewidencji rozliczeń samochodu, listy zapisów kasowych/bankowych, różnic kursowych, różnic kursowych MW, delegacji, spisu z natury lub dokumentów handlowych. Taki sposób umożliwia usunięcie zapisów z poziomu dokumentów źródłowych, bez konieczności odszukiwania zapisu w Księdze Podatkowej.

Aby usunąć zapisy księgowe należy zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy?  następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów.

Jak skreślić zapis z księgi?

Aby skreślić zapis z księgi, należy:

1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość / Zapisy KPiR.
2. Odszukać zapis na liście w księdze i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skreślić podświetlony zapis?.
5. Po potwierdzeniu zapis zostanie skreślony, dokument na wydruku jest przekreślony i nie jest brany pod uwagę przy podsumowywaniu zapisów.

Jak uporządkować zapisy chronologicznie?

Aby przenumerować zapisy w księdze, należy:

1. Otworzyć listę zapisów klikając przycisk Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość/ Zapisy KPiR.
2. Określić, czy chcemy dokonać renumeracji zapisów w buforze, w księdze, przez wybór odpowiedniej opcji .
3. Zaznaczyć zapisy za miesiąc i wybrać miesiąc, w którym chcemy przenumerować księgę.
4. Po wyświetleniu zapisów Księgi podatkowej w celu przenumerowania należy nacisnąć przycisk  lub klawisz <F8>.

Kasowanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu źródłowego

Istnieją dwa sposoby usuwania zapisów znajdujących się w Księdze podatkowej. Pierwszy z nich został opisany w scenariuszu Jak usunąć zapis z bufora. Natomiast druga metoda jest dostępna tylko w przypadku, jeśli zapis w księdze jest efektem księgowania z ewidencji pomocniczej:

Drugi sposób umożliwia usunięcie zapisów z poziomu dokumentów źródłowych, bez konieczności odszukiwania zapisu w Księdze podatkowej.

Aby usunąć zapisy księgowe należy zaznaczyć dokumenty źródłowe, które zostały wcześniej zaksięgowane, a następnie z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Usuń zapisy księgowe. Po zaakceptowaniu komunikatu: Czy chcesz usunąć zapis księgowy?  następuje usunięcie zapisów księgowych ze wskazanych dokumentów.

Jak wyszukiwać zapisy?

Aby odszukać zapis w Księdze podatkowej, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje o poszukiwanym dokumencie.

1. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć zapisy księgi klikając przycisk Zapisy w Menu nawigacji Comarch ERP Optima/ KPiR lub wybierając z menu: Księgowość / Zapisy KPiR.
2. Następnie, w zależności od posiadanych informacji, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod:
   1. Aby znaleźć fakturę, jeżeli znamy Nazwę kontrahenta, Numer dokumentu lub Opis zdarzenia gospodarczego, należy skorzystać z filtru uproszczonego:
      1. Otworzyć listę zapisów księgi.
      2. Wstępnie określić zakres wyświetlanych dokumentów poprzez zaznaczenie, czy interesują nas zapisy z bufora czy księgi oraz określenie okresu, w którym poszukujemy dokumentu.
      3. Ustawić kursor w polu Filtr i podać poszukiwany fragment nazwy kontrahenta lub numeru dokumentu.
      4. Jeżeli pinezka  (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
      5. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

2. Jeżeli znamy inne dane faktury możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. Szczegółowy opis działania filtra opisany jest w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.